Signature de documents

Qu'est-ce que la signature de documents ?

La signature de documents est le processus d'ajout d'une signature numérique ou électronique à un document afin de fournir l'identité de l'expéditeur. La signature de documents de manière électronique élimine le besoin de documents papier physiques et accélère considérablement le processus de signature.

La signature de documents est souvent une partie critique de tout contrat et joue un rôle important dans le domaine des logiciels de gestion de contrats et des logiciels de proposition. La signature de documents rationalise le flux de documents avec de multiples fonctionnalités conçues pour simplifier la création de documents, établir des flux de travail et rappeler aux parties de soumettre les documents signés. De nombreuses industries, y compris la banque et l'immobilier, dépendent de la signature de documents pour soutenir leurs opérations commerciales quotidiennes et finaliser les contrats en temps opportun.

Logiciel Signature de documents

Logiciel mentionnant signature de documents comme fonctionnalité ou terme.

Xodo Sign

Docusign

Dropbox Sign (formerly HelloSign)

Box Sign

PandaDoc

airSlate SignNow

Types de signature de documents

Les entreprises utilisent diverses formes de signature numérique de documents pour finaliser différents types de contrats et de documents. Il est important de comprendre à la fois le logiciel qui permet aux utilisateurs de signer des documents ainsi que les différentes normes qui ont été établies pour la signature de documents. En termes de logiciel, il existe généralement deux types courants : 

• Signatures électroniques : Les signatures électroniques sont le moyen le plus courant de signer un document électroniquement, ce qui est réalisé en utilisant un logiciel de signature électronique. C'est une forme numérique de signature qui est juridiquement contraignante et sécurisée, mais qui n'incorpore aucun codage ou norme. Les entreprises utilisent les signatures électroniques lorsqu'elles ont seulement besoin de vérifier le document. Par exemple, une signature électronique peut inclure une photocopie d'une signature manuscrite, une signature dessinée ou tapée, ou même simplement cliquer sur un « bouton d'acceptation ». 
• Signatures numériques : Les signatures numériques sont une autre forme courante de signature de documents, mais contrairement aux signatures électroniques, les signatures numériques sont généralement plus sécurisées. Avec une signature numérique, les utilisateurs doivent avoir un certificat numérique pour pouvoir être liés au document. Une signature numérique est souvent autorisée par des autorités de certification responsables de fournir des certificats numériques qui peuvent être comparés à des licences ou des passeports. Un certificat numérique est utilisé pour valider le document afin de déterminer son authenticité. Cela est crucial pour vérifier l'identité de la personne originale avec la signature.
  En plus des logiciels, il existe également différentes normes établies pour la signature de documents en termes de sécurité et de validité. Ces normes sont fixées par les règlements de l'Union européenne et sont progressivement adoptées dans le monde entier. Ces normes sont les suivantes :

• Signatures électroniques standard : Les signatures électroniques standard ne nécessitent pas de vérification d'identité de l'utilisateur. Elles peuvent être utilisées avec un logiciel de signature électronique et incluent des signatures scannées et l'utilisation d'un bouton « J'accepte ».
• Signatures électroniques avancées (AES) : L'AES est utilisé pour des signatures électroniques légalement valides. Ces signatures sont liées de manière unique au signataire, peuvent identifier le signataire et peuvent révéler toute modification des données signées. Ce type de signature de document est souvent complété par une vérification en deux étapes qui fournit cette seconde couche de vérification. Un exemple de cela peut être une application sur votre téléphone mobile qu'un signataire doit utiliser pour valider que sa signature sur un document électronique a bien été faite par lui-même.  
• Signatures électroniques qualifiées (QES) : La QES fournit les exigences de sécurité et de légalité les plus élevées de toutes les signatures numériques. Les signatures qualifiées offrent une sécurité supplémentaire par un fournisseur de services de confiance tiers (TSP). Celles-ci peuvent être nécessaires pour des documents nécessitant une haute sécurité tels que les transferts de propriété, les contrats légaux, les incorporations, et de nombreuses autres interactions d'entreprise et gouvernementales.

Avantages de la signature de documents pour les entreprises

Il est important de souligner les avantages du processus de signature de documents ainsi que les avantages des logiciels de signature numérique :

• Permet aux utilisateurs d'authentifier un contrat ou un accord contraignant
• Fournit aux utilisateurs un document de référence pour prouver ce qui a été convenu
• Fournit un moyen de compréhension entre un acheteur et un vendeur
• Fournit un retour de contrat plus rapide, une réduction des goulots d'étranglement, et une conformité réglementaire en temps réel. 

Éléments de base de la signature de documents

Certains éléments fondamentaux de la signature de documents incluent :

• Signature de documents : La signature de documents permet au signataire de signer facilement et intuitivement des documents.
• Rappels et expirations : Cette fonctionnalité rappelle aux signataires les documents en attente de signature et les dates d'expiration des documents.
• Processus de connexion : Le processus de connexion ou le processus d'authentification est sécurisé et fluide.
• Signatures mobiles : Les utilisateurs peuvent facilement envoyer et signer des documents sur des appareils mobiles.
• Flux de travail de signature : Les expéditeurs, les administrateurs, ou les deux peuvent facilement configurer et suivre les documents à travers plusieurs étapes de signature.
• Signatures numériques en masse : La signature de documents offre la possibilité d'envoyer des documents nécessitant des milliers de signataires à la fois.
• Rapports : La fonctionnalité de rapport aide à fournir des rapports standard et facilite la création facile de rapports personnalisés pour gérer le processus de signature.
• Création de documents de signature : La signature de documents permet de créer facilement des blocs de signature sur tous les types de documents ou formulaires électroniques requis.
• Conformité réglementaire : Le logiciel répond à la conformité réglementaire requise.
• Historique et audit des signatures : Cette fonctionnalité aide à suivre tout l'historique de signature de documents pour se conformer aux réglementations requises.
• Évolutivité d'entreprise : La signature de documents offre des fonctionnalités permettant de s'adapter aux grandes organisations.
• Personnalisation de la marque : La personnalisation de la marque peut être appliquée tout au long du processus de signature.

Meilleures pratiques de signature de documents

Pour tirer le meilleur parti des solutions de signature de documents, les entreprises devraient suivre ces meilleures pratiques :

• Posez des questions sur toute clause qui pourrait sembler discutable
• Considérez les objectifs commerciaux particuliers lors de la signature du document
• Faites examiner le document par plusieurs parties prenantes pour s'assurer que rien d'important ne manque
• Comprenez quelles signatures sont nécessaires pour compléter le document