Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est le processus de capture, de suivi et de stockage de documents électroniques, tels que des documents Word, des PDF, des présentations, des factures, des images numérisées de documents papier et d'autres documents d'entreprise.
Les systèmes de gestion documentaire permettent à une entreprise de gagner du temps et de l'argent en offrant un stockage centralisé, un contrôle d'accès et des autorisations, la sécurité des documents, des pistes d'audit et des flux de travail rationalisés.
Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion documentaire pour sauvegarder, récupérer et organiser des documents tout en permettant aux parties prenantes d'y accéder facilement. Le logiciel améliore les flux de travail de révision et d'approbation, augmentant l'efficacité des équipes administratives.
Les systèmes de gestion documentaire standard incluent des fonctionnalités telles que le stockage de documents, le contrôle d'accès aux versions, la recherche en texte intégral et l'analyse. Ces fonctionnalités soutiennent les flux de travail des entreprises, des institutions gouvernementales et éducatives, et d'autres autorités travaillant avec de grands volumes de documents papier ou numériques.
Types de gestion documentaire
Les exigences et les besoins des entreprises varient. Les organisations choisissent un type particulier de gestion documentaire en fonction de ceux-ci.
- Gestion de contenu d'entreprise (ECM): Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) facilitent le processus de capture, de stockage et d'organisation de contenu non structuré dans un référentiel centralisé. L'ECM est souvent un terme générique qui englobe des systèmes de gestion documentaire plus précisément définis, car il se réfère au stockage de toutes sortes d'informations d'entreprise—documents papier numérisés, fichiers numériques, e-mails, présentations, feuilles de calcul, etc.
- Gestion des connaissances: Les logiciels de gestion des connaissances soutiennent une approche intégrée pour identifier, capturer, récupérer et partager des actifs d'information qui se concentrent fortement sur la façon d'accomplir une tâche, de gérer une situation, de faire fonctionner un processus et de réaliser un travail. Offrir aux employés la possibilité d'accéder à la bonne information au bon moment permet une meilleure prise de décision et une plus grande efficacité.
- Gestion de contenu en nuage : La gestion de contenu en nuage est le processus de stockage de divers types de contenu dans le nuage, permettant aux équipes d'accéder à l'information de n'importe où et de favoriser la collaboration.
- Gestion des enregistrements préserve les données et permet aux parties prenantes de les récupérer en cas de besoin. Les organisations juridiques, médicales et gouvernementales utilisent principalement des systèmes de gestion des enregistrements.
- L'automatisation des flux de travail permet aux entreprises d'automatiser les tâches répétitives dans le processus de gestion documentaire, réduisant les erreurs tout en gagnant du temps.
- L'imagerie documentaire convertit les documents papier en fichiers et données électroniques.
Avantages de la gestion documentaire
La gestion documentaire améliore l'efficacité globale et la sécurité des organisations traitant de grands volumes de données. Voici quelques avantages que la gestion documentaire révèle pour les organisations.
- Gain de temps : La gestion documentaire améliore considérablement la vitesse de récupération des documents, compte tenu de l'énorme quantité de contenu circulant dans une entreprise. Les métadonnées, le marquage et les fonctionnalités de recherche dans les systèmes de gestion documentaire permettent une récupération facile et précise.
- Sécurité : Les systèmes de gestion documentaire permettent aux administrateurs de définir des règles d'accès et d'autorisation pour un partage plus sécurisé des documents d'entreprise.
- Réduction de l'espace et des ressources : La numérisation des documents papier et leur stockage dans ces systèmes réduit le coût du papier, de l'impression et du stockage.
- Source unique de vérité : Le contenu est constamment répliqué et édité, ce qui rend difficile le suivi des informations les plus récentes et les plus précises. Les systèmes de gestion documentaire fournissent un historique complet des versions, de sorte que les utilisateurs savent qu'ils accèdent au contenu le plus à jour.
- Améliorations des flux de travail : Certaines solutions sont équipées de fonctionnalités d'extraction et d'analyse de données, permettant à l'information de circuler automatiquement dans d'autres processus d'entreprise, optimisant ainsi l'utilisation des informations stockées.
- Collaboration accrue : La gestion documentaire sort le contenu de ses silos et le partage à travers une entreprise, permettant aux utilisateurs de visualiser, éditer, commenter et annoter le même contenu.
Flux de travail de gestion documentaire
Le flux de travail de gestion documentaire peut être différent pour les entreprises car elles gèrent divers enregistrements.
Voici un flux de travail standard pour gérer les documents que les équipes peuvent utiliser comme base pour créer le leur.
- Créer un document : Le processus de création de document implique de comprendre ses objectifs, ses procédures, ses rôles et ses responsabilités. On peut avoir besoin de collaborer avec des rédacteurs ou des designers à ce stade.
- Évaluer et approuver le document : Pour cette étape, l'équipe envoie le document à ses gestionnaires, qui vérifient son contenu et donnent des approbations.
- Télécharger le document : L'équipe télécharge l'enregistrement avec autant de balises que possible dans un système de gestion documentaire.
- Partager le document : Une fois téléchargé dans le DMS, les parties prenantes internes reçoivent une notification pour réviser. L'équipe effectue toutes les révisions avant de publier le document.
