Qu'est-ce qu'un diagramme d'affinité ?
Les diagrammes d'affinité, parfois appelés cartes d'affinité, sont des outils visuels que les gens utilisent pour regrouper des informations issues d'une séance de brainstorming. Les équipes utilisent les diagrammes d'affinité pour organiser de grandes quantités de données en thèmes communs basés sur leurs relations ou similitudes. Les cartes d'affinité aident les équipes à traiter des idées complexes, à engager des conversations significatives, à améliorer les processus et à créer des solutions innovantes.
De nombreuses organisations utilisent des plateformes de collaboration visuelle pour permettre aux équipes distantes et co-localisées de collaborer en temps réel où qu'elles soient. Ces plateformes offrent une toile évolutive pour que les membres de l'équipe puissent contribuer et organiser des informations simultanément. Quelques cas d'utilisation courants de ces outils incluent la planification de projets, le prototypage, les rétrospectives, la gestion de réunions et le brainstorming.
D'où viennent les diagrammes d'affinité ?
L'anthropologue japonais Jiro Kawakita a inventé les cartes d'affinité dans les années 1960, parfois appelées méthode KJ en l'honneur de Kawakita. Les diagrammes d'affinité font partie des sept outils de gestion et de planification fondés dans la recherche japonaise sur le contrôle total de la qualité (TQC). Les équipes de différents secteurs et projets utilisent aujourd'hui les diagrammes d'affinité dans leur travail.
Cas d'utilisation des cartes d'affinité
Il existe des critères spécifiques pour lesquels les équipes devraient utiliser les cartes d'affinité. Elles devraient envisager d'utiliser des diagrammes d'affinité lorsque :
- Analyser de grands ensembles de données. Les séances de brainstorming aident les équipes à générer de nouvelles idées, ce qui peut se transformer en un grand nombre de solutions de données avec lesquelles travailler. Les diagrammes d'affinité permettent aux équipes d'analyser une grande qualité de solutions ou de données suite à une séance de brainstorming.
- Trier les informations par thème. La cartographie d'affinité est un exercice efficace pour regrouper des informations en thèmes et catégories. Elle peut encourager les équipes à développer des relations entre les idées et à rechercher des motifs dans une vue visuelle.
- Travailler avec des informations visuelles. Les diagrammes d'affinité facilitent la visualisation et le traitement des informations par les équipes. Visualiser des données et des idées peut inspirer les membres de l'équipe à découvrir des connexions entre des solutions qui pourraient autrement être isolées.
Étapes pour créer un diagramme d'affinité
Les diagrammes d'affinité sont essentiels pour traiter les informations commerciales. Les équipes devraient suivre les étapes ci-dessous pour créer une carte d'affinité.
- Sélectionner un sujet. Les équipes doivent d'abord décider et clarifier quel sujet elles ont besoin de revoir et d'organiser. Quelques exemples incluent l'innovation d'idées pour une nouvelle offre de service, l'identification de problèmes de processus ou de procédure, ou l'analyse de la recherche client.
- Identifier les bons participants. Les entreprises devraient envisager de créer des équipes transversales pour s'engager dans le processus de diagramme d'affinité car chaque membre de l'équipe apporte un ensemble de compétences et une perspective uniques. Les bons participants auront le contexte sur le sujet et seront prêts à offrir des idées.
- Conduire une séance de brainstorming. Les équipes doivent d'abord organiser une séance de brainstorming et enregistrer les pensées individuelles sur le problème qu'elles résolvent ou la question à laquelle elles répondent. L'objectif est de lister autant d'idées que possible sans les catégoriser ou les organiser car les cartes d'affinité sont des outils à utiliser après une séance de brainstorming.
- Trier les idées du brainstorming par catégorie. Avec une liste exhaustive d'idées, les équipes devraient revoir les informations et rechercher des thèmes communs. Pour de meilleurs résultats, les groupes peuvent jouer avec différentes catégorisations pour déterminer laquelle a le plus de sens.
- Créer un plan d'action. Une fois que les membres de l'équipe ont placé leurs idées dans des catégories et déterminé quel regroupement offre la meilleure voie à suivre, ils devraient créer un plan d'action. Dans le cadre du plan, les membres de l'équipe doivent établir un calendrier et effectuer des suivis réguliers pour mesurer les progrès.
Meilleures pratiques pour les diagrammes d'affinité
Les diagrammes d'affinité réussis nécessitent une volonté de travailler contre le statu quo. Bien que les méthodes varient selon le sujet et les besoins de l'entreprise, suivre ces meilleures pratiques augmente les chances de succès.
- Éviter de s'inquiéter de la quantité de données. Trop de données peuvent sembler accablantes pour les parties prenantes. Pas assez de données peuvent susciter des inquiétudes quant à la capacité de l'équipe à tirer des conclusions et à créer un plan d'action. Au lieu de se concentrer sur la quantité de données, les équipes devraient générer des idées réfléchies et créer des catégories en utilisant ce qui est disponible. De nouvelles idées surgiront au besoin tout au long du processus.
- Essayer de ne pas regrouper les informations prématurément sans voir l'ensemble du tableau. Identifier les connexions et créer des catégories trop tôt peut limiter la réflexion de l'équipe et restreindre la direction sans explorer pleinement la gamme des possibilités. Supposons que les membres de l'équipe commencent à trier les informations tôt dans le processus. Dans ce cas, le facilitateur devrait les encourager à revisiter les catégories qu'ils ont créées lorsque le moment est propice pour l'ensemble du groupe.
- Utiliser les bons outils et logiciels. Les équipes peuvent créer un diagramme d'affinité en brainstormant des idées sur des notes autocollantes et en les triant en catégories dans un espace partagé physique. Lorsque cette option n'existe pas, les entreprises devraient équiper leurs équipes des bons outils qui leur permettent de mener des sessions virtuelles avec des notes autocollantes à glisser-déposer, des options codées par couleur et des cartes visuelles facilement personnalisables.
En savoir plus sur la collaboration visuelle et comment elle peut donner vie à un projet.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
