Matrice d'Eisenhower

Qu'est-ce que la Matrice Eisenhower ?

La Matrice Eisenhower est une méthode de priorisation en quatre quadrants pour structurer les tâches par importance et urgence. En utilisant cette méthode, les individus et les entreprises ajustent leurs listes de tâches et planifient les tâches en utilisant deux critères.

Les entreprises exploitent la puissance des logiciels de gestion des tâches pour coordonner les tâches individuelles et les listes de tâches quotidiennes. La priorisation des tâches au sein de la Matrice Eisenhower permet aux équipes de suivre leurs tâches avec une meilleure productivité et efficacité.

Logiciel Matrice d'Eisenhower

Logiciel mentionnant matrice d'eisenhower comme fonctionnalité ou terme.

Priority Matrix

TickTick

Asana

Miro

Notion

Factor 8

Histoire de la Matrice Eisenhower

Le 34e président des États-Unis et général cinq étoiles de la Seconde Guerre mondiale, Dwight David "Ike" Eisenhower, a développé le concept derrière la Matrice Eisenhower. Après avoir été président, il a prononcé un discours en 1954, citant un président d'université anonyme : « J'ai deux sortes de problèmes, l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important, et l'important n'est jamais urgent. »

Des décennies plus tard, Stephen Covey, auteur de Les 7 habitudes des gens très efficaces, a repackagé les idées d'Eisenhower de son discours en une matrice à quatre quadrants maintenant connue sous le nom de Matrice Eisenhower. On l'appelle aussi la Boîte Eisenhower, la Méthode Eisenhower, et la Matrice Urgent-Important.

Types de tâches de la Matrice Eisenhower

La Matrice Eisenhower utilise deux critères pour catégoriser les tâches : l'urgence et l'importance. Bien que les mots puissent sembler similaires, la différence dans les définitions est cruciale lors de l'utilisation de cette méthode pour prioriser les tâches.

• Les tâches urgentes nécessitent une attention immédiate, et il y a des conséquences claires à ne pas le faire. Par exemple, répondre à un client mécontent ou résoudre des problèmes de codage défectueux comptent comme des tâches urgentes.

• Les tâches importantes atteignent des objectifs ou s'alignent sur des valeurs. Dans la plupart des cas, elles nécessitent une réflexion et une planification minutieuses car ce qui est important pour une personne peut ne pas l'être pour une autre, car ces tâches sont souvent subjectives. Toutes les tâches importantes ne sont pas urgentes. Planifier des étapes menant à une promotion et assister à des événements de formation pour la croissance professionnelle sont des tâches importantes.

Les quatre quadrants de la Matrice Eisenhower

Comprendre ce que signifie chaque quadrant et comment gérer les tâches dans chacun des quatre quadrants est essentiel. Voici un aperçu de chaque quadrant, ainsi que des façons de les aborder.

• Urgent et important : Les gens appellent parfois ce quadrant le faire, ce qui signifie que les individus doivent immédiatement s'occuper de toutes les tâches qui entrent dans cette catégorie. Les tâches urgentes et importantes sont sensibles au temps, ont des conséquences claires et affectent de manière significative toutes les personnes impliquées dans ces actions.

• Important et non urgent : Le deuxième quadrant est le planifier. Ces tâches affectent les objectifs à long terme, mais elles peuvent être effectuées à une date ultérieure ou faire partie d'un processus continu. Les tâches de cette catégorie ne sont pas sensibles au temps, mais les professionnels doivent tout de même être attentifs aux dates d'échéance et aux délais pertinents.

• Urgent et non important : Les gens appellent parfois ce quadrant le déléguer. Les tâches de cette catégorie doivent être complétées immédiatement, mais comme elles ne sont pas significatives, les experts recommandent de les déléguer à d'autres membres de l'équipe lorsque cela est possible.

• Non urgent et non important : Les tâches restantes qui ne rentrent pas dans l'un des trois quadrants précédents tombent dans la catégorie supprimer. Les éléments qui ne sont ni urgents ni importants peuvent être des pertes de temps importantes, et les individus doivent évaluer si ces tâches doivent vraiment être effectuées.

Avantages de la Matrice Eisenhower

Utiliser la Matrice Eisenhower rend la vie professionnelle plus facile et plus organisée. Les entreprises qui s'appuient sur ce processus peuvent tirer parti de ces avantages.

• Interface utilisateur simple. Contrairement à certaines stratégies complexes de gestion du temps, la Matrice Eisenhower est facile à aborder. Il faut peu d'efforts pour commencer à l'utiliser et elle ne nécessite pas de connaissances préalables ou d'outils supplémentaires.
• Applications pour tout rôle, industrie ou ancienneté. La Matrice Eisenhower est précieuse pour tout poste junior ou senior. Elle fonctionne également bien pour les individus de tous les secteurs, car l'urgence et l'importance sont des considérations pour tous les types de travail.
• Décisions mieux informées. Au lieu de simplement insister sur l'achèvement d'une liste de tâches entière dans un délai défini, la Matrice Eisenhower oblige les individus à considérer l'essence de chaque tâche. Cela permet aux équipes de prendre de meilleures décisions sur la façon dont elles passent leur temps, ce qui aide à établir des limites et à planifier la croissance.
• Efficacité améliorée. Lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, la Matrice Eisenhower peut améliorer l'efficacité au fil du temps à mesure que les tâches disparaissent de leur liste de tâches selon le plan. La Matrice Eisenhower peut également aider les travailleurs à se sentir comme s'ils avaient le contrôle de leur temps, ce qui est valorisant.

Meilleures pratiques de la Matrice Eisenhower

Pour tirer le meilleur parti de la Matrice Eisenhower, les entreprises utilisent les meilleures pratiques et conseils suivants pour sa mise en œuvre.

• Fixer des limites de quadrant. Les individus peuvent utiliser certains quadrants plus que d'autres. Il est bénéfique de fixer des limites approximatives pour chaque quadrant afin d'éviter de placer trop de tâches dans une seule case.

• Séparer les tâches personnelles et professionnelles. Aussi tentant que cela puisse être de combiner toutes les tâches et de les trier en utilisant une seule Matrice Eisenhower, il est préférable de créer différentes matrices. Séparer les tâches empêche les engagements qui se chevauchent et clarifie les éléments d'action qui doivent être accomplis pendant la journée de travail ou en dehors des heures de travail.

• Associer avec le blocage de temps. Trier les tâches à l'aide de la Matrice Eisenhower aide les individus à trier leurs listes de tâches, mais cela n'aide pas à déterminer quand les tâches sont effectuées. Pour une efficacité maximale, la Matrice Eisenhower peut être associée au blocage de temps.

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