Qu'est-ce que la gestion de la main-d'œuvre ? Comment elle booste la productivité

Avez-vous déjà entendu un employé appeler pour confirmer son emploi du temps ou trouver le formulaire de demande de congé ? Ce sont des situations courantes qui mettent en évidence le problème de l'inaccessibilité de l'information sur le lieu de travail.

Les employés ne devraient pas perdre de temps à naviguer dans un labyrinthe d'informations. Les départements des ressources humaines doivent souvent répondre aux mêmes questions concernant les horaires, les congés, la paie et d'autres politiques. Ne serait-il pas formidable que toutes ces réponses puissent être trouvées en un seul endroit ?

Les solutions de gestion de la main-d'œuvre centralisent ces informations, autonomisant les employés et rationalisant les processus RH.

Une gestion efficace de la main-d'œuvre garantit que votre bureau, peu importe sa taille ou le secteur dans lequel il opère, fonctionne sans accroc, que tous vos employés disposent des outils et ressources nécessaires, que tout le monde ait accès aux mêmes informations, et que votre équipe offre une expérience client positive.

Lorsque vous pouvez intégrer un système qui fait tout cela pour vous, non seulement cela peut avoir un impact positif sur votre résultat net, mais cela aide également les personnes qui rendent tout cela possible. Lorsque le travail est rationalisé et facilité pour vos employés, cela peut rapporter gros.

Caractéristiques des systèmes de gestion de la main-d'œuvre

La gestion de la main-d'œuvre consiste à avoir les bonnes personnes, avec les bonnes compétences, aux bons endroits et aux bons moments. Elle peut être appliquée à une large gamme de programmes pour les employés. Ces systèmes s'appliquent généralement à de nombreux aspects de l'administration RH et sont utilisés pour rationaliser une variété de tâches quotidiennes.

La gestion de la main-d'œuvre couvre un large éventail de secteurs et de tâches RH tout en fournissant des informations et des données en temps réel. C'est une approche globale qui aide les entreprises à optimiser leur main-d'œuvre, réduire les redondances, résoudre les divergences et gagner du temps.

Certains éléments communs des systèmes WFM sont :

• Intégration : Lorsqu'un nouvel employé est intégré, il peut remplir les documents d'embauche et d'autres tâches d'intégration dans un système complet. Cela permet aux RH d'automatiser et de suivre l'état de chaque élément pour une meilleure gestion des ressources.
• Budget de main-d'œuvre : Lorsque vous êtes capable de planifier de nouveaux projets et d'évaluer la capacité de certaines équipes ou employés spécifiques, votre organisation peut s'assurer qu'elle est correctement dotée en personnel pour répondre à toutes les demandes tout en restant au-dessus des coûts de main-d'œuvre.
• Prévision : Une caractéristique clé de nombreux systèmes de gestion de la main-d'œuvre est la capacité de prévoir les demandes de main-d'œuvre, ce qui peut aider à réduire les journées de travail sur- ou sous-staffées. Cela peut empêcher les entreprises de payer inutilement des heures supplémentaires et améliorer votre stratégie de planification de la main-d'œuvre.
• Planification des horaires : Un système WFM peut être utilisé pour établir des horaires pour les employés qui travaillent à l'heure ou à temps partiel. Il est crucial de ne pas faire d'erreurs ici, car elles peuvent entraîner des quarts manqués, des employés mécontents et un mauvais service client.
• Temps et présence : Les systèmes WFM fournissent un suivi automatisé du temps et de la présence. Une gestion précise du temps garantit que les employés sont payés correctement et aide à identifier les domaines où la planification pourrait nécessiter des ajustements.
• Portail des employés : De nombreux produits WFM ont des portails de self-service pour les employés intégrés où les employés peuvent se connecter et voir quand ils sont programmés pour travailler, demander des congés et pointer.
• Suivi des actifs : Votre entreprise a-t-elle besoin de suivre les ressources qui se déplacent entre les départements ou les équipes ? Ou qu'en est-il d'autres éléments, comme les véhicules ou les cartes de l'entreprise ? Tout cela peut être enregistré dans le logiciel WFM.
• Rémunération et avantages : La paie, la rémunération et les avantages sont facilités car toutes les informations de travail et de dépôt direct des employés sont situées en un seul endroit central.
• Gestion de la performance des employés : Les outils WFM peuvent aider à garantir que les activités et les résultats des employés sur des projets et des missions de travail spécifiques répondent aux objectifs de votre entreprise ou organisation.
• Planification des vacances et des congés : La WFM permet aux professionnels des RH et aux employés de collaborer pour demander et approuver les absences, les vacances et les congés.

