Services administratifs

Qu'est-ce que les services administratifs ?

Les services administratifs sont des pratiques orientées vers la gestion globale des employés afin de développer et de maintenir une main-d'œuvre productive. Ces services sont utilisés pour gérer toutes les fonctions administratives liées au recrutement, à la rétention et à l'alignement du personnel avec les objectifs organisationnels.

Ce sont également des formes de soutien et d'assistance fournies par un gestionnaire RH externalisé ou un consultant à une entreprise ou une organisation. Les prestataires de services aident les organisations avec les fonctions internes des ressources humaines telles que l'embauche, la création et l'administration de politiques, la formation et l'éducation des employés, le développement des employés, la gestion des avantages sociaux, la discipline des employés et la résiliation des employés.

Grâce à ces services, l'employeur a accès à l'expertise et à la familiarité du prestataire de services avec les lois fédérales et étatiques sur l'embauche qui régissent ces fonctions. Les services administratifs utilisent des outils pour s'assurer que les employés restent productifs et engagés dans leur travail. Par exemple, la plupart des entreprises utilisent des logiciels de gestion des avantages sociaux pour planifier et gérer les packages d'avantages sociaux des employés et assurer la conformité réglementaire.

Logiciel Services administratifs

Logiciel mentionnant services administratifs comme fonctionnalité ou terme.

ClickUp

Oracle CPQ

Sage Intacct

Smartsheet

Salesforce Revenue Cloud

Google Workspace

Pourquoi les services administratifs sont-ils importants ?

La gestion des ressources humaines (GRH) peut être exceptionnellement intimidante. Le besoin d'une assistance professionnelle en GRH prend de l'importance en raison de l'évolution de l'environnement des affaires. Dans le passé, une personne pouvait gérer tous les besoins d'une organisation. Aujourd'hui, cependant, la complexité croissante du lieu de travail rend nécessaire pour les entreprises de mettre en place des pratiques et une main-d'œuvre professionnelle pour cela.

Les services administratifs RH sont essentiels pour gérer les diverses complexités de la GRH. Ils aident à créer et à maintenir un environnement efficace pour les employés et les gestionnaires. Voici quelques points montrant l'importance des services administratifs :

• Les services administratifs ne se limitent pas à classer des documents et à maintenir des dossiers d'employés. Ils concernent également la fourniture de services de gestion des ressources humaines pour un lien fluide entre les besoins de l'entreprise et ceux des employés.
• Les administrateurs RH jouent un rôle essentiel dans une organisation et supervisent toutes les responsabilités de l'administration RH. Ils servent de lien entre les employés et l'organisation en termes de communication, d'échange d'informations et de gestion des données.
• Les services administratifs sont une excellente option si les organisations recherchent un moyen rentable de rationaliser leur gestion des ressources humaines. Les services administratifs nécessitent du personnel qualifié avec les traits et le dévouement nécessaires pour fournir un soutien expert. 
• Lors de l'élaboration d'une stratégie RH, les entreprises devraient rechercher des administrateurs RH qui ont les connaissances et l'expertise pour faire face aux défis que les départements RH rencontrent fréquemment.
• De plus, les départements RH doivent rester à jour sur les développements en matière d'emploi et de législation pour protéger efficacement les organisations qu'ils représentent. Les services administratifs permettent à une organisation d'être agile et à jour avec les tendances actuelles de l'industrie.

Avantages des services administratifs

Il est bien établi que les services administratifs jouent un rôle vital dans l'augmentation et le maintien de l'efficacité dans l'industrie des ressources humaines. Il ne fait aucun doute que ces services aident à comprendre les besoins des employés et comment les mettre en œuvre dans l'organisation.

