Avec la complexité croissante de la gestion des entreprises à l'échelle mondiale, il est devenu prioritaire de maintenir l'intégrité des données pour stimuler l'intelligence d'affaires. Les outils de gestion des données de référence (MDM) surveillent et suivent les actifs de données essentiels de l'entreprise et utilisent ces données pour obtenir des informations précieuses afin de soutenir les plans d'intelligence d'affaires. Ils se composent d'outils et de technologies utilisés pour traiter les données de référence à travers l'entreprise. Les entreprises sont habilitées à créer des informations de qualité et à obtenir des informations grâce à des standardisations et des flux de travail. Le logiciel MDM est de nature multidomaine, soutenant plusieurs départements tels que l'informatique, les opérations, les finances, et d'autres pour utiliser les données de manière synchrone. Les données de référence peuvent représenter une petite partie de l'ensemble du référentiel de données de l'entreprise, mais elles sont les plus complexes et les plus précieuses de toutes.
Les outils MDM peuvent également inclure diverses interfaces utilisateur, des API basées sur des modèles, et plusieurs flux de travail automatisés pour favoriser la collaboration en temps réel entre les équipes. Ils soutiennent également la gouvernance des données. La gouvernance des données est le processus par lequel différentes équipes définissent les données et la qualité des données que la solution MDM traitera. La gouvernance des données comprend des directives clés nécessaires pour gérer plusieurs entités organisationnelles, des équipes multidomaines, des politiques et procédures standard, des qualités et des principes qui aident à évaluer les données de référence.
La gestion des données de référence multidomaine agit comme une source unique de vérité à travers différentes équipes et départements et permet aux organisations de conduire la transformation numérique en utilisant les données de référence. Les données de référence agissent comme un enregistrement doré car elles sont nettoyées et non erronées par nature. La gestion des données de référence permet à l'organisation de prendre des décisions basées sur les données concernant la génération de revenus, l'agilité opérationnelle, le délai de mise sur le marché, et la mobilité des équipes transversales, entre autres.
Exploiter les données de référence pour obtenir des informations et une intelligence exploitables stimule le besoin d'outils de gestion des données de référence dans tout type d'organisation. En ayant un accès rapide aux actifs de données les plus critiques, les entreprises peuvent avoir des lancements de produits plus rapides, concevoir de nouvelles campagnes marketing, dépenser les budgets judicieusement, créer des opportunités de vente croisée et de vente incitative, et plus encore. La qualité des données est essentielle.
Types de données de référence
Les données de référence, les données de référence et les métadonnées sont des points de données clés pour tout processus commercial. Les données de référence sont les données de base autour desquelles un processus commercial est mené, et sont déterminées comme les plus pertinentes pour l'organisation. Pour comprendre le type d'outils MDM, il est nécessaire de comprendre d'abord les différents types de données de référence.
Données client : Cela inclut des informations pour une entreprise telles que les noms des clients, les adresses, les coordonnées, les domaines des clients, les dossiers des employés, les données de vente, et toute autre donnée d'entreprise. Les programmes de fidélité, les ventes en ligne, les enquêtes, et plusieurs autres méthodes peuvent être utilisés pour obtenir des données client.
Données produit : Cela inclut des informations concernant le produit ou le service qu'une entreprise fournit. Des informations telles que les informations sur le produit, les pièces, et les actifs sont incluses dans cela. La gestion de l'information produit (PIM) gérerait toutes les données concernant un produit d'entreprise.
Données de localisation : Cela inclut les données qui fournissent la présence géographique de l'entreprise à travers le monde. Il fournit également l'emplacement des bureaux, les données de division géographique, et d'autres.
Autres : Cela inclut toute autre information telle que les données de licence, les informations de garantie, le contrat, et d'autres.
