Comment récupérer votre temps avec un logiciel d'automatisation des flux de travail

La semaine de travail moyenne est de 40 heures, mais combien de temps passez-vous à effectuer des tâches répétitives ?

Envoyer des e-mails, faire le suivi avec les clients, planifier des campagnes. Même les emplois les plus glamour ont des tâches fastidieuses qui leur sont associées. Ces tâches, bien qu'ennuyeuses, sont souvent cruciales pour votre succès global au travail. Équilibrer votre temps entre le travail stratégique authentique et le maintien des opérations avec ces tâches banales peut être un cauchemar.

Alors que le monde se dirige vers la transformation numérique et les solutions logicielles pour chaque besoin lié au travail, l'automatisation des flux de travail est apparue comme la réponse à ce problème.

Ces solutions logicielles permettent aux équipes de rationaliser les flux de travail et de réduire le nombre de tâches manuelles requises de votre équipe. En se débarrassant de ces processus de flux de travail chronophages et en se concentrant plutôt sur les processus automatisés, vous transformez votre approche de la gestion des tâches.

L'automatisation des flux de travail se concentre sur le retrait des employés de la gestion de tâches aussi nombreuses que possible, afin qu'ils puissent se concentrer sur un travail plus technique. Retirer les employés de la gestion de ces tâches signifie que vous devrez investir dans un logiciel de gestion des flux de travail pour que tout fonctionne en arrière-plan. Il est important de choisir un logiciel suffisamment puissant pour gérer une variété de tâches, de campagnes et de flux de travail en même temps.

Qui utilise l'automatisation des flux de travail ?

Tous les flux de travail ne peuvent pas être automatisés, mais avec la croissance rapide des outils SaaS et de la technologie, la plupart des équipes peuvent bénéficier d'un logiciel d'automatisation des flux de travail. Les entreprises qui supposent que la technologie d'automatisation est exclusivement réservée aux équipes marketing pourraient être surprises de découvrir à quel point ces solutions sont diversifiées.

Si vous recherchez une astuce de productivité qui peut avoir un impact sur les équipes de toute votre entreprise, l'automatisation des flux de travail devrait figurer en haut de votre liste de prétendants. Voici un aperçu de la façon dont différentes équipes peuvent utiliser l'automatisation des flux de travail à leur avantage.

Marketing

L'automatisation des flux de travail est une stratégie très populaire pour les marketeurs car elle leur permet d'automatiser un certain nombre de campagnes de marketing numérique, de communications en ligne, et plus encore.

De nombreux marketeurs aiment associer l'automatisation des flux de travail à leur approche existante de l'automatisation du marketing pour créer une expérience numérique en ligne transparente pour vos clients, prospects et audiences en ligne.

Ventes

En ce qui concerne les ventes, le temps c'est de l'argent. Et si vous êtes assis là à vous gratter la tête en essayant de comprendre où vous pouvez réduire le taux de désabonnement des clients, ne cherchez pas plus loin que vos propres mauvais processus. Les organisations perdent 20 à 30 % de leurs revenus chaque année à cause de processus inefficaces.

L'automatisation des flux de travail élimine des dizaines d'erreurs coûteuses en automatisant les processus de vente. Elle permet également à vos représentants de ne plus perdre de temps sur des tâches répétitives et de se libérer pour créer des approches de contact plus personnalisées et directes pour les clients cibles. Avec l'automatisation des flux de travail de vente, votre équipe verra moins d'erreurs et plus de valeur.

RH

L'automatisation des flux de travail est non négociable pour les grandes organisations. À mesure que votre équipe grandit, il arrivera un point de basculement où vous ne pourrez pas embaucher suffisamment d'employés RH pour couvrir le travail manuellement.

Le logiciel de gestion des flux de travail est une partie essentielle de la pile technologique des ressources humaines car il s'intègre facilement à d'autres solutions logicielles et permet l'automatisation dans plusieurs disciplines RH.

IT

L'essor du travail à distance et de la transformation numérique a changé la façon dont les entreprises utilisent leurs départements IT. Souvent, les départements IT gèrent un certain nombre de processus concernant les données de l'entreprise, les tickets de support, et plus encore.

En raison de la technicité de leur rôle par conception, les professionnels de l'IT ont probablement besoin de logiciels de gestion des flux de travail plus que toute autre équipe.