Comment créer une stratégie de gestion de la main-d'œuvre

La WFM comprend les besoins d'une entreprise en examinant les données historiques, comme les chiffres de vente ou le volume d'appels clients, pour prédire la charge de travail future. Avec une compréhension des demandes à venir, les entreprises peuvent ensuite prévoir les besoins en personnel. Cela peut impliquer l'utilisation de logiciels avec l'apprentissage automatique pour créer des horaires qui correspondent à la charge de travail prévue.

Mais pour vraiment tirer le meilleur parti de ce système, vous devrez construire une stratégie solide derrière lui. Sinon, vous aurez du mal à atteindre le niveau de productivité, de rentabilité et de flexibilité nécessaire pour gérer une entreprise complètement organisée.

Identifiez vos objectifs

Avant d'explorer des fonctionnalités spécifiques, identifiez vos principaux objectifs de gestion de la main-d'œuvre. Cherchez-vous à améliorer l'engagement des employés, à réduire les coûts de main-d'œuvre ou à rationaliser la planification ? Une compréhension claire de vos objectifs aidera à guider votre stratégie et vos décisions concernant l'utilisation du système de gestion de la main-d'œuvre.

Mettez en place vos processus et politiques

En ce qui concerne les éléments de votre entreprise, comme le temps et la présence des employés, la planification et les congés, si vous voulez que tout fonctionne sans accroc, vous devrez standardiser toutes vos règles et politiques. Être aussi cohérent et transparent que possible est crucial pour qu'il soit appliqué équitablement dans toute votre organisation.

Automatisez le suivi de la présence

Dans certaines industries, comme les centres d'appels, le commerce de détail et le divertissement, garder la trace de la présence et savoir combien de personnes de votre personnel sont prévues pour venir travailler peut faire ou défaire la journée de travail.

De plus, vous ne voulez jamais que vos managers passent d'innombrables heures à examiner une feuille de temps alors qu'il y a des tâches plus importantes à accomplir. Avec tant de technologies à notre disposition, il n'est pas logique de ne pas prendre le temps d'automatiser la façon dont vous suivez le temps et la présence. Lorsque vous le faites, vos départements RH et finance ont plus de temps pour gérer leur équipe de manière productive. Cela améliorera également la précision des données et réduira les erreurs de paie.

Régulez la planification

Avoir un employé de trop sur un quart de travail peut affecter le profit ou la perte d'une entreprise. Pour vraiment optimiser les ratios coût-revenu, vous devrez automatiser la planification et éliminer les horloges de temps à l'ancienne. Le logiciel de gestion de la main-d'œuvre peut aider les superviseurs et les managers à prévoir leurs besoins en main-d'œuvre, rendant cela plus facile que jamais.

Communication et retour d'information

Une stratégie réussie va au-delà de la simple mise en œuvre du logiciel. Développez un plan pour communiquer le système de gestion de la main-d'œuvre aux employés et répondre à leurs préoccupations. Recueillez régulièrement des retours pour vous assurer que le système est utilisé efficacement et répond aux besoins de l'organisation et de la main-d'œuvre.

Avantages de l'intégration des outils de gestion de la main-d'œuvre

Il est clair que les outils WFM offrent une grande variété de fonctionnalités et de cas d'utilisation, mais vous pouvez être incertain de pourquoi vous devriez utiliser ces outils dans votre entreprise.

Lorsque vous tirez pleinement parti de tout ce qu'un outil WFM peut faire, plutôt que de vous fier aux feuilles de temps et à d'autres procédures obsolètes, certains avantages que vous commencerez à remarquer sont :

• Visibilité améliorée : Les outils WFM mettent tout en un seul endroit, quel que soit la ressource ou le processus que vous souhaitez vérifier.
• Automatisation de pointe : Dites adieu à la mise à jour manuelle d'une longue liste de documents, car le logiciel de gestion de la main-d'œuvre peut automatiser les processus pour vous.
• Planification sans erreur : Étant donné que la majorité des fonctionnalités WFM sont centrées sur la planification, vous pouvez compter sur les algorithmes pour vous faire gagner du temps et des ressources tout en éliminant toute inquiétude concernant le sous-effectif.
• Évaluation en temps réel : Avec les outils de gestion de la main-d'œuvre, vous n'aurez pas à attendre la fin du trimestre, du semestre ou de l'année fiscale pour évaluer la performance de vos employés. Vous pourrez surveiller leur performance avec des rapports en temps réel, de sorte que rien ne sera une surprise.
• Meilleur engagement des employés : Lorsque vous cherchez à améliorer le moral des employés et à augmenter l'engagement, la gestion de la main-d'œuvre peut aider en augmentant la transparence dans tous les départements et processus. Cela peut également entraîner une meilleure satisfaction client et une amélioration du service client.
• Réduction des risques de non-conformité : C'est un avantage énorme si vous travaillez dans une grande organisation, car vous devez vous conformer non seulement aux ordonnances locales et aux règles syndicales, mais aussi aux contrats de travail individuels et aux politiques de l'entreprise. Toute lacune en matière de conformité peut entraîner une amende coûteuse et d'autres coûts associés.

