Heures facturables

Qu'est-ce que les heures facturables ?

Les heures facturables sont le temps total passé à travailler sur des projets ou des tâches qui sont facturables à un client ou un client, le plus souvent utilisé dans les industries de services professionnels comme le droit et le conseil.

En général, le travail effectué sous les heures facturables est lié à un projet client spécifique, que le client doit compenser. Les logiciels de suivi du temps sont souvent utilisés pour enregistrer ces heures à des fins de gestion du temps interne et pour fournir aux clients le temps passé sur leurs projets et combien ils doivent.

La plupart des entreprises qui utilisent des heures facturables fonctionnent principalement sous des heures non facturables pour les tâches quotidiennes standard, comme les responsabilités administratives, marketing, ventes ou formation. Ces projets bénéficient à tous les clients de l'entreprise, ils ne sont donc pas facturables individuellement.

Types d'heures facturables

Chaque entreprise décidera du type de travail qui est facturable à un client et de ce qui ne l'est pas. Dans la plupart des industries professionnelles, le type de travail effectué sous les heures facturables comprend :

• Correspondance avec le client : Tout le temps passé sur des e-mails, des appels téléphoniques ou des réunions que les employés ont avec un client spécifique sera probablement facturé à celui-ci.
• Recherche de projet : Lorsqu'un employé effectue des recherches au nom du client et de son projet, les heures passées sur celles-ci seront généralement facturables.
• Révisions de projet : Si un client a besoin de modifications à tout aspect de son projet, ces heures peuvent être facturées. Certaines modifications peuvent être incluses dans le cadre du projet, comme deux séries de modifications pour une refonte de site web. Tout ce qui dépasse la limite contractuelle sera facturé à un tarif horaire convenu.

Éléments de base du suivi des heures facturables

La plupart des logiciels de suivi du temps ont des fonctionnalités pour suivre les heures facturables et envoyer ces informations à un client via des outils de facturation. Le processus standard pour calculer et suivre les heures facturables est le suivant :

• Définir un tarif horaire : Les deux parties doivent s'accorder sur le tarif pour chaque heure facturable dans le contrat initial, y compris les discussions autour de toutes les exigences. Cela inclut d'informer le client des heures facturables estimées avant de passer au projet, l'aidant à mieux budgétiser.
• Suivi des heures passées sur le travail client : Tout le temps qu'un employé travaille sur quelque chose lié au projet d'un client doit être enregistré.
• Totaliser les heures facturables : Une fois le travail de projet terminé pour la période de facturation (généralement mensuelle), le total des heures doit être calculé et multiplié par le taux horaire facturable.
• Ajouter les frais à la prochaine facture du client : Le total des heures facturables pour la période donnée doit être facturé au client en plus de tout autre montant permanent.

Avantages des heures facturables

Il y a de nombreux avantages à suivre les heures facturables au sein d'une entreprise. Ceux-ci incluent :

• Meilleure évaluation des projets clients : Connaître le temps passé sur des clients individuels et tous les projets au sein d'une équipe est important. Cela donne aux équipes de gestion et de vente des données plus précises pour prévoir les projets futurs, la disponibilité de l'équipe et si plus de ressources comme du personnel supplémentaire sont nécessaires pour la croissance.
• Facturation plus précise : Suivre les heures facturables signifie qu'il n'y a plus de conjectures impliquées lors de la facturation des clients pour les heures passées sur leurs projets. Il y a un journal de temps, ce qui gagne la confiance des clients et aide à garder l'équipe sur la bonne voie.
• Perspicacité sur la rentabilité : Il est facile de passer plus de temps que nécessaire sur les projets clients, mais cela peut rapidement conduire à ce que les clients obtiennent plus que ce pour quoi ils ont payé. Facturer les heures facturables signifie que l'entreprise gagne toujours de l'argent sur tout travail passé sur des projets individuels.
• Amélioration de la gestion de l'équipe : Suivre les heures signifie que les chefs de projet peuvent facilement voir qui peut avoir besoin de soutien supplémentaire ou qui a de la place pour prendre plus de travail. Cela rend la répartition de la charge de travail plus efficace et garde les employés heureux.

Meilleures pratiques pour les heures facturables

Chaque tâche accomplie dans une journée ne sera pas facturable. Il existe plusieurs meilleures pratiques pour les heures facturables afin de rendre les équipes plus efficaces et de générer des revenus supplémentaires. Celles-ci sont :

• Regrouper le travail non facturable : Les distractions peuvent rapidement empiéter sur le temps de travail facturable et laisser moins de temps dans la journée pour accomplir ces tâches. Travailler sur les nécessités non facturables à un moment donné de la journée peut facilement être coché sur une liste de tâches, laissant le reste du temps d'un employé pour le travail facturable.
• Automatiser ou déléguer les tâches non facturables : Alternativement, les gestionnaires peuvent vouloir déléguer des tâches non facturables à d'autres employés ou automatiser certaines tâches administratives. Cela est particulièrement utile pour ceux qui peuvent être plus juniors et avoir un taux horaire facturable inférieur, laissant les tâches facturables aux employés seniors qui peuvent facturer plus par heure.
• Suivre les heures facturables en temps réel : Il est facile d'oublier ce qui s'est passé chaque minute de la journée lors de l'enregistrement du temps avant de quitter le soir. Au lieu de cela, le personnel devrait être encouragé à enregistrer les heures facturables au fur et à mesure qu'il travaille dessus. Cela rend les journaux plus précis pour les équipes internes et le client.
• Noter les descriptions de facturation : Ajouter des notes à chaque tâche facturable signifie souvent que les clients sont moins susceptibles de contester ces frais sur leur prochaine facture. Au lieu de "appel de deux heures", des notes comme "appel de deux heures pour discuter du cas préliminaire de garde à venir" sont plus utiles pour le client pour se souvenir de ce à quoi ces frais étaient destinés.

Suivez le temps des employés sur les projets clients et les factures plus précisément avec un logiciel de facturation dédié qui s'intègre à vos systèmes de suivi du temps.