Finance

De nombreuses équipes financières sont freinées dans leur travail par de longs processus d'approbation et la recherche des bonnes personnes pour leur signature. Les équipes financières peuvent utiliser la gestion des flux de travail pour définir un flux de travail prédéterminé pour chaque tâche dans le logiciel, avec des approbations et des signatures et des vérifications intégrées dans le calendrier. Cela leur permet de concentrer leur attention sur des questions financières plus urgentes concernant l'entreprise.

Meilleurs logiciels de gestion des flux de travail

Le logiciel de gestion des flux de travail est conçu pour améliorer la productivité des employés et optimiser l'utilisation des ressources en gérant les dépendances entre les tâches et le flux de travail. Il peut également augmenter la collaboration entre les équipes et les départements. Il est souvent utilisé en parallèle avec la gestion de projet, l'automatisation du marketing et les logiciels CRM pour créer des flux de travail numériques entièrement optimisés.

* Ci-dessous figurent les cinq principales solutions logicielles d'automatisation du marketing du rapport G2 Grid® de l'été 2020. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. monday.com

monday.com est un système d'exploitation de travail basé sur le cloud, où les équipes créent des applications de flux de travail en quelques minutes pour exécuter leurs processus, projets et travail quotidien. Les équipes façonnent leurs flux de travail et projets, sans code, avec une plateforme qui s'adapte rapidement aux besoins changeants, libère les équipes du travail manuel fastidieux et connecte les équipes dans un espace de travail collaboratif.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'adore la flexibilité de ce que vous pouvez faire avec les intégrations et les automatisations, ainsi que les tableaux de bord de reporting interactifs. Nous avons utilisé cet outil pour rester sur la bonne voie des tâches, projets et produits alors que nous avons fusionné deux institutions bancaires avec plus de 10 000 membres d'équipe. Cela représente beaucoup de changements de systèmes, d'organigrammes, de départements, et monday.com nous a aidés à traverser tout cela.

Nous avons rencontré une résistance au début, car nous avions beaucoup de membres d'équipe qui faisaient tout sur Excel. Mais quand ils ont réalisé qu'ils pouvaient importer et exporter des fichiers Excel, cela a ouvert la voie pour eux. Maintenant, ils préfèrent massivement monday.com. »

– Avis sur monday.com, Christopher O.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Bien qu'il soit extrêmement flexible, mon équipe a traversé cinq mises en page de tableau avant de se fixer sur une qui convenait à nos équipes. Les modèles proposés sont excellents pour la gestion de produit, mais dans notre agence, ils n'ont pas beaucoup aidé. Il devrait également y avoir un meilleur tableau de bord et plus de personnalisation. Juste une simple boîte de réception ne semble pas suffisante après avoir regardé d'autres outils. »

– Avis sur monday.com, Josh J.

2. Asana

Asana aide les équipes à orchestrer leur travail, des tâches quotidiennes aux initiatives stratégiques. Avec Asana, les équipes sont plus confiantes, avancent plus rapidement et accomplissent plus avec moins, peu importe où elles se trouvent. Gérez tout, des objectifs de l'entreprise à la transformation numérique en passant par les lancements de produits et les campagnes marketing. Asana permet aux équipes d'avoir la confiance nécessaire pour planifier, organiser et exécuter leur travail le plus ambitieux de n'importe où.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Cette plateforme est si polyvalente et facile à utiliser. Je l'utilise avec mes équipes pour gérer des projets plus importants, des agendas individuels et des communications d'équipe. Nous utilisons également la mise en page des tableaux pour presque tous les entrepreneurs avec lesquels nous travaillons pour suivre leur progression sur des projets spécifiques, de la soumission à l'achèvement, ce qui est extrêmement utile.

J'ai créé des projets et ajouté des membres de mon équipe qui n'avaient jamais été sur la plateforme et ils peuvent facilement se connecter et comprendre la plateforme. La simplicité d'Asana est sa valeur. »

– Avis sur Asana, Steven J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Pour qu'Asana fonctionne, tout doit y être – pas de notes griffonnées sur un bloc-notes et un e-mail ponctuel. Tout doit revenir pour que le contenu soit constamment mis à jour. Mon équipe était plus habituée à une liste de tâches sur papier/stylo et à des conversations par e-mail pour chaque tâche, donc il y a eu une période d'adaptation.

Nous avons encore eu beaucoup de succès, mais cela a nécessité un peu d'effort supplémentaire de ma part. Nous avons également estimé que certaines des options intégrées ne sont tout simplement pas assez variées pour capturer nos projets. »

– Avis sur Asana, Laura A.

