Gestion d'actifs

Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?

Les actifs sont tout ce qu'une entreprise possède, et la gestion d'actifs est le processus d'acquisition, de maintenance, d'organisation, de mise à niveau ou de suppression de ces actifs.

Le but de la gestion d'actifs est de s'assurer que tout ce que l'entreprise possède est rentable et bénéfique pour la croissance de l'organisation. La gestion d'actifs veille également à la suppression de tout ce qui pourrait nuire au potentiel actuel ou futur de l'entreprise, comme l'immobilier en dépréciation, les machines et outils ou les logiciels obsolètes qui pourraient devenir un risque pour la sécurité.

L'utilisation de logiciels de gestion de la performance des actifs simplifie ce processus, car ces outils permettent un suivi complet des actifs à tout moment, ainsi que la possibilité de lier les informations aux indicateurs clés de performance (KPI). Le logiciel facilite également la détection des risques potentiels, donnant au gestionnaire d'actifs le temps d'agir avant qu'un actif ne devienne préjudiciable aux résultats de l'entreprise.

Logiciel Gestion d'actifs

Logiciel mentionnant gestion d'actifs comme fonctionnalité ou terme.

IBM Maximo Application Suite

SolarWinds Service Desk

Freshservice

SysAid

Canto

Acquia DAM (Widen)

Types de gestion d'actifs

Toutes les entreprises ne possèdent pas tous les types d'actifs, et plus d'un gestionnaire d'actifs supervise généralement tout. Cela dépend généralement de la catégorie dans laquelle ils se trouvent.

• Gestion des actifs fixes. Les actifs fixes, parfois appelés « biens, installations et équipements » (PP&E), génèrent des revenus pour l'entreprise. Ce sont des investissements importants qui restent généralement en un seul endroit, comme la plomberie, les appareils ou les machines qui ne bougent pas. La plupart de la gestion des actifs fixes se concentre sur la maintenance et la surveillance.
• Gestion des actifs numériques. Les actifs numériques évoluent au rythme de la technologie. Tout média numérique qu'une entreprise possède est considéré comme un actif numérique. La gestion de ceux-ci est un défi pour de nombreux employés et parties prenantes. S'assurer que les copies faites sont nécessaires, protéger les données numériques des dommages physiques et rendre les données numériques facilement consultables sont des tâches essentielles pour les gestionnaires d'actifs numériques.
• Gestion des actifs informatiques. Comme les données numériques, les actifs informatiques sont essentiels au bon fonctionnement. Ces actifs peuvent être du matériel ou des logiciels. En général, les mêmes personnes gèrent les actifs informatiques et numériques en raison de leur chevauchement.
• Gestion des actifs financiers. Tout bien immobilier, courtage ou investissement intangible que l'entreprise détient est considéré comme un actif financier. Maximiser les profits sur ceux-ci est généralement l'objectif, avec un gestionnaire d'actifs financiers surveillant les taux du marché et les changements fiscaux pertinents pour les avoirs.
• Gestion des actifs d'infrastructure. Toute infrastructure importante comme les routes, l'accès à l'eau ou l'électricité relève de ce type d'actif. Les entreprises doivent travailler avec les autorités locales pour entretenir ces actifs, qui sont considérés comme des services publics vitaux.
• Gestion des actifs d'entreprise. Ces actifs sont tout bien physique qu'une entreprise possède tout au long de son cycle de vie, comme les registres d'inventaire, la documentation des installations ou les informations sur le personnel.

