Qu'est-ce que l'ERP ?
La planification des ressources d'entreprise (ERP) est une application logicielle de gestion d'entreprise utilisée pour gérer et automatiser la plupart des opérations commerciales de base. Elle contrôle le flux de données entre les départements tels que la finance, la chaîne d'approvisionnement, la fabrication, les ventes et le marketing, les ressources humaines et les opérations.
Les petites entreprises comme les grandes organisations utilisent les systèmes ERP pour résoudre les problèmes opérationnels, améliorer l'efficacité organisationnelle et prendre des décisions éclairées.
Comment fonctionne l'ERP ?
Le logiciel ERP gère diverses opérations commerciales à travers différents modules et une base de données centralisée. Chaque module répond à une fonction spécifique comme la gestion des stocks ou les ressources humaines.
Sous l'égide d'un système de planification des ressources d'entreprise, tous les modules travaillent ensemble pour partager et gérer les données de manière transparente. Le système collecte les données des modules séparés et les rend accessibles à tous les utilisateurs via un emplacement central. Il fournit une vue d'ensemble des opérations de l'organisation entière grâce à des données et des analyses en temps réel. L'ERP améliore la communication et le partage des données au point d'éliminer le besoin de systèmes autonomes.
Exemple : Supposons que FIT soit un fabricant de vêtements de sport. Les opérations que FIT gère à l'aide de l'ERP incluent les stocks, la production, les ventes et le marketing. Lorsqu'un client passe une commande, les modules appropriés du système ERP se réunissent pour aider à la gestion de bout en bout. Ils automatisent les processus de gestion des stocks, des ventes, des commandes et de la communication avec le client, de l'achat à la livraison.
Modules ERP
Les organisations ont la flexibilité de personnaliser leur structure ERP et d'ajouter des modules spécifiques selon leurs besoins organisationnels, mais cinq modules courants sont expliqués ci-dessous.
- Ressources humaines (RH) : Les équipes de ressources humaines se tournent vers les modules RH pour gérer toutes les tâches liées au personnel et automatiser plusieurs procédures manuelles, telles que la gestion de la paie, l'administration des avantages, la publication d'offres d'emploi et l'évaluation des performances.
- Gestion de la relation client (CRM) : Dans le cadre d'une suite ERP, ce module est moins étendu qu'un logiciel CRM indépendant. Cependant, il possède toujours les éléments de base dont les entreprises ont besoin pour mieux comprendre leurs clients et accélérer les résultats des efforts de marketing et de vente.
- Gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) : Plusieurs programmes sous le module SCM simplifient les tangibles de la chaîne d'approvisionnement. Ils facilitent le flux de biens et de services, la gestion des entrepôts, le plan de production, la gestion des achats et de la logistique, et la communication avec les fournisseurs et les clients.
- Gestion financière : Les modules financiers fournissent une vue d'ensemble de la santé économique d'une organisation. Ils consolident les informations sur les comptes à payer et à recevoir, les coûts d'approvisionnement, les coûts de service, les salaires et les loyers. Surveiller ces informations dans un emplacement centralisé permet aux entreprises de prendre des décisions de dépenses judicieuses, de gérer efficacement leurs ressources et de prévoir avec précision.
- Gestion de projet : En utilisant ce module, la direction gère les projets, y compris leurs délais et leurs ressources. Les chefs de projet avisés utilisent ce module ERP pour identifier les goulots d'étranglement dans les flux de travail et améliorer l'efficacité.
Types d'ERP
Les ERP peuvent être catégorisés en fonction de leur hébergement et de la taille des organisations qu'ils ciblent. Les trois types différents affectent la vitesse de mise en œuvre, le coût, les capacités et les fonctionnalités.
- Les ERP sur site sont installés sur les serveurs d'une organisation et gérés par son personnel informatique. Ils offrent un contrôle total sur le système et les données, ainsi que la flexibilité de personnaliser selon les besoins. Cependant, ils nécessitent plus de ressources et de temps pour être maintenus et mis à jour.
- L'ERP basé sur le cloud est un modèle de déploiement ERP en tant que service (SaaS) maintenu par des fournisseurs tiers. Il est hébergé sur des serveurs distants et accessible via Internet. Les ERP cloud offrent une mise en œuvre plus rapide, une accessibilité et une évolutivité.