Éléments de base de la gestion documentaire
Les systèmes de gestion documentaire offrent de multiples fonctionnalités, chacune avec ses propres avantages pour les organisations. Avec l'abondance de telles fonctions, les organisations ont besoin d'aide pour décider des fonctionnalités indispensables et souhaitables. Voici quelques éléments généraux qui sont fondamentaux pour des pratiques de gestion documentaire efficaces :
- Capture de documents : La gestion documentaire commence par la numérisation de documents papier ou l'importation de fichiers numériques dans le référentiel central. Les logiciels OCR sont souvent utilisés pour analyser et organiser automatiquement les documents capturés.
- Stockage : Les entreprises ont souvent une quantité écrasante de données et de contenu, donc un espace de stockage adéquat et des capacités de stockage sont essentiels pour la gestion documentaire.
- Options de recherche aident les utilisateurs à localiser des fichiers grâce à une large gamme de capacités de recherche, telles que la recherche par mots-clés, date de dernière modification et type de fichier.
- Flux de travail : En plus de simplement stocker des documents, les systèmes de gestion documentaire ont souvent la capacité d'automatiser l'acheminement des documents vers diverses personnes et processus, éliminant les goulots d'étranglement et rationalisant les flux de travail d'entreprise.
- Distribution : La gestion documentaire aide à transmettre la bonne information aux bonnes personnes. Les systèmes efficaces réguleront le partage et la distribution de documents et de dossiers de documents aux personnes autorisées.
- Contrôles d'accessibilité permettent uniquement aux utilisateurs autorisés d'accéder facilement aux fichiers. Les contrôles d'accès peuvent être définis en fonction d'une personne, d'un projet, d'un rôle professionnel et de tout critère pertinent pour votre organisation.
- Intégrations permettent aux administrateurs de connecter les systèmes de gestion documentaire avec d'autres logiciels d'entreprise comme la gestion de la relation client (CRM) et les clients de messagerie.
- Compatibilité mobile permet aux employés de stocker et de récupérer des fichiers à distance ou en déplacement.
Cas d'utilisation de la gestion documentaire
Les entreprises adoptent la gestion documentaire pour diverses raisons. Voici quelques cas d'utilisation de la gestion documentaire dans les organisations.
- Manuels de produits : Chaque entreprise fournit un guide pour les services ou produits qu'elle offre. Ils se présentent sous différentes formes et tailles. Ces guides visent à éduquer les utilisateurs internes et externes sur le produit.
- Directives : Les meilleures pratiques de gestion de projet incluent des directives de marque, des exigences de conformité et des normes de conception. La première phase de la plupart des projets implique l'établissement de directives et l'identification d'un point d'accord. Les outils de collaboration documentaire aident à créer des politiques.
- Dossiers du personnel : Les exigences de sécurité varient selon le document. Les dossiers des employés sont privés et ne devraient être accessibles qu'aux membres approuvés de la haute direction et de l'équipe RH. Un système de gestion documentaire efficace utilise le contrôle d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent voir les informations confidentielles.
- Protocoles : Un protocole est un ensemble d'actions ou de comportements qu'une organisation utilise pour mener une activité spécifique. Par exemple, pour gérer un projet de marketing, il faut définir des objectifs et des politiques et procédures nécessaires pour les atteindre.
- Documents légaux : Chaque document légal doit être traçable. Par exemple, un contrat qui n'a pas été référencé pendant plusieurs années doit encore être conservé pour être utilisé en cas de conflit entre les parties qui l'ont signé.
Meilleures pratiques de gestion documentaire
Adopter les meilleures pratiques suivantes permet aux entreprises de mettre en œuvre des pratiques de gestion documentaire efficaces :
- Structures claires et cohérentes de nommage des dossiers et documents : Un nommage cohérent aide les utilisateurs à trouver ce qu'ils recherchent et réduit les documents en double, réduisant le temps passé à rechercher des fichiers et la confusion et la frustration générales.
- Règles pour le contrôle des versions : Le but de la gestion documentaire est d'organiser le contenu de manière à réduire l'encombrement et à transmettre le bon contenu aux bonnes personnes. Avoir des règles établies pour quand une nouvelle version d'un document doit et ne doit pas être créée aide à garder le système organisé et efficace.
- Mettre en place l'automatisation des flux de travail : La priorité des processus à automatiser devrait dépendre des processus critiques pour l'entreprise et les plus alignés avec les objectifs commerciaux. L'étape suivante consiste à mettre en place des règles d'automatisation et à informer les utilisateurs de ces flux de travail.
Gestion documentaire vs gestion de contenu vs gestion des enregistrements
La gestion documentaire gère les données structurées, telles que les documents Word, les PDF, les présentations, etc., principalement à des fins de conformité et de gestion des flux de travail. Elle suit et gère les documents numériques et les images numérisées de documents papier. Elle généralise un processus de création de documents et automatise l'approbation et l'assurance qualité, améliorant l'efficacité globale des départements avec de grands volumes de documents.
La gestion de contenu, utilisant des logiciels de gestion de contenu, gère à la fois les données structurées et non structurées, telles que le contenu web (fichiers HTML et PDF) et les fichiers numériques à des fins principales de stockage, de récupération et de publication de contenu web.
La gestion des enregistrements traite généralement des documents qui sont des preuves d'une transaction ou d'une décision. Elle impose des obligations légales à une organisation. Les réclamations d'assurance ou un contrat légal peuvent être classés comme un enregistrement.
En savoir plus sur la gestion des enregistrements et comprendre comment elle contribue au succès d'une organisation.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
