Qu'est-ce que la planification de projet collaborative ?
La planification de projet collaborative est une gestion de projet dirigée par l'équipe plutôt que par un chef de projet dédié. C'est une méthode utilisée pour planifier et coordonner le travail d'équipe distribué. Lorsque les barrières hiérarchiques sont supprimées et que l'équipe utilise le bon logiciel de gestion de projet, les décisions sont prises plus efficacement.
Cette méthode est une technique de planification de projet inclusive, donnant à chaque membre de l'équipe la possibilité de prendre des décisions critiques. Parce que la planification de projet collaborative est une stratégie de planification de projet centrée sur l'équipe qui utilise des perspectives diverses et élimine le besoin d'un chef de projet traditionnel, c'est une approche efficace dans divers secteurs et organisations.
Avantages de la planification de projet collaborative
La planification de projet collaborative est un processus innovant particulièrement bénéfique pour les petites entreprises avec des équipes qui travaillent en étroite collaboration. Certains des principaux avantages que la planification de projet collaborative peut apporter aux organisations sont :
- Combat les frontières départementales. Élimine le besoin pour les chefs de projet de planifier des projets à huis clos. Les membres de l'équipe n'ont pas à attendre des ordres et sont impliqués dans le processus de planification du début à la fin.
- Augmente la productivité. La collaboration dans la planification de projet donne aux membres de l'équipe une compréhension solide de leur rôle et de leurs responsabilités dans le projet. Des attentes et des objectifs clairs combinés à la collaboration aident les employés à produire un travail de meilleure qualité plus rapidement et plus efficacement.
- Augmente l'innovation. Les membres de l'équipe sont susceptibles d'inclure des parties prenantes externes comme des freelances, des partenaires, des clients, des fournisseurs, et plus encore, dans le processus. Discuter des éléments avec des parties prenantes externes apporte des perspectives diverses dans le processus, conduisant à l'innovation.
- Meilleure communication. Lorsque les équipes planifient des projets sur un pied d'égalité, les idées circulent librement et la communication devient plus honnête et efficace. La résolution de problèmes est plus facile lorsque toute l'équipe met ses têtes ensemble et travaille comme une seule.
Éléments de base de la planification de projet collaborative
La planification de projet collaborative implique des éléments similaires à la planification de projet traditionnelle. La principale différence est l'accent mis sur la communication efficace. Voici les éléments de base de la planification de projet collaborative :
- Déclaration de portée du projet : Définit la base de la planification du projet. La portée est l'endroit où les détails importants du projet, les étapes de base et les exigences sont décrits.
- Liste des livrables et des dates d'échéance : L'équipe décrit tous les éléments nécessaires, les jalons et les dates d'échéance. C'est là que l'équipe divisera et assignera les tâches à chaque membre.
- Calendrier du projet : Le calendrier décrit quand les tâches et le projet final seront terminés. Il doit tenir compte de tout retard potentiel et définir clairement les dates de début et de fin pour chaque tâche.
- Rôles et responsabilités définis : Spécifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe permet de garder tout le monde responsable et sur la bonne voie pour terminer leur partie du projet à temps.
- Allocation des ressources : Les équipes allouent des ressources, du temps et un budget pour compléter le projet de la manière la plus efficace possible.
- Plan de communication : Décrit comment les membres de l'équipe communiqueront entre eux tout au long du projet. Il décrira également qui rend compte à qui, quand ces rapports sont dus, et où les informations et les connaissances du projet sont stockées.
Meilleures pratiques de la planification de projet collaborative
La planification de projet collaborative nécessite des systèmes pour une communication claire et une organisation appropriée. Pour en tirer les bénéfices, les entreprises doivent adhérer aux meilleures pratiques suivantes :
- Utilisez les bons outils : Le logiciel de planification de projet collaborative est nécessaire pour permettre la communication et l'organisation au sein des équipes internes et distribuées. Les bons outils créent un espace pour les discussions de brainstorming, la gestion des tâches, la gestion des ressources, les calendriers, et plus encore. Ces outils permettent aux équipes de planifier des projets ensemble sans avoir besoin d'un chef de projet.
- Décentralisez le partage des connaissances : La planification collaborative nécessite que les connaissances soient ouvertes et disponibles pour toute l'équipe. Si les membres de l'équipe doivent demander des matériaux à d'autres pour accomplir des tâches ou des responsabilités, certains avantages sont perdus à cause de l'attente. Les informations doivent être facilement accessibles aux membres de l'équipe pour une planification de projet fluide.
- Encouragez et récompensez l'honnêteté : La véracité est cruciale pour la collaboration sous toutes ses formes. Plaider pour que les employés parlent honnêtement de tout problème qui survient pendant le processus de planification de projet se traduira par une meilleure qualité de communication et de collaboration. Lorsque les employés n'ont pas peur de s'exprimer, les problèmes qui entravent le progrès peuvent être résolus avant qu'ils ne surviennent, et les équipes peuvent collaborer pour trouver les meilleures solutions.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
