Qu'est-ce que la gestion des contrats clients ?
La gestion des contrats clients est le processus de gestion et de suivi des accords détenus par une organisation. Elle permet aux entreprises de suivre les livrables, les produits, les services, les délais et autres obligations contractuelles. Elle aide également à s'assurer que le contrat et tous ses éléments respectent les réglementations ou exigences pertinentes.
Les petites entreprises confient la responsabilité de ces processus à un gestionnaire de contrats. En même temps, les grandes organisations peuvent nécessiter une équipe dédiée à la gestion des contrats composée de professionnels issus à la fois des milieux juridiques et financiers.
Les organisations de tous secteurs utilisent généralement des logiciels de gestion des contrats pour automatiser la création, le suivi et la surveillance des contrats. Ces outils simplifient également divers processus en permettant aux utilisateurs de créer, stocker, gérer et partager des contrats commerciaux complexes pour éviter les goulets d'étranglement lors de la phase de négociation.
Types de contrats clients
La plupart des contrats clients entrent dans l'une des trois catégories. Les types varient en fonction du livrable et de sa définition.
- Prix fixe : Utilisé lorsque les obligations et l'énoncé des travaux sont clairement définis. L'organisation fixe un devis à prix fixe pour l'ensemble du projet, en tenant compte de tout risque pouvant interférer.
- Temps et matériaux : Devis des coûts de temps et de matériaux. Il tient compte de la possibilité que le projet en cours avec un client puisse coûter plus cher que prévu initialement, car le temps et les matériaux nécessaires à un projet sont imprévisibles.
- Remboursement des coûts : Le client paie le coût du projet ou de l'article plus un frais supplémentaire pour le profit. Les frais sont définis dans le contrat, tandis que le coût encouru par l'organisation est calculé et payé à l'achèvement.
Avantages de la gestion des contrats clients
Une gestion appropriée des obligations et des accords profite à l'organisation en gardant les employés bien informés, en réduisant les affaires perdues, en améliorant la productivité, et plus encore. Les principaux avantages sont :
- Gérer plusieurs contrats. Les entreprises peuvent organiser et gérer un grand nombre de contrats afin qu'ils soient facilement localisés et accessibles quotidiennement.
- Stockage sécurisé. Les documents sont stockés en toute sécurité dans le cloud.
- Accessible. Les employés peuvent rechercher des termes spécifiques pour localiser et accéder à un contrat spécifique en quelques secondes.
- Notifications. Les employés sont avertis lorsque des documents nécessitent une attention. Des alertes sont envoyées chaque fois qu'il est temps pour une échéance, un jalon ou un renouvellement.
- Rapports et audits. Aide les organisations à respecter les termes du contrat et à éviter les frais potentiels.
- Améliorer la productivité. Rationalise le processus de gestion et d'évaluation des risques et tient les employés informés de toutes les obligations contractuelles.
- Évite les affaires perdues. Une meilleure gestion des accords clients aide les entreprises à éviter les inefficacités qui entraînent des affaires perdues.
Étapes de base du processus de gestion des contrats clients
Le processus couvre chaque étape que le contrat traverse, de la création au renouvellement. Voici les étapes de base, du début à la fin :
- Créer : Les demandes de contrat sont remises au service juridique pour examen et création, ou un logiciel est utilisé pour générer des contrats approuvés par le service juridique.
- Négocier : Les employés discutent des documents en interne, les modifient et forment un accord.
- Approuver : Tous les intervenants examinent et approuvent le projet.
- Accepter : L'organisation choisit la méthode de signature à utiliser.
- Remplir : Engage l'organisation et le client à respecter leur accord contractuel.
- Analyser : Les métadonnées du contrat sont collectées et analysées.
- Optimiser : Les informations collectées sont utilisées pour améliorer le processus de gestion des contrats et stimuler la croissance de l'entreprise.
- Renouveler : Les clients et les organisations décident de renouveler ou non leur accord.
Meilleures pratiques de gestion des contrats clients
Les bons outils peuvent faire ou défaire la gestion des contrats clients. Pour bénéficier de tous les avantages possibles, les organisations doivent adhérer aux meilleures pratiques suivantes :
- Choisir le bon système. Les outils et logiciels peuvent rationaliser le processus. Les entreprises peuvent s'assurer qu'elles choisissent le bon système en optant pour une option d'essai gratuit qui offre de nombreuses ressources pour aider à la mise en œuvre.
- Prioriser le soutien. Une gestion efficace des contrats clients nécessite le soutien du logiciel utilisé et des informations des services juridiques et financiers. Les entreprises doivent construire un système de soutien pour aider leurs employés à mettre en œuvre la stratégie de manière transparente pour créer et gérer correctement les contrats.
- Implémenter le système un type de contrat à la fois. Appliquer une nouvelle méthode de gestion à un seul type de contrat à la fois et prioriser les types de contrats les plus urgents en premier peut accélérer le temps de mise en valeur et éviter la surcharge des employés.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