Les solutions MDM multidomaines peuvent être appliquées dans plusieurs industries différentes pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Par exemple, considérez une entreprise de fabrication. Une entreprise de fabrication doit être capable d'accéder à des données critiques telles que les informations sur le produit. Dans le cas où un fabricant obtient des informations erronées, cela pourrait entraîner de graves retards de production. En utilisant des outils de gestion des données de référence, les données critiques peuvent être accessibles via un tableau de bord à vue unique où diverses équipes peuvent voir tout changement apporté à un processus de fabrication, à la conformité, et aux spécifications du produit et être informées des changements. Différentes équipes peuvent observer les ajouts/suppressions apportés aux nomenclatures et être informées de la même chose. Elles peuvent surveiller l'ajout/la suppression de plusieurs SKU et définir des normes de conformité que tout le monde peut accéder et doit suivre. Les solutions MDM fournissent aux différentes équipes une vue à 360 degrés des données critiques.
La valeur des données de référence
Une seule erreur dans les données pourrait entraîner plusieurs autres erreurs qui peuvent avoir des conséquences désastreuses. Une mauvaise adresse pour un client pourrait signifier que les commandes seraient expédiées à un autre endroit, que les factures de carte de crédit n'atteindraient jamais un client, ou même que les journaux ne seraient pas livrés. Une étiquette incorrecte sur un produit pourrait entraîner une perte de millions de dollars pour une entreprise en rappels de produits. Des détails de compte erronés pourraient entraîner le dépôt de sommes importantes sur le compte d'un client non intentionné, entraînant de lourdes pertes. Une seule erreur pourrait facilement ternir la réputation de la marque, entraînant ainsi une perte de fidélité à la marque. Dans un tel scénario, la gestion des données de référence est devenue une nécessité, c'est pourquoi les entreprises optent pour des logiciels MDM.
Que signifie MDM ?
MDM signifie gestion des données de référence. En plus de suivre et de surveiller les points de données les plus critiques d'une entreprise, le logiciel de gestion des données de référence permet également à divers utilisateurs d'entreprise d'utiliser des données multidomaines pour prendre des décisions significatives qui sont pertinentes pour accroître la valeur de l'entreprise.
Quels types d'outils de gestion des données de référence (MDM) existent ?
En termes d'architecture, il existe quatre types différents de conceptions de gestion des données de référence :
MDM de style registre
C'est le type le plus simple et le moins cher d'architecture de gestion des données de référence. Les outils MDM travaillent avec des données d'enregistrement ou des « stubs » qui fournissent la source de données, l'emplacement actuel, et d'autres informations requises. C'est l'architecture la moins chère en termes de déploiement car les données sont sous forme de stubs et non les données réelles. Le principal inconvénient de la gestion des données de référence de style registre est que le mouvement des données est à sens unique où les changements apportés aux données de référence ne sont pas transmis aux sources de données.
MDM de style consolidé
C'est une mise à niveau par rapport à la gestion des données de référence de style registre, la principale différence étant que les données réelles sont déplacées de leurs sources vers le référentiel de données. Il a un inconvénient similaire à la gestion des données de référence de style registre.
MDM de style coexistant
Ce type de logiciel MDM synchronise les données de référence pour se déplacer à la fois en amont et en aval, ce qui signifie que les données peuvent coexister dans la plateforme de données et le référentiel. Le MDM de style coexistant a une latence élevée car les données sont collectées et renvoyées en aval.
MDM de style transactionnel
C'est le système MDM le plus complet et le plus cher. Les données de référence sont collectées à partir de la source et déplacées vers le référentiel de données, où elles sont nettoyées, standardisées, et renvoyées à la source. La gestion des données de référence de style transactionnel nécessite une expertise et les bons outils pour assurer un flux de données approprié à la fois en amont et en aval.
Comment acheter des outils de gestion des données de référence (MDM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les outils de gestion des données de référence (MDM)
Choisir la bonne solution MDM permet aux équipes d'avoir un processus de gestion des données efficace en améliorant la gouvernance des données, la livraison des données, et en fin de compte en atteignant l'alignement commercial.