3. Laserfiche®

Laserfiche® est le principal fournisseur mondial de gestion de contenu intelligent et d'automatisation des processus métier. Grâce à des flux de travail puissants, des formulaires électroniques, la gestion de documents et des analyses, Laserfiche® élimine les processus manuels et automatise les tâches répétitives, accélérant ainsi la façon dont les affaires sont menées. Aujourd'hui, Laserfiche® innove avec le cloud, l'apprentissage automatique et l'IA pour permettre aux organisations de plus de 80 pays de se transformer en entreprises numériques.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Certaines des meilleures fonctionnalités de Laserfiche sont la possibilité de voir les formulaires au fur et à mesure qu'ils traversent un processus métier, qui a été assigné à des tâches dans des instances, et qui sera responsable des prochaines étapes. Les notifications et communications par e-mail générées automatiquement ont considérablement aidé.

La possibilité de rechercher et de remplir automatiquement des données dans les formulaires a également considérablement amélioré bon nombre de nos processus métier. Les fonctionnalités de sécurité et la possibilité de créer et de gérer l'accès des utilisateurs via notre annuaire actif ont réduit notre charge de travail et amélioré la sécurité. »

– Avis sur Laserfiche, Michael Q.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Toutes les pratiques commerciales de notre organisation ne peuvent pas s'intégrer dans une solution Laserfiche personnalisée. Laserfiche est brillant avec les systèmes linéaires et bien que la plupart de nos processus s'adaptent à ce modèle, nous avons dû nous appuyer sur des idées créatives alternatives pour en accommoder d'autres. Il est difficile et, dans une certaine mesure, irréaliste de déployer une plateforme unique qui "fait tout", mais idéalement, l'objectif serait de pouvoir gérer 100 % des affaires avec Laserfiche. »

– Avis sur Laserfiche, Chelsey H.

4. Kissflow

Kissflow est la première plateforme de lieu de travail numérique unifié qui vous permet de gérer tout votre travail en un seul endroit. Kissflow est utilisé par plus de 10 000 clients dans 160 pays. La plateforme de Kissflow permet à tous les utilisateurs professionnels de découvrir, créer, modifier et mettre en œuvre des applications métier. Chaque application est réalisée à l'aide d'une technologie belle, facile à utiliser et moderne pour aider même les personnes non techniques à créer des applications étonnantes. Aucun codage ou mappage complexe requis.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Kissflow a vraiment rationalisé notre processus de comptes fournisseurs. Nous pouvons faire en sorte que les supérieurs voient ce que nous achetons afin qu'ils puissent approuver ou refuser. Cela nous a également permis d'analyser les dépenses des employés via les remboursements et les cartes de l'entreprise de manière détaillée, ce qui nous a permis de réduire les coûts. De plus, nous avons demandé à tout le monde de mettre une quantité détaillée d'informations sur chaque soumission afin qu'il n'y ait plus de va-et-vient lors de la recherche d'informations pour la comptabilité. »

– Avis sur Kissflow, Catherine M.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Avec l'augmentation de l'utilisation de Kissflow dans notre entreprise, le site est toujours en train de charger, ce qui entraîne un retard dans le remplissage des formulaires et donc le temps de cycle global du processus est affecté. Il y a aussi des moments où Kissflow n'est pas réactif lors de la progression dans le flux, ou lors de la soumission du formulaire.

En tant qu'analyste, nous n'avons pas encore exploré l'intégration des données de Kissflow avec nos bases de données cloud/serveur, donc ce que nous utilisons actuellement est l'API web pour récupérer les données de Kissflow. C'est un peu un inconvénient puisque l'utilisation de nos applications est élevée. »

– Avis sur Kissflow, Erick S.

5. Pipefy

Pipefy est le logiciel de gestion des flux de travail qui rend les processus métier tels que les achats, l'ouverture de postes, les comptes fournisseurs et l'intégration des employés sans tracas, afin que les demandeurs, les processeurs et les gestionnaires soient plus efficaces. Grâce à des flux de travail automatisés, sans code et rapides à déployer, Pipefy améliore la vitesse, augmente la visibilité et offre des résultats de meilleure qualité sans avoir besoin d'une mise en œuvre IT.

