Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?
Une piste d'audit est un enregistrement ligne par ligne des détails des transactions, de la comptabilité et d'autres informations financières qui peuvent être retracées jusqu'à leur source spécifique. Les pistes d'audit sont souvent utilisées pour vérifier et suivre diverses transactions pour les organisations. Ces transactions peuvent inclure des achats, des ventes, des revenus, des bénéfices nets et des dépenses. Les documents dans une piste d'audit incluent des factures commerciales, des devis écrits, des bons de commande et tout courriel contenant des détails de transaction.
Maintenir un rapport de piste d'audit financier est souvent une exigence réglementaire et est considéré comme une bonne pratique comptable selon le domaine financier. Les organisations utilisent généralement des logiciels de gestion d'audit pour rationaliser leurs processus d'audit et se conformer aux réglementations ou aux politiques internes.
Les industries les plus courantes qui effectuent des journaux d'audit sont :
- Financier
- Comptabilité
- Organisations de santé et médicales
- Industries informatiques
- E-commerce
- Universités
Exemples de pistes d'audit
Tout type de piste d'audit que l'on effectue sera généralement plus ou moins le même, cependant, ces exemples courants peuvent être utilisés pour mieux comprendre ce qu'est une piste d'audit.
- Lorsqu'il s'agit d'acheteurs de maisons, un prêteur hypothécaire effectuera probablement une piste d'audit pour déterminer d'où proviennent les fonds de l'acompte. Ce type de journalisation d'audit inclura des relevés bancaires montrant les fonds déposés.
- Lorsqu'une entreprise a besoin d'acheter un nouveau véhicule pour les livraisons, elle crée un bon de commande avec le type de véhicule nécessaire et la fourchette de prix. Une fois le véhicule de livraison acheté, le concessionnaire automobile fournit une facture de vente détaillant le type de véhicule, les conditions et le montant.
Avantages des pistes d'audit
Lorsqu'elles sont bien faites, les pistes d'audit peuvent apporter de nombreux avantages. Certains de ces avantages incluent :
- Protection contre la fraude : Le principal objectif d'une piste d'audit est de prévenir la fraude, car elles aident les entreprises à mieux contrôler ce qui se passe avec divers détails concernant leur organisation. Les pistes d'audit atténuent également la fraude interne, tout en réduisant les menaces externes en maintenant un contrôle strict sur les finances.
- Audits sans stress : Les entreprises cotées en bourse sont tenues de faire réaliser un audit par une source indépendante et tierce une fois par an. Avoir un enregistrement approprié sous forme de piste d'audit facilite et rend moins stressant ce processus. Lorsque tous les détails financiers et transactions sont conservés dans la piste, le processus d'audit sera plus rapide et moins d'argent sera dépensé en frais.
- Efficacité accrue : Lorsqu'une entreprise a besoin de trouver rapidement des informations financières, avoir une piste d'audit complète permet à tout le monde de gagner du temps et de l'énergie à chercher dans les livres. Toutes les informations seront toujours accessibles lorsqu'elles seront nécessaires.
- Compréhension des exigences de conformité : Les normes de conformité varient d'une industrie à l'autre, mais être conscient des exigences et maintenir une piste d'audit aide les entreprises à éviter une perte de revenus et des amendes supplémentaires.
- Récupération après sinistre : Si une crise inattendue survient, avoir une piste d'audit complète est comme avoir une assurance. Bien qu'elle ne soit peut-être pas nécessaire pour les opérations quotidiennes, l'entreprise sera toujours heureuse d'en avoir créé une en cas de catastrophe. Si un incident météorologique grave devait se produire, cet enregistrement des activités commerciales, des dépenses, des revenus et des coûts peut aider à surmonter une catastrophe potentiellement fatale pour l'entreprise.
- Positionnement pour les investissements et les prêts : Lorsqu'une organisation cherche à obtenir des investisseurs pour injecter de l'argent dans l'entreprise, l'investisseur demandera très probablement à voir la piste d'audit de l'organisation avant de prendre une décision. De plus, un agent de prêt vérifiera toujours si une entreprise est financièrement sécurisée avant d'accorder un prêt. Avoir des finances précises est bénéfique dans les deux cas.
Éléments de base des pistes d'audit
Une piste d'audit standard se compose de détails financiers spécifiques. En général, ces exigences de base pour une piste d'audit incluent :
- L'horodatage de l'achat
- L'acheteur
- L'heure de la vente
- Le lieu de la vente
En termes simples, une piste d'audit est extrêmement similaire à un reçu de supermarché. Lorsqu'une douzaine d'œufs est achetée dans un supermarché, le reçu est l'enregistrement complet de la transaction.
Meilleures pratiques pour les pistes d'audit
Lors de la création d'une piste d'audit, il existe des meilleures pratiques spécifiques à suivre pour s'assurer qu'elle est bien faite.
- En général, une piste d'audit commence par un reçu de facture d'achat.
- La piste doit inclure une liste chronologique des étapes qui ont eu lieu pour que la transaction commence et se termine.
- Si possible, les pistes d'audit doivent être conservées pendant toute la durée de vie des enregistrements. Ces pistes peuvent être très bénéfiques pour les rapports historiques et la résolution de problèmes qui peuvent survenir à l'avenir.
- Parce que l'espace de stockage peut être limité, les entreprises ne devraient collecter que les informations utiles et nécessaires dans la piste d'audit.
- Toutes les informations de la piste d'audit doivent être stockées dans un endroit sécurisé et régulièrement sauvegardées pour éviter de perdre des enregistrements.
- Les enregistrements d'audit doivent être examinés régulièrement pour atténuer le risque autant que possible.
- Impliquer le service informatique et la direction des départements appropriés dans toutes les activités d'audit pour une communication appropriée.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