Identifier les moteurs de coût : Avant de décider d'opter pour une solution de gestion des données de référence, il est bon de comprendre les différents moteurs de coût impliqués. Les trois principaux moteurs de coût dans les logiciels de gestion des données de référence incluent :
Identifier les sources de données de référence : Une étape clé pour décider quelles données de référence doivent être gérées est d'identifier les différentes sources de données de référence. Les entreprises peuvent nécessiter la gestion d'un seul type de données de référence, tandis que les grandes entreprises auraient besoin de gérer plusieurs catégories de données de référence.
Réaliser une analyse de faisabilité : Avant de choisir le logiciel de gestion des données de référence, les entreprises devraient entreprendre une étude/analyse des besoins et de faisabilité. Une fois cela fait, l'entreprise peut utiliser les données pour créer des rapports sur les points de douleur qui aideront à choisir une solution de gestion des données de référence.
Support d'intégration : Les entreprises devraient choisir un logiciel de gestion des données de référence qui s'intègre facilement à toutes les autres applications existantes que l'entreprise utilise. Cela protège les investissements technologiques existants et évite le besoin de remplacement, ce qui augmenterait à nouveau les coûts. Choisir une solution de gestion des données de référence qui s'intègre facilement à d'autres systèmes de support, plateformes et outils est un facteur clé lors du choix d'un logiciel de gestion des données de référence.
Service après-vente : Les entreprises devraient rechercher un logiciel de gestion des données de référence qui offre un support après-vente efficace. Le logiciel devrait être capable de fournir un support à plusieurs niveaux et options en fonction des différents appareils gérés. De plus, pour les entreprises présentes à travers le monde, il serait judicieux de s'assurer que le logiciel de gestion des données de référence dispose d'équipes de support dans différents pays et prend en charge différentes langues.
Comparer les outils de gestion des données de référence (MDM)
Créer une longue liste
Il est bon de lister les avantages et les inconvénients de différents logiciels MDM, et de créer une longue liste. Les longues listes aident à éliminer les logiciels qui ne fournissent pas de fonctionnalités critiques, réduisant ainsi la liste pour qu'elle soit plus compacte et précise.
Créer une courte liste
Une fois la liste réduite, le client peut commencer à comparer les différentes fonctionnalités et offres du logiciel MDM en fonction des besoins de l'entreprise ainsi que des sources de données qui seront gérées. Les décisions de tarification doivent être comparées à ce stade. Une méthode très efficace pour comparer divers outils MDM serait d'opter pour des plateformes d'évaluation technologique, telles que g2.com, qui fournissent des avis impartiaux et différentes perspectives sur les avantages/problèmes avec divers logiciels de gestion des données de référence.
Réaliser des démonstrations
La plupart des fournisseurs de logiciels de gestion des données de référence offrent des démonstrations en direct, il est donc bon de les choisir pour s'assurer que les entreprises ont pris la bonne décision et que le logiciel de gestion des données de référence est facilement intégré dans l'environnement informatique.
Sélection des outils de gestion des données de référence (MDM)
Choisir une équipe de sélection
Choisir la bonne équipe pour travailler ensemble sur la décision concernant le logiciel MDM est une partie critique du processus. L'équipe devrait inclure un mélange de différentes personnes ayant les compétences, les intérêts, et le temps requis. Certains rôles incluent le chef de projet, les chefs de département, les CXO, et d'autres.
Négociation
Une fois le logiciel sélectionné, les équipes peuvent négocier et parvenir à la meilleure décision de tarification.
Il est important de négocier pour inclure les coûts supplémentaires possibles qui pourraient survenir à l'avenir. Ces coûts supplémentaires pourraient inclure des mises à niveau logicielles, des coûts de licence, et d'autres exigences.
Décision finale
Une fois toutes les étapes terminées, la décision finale est prise en pesant tous les facteurs et scénarios. La décision est prise en tenant compte de tous les facteurs ci-dessus, et le meilleur outil de gestion des données de référence possible est identifié.