Éléments de l'administration RH

Les services administratifs sont essentiels pour toute entreprise cherchant à retenir les services de talents de haut niveau. Cela est dû au fait que les ressources humaines sont l'un des nombreux composants primaires de la gestion du capital humain et du développement des employés. Une administration RH efficace comprend les éléments suivants :

• Organisation : Une organisation efficace est nécessaire pour que tout projet fonctionne bien. Les services administratifs facilitent pour les entreprises le suivi des procédures et des activités de gestion des ressources humaines, ainsi que la gestion et la visualisation des informations sur le personnel. Les entreprises et les prestataires de services RH peuvent utiliser des logiciels de systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH) pour garder toutes les informations liées aux RH numériquement sécurisées.
• Paie : La paie implique la gestion des heures de travail des employés, des taux, des taxes, des congés et des allocations, et plus encore. Le multitâche complique le calcul des paiements pour chaque employé. Par conséquent, la gestion de la paie des employés nécessite précision et attention pour garantir des paiements corrects et ponctuels pour les employés. Les entreprises utilisent des logiciels de paie pour suivre et rationaliser les opérations de paie et s'assurer que la paie des employés est correctement gérée.
• Temps et présence : Les organisations devraient avoir des normes claires de temps et de présence pour tous les employés afin de maximiser leur performance. Un professionnel des RH doit prendre les mesures nécessaires pour établir, mettre en œuvre et évaluer les politiques de présence. Les agences et entreprises RH adoptent des logiciels de gestion du temps et de la présence pour simplifier le suivi du temps. Ces solutions traitent les données de temps et de présence des entreprises en calculant les heures de travail ainsi que le temps de vacances, les jours fériés, les congés maladie et les heures supplémentaires.
• Recrutement : De l'identification des besoins en main-d'œuvre à la création de descriptions de poste et d'annonces d'emploi, en passant par l'appel et le filtrage des candidats, les entretiens et l'embauche, les équipes RH doivent être stratégiques et bien planifiées pour s'assurer que tout fonctionne de manière fluide, productive et efficace. C'est pourquoi de nombreuses organisations utilisent des logiciels de recrutement pour les aider à embaucher et intégrer de nouveaux employés.
• Avantages : Une autre partie importante de l'administration RH est de fournir des avantages aux employés. Pour fournir des réclamations d'avantages rapides et sans tracas aux employés, les équipes RH doivent gérer les fournisseurs d'avantages et gérer les inscriptions, la livraison des avantages et les renouvellements avec rapidité. L'implication des employés dans les programmes d'avantages peut être suivie avec une administration efficace des avantages.
• Récompenses et reconnaissance : Les employés sont motivés à mieux performer et à rester avec l'organisation pendant longtemps lorsqu'ils reçoivent des incitations et une reconnaissance appropriées. Les exemples courants sont les incitations pour les employés, les augmentations de salaire, la rémunération basée sur la performance, les primes, la stabilité de l'emploi, les retours et les progrès, et les possibilités de carrière.

Meilleures pratiques des services administratifs

Les services administratifs aident à prévenir une variété de problèmes qui pourraient survenir dans une entreprise. Ils fournissent une réponse immédiate pour corriger des stratégies mal conçues formulées par le propriétaire de l'entreprise, ignorant les conséquences. Avec la tendance croissante à l'externalisation, ces entreprises peuvent atteindre leurs objectifs plus efficacement.

Voici quelques meilleures pratiques à suivre lors de la mise en place de services administratifs.

• Les services administratifs doivent être étroitement intégrés à la direction générale de l'organisation pour des résultats optimaux. Chaque département doit régulièrement transmettre les besoins et les objectifs en personnel de l'entreprise pour soutenir efficacement ses objectifs. Sans communication et ressources continues, toute entreprise pourrait faire face à une pénurie de professionnels qualifiés nécessaires pour remplir les diverses tâches départementales, ce qui peut entraîner une mauvaise performance.
• Externalisez les opérations RH si nécessaire. L'externalisation facilite pour les entreprises la gestion de toutes leurs fonctions RH par des experts. Elles obtiennent le travail à des prix raisonnables et obtiennent également de bons résultats. Une équipe d'experts RH certifiés est à un appel de distance.
• Utilisez des solutions RH en mode SaaS pour gérer les processus quotidiens qui nécessitent généralement plusieurs feuilles de calcul, papiers et formulaires, tels que le recrutement, la gestion des performances et la planification des vacances.