Qu'est-ce que le stockage de documents ?
Le stockage de documents est l'acte de placer des documents numériques dans un type de système de gestion dans le but de stocker, gérer et/ou organiser efficacement et en toute sécurité les informations. Des exemples de documents numériques sont les documents Word, les PDF, les présentations, les factures, les images numérisées de documents papier et d'autres documents commerciaux.
Les capacités de stockage de documents sont le plus souvent offertes par des solutions de gestion de documents, qui stockent de grandes quantités de documents d'entreprise dans un référentiel central. Les systèmes de gestion de documents aident à améliorer la vitesse de récupération, à réduire les documents perdus, à réduire les coûts de stockage physique et à améliorer les flux de travail. Cependant, le stockage d'informations est susceptible d'être une capacité de tout logiciel impliqué dans la gestion ou l'analyse de contenu structuré.
Types de stockage de documents
Le stockage de documents peut être sur site ou basé sur le cloud :
- Stockage sur site : Le stockage de documents sur site implique l'utilisation des propres serveurs de données d'une organisation pour stocker le contenu. Cela signifie que l'organisation est responsable de la maintenance des serveurs et de la sécurité du contenu. Il y a des avantages au stockage sur site, comme ne pas dépendre d'un fournisseur tiers pour maintenir le serveur en fonctionnement, donnant aux organisations plus de contrôle sur leurs données. Cependant, cette option peut être coûteuse car l'organisation doit s'assurer qu'elle dispose d'un système de sauvegarde approprié car les fichiers ne sont pas enregistrés automatiquement dans le cloud. Une option sur site convient mieux aux grandes organisations disposant d'une équipe informatique dédiée pour gérer les exigences techniques de la maintenance d'un serveur de données interne.
- Stockage basé sur le cloud : Le stockage de documents basé sur le cloud fonctionne en ligne et est hébergé par un fournisseur externe, qui est responsable de la maintenance. Comme cela est pris en charge à l'extérieur, une équipe informatique n'est pas nécessaire pour installer ou maintenir le système. Il n'y a pas non plus de coûts initiaux importants pour l'installation. Les inconvénients incluent la dépendance à la connectivité Internet pour accéder aux fichiers et les limites de stockage. De plus, comme les données sont stockées et sécurisées par les fournisseurs externes, les entreprises doivent souvent s'attendre à un certain niveau de risque puisque leurs données ne sont pas avec elles.
Avantages de l'utilisation du stockage de documents
Le stockage de documents est généralement associé à d'autres fonctionnalités qui rendent l'acte de stockage numérique de contenu dans un référentiel central bénéfique. Voici comment :
- Récupération : Avec la grande quantité de données que les organisations doivent stocker, trouver les bons documents au bon moment devient un défi. La plupart des solutions de stockage de documents disposent de capacités de recherche qui permettent aux utilisateurs de rechercher des documents en utilisant des mots-clés inclus dans les métadonnées ou les titres. Des capacités de recherche plus avancées utiliseront la recherche en texte intégral pour rechercher des mots-clés ou des phrases dans le texte des documents. Cela réduit considérablement le temps de récupération.
- Sécurité : Un aspect de la sécurité est les autorisations utilisateur que les solutions de stockage de documents permettent. Seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder, visualiser, modifier et/ou partager des documents. Un autre aspect est de pouvoir stocker des documents dans une bibliothèque centrale, donc tant que le serveur de données est correctement maintenu, les documents sont sécurisés et ne seront pas égarés ou perdus.
- Coût : Le stockage de documents physiques nécessite des installations coûteuses, ainsi que du temps et des ressources supplémentaires pour rechercher et récupérer manuellement les informations dont vous avez besoin. Cela peut être évité avec le stockage numérique de documents.
- Flux de travail : Si configurés correctement, certains flux de travail d'entreprise peuvent extraire des données directement à partir des enregistrements stockés dans des solutions de stockage numérique de documents, ce qui aide à rationaliser certains processus d'entreprise.
Éléments de base du stockage de documents
Le format du stockage de documents peut différer selon qu'il s'agit de solutions autonomes ou d'une partie d'un produit plus large.
La plupart des solutions incluront les éléments suivants :
- Capture et importation de documents : C'est le processus de placement des documents dans le système de stockage. Les documents numériques peuvent être importés directement, mais les documents papier doivent d'abord être numérisés dans un format numérique. Certaines solutions utilisent la technologie OCR pour convertir les images contenant du texte écrit en données textuelles lisibles par machine.
- Espace de stockage : La quantité de contenu pouvant être stockée à l'aide d'un système de stockage de documents dépend de la capacité des serveurs de données. Souvent, l'espace de stockage dans le cloud est limité, c'est pourquoi les grandes organisations optent pour le stockage sur site.
- Organisation des documents : Les solutions de stockage permettent aux administrateurs de structurer les systèmes de manière à répondre au mieux aux besoins de l'organisation. Ils peuvent choisir de trier les documents par équipe, hiérarchie, domaine de connaissance ou client.
Meilleures pratiques de stockage de documents
Pour que le stockage de documents fonctionne efficacement, suivez ces meilleures pratiques :
- Conventions de nommage claires : Les documents doivent suivre une convention de nommage claire pour identifier facilement les enregistrements et éviter toute confusion. Les conventions de nommage courantes incluent généralement des mots-clés pour décrire le document, la date de création et le numéro de version.
- Autorisations utilisateur : Pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à certains documents, les autorisations utilisateur doivent être définies. Cela se fait souvent en organisant les utilisateurs en groupes, avec différents groupes ayant différents niveaux d'accès.
Stockage de documents vs gestion de documents
Certains peuvent confondre la gestion de documents avec le stockage de documents, mais les deux sont différents.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
