Échange de Données Informatisé (EDI)

Qu'est-ce que l'échange de données informatisé (EDI) ?

L'échange de données informatisé (EDI) est l'échange de bons de commande, de factures, d'avis d'expédition et d'autres documents liés aux affaires entre entreprises. L'EDI permet aux entreprises d'automatiser leurs processus de chaîne d'approvisionnement et d'augmenter l'efficacité en réduisant la communication sur papier.

Les normes EDI définissent la structure et le format des documents électroniques, garantissant que les deux parties peuvent comprendre et traiter les données. Pour faciliter l'échange de données entre deux ou plusieurs ordinateurs, de nombreux utilisateurs se tournent vers les logiciels EDI.

Logiciel Échange de Données Informatisé (EDI)

Logiciel mentionnant échange de données informatisé (edi) comme fonctionnalité ou terme.

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UltraEdit

Types d'EDI

Plusieurs types d'échange de données informatisé sont utilisés dans différentes industries et applications. Le choix du type d'EDI dépend des besoins de l'entreprise, de l'industrie et des partenaires commerciaux impliqués. 

• EDI direct implique de connecter deux partenaires commerciaux sans utiliser un réseau tiers. L'EDI direct nécessite que les deux parties disposent du matériel et des logiciels nécessaires pour établir une connexion sécurisée.
• Réseau à valeur ajoutée (VAN) EDI utilise un fournisseur de réseau tiers pour faciliter l'échange de documents EDI entre partenaires. Le fournisseur VAN est un intermédiaire qui s'assure que les données sont transmises de manière sécurisée et fiable.
• Internet EDI utilise Internet comme moyen de communication pour échanger des documents EDI entre partenaires commerciaux. L'Internet EDI utilise des protocoles Internet standard, tels que le protocole de transfert de fichiers (FTP), pour déplacer les données en toute sécurité.
• Applicability Statement 2 (AS2) EDI est un type populaire d'EDI basé sur Internet qui utilise le protocole AS2 pour échanger des documents en toute sécurité sur Internet.
• Mobile EDI permet aux utilisateurs d'accéder aux systèmes et données EDI à partir d'appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes. Il est utile pour les entreprises ayant une main-d'œuvre mobile ou celles qui nécessitent un accès en temps réel aux données.

Comment fonctionne l'échange de données informatisé ?

L'échange de données informatisé permet à deux ou plusieurs partenaires commerciaux d'échanger des documents commerciaux dans un format électronique standardisé. Les partenaires suivent ces étapes de base pour compléter une transaction EDI.

• Configuration. Les partenaires commerciaux conviennent des documents spécifiques qu'ils vont échanger et du format EDI qu'ils prévoient d'utiliser. Ils établissent également un protocole de communication et des mesures de sécurité pour la transmission des données.
• Préparation des documents. L'expéditeur crée le document électronique dans le format EDI spécifié en utilisant ses systèmes ou logiciels internes. Le document est ensuite traduit en un message EDI à l'aide d'un logiciel EDI.
• Transmission du message. L'expéditeur envoie le message au destinataire en utilisant un protocole de communication sécurisé tel que AS2 ou FTP. Le logiciel EDI du destinataire reçoit et interprète le message.
• Traduction du message. Le logiciel EDI du destinataire traduit le message dans un format lisible qui peut être importé dans ses systèmes ou logiciels internes.
• Traitement des documents. Le destinataire traite le document EDI en utilisant ses systèmes ou logiciels internes. Cela inclut la mise à jour des stocks, la génération de factures, ou l'initiation des expéditions.
• Accusé de réception. Le destinataire envoie un message d'accusé de réception à l'expéditeur pour confirmer l'arrivée du message EDI. Cela garantit que les deux parties ont reçu et compris le message.

Avantages de l'échange de données informatisé

Les transactions EDI sont une méthode principale pour échanger des documents entre petites et grandes entreprises. Grâce à l'automatisation et à l'intégration entre entreprises (B2B), la technologie EDI offre plusieurs avantages commerciaux essentiels.

• Économise du temps et de l'argent. L'automatisation des processus manuels sur papier avec la technologie EDI entraîne des coûts moindres.
• Améliore la précision. Les entreprises peuvent traiter plus de documents avec une grande précision rapidement, augmentant l'efficacité et la productivité.
• Réduit les erreurs. En raison de la standardisation stricte, le transfert de données EDI évite les erreurs en s'assurant que les informations sont correctement préparées avant d'entrer dans les processus ou applications d'entreprise.
• Améliore la traçabilité. Comme les documents électroniques peuvent être intégrés à divers systèmes informatiques pour soutenir la collecte, la visibilité et l'analyse des données, l'intégration EDI améliore la traçabilité et le reporting.
• Favorise des expériences client positives. Grâce à une exécution efficace des transactions et à des produits fiables, ainsi qu'à une livraison de services appropriée, l'automatisation EDI soutient des relations clients favorables.
• Fournit des avantages constants. L'EDI permet aux grandes organisations d'établir des normes parmi les partenaires commerciaux. L'adhésion à l'EDI permet aux petites organisations de s'intégrer avec de plus grandes entreprises disposant de ressources financières nettement plus importantes.

Meilleures pratiques pour l'échange de données informatisé

Suivre ces pratiques recommandées garantit qu'un système EDI fonctionne de manière fluide et efficace, améliorant les opérations de la chaîne d'approvisionnement tout en réduisant les coûts et les erreurs. 

• Utilisez des formats standardisés pour les documents EDI afin de favoriser la cohérence et la compatibilité entre les partenaires commerciaux.
• Testez et validez toutes les transactions EDI avant de les mettre en service pour que tout fonctionne correctement.
• Maintenez des données précises dans les systèmes internes pour éviter les erreurs et les divergences dans les transactions EDI.
• Surveillez et suivez les transactions EDI pour vous assurer qu'elles sont traitées correctement et rapidement.
• Utilisez des protocoles de communication sécurisés tels que AS2 ou FTP pour protéger les données sensibles lors de la transmission.
• Établissez des procédures claires pour réduire la possibilité de conflits et déterminer des protocoles explicites pour gérer les exceptions, erreurs et litiges EDI.
• Créez un plan de secours en cas de défaillance du système EDI ou de problèmes de communication.
• Formez les membres du personnel impliqués dans les transactions EDI sur l'utilisation du système et les pratiques recommandées.
• Restez à jour pour garder le système compatible avec les partenaires commerciaux. Améliorez continuellement et comprenez les normes et technologies EDI les plus récentes.

Échange de données informatisé vs interface de programmation d'application

Il est courant de confondre l'échange de données informatisé avec l'interface de programmation d'application, mais les deux sont différents. 

L'échange de données informatisé est la technique de communication la plus largement utilisée pour transférer efficacement des informations de système à système. L'EDI offre aux entreprises un moyen rapide et sécurisé de transférer des données à d'autres organisations au lieu d'utiliser du papier. Il utilise des formats électroniques standardisés pour faciliter le traitement des données par les ordinateurs, réduisant considérablement ou même éliminant le besoin de travail manuel.

Une interface de programmation d'application, ou API, est un ensemble de normes et de directives de programmation pour l'utilisation d'applications logicielles basées sur le web qui permettent la communication de plateforme à plateforme. Une API agit comme une interface entre les programmes logiciels pour faciliter la communication électronique réussie, tout comme une interface utilisateur facilite la communication entre les personnes et les ordinateurs. 

En savoir plus sur les API et comment elles améliorent le développement d'applications.