Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses ?
Un rapport de dépenses est une liste détaillée des dépenses engagées au nom d'une organisation. Dans certains cas, les employés soumettent des rapports de dépenses pour obtenir le remboursement des dépenses payées avec des fonds personnels.
Les rapports de dépenses aident les équipes de comptabilité et de finance à comprendre ce qu'un employé a acheté, combien d'argent il a dépensé et combien leur organisation doit le rembourser.
Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des dépenses pour rationaliser et surveiller les dépenses initiées par les employés. Ces outils simplifient et automatisent la saisie des dépenses d'une entreprise, accélèrent le temps de révision, éliminent le besoin de traces papier et réduisent l'effort administratif.
Types de dépenses
Les détails d'un rapport de dépenses varient en fonction de l'industrie et du type d'entreprise. Les organisations doivent spécifier les types de dépenses qu'elles remboursent et d'autres informations pertinentes telles que les montants plafonnés dans leurs politiques. Voici quelques-uns des types de coûts les plus courants à considérer :
- Voyage. Les employés peuvent engager des dépenses lors de déplacements pour des activités professionnelles. Les coûts dans cette catégorie incluent les billets d'avion, les surclassements de vol, les hôtels, le transport, le suivi du kilométrage, le stationnement et les repas. Les entreprises doivent préciser quels coûts liés aux voyages elles couvrent et spécifier les limites de montant dans une politique de voyage d'entreprise.
- Repas et divertissement. Certaines entreprises prévoient des budgets pour les dépenses de repas et de divertissement. Cette catégorie inclut les boissons et les repas pour les réunions d'affaires, les repas individuels et les divertissements d'équipe.
- Espace de travail. Les organisations peuvent rembourser les employés pour les dépenses liées à l'espace de travail, en particulier pour les travailleurs à distance ou hybrides. Certaines dépenses d'espace de travail incluent les ordinateurs, les appareils mobiles, le service Internet, les bureaux et les chaises de bureau.
- Croissance et développement. Le développement professionnel est essentiel pour la croissance des employés, et certaines entreprises paient pour des coûts de développement partiels ou complets. Cela peut inclure le remboursement des frais de scolarité, les frais d'adhésion professionnelle, les inscriptions à des conférences et salons professionnels, les frais de certification, les cours en ligne et les séminaires.
Qu'est-ce qui est inclus dans un rapport de dépenses ?
Selon l'entreprise, un rapport de dépenses peut comprendre uniquement des informations essentielles ou des informations plus détaillées sur les dépenses. En général, qu'il soit simple ou élaboré, un rapport de dépenses inclut généralement :
- Détails de l'employé. Un rapport inclura des informations sur l'employé soumettant les dépenses, comme le nom de l'employé, le département, le responsable et d'autres coordonnées.
- Détails des dépenses. Les employés doivent indiquer la date d'achat et les montants des dépenses individuelles soutenus par un reçu ou une preuve d'achat. Le commerçant ou le fournisseur qui a fourni l'article ou le service est également inclus. Des descriptions supplémentaires sur chaque dépense peuvent être nécessaires.
- Informations pertinentes sur le client ou le projet. Un employé doit inclure les informations pertinentes si une dépense concerne un client ou un projet particulier. Il peut également être utile de désigner si une dépense est facturable à un client.
Pourquoi les rapports de dépenses sont-ils importants ?
Les rapports de dépenses sont essentiels pour diverses raisons. Certaines d'entre elles sont détaillées ci-dessous.
- Ils aident les entreprises à comprendre combien elles dépensent. Le suivi des dépenses permet d'avoir une vue précise des dépenses de l'entreprise. Cela est utile pour la budgétisation et la prévision, afin que les entreprises aient une idée de combien de revenus elles doivent générer pour couvrir toutes les dépenses.
- Ils sont utiles à des fins fiscales. Dans de nombreux cas, les dépenses professionnelles sont déductibles d'impôt. Les rapports de dépenses justifient qu'une dépense est liée à l'activité professionnelle, ce qui peut être bénéfique si des auditeurs effectuent un audit après que l'entreprise a déposé ses impôts.
- Les entreprises peuvent rapidement rembourser les employés pour les dépenses personnelles. Les rapports de dépenses sont nécessaires pour s'assurer que les employés reçoivent des remboursements. Les employés apprécient d'être remboursés rapidement pour les dépenses professionnelles, ce qui peut être compliqué sans processus de rapport approprié.
Meilleures pratiques pour les rapports de dépenses
Pour obtenir les meilleurs résultats des rapports de dépenses, certaines pratiques générales doivent être gardées à l'esprit. Considérez les points suivants :
- Créez des politiques de dépenses claires. Assurez-vous que les employés comprennent comment fonctionne le processus de dépenses et quels coûts engagés ils peuvent se faire rembourser. Les politiques doivent être alignées sur les besoins et le plan financier de l'entreprise. Les politiques de dépenses peuvent également aider l'Internal Revenue Service (IRS) à comprendre quelles dépenses une entreprise rembourse à ses employés, confirmant qu'elles sont des dépenses professionnelles raisonnables.
- Ne compliquez pas trop le processus. Gardez les approbations de dépenses et les méthodes de suivi aussi simples que possible. Ajouter trop d'étapes au processus peut causer de la confusion et de la frustration, entraînant des rapports inexacts et un travail inutile.
- Demandez les bonnes informations. Assurez-vous que les informations demandées sur les rapports de dépenses sont exactes selon les besoins des équipes de finance et de comptabilité. Rappelez-vous que des informations différentes sont requises pour différents types de dépenses. Suivez les directives appropriées de l'IRS et fiscales en cas de doute.
- Formez les managers approbateurs. Les entreprises assignent souvent des managers pour approuver les rapports de dépenses des membres de l'équipe. Former les managers est crucial pour un rapport précis. Tenez les managers approbateurs responsables du maintien des politiques de l'entreprise et de la vérification que les employés rapportent correctement les dépenses.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
