Qu'est-ce que le suivi des coûts ?
Le suivi des coûts est un aspect de la gestion de projet dédié à la surveillance de la santé financière du projet. Ce processus continu commence au début du cycle de vie d'un projet et se poursuit jusqu'à ce que le projet soit terminé.
Le suivi des coûts nécessite une communication entre l'équipe de gestion de projet et les principales parties prenantes pour être effectué aussi précisément que possible. Les logiciels de gestion des coûts de projet sont souvent utilisés pour surveiller la rentabilité du projet, identifier les coûts réels et les comparer pour calculer le profit.
Étapes du suivi des coûts
Le suivi des coûts se fait à différentes étapes tout au long de l'évolution d'un projet. Ces étapes incluent :
- Pré-planification : L'équipe de projet collecte des données pour créer une estimation budgétaire. Les ressources potentielles sont déterminées, et des éléments comme les coûts de main-d'œuvre, les logiciels et autres matériaux sont pris en compte.
- Estimation des budgets : Les informations de la pré-planification sont ensuite utilisées pour créer une estimation budgétaire du projet, qui est approuvée par les principales parties prenantes. Cette estimation est utilisée pour mesurer les dépenses réelles afin que l'équipe puisse voir comment le projet progresse.
- Établissement des contrôles de coûts : Les contrôles de coûts aident les chefs de projet à obtenir le bon montant d'argent là où il doit aller pour assurer un projet fluide et réussi. Le contrôle des coûts est nécessaire pour des éléments comme les matériaux, le matériel, les logiciels, les factures des fournisseurs, les feuilles de temps et les dépenses imprévues.
- Suivi des coûts : Le suivi budgétaire enregistre tous les coûts et comment ils se rapportent au budget de référence. Suivre ces coûts permet à l'équipe de comprendre comment le projet s'inscrit dans le budget et où des ajustements doivent être faits.
- Mesure des résultats : À la fin de chaque période de rapport pour un projet, calculez comment le projet se compare au budget estimé et si les attentes sont satisfaites.
- Mise à jour des prévisions : Informez les membres de l'équipe concernés et les parties prenantes des changements intervenus dans le projet ou son budget. Cela permet au chef de projet de documenter et de justifier les modifications apportées.
- Amélioration continue : Le suivi des coûts améliore la façon dont une équipe exécute les projets, tout en offrant une transparence à tous les participants au projet terminé.
Avantages du suivi des coûts
Un suivi efficace des coûts présente des avantages commerciaux que les chefs de projet ne devraient pas négliger. Certains de ces avantages sont :
- Prévenir les dépenses : Lorsqu'une équipe alloue et estime les coûts lors des étapes de pré-planification, le chef de projet peut s'assurer qu'il n'y a pas de dépassement de budget dans des domaines spécifiques.
- Éviter les risques : Un budget estimé à l'aide des données correctes aura une faible tolérance au risque, donnant au projet les meilleures chances de succès, même si des risques imprévus surviennent.
- Améliorer les prévisions : Les rapports issus du suivi des coûts peuvent aider une équipe à optimiser les ressources nécessaires pour réussir. Cela peut conduire à des budgets plus précis pour les projets futurs.
Meilleures pratiques pour le suivi des coûts
Il existe des pratiques exemplaires spécifiques à suivre pour effectuer correctement le suivi des coûts. Ces pratiques incluent :
- Discuter avec les membres de l'équipe : Le suivi et la projection précis des coûts dépendent de l'équipe et de la manière dont elle exécute ses tâches. Consultez les membres de l'équipe lors de la pré-planification pour en savoir plus sur leurs attentes, leurs délais, leurs objectifs, etc.
- Suivre les données : Une collecte de données appropriée peut simplifier le processus de suivi des coûts pour toutes les parties concernées. Les logiciels de gestion de projet sont utiles à cette étape, en plus des logiciels de tableur pour comparer les chiffres et garder les coûts groupés et organisés.
- Fournir un accès approprié : Tout membre de l'équipe qui pourrait influencer le budget du projet devrait avoir accès aux données de suivi des coûts du projet.
- Utiliser un logiciel de suivi du temps : Lors de l'estimation du coût des ressources, les membres de l'équipe peuvent utiliser un logiciel de suivi du temps pour enregistrer les heures à l'aide d'un minuteur de tâches. Un chef de projet peut ensuite utiliser ces informations pour déterminer combien de temps prennent les tâches et le nombre de ressources nécessaires.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
