Qu'est-ce que le contrôle des coûts ?
Le contrôle des coûts est une pratique de gestion de projet où les dépenses sont identifiées et évaluées par rapport aux revenus projetés pour augmenter la rentabilité.
Dans de nombreux cas de contrôle des coûts, les dépenses d'entreprise sont réduites ou diminuées lors de l'étape de budgétisation d'un projet pour s'aligner sur les résultats anticipés. Les risques sont également examinés, et une planification supplémentaire est intégrée dans le budget pour les revers potentiels ou les dépenses imprévues.
Les chefs de projet sont généralement ceux chargés du contrôle des coûts et utilisent des logiciels de gestion des coûts de projet pour surveiller la rentabilité et estimer les coûts des différents éléments du projet.
Types de contrôle des coûts
Il existe de nombreuses techniques différentes pour contrôler les coûts d'un projet, à la fois avant le début des travaux et pendant l'achèvement du projet. Certains des types de contrôle des coûts les plus populaires sont :
- Gestion des stocks. Un surstockage ou un sous-stockage peut entraîner des problèmes de trésorerie importants au sein d'une entreprise. En gérant efficacement les stocks, les coûts peuvent être contrôlés pour minimiser l'obsolescence des stocks et les coûts de transport ou de stockage.
- Optimisation des processus. En éliminant les inefficacités dans le flux de travail, les chefs de projet peuvent réduire les coûts globaux. Cela se fait souvent en automatisant les tâches répétitives et en améliorant les processus au sein de l'équipe.
- Gestion des déchets. Minimiser les déchets permet d'économiser de l'argent à l'avance et de maximiser les ressources au sein de l'entreprise. Il peut également y avoir des incitations financières dont l'entreprise peut bénéficier en intégrant des pratiques plus durables dans l'entreprise.
- Ajustements de prix. Avoir une bonne compréhension des prix des concurrents et du marché des clients offre aux entreprises de meilleures opportunités de maximiser les revenus dans leur secteur.
- Gestion des fournisseurs. Développer de bonnes relations avec les fournisseurs peut conduire à des solutions rentables, ainsi qu'à un travail collaboratif tout au long de la chaîne d'approvisionnement qui réduit les déchets.
Éléments de base du contrôle des coûts
Avant le début de tout nouveau projet, les chefs de projet doivent tenir compte de trois domaines clés pour un meilleur contrôle des coûts. Ce sont :
- Budgétisation. Toutes les stratégies efficaces de contrôle des coûts doivent commencer par un aperçu des dépenses prévues pour un projet. Cela devrait inclure le coût des matériaux, ainsi que le coût de la main-d'œuvre pour réaliser le projet.
- Analyse des coûts. Une fois qu'un budget a été établi, il doit être continuellement revu. En listant le coût réel par rapport à la projection, une détermination peut être faite sur la variance des coûts pour voir si le projet est au-dessus ou en dessous du budget. Le retour sur investissement (ROI) peut ensuite être calculé pour évaluer la rentabilité.
- Suivi des dépenses. Le suivi des sorties pour les dépenses est vital dans la gestion des coûts d'un projet. En le faisant en temps réel, les chefs de projet peuvent réduire ou couper les dépenses si nécessaire avant que des fonds supplémentaires, non prévus dans le budget initial, ne soient dépensés.
Avantages du contrôle des coûts
En plus des économies financières que le contrôle des coûts peut apporter, il y a plusieurs avantages supplémentaires à intégrer cette pratique dans la gestion de projet. Ceux-ci incluent :
- Amélioration de la rentabilité. Augmenter la rentabilité est l'objectif global du contrôle des coûts. En gérant les dépenses et les déchets pour minimiser les sorties, les entreprises peuvent améliorer le ROI des projets et voir des revenus accrus au lancement.
- Optimisation accrue des ressources. Un autre aspect critique du contrôle des coûts est de gérer et d'utiliser plus efficacement les ressources disponibles. Cela élimine des problèmes tels que la capacité excédentaire ou la sous-utilisation des matériaux ou de la main-d'œuvre.
- Gestion des risques plus efficace. Les risques financiers sont inévitables dans chaque projet, mais le contrôle des coûts permet de les identifier et de les traiter. Les problèmes imprévus peuvent être coûteux, donc se préparer à ces éventualités est bénéfique.
- Opportunités de croissance à long terme. Lorsque les ressources et les budgets sont bien gérés, les fonds excédentaires peuvent être réinvestis dans le projet ou d'autres domaines de l'entreprise. Cela pourrait inclure une formation supplémentaire de l'équipe ou un recrutement, le développement de nouveaux projets ou l'entrée sur de nouveaux marchés.
Meilleures pratiques pour le contrôle des coûts
Planifier et définir des objectifs avant la budgétisation est essentiel. Au-delà de cela, il existe plusieurs meilleures pratiques qui rendent le contrôle des coûts plus réussi, y compris :
- Surveillance des indicateurs clés de performance (KPI). Avec des objectifs définis à l'avance, les progrès doivent être revus tout au long du projet. Ceux-ci peuvent ensuite être mesurés par rapport aux KPI de jalon pour déterminer si les coûts et d'autres éléments du projet sont toujours sur la bonne voie ou si des ajustements doivent être faits.
- Rationalisation des processus internes. En plus des coûts, les processus doivent également être fréquemment revus. Cela peut identifier des tâches ou des étapes inutiles qui peuvent être supprimées pour économiser du temps et de l'argent. Comprendre où les membres de l'équipe ou d'autres ressources ne sont pas utilisés efficacement peut également permettre d'économiser sur les coûts.
- Implémentation de l'automatisation là où c'est possible. Utiliser la technologie dans de nouveaux domaines du projet peut libérer du temps pour que les membres de l'équipe travaillent sur des tâches plus importantes. L'automatisation peut également fournir un aperçu en temps réel des coûts du projet, signalant toute zone de dépenses excessives possibles ou de problèmes de budgétisation estimés avant qu'ils ne se produisent afin que des mesures correctives puissent être prises.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.