Défis des solutions de gestion de la main-d'œuvre

Bien que les solutions de gestion de la main-d'œuvre puissent rationaliser de nombreuses tâches RH, il y a encore des défis à considérer. Voici quelques-uns des plus courants :

• Trouver le bon ajustement : Le logiciel de gestion de la main-d'œuvre propose une variété de fonctionnalités. Choisir celui qui correspond à vos besoins spécifiques et à la taille de votre entreprise peut être délicat. Il peut également y avoir un facteur de coût à considérer - trouver une solution qui respecte votre budget tout en offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin peut être un exercice d'équilibre.
• Intégration des données : Les systèmes de gestion de la main-d'œuvre doivent souvent s'intégrer à d'autres systèmes RH, tels que la paie ou le suivi du temps. Cela peut être complexe, surtout si les systèmes existants sont obsolètes ou utilisent des formats différents.
• Adoption par les employés : Un nouveau logiciel peut être perturbateur. Obtenir l'adhésion des employés à un nouveau système de gestion de la main-d'œuvre nécessite une formation adéquate et la prise en compte de leurs préoccupations concernant la confidentialité ou la charge de travail supplémentaire.
• Complexité de la planification : Créer des horaires de travail qui prennent en compte les préférences des employés, leurs compétences et les besoins de l'entreprise peut être un défi, surtout pour les entreprises avec des travailleurs horaires ou plusieurs sites. Le logiciel de gestion de la main-d'œuvre peut aider à automatiser ce processus, mais il doit encore être configuré efficacement pour éviter les conflits et garantir des niveaux de personnel appropriés.
• Rester conforme : Les lois et règlements du travail peuvent être compliqués. Les solutions de gestion de la main-d'œuvre peuvent aider à la conformité, mais il est important de s'assurer que le système est configuré pour respecter les directives pertinentes et les mettre à jour au fur et à mesure que les règlements changent.

Meilleur logiciel de gestion de la main-d'œuvre

Ceux qui s'intéressent au logiciel de gestion de la main-d'œuvre recherchent une application qui peut aider leur entreprise à planifier, gérer et suivre le travail des employés, y compris les besoins en main-d'œuvre, les horaires des employés et les congés payés (PTO). Le logiciel WFM est souvent utilisé pour prévoir la demande de main-d'œuvre, créer et attribuer des horaires aux employés, suivre la présence et rendre compte de l'efficacité.

Pour être inclus dans cette catégorie, un produit doit :

• Suivre la présence des employés et les compétences de la main-d'œuvre.
• Permettre aux professionnels des RH de prévoir les demandes de main-d'œuvre et de développer des plans de contingence.
• Gérer les horaires des employés, les demandes de congés et les PTO.
• Permettre de rendre compte des activités de main-d'œuvre et des analyses de la main-d'œuvre.

* Ci-dessous se trouvent les cinq principaux logiciels de gestion de la main-d'œuvre du rapport Grid® de printemps 2024 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. BambooHR

Si votre petite ou moyenne entreprise a dépassé l'utilisation de feuilles de calcul, alors tournez-vous vers BambooHR. Cette application basée sur le cloud permet aux professionnels des RH de suivre et de gérer toutes les informations essentielles des employés dans un système d'information des ressources humaines (HRIS) personnalisé.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"La meilleure partie de BambooHR pour moi est la facilité d'utilisation en tant que nouveau professionnel des RH, dans un département RH solo. Tout est en un seul endroit, fonctionne ensemble et rend super facile pour les employés et moi-même de l'utiliser. En plus de cela, c'est extrêmement personnalisable et facile à mettre en œuvre. Chaque fois que j'ai eu besoin d'aide, nous avons obtenu une réponse immédiatement. Je sais qui est mon représentant commercial pour les mises à niveau et les intégrations, et je peux toujours la contacter et savoir que j'obtiendrai une réponse précise rapidement."

- Revue de BambooHR, Tyler T.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il manque un grand nombre de fonctionnalités robustes et lourdes de ce que je peux dire. Par exemple, il pourrait utiliser des fonctionnalités pour permettre des notes 1:1 et le suivi des progrès. Les entrées et les métriques OKR manquent. Les intégrations manquent."

- Revue de BambooHR, Kurt A.

2. Rippling

Rippling est une plateforme de gestion de la main-d'œuvre basée sur le cloud conçue pour rationaliser vos départements RH, informatique et finance. Elle offre un hub central pour gérer tout ce qui concerne vos employés, de l'intégration à la sortie et tout ce qui se trouve entre les deux.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"Mes employés adorent l'outil et vantent la facilité d'intégration, de soumission de dépenses et de tâches de conformité RH. En tant que propriétaire d'entreprise, j'apprécie d'avoir un système HRIS qui est vraiment axé sur ce qui compte sans avoir des interfaces complexes et plusieurs étapes pour effectuer des tâches simples. Je suis dans le système plusieurs fois par semaine et j'ai besoin de simplicité ! Continuez à faire de grandes choses."

