Qu'est-ce qu'un flux de travail d'approbation ?
Un flux de travail d'approbation est un ensemble logique d'activités visant à rationaliser les tâches ou les données au sein d'une organisation. Les flux de travail d'approbation se distinguent par le fait qu'ils interrompent le processus jusqu'à ce qu'une personne spécifiée approuve les données.
Selon le processus, les approbations sont souvent données par des managers ou des responsables de l'assurance qualité (AQ). Un flux de travail d'approbation de facture est un excellent exemple de flux de travail d'approbation. Il peut impliquer un manager direct et un membre de l'équipe financière pour s'assurer que le processus de remboursement de la facture se déroule sans accroc.
En fonction de l'ampleur du projet et de l'organisation, le flux de travail d'approbation varie considérablement. Il peut y avoir aussi peu ou autant de processus et de points de contrôle d'approbation que nécessaire. Mais au moins une approbation est requise avant que quelque chose ne soit mis en ligne, mis en production ou considéré comme terminé.
Un flux de travail d'approbation est une partie vitale des opérations commerciales. Avec les bons outils de gestion de flux de travail, il aide les entreprises à automatiser les tâches les plus courantes. Un système d'approbation permet aux approbateurs de revoir et de donner leur avis sur une tâche particulière avant qu'un individu ne la termine.
Pourquoi un processus de flux de travail d'approbation est-il important ?
Peu importe la taille d'une organisation, elle utilise probablement une équipe pour gérer la multitude de processus commerciaux nécessaires pour faire fonctionner l'entreprise sans accroc. Une façon de maximiser l'efficacité, de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité est de créer un flux de travail d'approbation.
Les flux de travail d'approbation sont le moteur de tout processus. Que ce soit pour traiter des dépenses ou approuver des congés, un flux de travail d'approbation est toujours nécessaire. Il aide également les membres de l'équipe à communiquer et à collaborer, garantissant qu'aucune erreur grave n'est commise en cours de route.
Un processus de flux de travail d'approbation, lorsqu'il fonctionne correctement, maintient les tâches en mouvement dans un pipeline. Ce type de système permet aux entreprises de multitâcher et d'éviter les goulets d'étranglement. Il offre également plus de transparence avec des pistes d'audit pour retracer les étapes d'approbation et permet aux individus de faire un suivi des demandes d'approbation avec l'approbateur concerné.
Les entreprises peuvent concevoir un processus d'approbation manuel dans lequel les employés suivent des procédures prédéfinies et tiennent un registre manuel de leurs progrès. Les méthodes d'approbation manuelles sont chronophages et laborieuses, ce qui peut entraîner des livraisons tardives et des paiements manquants.
En conséquence, de nombreuses entreprises ont opté pour un processus d'approbation automatisé. Les entreprises utilisent des logiciels de gestion de flux de travail pour concevoir une automatisation personnalisée des flux de travail qui guide les utilisateurs à travers la vérification de l'achèvement et de l'approbation des tâches. Ces logiciels d'approbation utilisent des modèles personnalisés pour différents flux de travail tels que les bons de commande, les demandes de remboursement et les propositions de projet.
Les principaux avantages des flux de travail automatisés incluent des économies de temps, une efficacité accrue et une standardisation des processus. Parmi les logiciels de flux de travail populaires, on trouve Microsoft Sharepoint, Kissflow et Asana, entre autres.
Types de flux de travail d'approbation
Les flux de travail d'approbation sont l'une des meilleures pratiques suivies par de nombreuses organisations pour une plus grande efficacité. Ces activités maintiennent le flux et préviennent les retards dans un projet car ils sont inévitables. Les approbations garantissent que tous les détails cruciaux sont discutés et validés par les parties prenantes avant d'être mis en œuvre.
Les entreprises ont plusieurs types de flux de travail d'approbation parmi lesquels choisir.
1. Flux de travail de processus
La forme la plus fréquente de flux de travail est un flux de travail de processus. Il est destiné aux tâches prévisibles et répétables. Les flux de travail de processus sont idéaux pour les projets où l'équipe a identifié le résultat qu'elle souhaite atteindre et dispose d'une voie claire à suivre. Un flux de travail de gestion de documents est un excellent exemple de flux de travail de processus. Il est principalement utilisé pour permettre aux organisations de traiter des documents.
2. Flux de travail de projet
Les flux de travail de projet sont plus flexibles que les flux de travail de processus car ils suivent un cours défini. Les flux de travail de projet conviennent mieux aux tâches avec un objectif défini mais qui empruntent un chemin ambigu pour l'accomplir. Cela inclut des projets créatifs ou semi-créatifs où la conclusion souhaitée est connue, mais les méthodes pour y parvenir sont sujettes à discussion.
