Qu'est-ce qu'un registre d'actifs ?
Un registre d'actifs est une liste détaillée et continue de tous les actifs qu'une entreprise contrôle. Cela inclut à la fois les actifs physiques et numériques liés aux opérations de l'entreprise.
Le but du registre est de permettre aux entreprises d'organiser et de gérer facilement les actifs qu'elles détiennent, en gardant des traces de l'aspect financier de ces actifs et de tout détail non financier important. Le registre peut également inclure des calendriers de maintenance pour prolonger la durée de vie des actifs détenus.
Les entreprises de taille moyenne à grande utilisent généralement des logiciels de gestion des actifs d'entreprise (EAM) pour documenter les informations sur leurs actifs. Ces outils mesurent la performance et l'utilisation des actifs, et suivent les informations sur le cycle de vie qui peuvent permettre d'économiser de l'argent sur les réparations ou les remplacements.
Types de registre d'actifs
Pour les petites entreprises, un seul registre d'actifs contenant des informations sur chaque actif détenu est généralement suffisant. Les grandes entreprises avec plus d'actifs organisent généralement leurs registres par type d'actif. Ceux-ci peuvent inclure :
- Actifs numériques. Toutes les entreprises n'ont pas d'actifs numériques étendus, mais tout ce que l'entreprise possède doit être suivi. Les exemples incluent des fichiers marketing d'images ou d'audio, des documents pour les processus ou les produits et services, ou même des actifs comme la cryptomonnaie ou les jetons non fongibles (NFTs).
- Installations et propriétés. Les espaces physiques comme les bureaux ou les entrepôts doivent être listés. Les véhicules comptent également, ainsi que tout autre bien physique que l'entreprise possède, comme les meubles, l'équipement ou la machinerie.
- Information. Toute documentation, à la fois numérique et imprimée, doit être ajoutée à ce type de registre. Il convient de noter que certains de ces actifs peuvent également relever de la catégorie des actifs numériques.
- IT. Tant le logiciel que le matériel utilisés dans toute l'entreprise doivent être enregistrés dans un registre IT. Cela peut comprendre des ordinateurs, des smartphones ou des tablettes.
Éléments de base des registres d'actifs
Étant donné que l'objectif d'un registre d'actifs est de garder les entreprises organisées, certaines informations doivent toujours être conservées dans le registre.
- Une description des actifs est un bref résumé de ce qu'est l'actif. Elle identifie facilement l'actif comme essentiel ou non. Des images doivent également être incluses si le système EAM peut gérer des visuels. Des détails sur la forme de l'actif peuvent également être notés, par exemple s'il s'agit d'un fichier numérique ou physique.
- Codes-barres, numéros de série des actifs, ou tout autre facteur d'identification unique doivent toujours être inclus dans le registre d'actifs pour éviter les pertes.
- La date et le prix d'achat informent de nombreuses autres parties du registre, comme la prévision du cycle de vie et la valeur.
- La localisation des actifs physiques et numériques doit être notée pour un entretien facile.
- Informations sur la garantie et l'assurance, ainsi que tout détail sur les politiques liées à l'actif, doivent être enregistrés dans le fichier d'actif dans le registre.
- Les noms des propriétaires et des utilisateurs peuvent ne pas être applicables à chaque actif dans le registre, mais doivent être enregistrés si une personne ou un groupe particulier dans l'entreprise a le contrôle sur un certain actif.
- Prédictions de dépréciation donnent aux entreprises le temps de décider si ou quand elles devraient vendre un actif pour récupérer les coûts ou minimiser les pertes.
- Détails du calendrier de maintenance doivent également être dans le registre. Des révisions fréquentes et un entretien prolongent le temps d'utilisation d'un actif et permettent finalement d'économiser de l'argent.
- La valeur actuelle estimée et la valeur de revente des actifs doivent être enregistrées au cas où l'entreprise voudrait les vendre.
Avantages des registres d'actifs
Conserver des informations sur les actifs en un seul endroit permet de gagner un temps et un argent considérables. Au-delà du maintien de dossiers organisés, les registres d'actifs peuvent :
- Rendre l'audit plus simple. Que l'audit soit externe ou interne, avoir des détails sur chaque actif en un seul endroit simplifie le travail des auditeurs.
- Améliorer la maintenance des actifs. Tous les actifs doivent avoir un certain niveau d'entretien tout au long de l'année. Établir un calendrier et surveiller continuellement l'état des actifs peut réduire le gaspillage financier sur des réparations ou des remplacements coûteux.
- Réduire le vol et la perte. Le vol en milieu de travail n'est pas rare, et sans un registre d'actifs, il est facile que quelque chose disparaisse. Un ensemble complet et précis d'informations sur tous les actifs de l'entreprise atténue les pertes, tout en fournissant une piste d'audit si nécessaire.
Meilleures pratiques pour les registres d'actifs
Les organisations ont de nombreuses options pour établir leur propre registre d'actifs. Pour garder un ensemble d'informations simple et précis, les registres devraient :
- Utiliser un logiciel dédié. Les feuilles de calcul sont bien pour commencer, mais une fois qu'une entreprise a plus d'actifs à gérer, l'utilisation d'un logiciel EAM rend le processus beaucoup plus simple. Ces outils préviennent les erreurs humaines et gardent les informations organisées de manière cohérente.
- Regrouper les actifs similaires ensemble. Que ce soit en utilisant plusieurs registres ou un seul système, rassembler les actifs qui se ressemblent dans une section de la base de données facilite l'organisation et les mises à jour.
- Mettre à jour le registre fréquemment. Maintenez une liste continue des actifs qui doivent encore être suivis dans le registre et passez périodiquement en revue chaque actif déjà listé. Mettez à jour les informations comme les descriptions ou les emplacements, surtout si les actifs ont été déplacés ailleurs ou sont dans un état visiblement déprécié depuis le dernier examen.
Assurez-vous que chaque actif est pris en compte tout au long de l'année avec un logiciel de gestion d'audit.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