- Les ERP hybrides combinent les fonctionnalités des ERP sur site et basés sur le cloud. Typiquement, le segment basé sur le cloud est utilisé pour des fonctions spécifiques telles que le CRM, et le composant sur site gère d'autres opérations d'entreprise.
L'ERP est également différencié selon la taille des organisations qu'il cible : ERP pour petites entreprises, ERP pour le marché intermédiaire, et ERP pour grandes entreprises. La différence entre ces systèmes réside généralement dans le nombre de fonctionnalités fournies et le nombre d'utilisateurs qui peuvent y accéder ; le nombre d'utilisateurs détermine également son prix.
Avantages de l'ERP
Les systèmes ERP trouvent leur utilité dans diverses industries comme la fabrication, la santé et le commerce de détail. Chaque industrie utilise l'ERP pour ses propres raisons, mais elles bénéficient toutes de certains avantages communs.
- Efficacité accrue et économies de coûts. Les systèmes ERP automatisent de nombreux processus manuels dans différents départements. L'automatisation diminue le risque d'erreurs manuelles, améliore l'efficacité et réduit les coûts des ressources excessives.
- Visibilité et contrôle améliorés. Les entreprises prennent des décisions plus basées sur les données grâce à la visibilité en temps réel des principaux indicateurs de performance et à l'analyse des performances. Elles obtiennent également un meilleur contrôle sur les fonctions commerciales.
- Collaboration améliorée entre les départements. Les employés de différents départements et emplacements partagent des données via la plateforme unique que les ERP fournissent. La collaboration sur des projets en temps réel sans retards ni malentendus devient également facile.
- Évolutivité et flexibilité. Les ERP modernes sont personnalisables selon l'entreprise spécifique, évoluant à mesure que l'entreprise grandit.
Défis de l'ERP
Bien que l'ERP soit un package complet pour gérer divers flux de travail commerciaux, les entreprises peuvent rencontrer certains défis en matière de maintenance et de formation.
- Configuration et personnalisation difficiles. La mise en place d'un ERP peut être assez compliquée. Elle nécessite une expertise et du temps considérables pour être mise en œuvre et optimisée.
- Migration de données compliquée. Le transfert de données des systèmes existants vers l'ERP, qu'ils soient sur papier ou numériques, est long et complexe. Les entreprises ont besoin d'opérateurs formés pour garantir une migration de données précise et complète.
- Dépendance aux fournisseurs. Les organisations peuvent devenir dépendantes des fournisseurs d'ERP pour le support et la maintenance, ce qui pourrait poser un problème lors du passage à un nouveau système.
- Risque potentiel de sécurité. Les systèmes logiciels ERP stockent beaucoup de données sensibles. Les entreprises doivent s'assurer que le système est correctement sécurisé pour éviter les violations de données ou les activités non autorisées.
ERP vs. CRM
L'ERP et le CRM sont deux logiciels de gestion d'entreprise largement utilisés. Les deux plateformes augmentent la productivité, gèrent efficacement les ressources, automatisent certains processus et augmentent la rentabilité. Cependant, ces deux outils distincts se concentrent sur différents aspects d'une entreprise.
L'ERP se concentre sur la gestion et l'automatisation de plusieurs domaines des opérations commerciales de base, tels que la comptabilité, la gestion des stocks, les ressources humaines, la planification de la fabrication et de la production, et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les grandes organisations utilisent généralement le logiciel ERP pour améliorer et accélérer leurs opérations quotidiennes.
Le CRM met l'accent sur les façons dont une entreprise interagit avec ses clients. Ce logiciel dispose d'outils pour la gestion des contacts, la gestion des ventes, l'automatisation du marketing, les questions des clients, la génération de rapports et l'intégration avec de nombreux logiciels tiers.
Certaines organisations intègrent également l'ERP et le CRM pour obtenir une vue plus complète de leurs opérations internes et orientées client pour une prise de décision plus éclairée. Cela permet aux organisations de partager des données entre différents départements, d'améliorer le service client, d'augmenter les ventes et d'améliorer les capacités analytiques.
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Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.
