Qu'est-ce qu'une signature d'email ?
Une signature d'email est un bloc de texte à la fin d'un email. Elle inclut des détails professionnels, l'image de marque de l'entreprise et les informations de contact de l'expéditeur. Parfois appelée pied de page d'email, elle doit terminer l'email de manière professionnelle en informant le lecteur de l'identité de l'expéditeur, de l'entreprise pour laquelle il travaille et de la manière dont il peut être contacté.
Certaines organisations peuvent utiliser un logiciel de signature d'email pour incorporer des éléments de marque et améliorer les programmes de marketing au sein de la signature. Ces outils simplifient la création de signatures d'email de marque en saisissant des informations de base, comme le nom de l'employé, son numéro de téléphone et son titre de poste.
Les composants de base des signatures d'email
En ce qui concerne le design de la signature d'email, les composants de base d'une signature d'email professionnelle devraient inclure :
- Clôture. « Cordialement » ou « Merci ! » sont des exemples courants.
- Nom de l'entreprise. Le nom de l'organisation pour laquelle l'individu travaille devrait faire partie de la signature d'email.
- Nom. Une signature d'email devrait toujours inclure le prénom et le nom de l'employé. Si quelqu'un utilise un surnom, il peut également l'utiliser.
- Pronoms. Si un individu a des pronoms qu'il souhaite utiliser, ils peuvent figurer dans sa signature. Les pronoms peuvent être listés comme « il/lui », « elle/elle », ou « iel/iels ».
- Titre de poste. Le titre de poste d'un individu devrait figurer dans sa signature d'email. Si un employé reçoit une promotion ou un changement de titre, cela devrait être reflété ici.
- Numéro de téléphone. Si un employé a un téléphone portable professionnel ou préfère les conversations téléphoniques lorsque les clients ou les partenaires ont des préoccupations, cela devrait figurer dans la signature d'email.
- Éléments de marque. Un logo de marque, un slogan ou une bannière peuvent également faire partie d'une signature d'email. Ceux-ci peuvent être particulièrement bénéfiques lors de la promotion d'un nouveau produit ou du partage d'une annonce.
- Liens de l'entreprise. Une signature peut contenir un lien vers le site web de l'entreprise – mais il ne doit pas nécessairement s'agir de la page d'accueil. Si une organisation intensifie ses stratégies de marketing de recrutement, les signatures peuvent inclure un lien vers la page des carrières de l'entreprise.
- Adresse enregistrée. Si une organisation a plusieurs bureaux, un employé peut inclure l'adresse du siège social où il travaille.
- Liens sociaux. Les employés peuvent lister des liens vers leurs profils sociaux, comme LinkedIn et Twitter, dans leur signature pour se connecter ailleurs avec les clients et les partenaires.
- Photo de profil. Selon l'industrie et le rôle d'un individu, un employé peut placer une photo de profil professionnelle dans sa signature d'email.
Avantages des signatures d'email
Une signature d'email bien pensée et construite offre de nombreux avantages. Voici quelques-uns qui pourraient être expérimentés.
- Professionnalisme remarquable. Lorsqu'elle est bien faite, une signature d'email rend le message plus professionnel. Ces informations permettent aux gens de savoir que l'entreprise, l'expéditeur et la profession sont dignes de confiance.
- Efficacité accrue. Une signature d'email fournit aux clients et aux partenaires les informations de contact clés d'un individu de manière claire et concise. De plus, chaque contact par email a les informations de contact importantes de l'expéditeur sans que celui-ci ait à les taper à chaque fois.
- Conscience de la marque. Un excellent endroit pour promouvoir la notoriété de la marque est dans une signature d'email, car elle peut s'intégrer à la palette de couleurs, au logo, au slogan et à l'esthétique générale de l'entreprise.
- Opportunités de trafic et de génération de leads. Les hyperliens dans une signature d'email peuvent diriger le trafic vers les réseaux sociaux, le site web de l'entreprise ou une page de destination.
Meilleures pratiques pour les signatures d'email
Lorsque les employés créent des signatures d'email, ils devraient se rappeler des meilleures pratiques suivantes.
- Restez simple. Malgré les nombreux composants listés ci-dessus, une signature d'email n'a pas besoin de tous pour être efficace. Si le design est trop chargé ou rempli d'informations, le destinataire l'ignorera. En dehors des éléments indispensables, comme le nom et le titre, concentrez-vous sur les informations qui comptent le plus.
- Choisissez les liens judicieusement. Même si une signature d'email est un excellent endroit pour un appel à l'action (CTA), n'en incluez pas trop. Un lien important est généralement suffisant.
- Soyez cohérent dans toute l'organisation. Les entreprises devraient établir des directives pour les signatures d'email ou les générer automatiquement pour correspondre à travers les départements et les employés.
- Testez sur ordinateur et mobile. Avant qu'un employé ne commence à envoyer des emails aux clients et partenaires avec une nouvelle signature d'email, testez comment elle apparaît sur les appareils de bureau et mobiles pour s'assurer que la taille fonctionne et que tout est facile à lire.
Exemple de signature d'email
Voici un exemple de ce à quoi une signature d'email peut ressembler.
En plus d'une signature d'email, découvrez comment un email peut être personnalisé en fonction des préférences de marque et de style.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
