Facturer et conserver

Qu'est-ce qu'une transaction de facturation et de conservation ?

Une transaction de facturation et de conservation se produit lorsque les marchandises n'ont pas encore été livrées, mais que le vendeur enregistre tout de même le revenu. En raison du risque de reconnaître frauduleusement le revenu trop tôt, les organisations qui utilisent cette méthode doivent respecter des exigences strictes.

La Securities and Exchange Commission (SEC) n'apprécie pas cette méthode de transaction et ne l'autorise généralement pas, car le revenu est généralement reconnu une fois que le client reçoit les marchandises.

Les transactions de facturation et de conservation donnent parfois aux vendeurs l'obligation de performance d'agir en tant que gardien des marchandises conservées dans l'organisation. Dans ce cas, une partie du prix de la transaction pourrait devoir être allouée à la fonction de garde, et le revenu doit être reconnu tout au long de la période de garde.

Pour suivre les informations de facturation et de revenu, une entreprise utilise souvent un logiciel de facturation pour envoyer des factures, demander des paiements et améliorer la précision de ses processus de facturation.

Exigences de la SEC pour les transactions de facturation et de conservation

Pour atteindre la conformité en matière de reconnaissance des revenus, les organisations ne doivent utiliser les transactions de facturation et de conservation que pour des situations conformes aux critères spécifiques de ASC 606 et IFRS 15. La SEC résume ces exigences comme suit :

• Risques de propriété : Le risque de propriété doit appartenir à l'acheteur. Cela signifie que le vendeur n'est plus responsable du produit, sauf dans un sens de garde si le vendeur stocke le produit pour le client.
• Engagement écrit : L'acheteur doit s'être engagé à acheter les marchandises par écrit.
• Raison : L'acheteur doit avoir demandé au vendeur de conserver les marchandises pour une raison liée aux affaires. Par exemple, le client pourrait déménager ses locaux commerciaux et ne pas avoir d'endroit pour stocker le produit pendant un certain temps.
• Date de livraison fixée : Le vendeur et l'acheteur doivent convenir et planifier une livraison raisonnable.
• État des marchandises : Les marchandises promises doivent être complètes et séparées des autres produits afin qu'elles ne soient pas utilisées pour remplir des commandes d'autres clients.

Considérations supplémentaires de la SEC

Certaines transactions de facturation et de conservation sont plus compliquées que d'autres. Pour s'assurer que toutes les transactions de facturation et de conservation sont conformes, les facteurs suivants sont également pris en compte pour déterminer s'il faut autoriser une transaction :

• Étendue de la modification : Dans quelle mesure le vendeur modifie-t-il ses conditions standard pour la transaction spécifique.

• Historique des transactions : L'historique du vendeur concernant l'utilisation de ce type de transaction.

• Valeur marchande : Dans quelle mesure l'acheteur perdra-t-il si la valeur marchande du produit diminue après l'achat.

• Risque de garde et de conservation : Dans quelle mesure le risque de garde du vendeur peut-il être assuré. Le risque de perte encouru sur le produit en garde chez le vendeur doit être assurable et assuré.

• Possibilité de vente conditionnelle : Dans quelle mesure la garde des marchandises par le vendeur crée-t-elle une vente conditionnelle qui pourrait potentiellement être rejetée.

Exigences des contrats avec les clients

IFRS 15 décrit un ensemble similaire d'exigences. Les conditions nécessaires pour les transactions de facturation et de conservation selon la norme comptable IFRS 15 des contrats avec les clients incluent les éléments suivants :

• Raison adéquate : Le vendeur doit avoir une bonne raison de conserver les marchandises en sa possession. Un exemple de cela serait une demande directe du client.
• Utilisation alternative : Les marchandises ne doivent pas être redirigées vers d'autres clients ou pour un usage interne.
• Complet : Le produit doit être complet et prêt à être livré.
• Identification : Les marchandises doivent être spécifiquement identifiées comme appartenant au client.

Meilleures pratiques pour la facturation et la conservation

Prévenir la reconnaissance frauduleuse des revenus est la priorité absolue pour ce type de transaction. Voici trois meilleures pratiques que les entreprises peuvent suivre pour rester conformes :

• Respecter les critères. Ces transactions doivent respecter l'ensemble strict de critères décrits ci-dessus. La violation des exigences peut entraîner des cas de fraude de la SEC.
• Ne pas abuser du système. Les organisations ne peuvent pas utiliser les transactions de facturation et de conservation pour "gonfler" les revenus pour une période comptable spécifique.
• Déterminer les obligations de performance. Le service de stockage est une obligation de performance tant que le client bénéficie du service séparément et que le service est distinct des autres promesses.