Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Une signature électronique, ou e-signature, est un moyen de vérifier qu'une personne a accepté le contenu d'un document sans avoir besoin de signer physiquement un document papier. Les signatures électroniques sont souvent utilisées dans les transactions juridiques, financières et commerciales pour gagner du temps et éliminer le besoin d'échanger des documents physiques.
Les professionnels peuvent la créer en utilisant diverses méthodes, telles que taper un nom ou dessiner une signature sur un écran tactile, ou utiliser un logiciel de signature électronique. Les signatures électroniques sont souvent juridiquement contraignantes, à condition que certaines exigences soient remplies, telles que l'utilisation d'un service tiers pour vérifier l'identité du signataire et maintenir l'intégrité du document.
Types de signatures électroniques
Le type de signature électronique utilisé dépendra du niveau de sécurité et de reconnaissance légale nécessaire pour leurs documents électroniques. Les signatures électroniques de base sont généralement les moins sécurisées et reconnues légalement, tandis que les signatures qualifiées offrent la plus haute sécurité et reconnaissance légale. Il existe trois principaux types de signatures électroniques :
- Signatures électroniques simples : Une signature électronique simple est toute marque, symbole ou son électronique logiquement associé à un enregistrement électronique et peut indiquer l'intention du signataire. Les exemples incluent un nom tapé ou une image d'une signature.
- Signatures électroniques avancées : Une signature électronique avancée est liée de manière unique au signataire. Elle peut identifier le signataire et est créée en utilisant des moyens que le signataire peut maintenir sous son contrôle exclusif. Les exemples incluent les signatures numériques, qui utilisent des méthodes cryptographiques pour garantir l'authenticité de la signature.
- Signatures électroniques qualifiées : Une signature électronique qualifiée est créée à l'aide d'un dispositif certifié et approuvé. Ces signatures sont basées sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques. Le règlement eIDAS de l'UE reconnaît les signatures électroniques qualifiées comme ayant le même effet juridique qu'une signature manuscrite.
Avantages des signatures électroniques
Bien que la plupart des gens sachent à quel point les signatures électroniques sont pratiques, ils peuvent négliger ou prendre certaines choses pour acquises. Les signatures électroniques offrent les avantages suivants :
- Accessibilité : Les signataires peuvent fournir des signatures électroniques de n'importe où, que ce soit au bureau ou à l'étranger.
- Sécurité : Les signatures électroniques sont très sûres lorsqu'elles sont utilisées correctement par toutes les parties.
- Automatisation : Les signatures électroniques sont essentielles à un flux de travail numérique simplifié pour de nombreuses organisations. Les équipes peuvent passer immédiatement à l'étape suivante après avoir recueilli les signatures.
- Maintien des dossiers : Les copies des documents peuvent être enregistrées localement par les parties pour leurs archives après la signature.
- Gain de temps : Les signatures électroniques sont rapides. Lorsqu'une partie envoie un document, tout le monde en est immédiatement informé et peut le signer immédiatement.
Comment créer des signatures électroniques
Les étapes exactes et les fonctionnalités peuvent varier en fonction de la plateforme de signature électronique utilisée, mais ces étapes générales devraient donner une idée de ce à quoi s'attendre lors de l'utilisation de signatures électroniques.
Le processus de création d'une signature électronique varie en fonction de la plateforme utilisée. En général, l'utilisateur télécharge le document sur la plateforme de signature électronique, ajoute les champs de signature où chaque partie doit signer, ajoute les adresses e-mail des signataires et envoie le document aux personnes concernées.
Selon la plateforme, les signataires peuvent signer le document en tapant leur nom, en dessinant leur signature ou en utilisant une signature numérique préexistante. Une fois cela terminé, la plateforme notifiera l'utilisateur, et l'outil stockera en toute sécurité le document signé, permettant à l'utilisateur de le télécharger ou de le consulter à tout moment.
Meilleures pratiques pour les signatures électroniques
La mise en œuvre de signatures électroniques aide les entreprises à suivre l'évolution des styles de travail des employés. Cependant, les organisations doivent établir la confiance et s'assurer que tout le monde est familier avec et utilise facilement les signatures électroniques.
- Choisissez un fournisseur de signatures électroniques réputé : Choisissez un fournisseur de confiance et bien connu dans l'industrie pour garantir que les signatures électroniques des utilisateurs sont sécurisées et juridiquement contraignantes.
- Comprenez les exigences légales : Différents pays et juridictions peuvent avoir des exigences légales différentes pour les signatures électroniques. Comprenez les lois et règlements dans votre région pour garantir la conformité.
- Authentifiez les signataires : Utilisez une méthode fiable pour authentifier l'identité des signataires, telle que l'e-mail, le téléphone ou la vérification d'identité.
- Définissez le processus de signature : Communiquez clairement le processus de signature à toutes les parties pour éviter toute confusion et garantir que le document est signé correctement.
- Utilisez le chiffrement : Utilisez le chiffrement pour garantir la confidentialité et l'intégrité des documents signés.
- Conservez les dossiers : Conservez les dossiers de tous les documents signés, y compris le processus de signature et les méthodes d'authentification utilisées.
- Éduquez les signataires : Éduquez les signataires sur l'utilisation de la plateforme de signature électronique pour éviter toute confusion ou erreur pendant le processus.
- Examinez et mettez à jour régulièrement les politiques et procédures de signature électronique : Examinez et mettez à jour régulièrement les politiques et procédures de signature électronique pour vous assurer qu'elles sont à jour et efficaces.
Signatures électroniques vs signatures numériques
Certains peuvent confondre les signatures électroniques avec les signatures numériques, mais les deux sont différentes.
La signature électronique est un mot collectif pour toute marque, symbole ou son électronique exprimant l'intention d'un signataire et est une représentation numérique de la signature d'une personne. Les signatures électroniques incluent un nom tapé, une image numérisée d'une signature manuscrite ou une coche signifiant un accord.
D'autre part, les signatures numériques sont des signatures électroniques qui utilisent des techniques cryptographiques pour garantir la légitimité, l'intégrité et la non-répudiation d'un document signé. Pour valider la signature et identifier toute modification du document, les signatures numériques utilisent une méthode mathématique pour générer un code numérique spécial appliqué au texte.
Bien que les documents électroniques puissent être signés avec des signatures électroniques et des signatures numériques, ces dernières offrent une sécurité et une reconnaissance légale plus élevées. De nombreuses juridictions, y compris les États-Unis et l'UE, reconnaissent les signatures numériques comme une forme de signature électronique plus sécurisée et juridiquement contraignante.
En savoir plus sur la signature de documents et le rôle qu'elle joue dans la gestion des contrats.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