Un flux de travail de campagne marketing est un excellent exemple de flux de travail de projet. Les campagnes marketing suivent un objectif défini : développer une campagne marketing réussie qui satisfait les indicateurs clés de performance (KPI). Certaines étapes d'une campagne marketing peuvent devoir être suivies plusieurs fois avant que le projet ne soit terminé.
3. Flux de travail de cas
Un flux de travail de cas, également connu sous le nom de flux de travail d'enquête, convient mieux aux cas où il n'y a pas de chemin évident. Il peut y avoir un objectif clair dès le départ, mais les individus peuvent ne pas savoir comment l'atteindre jusqu'à ce que des informations supplémentaires soient obtenues.
Une réclamation d'assurance est un excellent exemple de flux de travail de cas, où le résultat et les étapes pour atteindre le résultat dépendent des informations révélées à chaque étape du processus.
Éléments d'un processus de flux de travail d'approbation
Un processus d'approbation est tout ce qu'une entreprise utilise pour approuver des tâches pour des processus commerciaux tels que les demandes de voyage et les bons de commande. Il peut également se référer à de nouvelles méthodes ou systèmes qu'une entreprise souhaite adopter. Plus le flux de travail d'approbation est bon, plus il est probable que les opérations continueront de fonctionner sans accroc.
Bien que chaque processus d'approbation soit unique en fonction de son objectif ou des besoins de l'entreprise, certains éléments sont présents dans la plupart des flux de travail d'approbation.
- Soumission : Les individus initient un flux de travail d'approbation en soumettant des ressources ou des matériaux (un document, une facture ou un bon de commande) nécessaires pour remplir les différentes étapes du flux de travail. Ceux-ci peuvent être uniques à une étape ou s'appliquer à l'ensemble du projet. Par exemple, un brouillon terminé est l'entrée principale dans la phase de soumission dans un flux de travail d'approbation de contenu.
- Liste des tâches : Une liste de tâches décompose l'objectif de haut niveau en étapes granulaires afin que chaque employé soit conscient des rôles et que l'équipe soit informée de l'allocation des ressources.
- Niveaux de permission : Établissez le niveau d'autorité que chaque individu dans le flux de travail devrait avoir. La plupart des logiciels de flux de travail permettent aux individus des droits de visualisation, d'édition ou d'administration. Cela aide l'entreprise à gérer qui modifie, rejette ou approuve les entrées.
- Approbateurs : Étant donné que le processus d'approbation dépend d'une autre personne pour approuver le travail, les équipes doivent déterminer qui validera chaque tâche. De plus, elles doivent définir qui approuve quels éléments de travail à chaque niveau si le processus d'approbation comporte plusieurs niveaux d'approbation.
- Conditions d'approbation : Ce sont les normes par lesquelles une soumission est approuvée ou rejetée. Les critères d'approbation dépendent du type de tâche et du flux de travail défini pour le projet. Par exemple, dans le flux de travail d'approbation de contenu, les conditions d'approbation peuvent inclure un « nombre minimum de mots » ou « pas de fautes grammaticales ».
- Alertes et notifications : La plupart des logiciels de gestion de flux de travail envoient des mises à jour concernant le statut d'une soumission pour accélérer le processus. Les commentaires d'approbation ou de rejet, les demandes de mise à jour ou une simple mise à jour de statut informant les utilisateurs que le travail progresse vers l'étape suivante du flux de travail sont tous des exemples d'alertes automatiques. Les alertes automatiques et les notifications par e-mail garantissent que les tâches sont terminées rapidement et que tout le monde est informé de l'état actuel.
Meilleures pratiques pour les flux de travail d'approbation
Les flux de travail d'approbation sont un excellent moyen de maximiser l'efficacité de votre équipe et de réduire les erreurs humaines inutiles. Les équipes agiles peuvent tirer parti de l'automatisation des flux de travail pour approuver les changements au fur et à mesure qu'ils sont créés.
Voici quelques meilleures pratiques à suivre lors de la mise en œuvre d'un flux de travail d'approbation.
- Au sein de chaque équipe ou espace de travail, déterminez qui sont les approbateurs.
- Rationalisez les approbations à plusieurs étapes avec des modèles de flux de travail automatisés.
- Identifiez les redondances dans les flux de travail pour un processus d'approbation optimisé.
- Préparez-vous aux retards et aux goulets d'étranglement lors de l'attribution des tâches.
- Assurez-vous que chaque membre de l'équipe dispose des ressources nécessaires pour accomplir les tâches.
Keerthi Rangan
Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.
