À quoi sert OpenEnvoy ?

OpenEnvoy fonctionne principalement comme une technologie pour automatiser le processus des comptes fournisseurs, et dans certains cas spécifiques, les comptes clients. Il intercepte les factures et leurs preuves justificatives correspondantes provenant de diverses sources telles que les e-mails, les disques partagés, les bases de données et l'EDI. Les données sont ensuite numérisées, structurées et dédupliquées. Plusieurs vérifications sont effectuées au cours de ce processus, y compris la déduplication au niveau des lignes d'articles, la détection de fraude et la classification de chaque champ. Une étape de traitement du langage naturel est également incluse pour traduire et structurer le texte descriptif complexe. Une fois l'étape de traitement des données, connue sous le nom d'"Extraction", terminée (généralement en 1 seconde), le système effectue un audit financier complet, également appelé réconciliation ou correspondance n-voies. Cela implique de comparer chaque élément de la facture avec les informations de livraison en aval (telles que les réceptions d'entrepôt, le connaissement et les informations douanières) et la documentation contractuelle en amont (telles que les contrats, devis et bons de commande). Le but est de s'assurer que, dans le cas d'un fabricant, le client a reçu le produit exact, la quantité et le prix convenu en temps réel. Cet audit complet des dépenses prend généralement environ 3 secondes, ce qui est nettement plus rapide et moins cher que les méthodes traditionnelles utilisées par les grandes entreprises d'audit. Une fois le processus de correspondance terminé, diverses actions telles que les provisions, les approbations "OK to Pay" et les notes de crédit sont synchronisées avec la plateforme ERP/paiement. L'ensemble du processus est conçu pour être 100% sans contact, sauf dans les cas où une approbation est requise pour des raisons de conformité ou lorsque la fraude/surfacturation est détectée lors du processus de correspondance. Contrairement à d'autres solutions sur le marché, il n'y a pas d'interfaces de correction manuelle, de modèles ou d'intégration de fournisseurs car il est 100% précis (SLA'd) sans aucune formation préalable. En moyenne, OpenEnvoy s'amortit en quelques mois. De plus, il était autrefois assez difficile à mettre en œuvre, mais ce n'est plus le cas car le temps pour obtenir une valeur initiale est d'une semaine.