Enregistrement

Qu'est-ce que le classement ?

Le classement est un processus de collecte et de gestion des documents et des délais. Il est le plus souvent utilisé avec la propriété intellectuelle (PI) lors du processus de demande de brevet et de marque, et par les cabinets juridiques pour gérer les rendez-vous judiciaires et les documents des clients.

Des outils spécialisés sont généralement utilisés pour s'occuper de ces dossiers, tels que la confidentialité des données et les logiciels de gestion de la propriété intellectuelle. Cela permet de garder toute documentation conforme aux lois sur la confidentialité des données telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Le classement numérisé signifie que les professionnels peuvent rester à jour avec les dates et délais importants sans avoir à enregistrer les informations importantes à la main.

Types de classement

De nombreuses industries différentes utilisent le classement comme moyen de gérer leurs dates clés.

• Les avocats utilisent souvent des systèmes de classement pour gérer les affaires, les documents des affaires et les délais judiciaires pour leurs clients.
• Les professionnels de la santé se tournent vers les systèmes de classement pour stocker les rendez-vous médicaux des patients, la formation des équipes et la documentation critique. Dans de nombreux cas, ces systèmes aident les patients à recevoir des soins plus efficacement.
• Les agences gouvernementales utilisent le classement pour les documents liés à la conformité légale ou au sein de leur branche du gouvernement.
• Les professionnels de la propriété intellectuelle sont parmi les plus grands utilisateurs du classement. Lorsqu'un brevet ou une marque est déposé, un long processus juridique doit suivre. Le classement suit les dates importantes et gère la documentation liée à ces demandes de marque et de brevet.

Éléments de base du classement

Bien que les systèmes de classement changent en fonction de l'industrie qui les utilise, la plupart présentent des fonctions similaires, notamment :

• Calendriers. Un simple calendrier peut suffire pour de nombreux professionnels, mais d'autres ont besoin de systèmes plus étendus qui peuvent gérer des centaines, voire des milliers, de dates différentes à la fois. Certains peuvent être liés à des clients ou des affaires spécifiques, tandis que d'autres peuvent être des dates générales que les entreprises doivent connaître dans leur secteur.
• Stockage de documents. En particulier dans le domaine juridique, de la santé et de la propriété intellectuelle, de nombreux documents nécessitent une référence fréquente. De bons outils de classement permettent leur gestion et leur accès.
• Formulaires clients. Lorsque les entreprises ont besoin de collecter des informations auprès des clients, les formulaires peuvent être particulièrement utiles. Étant donné que la gestion des données est une partie clé du classement, les formulaires qui recueillent facilement ces informations sont généralement intégrés au système pour faciliter leur transmission aux clients.
• Outils de communication. Les e-mails se perdent lorsque diverses personnes contactent un client au sujet de son affaire. Les outils de classement permettent souvent le téléchargement d'e-mails pour partager des informations au sein de l'équipe tout en les liant à une affaire. Beaucoup ont également des options pour créer des modèles et programmer des e-mails pré-remplis à envoyer aux clients à des intervalles définis avec des mises à jour sur l'état de leurs affaires.

Avantages du classement

En plus de rendre les équipes plus efficaces et de garder les données organisées, le classement comprend des avantages tels que :

• Maintenir la qualité des documents. Tout ce qui se trouve dans le système de classement doit respecter une certaine norme de qualité d'utilisation. Cela affine toutes les données au sein du système.
• Fournir des mises à jour en temps réel. Les dates et délais programmés dans le calendrier peuvent automatiquement déclencher différentes actions en temps réel. Cela pourrait être des alertes pour un appel à venir avec un client, un rendez-vous avec une équipe juridique, ou toute autre notification critique dans le temps. Toute documentation ajoutée au système peut également être examinée dès qu'un membre de l'équipe l'enregistre.
• Réduire les coûts opérationnels. Avec un système qui peut gérer les documents et les horaires, il y a moins besoin d'une grande équipe administrative pour gérer ces tâches. L'automatisation au sein du logiciel peut économiser des centaines d'heures chaque année.

Meilleures pratiques pour le classement

La mise en œuvre d'un système de classement efficace prend du temps, mais peut améliorer considérablement la performance des équipes internes. Lorsqu'on envisage de mettre à jour ou de créer un système de classement, il est important de considérer :

• Choisir un système adapté à l'industrie. Tous les domaines n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités de classement. Il est vital que les bons outils répondent aux besoins de l'entreprise, que ce soit une gestion de documents de haut niveau qui peut maintenir correctement les fichiers ou un calendrier qui alerte les utilisateurs des délais à venir.
• Programmer des rappels. Avec de nombreux cas à gérer en même temps, il est facile d'oublier les dates d'échéance. Dans certains cas, comme la PI ou le droit, manquer ces dates peut être une erreur coûteuse. Programmer les dates dans le calendrier dès qu'elles sont confirmées est le meilleur moyen de suivre les délais importants à venir.
• Effectuer des rapports fréquents. Tout logiciel de classement devrait avoir une fonctionnalité de rapport intégrée au système. Effectuer des rapports qui examinent les données du mois précédent et du mois à venir permet de garder l'équipe alignée et de s'assurer que tout travail crucial a été accompli.

Maintenez les fichiers les plus importants et gérez plusieurs affaires de clients tout en restant conforme avec les logiciels de gestion de la confidentialité des données.