- Revue de Rippling, Jonathan W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Certaines des fonctionnalités de base nécessitent un temps et un effort supplémentaires au cas par cas, comme les organigrammes qui nécessitent beaucoup de planification avancée dans les filtres pour montrer des sous-ensembles de l'entreprise (et même avec des filtres ne créent pas un fichier qui peut être manipulé pour montrer des structures organisationnelles alternatives)."

- Revue de Rippling, Patrick D.

3. HROne

HROne est une solution complète de gestion de la main-d'œuvre conçue pour permettre aux entreprises de toutes tailles d'optimiser leurs opérations RH. Améliorez l'efficacité, réduisez les coûts et améliorez la satisfaction des employés avec la suite de fonctionnalités de HROne comme la planification automatisée, le suivi du temps, et plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"HRone a aidé notre organisation à résoudre nos principaux problèmes comme la gestion de la main-d'œuvre, de la présence et de la paie. Le logiciel est très facile à utiliser, et la meilleure partie est l'application mobile, qui peut être consultée en déplacement. L'équipe de mise en œuvre qui nous a été fournie était très compétente et solidaire. Nos employés utilisent l'application mobile tous les jours pour utiliser des fonctionnalités comme le marquage de la présence, la demande de congé, la lecture des politiques RH, etc. Le logiciel offre une intégration facile avec le dispositif biométrique pour le suivi de la présence."

- Revue de HROne, Rupesh K.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Bien que l'application mobile soit pratique pour un accès rapide, certaines fonctionnalités supplémentaires disponibles sur la version de bureau ne sont pas entièrement intégrées, ce qui entraîne une fonctionnalité quelque peu limitée sur les appareils mobiles."

- Revue de HROne, Tabassum A.

4. Keka

Keka est votre guichet unique pour une gestion plus intelligente de la main-d'œuvre. Automatisez la planification, simplifiez le suivi du temps avec des applications mobiles, et donnez aux employés des outils de self-service. Obtenez des informations précieuses pour optimiser le personnel, assurer la conformité et améliorer la communication.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"Keka est très utile pour suivre tous mes congés et ma présence, aider à la paie, et se souvenir des anniversaires/anniversaires des employés. Il est très simple pour une utilisation quotidienne et fréquente car son interface utilisateur est très simple. Il aide à appliquer les congés facilement et rend le suivi facile. Il m'aide également à suivre l'activité quotidienne. Keka offre également un accès facile de n'importe où avec une connexion Internet, permettant une flexibilité de travail à distance et éliminant le besoin d'installation de logiciels sur site."

- Revue de Keka, Carla M.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Certaines fonctionnalités ne fonctionnent pas correctement de manière régulière, comme la fonctionnalité Appliquer pour le travail à domicile, qui ne prend parfois pas la date prévue que nous voulons appliquer. Le support client n'est pas non plus joignable."

- Revue de Keka, Neeraj G.

5. greytHR

greytHR est conçu pour rationaliser les processus de gestion des personnes. Il offre une suite complète de fonctionnalités pour automatiser les fonctions RH de base, le traitement de la paie et le self-service des employés, le tout dans une plateforme conviviale.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"En tant qu'employé utilisant Greythr, j'ai trouvé la plateforme révolutionnaire dans la gestion des RH. L'interface conviviale simplifie les tâches comme les demandes de congé et l'accès aux détails de paie. Les mises à jour en temps réel sur le statut des congés assurent la transparence, tandis que l'application mobile permet une flexibilité en déplacement. Le service client réactif de Greythr ajoute à l'expérience globale positive. En essence, Greythr a rendu les processus RH transparents, améliorant l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Hautement recommandé pour les organisations priorisant des solutions RH modernes et efficaces."

- Revue de greytHR, jahnavi T.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Les fonctionnalités fournies sont quelque peu limitées et manquent d'un aspect moderne par rapport aux nouvelles solutions. Le produit semble moins engageant et manque de personnalisations approfondies pour la définition des objectifs."

- Revue de greytHR, Abhay Singh R.

Un meilleur endroit pour travailler

Que vous dirigiez une opération de plusieurs millions de dollars ou un petit magasin de détail, chaque entreprise peut bénéficier de la mise en œuvre de la gestion de la main-d'œuvre. Lorsque vous rationalisez la charge de travail de la direction tout en offrant plus de transparence à toute l'équipe concernant la planification, tout le monde y gagne - y compris vos clients.

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Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.