Éléments de la gestion d'actifs

Installer un nouveau logiciel de suivi de gestion d'actifs nécessite un travail considérable, mais une fois qu'un système est en place, la gestion des actifs de l'entreprise devrait devenir plus simple. Quel que soit le secteur ou la taille de l'entreprise, une bonne gestion d'actifs devrait inclure :

• Inventaire des actifs. Une vue d'ensemble de tous les actifs que l'entreprise détient, ainsi que leur valeur et leur état, est la partie la plus importante de la gestion d'actifs. Cela est particulièrement vrai si différentes personnes gèrent les actifs au sein de l'entreprise.
• Coûts du cycle de vie. Le cycle de vie d'un actif comportera plusieurs étapes, de la planification et de l'acquisition à la maintenance et à l'élimination. Une partie essentielle de la gestion d'actifs est de prendre en compte les coûts associés à chaque étape du cycle de vie de l'actif.
• Criticité. Les entreprises doivent connaître les risques associés à tout actif pour prendre des décisions importantes concernant la maintenance et le retrait de l'entreprise.
• Niveau de service. Les entreprises doivent comprendre comment un actif ajoute à leur portefeuille. Toute gestion d'actifs devrait inclure cette information, que les actifs soient internes ou orientés vers le client.
• Financement à long terme. L'argent pour la maintenance des actifs doit provenir de quelque part. Lorsqu'on intègre cela dans le budget opérationnel de l'entreprise, les options de financement à long terme doivent être examinées pour s'assurer que ces actifs sont durables.

Avantages de la gestion d'actifs

Tous les actifs sont des ressources précieuses, donc les gérer correctement est essentiel pour le succès continu de l'entreprise. Une gestion d'actifs efficace :

• Améliore la compréhension de la performance des actifs. Les entreprises doivent connaître les actifs qui les aident à croître et ceux qui drainent les ressources. Gérer ces actifs avec des outils numériques peut automatiser les processus d'évaluation, ce qui peut détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
• Permet la communication et la coordination entre les équipes. Avec toutes les informations sur les actifs stockées en un seul endroit, les équipes ayant accès peuvent consulter les données dont elles ont besoin en temps réel. Comme chaque équipe aura des besoins différents pour les actifs détenus, collaborer avec d'autres parties prenantes internes peut rendre l'évaluation d'un actif plus efficace. Les deux équipes peuvent partager facilement les données et parvenir à une conclusion commune sur la manière de procéder de manière bénéfique pour chaque groupe.
• Atténue les risques liés aux actifs actuellement détenus. Les actifs non gérés peuvent rapidement devenir une responsabilité. Cela est particulièrement vrai si l'entreprise possède de nombreux actifs répartis sur différents sites, potentiellement avec plusieurs gestionnaires d'actifs à chaque emplacement. La gestion d'actifs signifie que tout risque associé peut être géré avant qu'il ne pèse sur l'entreprise.

Meilleures pratiques en gestion d'actifs

L'objectif général de la gestion d'actifs est d'augmenter la valeur tout en minimisant les risques. Lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion d'actifs, les entreprises doivent s'assurer que :

• Le logiciel utilisé peut prendre en charge les actifs détenus et planifiés. Si les outils utilisés ne peuvent pas prendre en charge un type d'actif particulier, il est temps de chercher une autre solution.
• Tout l'inventaire est pris en compte. Chaque actif doit être inclus dans le logiciel de suivi pour les enregistrements les plus à jour et les plus précis. Les outils utilisés ne sont aussi bons que les informations qui y sont entrées, il vaut donc la peine d'investir du temps et de l'argent pour s'assurer que les enregistrements initiaux sont corrects.
• Le suivi de la dépréciation des actifs est inclus. De nombreux actifs commerciaux, en particulier les actifs physiques, se déprécient avec le temps. Prendre cela en compte dans le logiciel aide les entreprises à décider quand mettre l'actif hors service et investir dans un remplacement.
• La maintenance est planifiée à l'avance. Cela devrait être plus que « réparer ce qui est cassé ». Planifier la maintenance programmée des actifs permet d'économiser de l'argent à long terme en prolongeant la durée de vie des actifs tangibles grâce à des soins préventifs.
• La collecte et le rapport de données sont automatisés. Un système de gestion d'actifs automatisé signifie que les données peuvent être collectées en continu, sans erreurs humaines. L'automatisation est également plus sécurisée et fiable, rendant les données plus précises.

Tirez le meilleur parti des actifs détenus par votre entreprise et maximisez leur potentiel de croissance avec un logiciel de gestion d'actifs automatisé.