Ce que les utilisateurs aiment :

« C'est un outil incroyable et accessible que je peux gérer toutes les données que je veux qui proviennent de mon équipe interne et externe, en créant différents processus pour chaque produit que nous avons en cours à ce moment-là. La plateforme offre de multiples ressources sur la gestion des flux de travail, la création de processus et la compréhension de l'outil lui-même. Je reçois tout le soutien dont j'ai besoin, et c'est vraiment rapide ! Je n'ai jamais eu à gérer une énorme quantité de travail et à le gérer dans une grande équipe et cela m'a vraiment surpris que d'avoir les bons outils peut vraiment vous aider à grandir. »

– Avis sur Pipefy, Nicole H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« En considérant toutes leurs fonctionnalités, intégrations et aussi automatisation, Pipefy a un manque de fonctionnalités et quelques incohérences qui peuvent parfois être pénibles. Il n'est pas possible de faire un calcul mathématique dans un champ numérique mais vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur la page des rapports. Un autre exemple, il n'est pas possible d'extraire une base de données entière en un seul clic. Ce sont juste quelques-uns de ces détails qu'ils devraient corriger à l'avenir. »

– Avis sur Pipefy, Lucas P.

Meilleures pratiques pour l'automatisation des flux de travail

Le logiciel de gestion des flux de travail peut être livré avec des modèles de tableau de bord et des fonctionnalités de reporting, mais vous devrez investir du temps dans la configuration. Les données de notre rapport G2 Grid® de l'été 2020 pour la gestion des flux de travail montrent qu'il peut falloir entre un et quatre mois pour mettre en œuvre complètement une nouvelle solution logicielle de flux de travail.

Il est possible d'accélérer votre temps de mise en œuvre en utilisant quelques meilleures pratiques lors de la configuration de vos nouveaux flux de travail. Voici quatre meilleures pratiques à considérer lors de la configuration de vos flux de travail.

Concentrez-vous d'abord sur les intégrations

Si vous travaillez dans une équipe qui utilise déjà beaucoup de produits SaaS, commencez par les intégrations avant de faire quoi que ce soit d'autre. De nombreuses solutions logicielles de gestion des flux de travail sont remplies d'intégrations de produits qui s'alignent parfaitement avec vos flux de travail actuels.

Intégrer votre logiciel en premier préserve la qualité de vos données et de vos rapports. Dans de nombreux cas, ajouter des intégrations rétroactivement entraînera des fluctuations et des incohérences subtiles dans les données de reporting historiques. Cela va à l'encontre du but de l'automatisation car cela vous oblige à revenir en arrière et à ajuster manuellement les chiffres. Évitez ce casse-tête en intégrant avant de commencer à apprendre comment fonctionne votre logiciel de gestion des flux de travail.

Aller de l'avant avec l'intégration de produits en premier est également un excellent moyen d'éviter de créer des flux de travail en double. Si vous construisez des flux de travail avant de vous intégrer à vos autres produits, il y a de fortes chances que vous deviez revenir en arrière et ajuster les processus, les affectations, et plus encore. Intégrez avant de commencer à créer des processus et vous êtes garanti d'éviter une configuration inutile.

Construisez vos flux de travail à l'envers

Construire un flux de travail peut être délicat même avec un logiciel à vos côtés. Il y a beaucoup de personnes et de processus nécessaires pour garantir que les flux de travail fonctionnent sans problème. Beaucoup de gens trouvent plus facile de gérer toutes ces informations en commençant par le résultat final du projet et en construisant leurs flux de travail à l'envers à partir de là. Visualiser le produit final en premier peut aider les gens à voir l'ampleur du projet et, à son tour, à créer un meilleur flux de travail.

À partir de là, vous pouvez utiliser toutes ces informations pour créer des autorisations, des déclencheurs et des automatisations dans votre logiciel de gestion des flux de travail.

Il est également crucial que vous intégriez du temps tampon dans chaque étape du processus avant de finaliser vos flux de travail. Intégrez du temps pour tenir compte des vacances des employés, des délais manqués et de tout autre élément qui ralentit normalement les processus de travail. Cela garantit que même ce temps d'arrêt est pris en compte et que tous vos projets sont lancés à leur date d'échéance.

Centralisez la propriété de vos flux de travail

Bien que l'automatisation soit le nom du jeu, même le meilleur logiciel de gestion des flux de travail a besoin de quelqu'un pour gérer l'arrière-plan.

Désigner quelques acteurs clés pour apprendre le logiciel et construire vos flux de travail est un excellent moyen de s'assurer que vous tirez le meilleur parti de votre solution de choix. De nombreuses entreprises choisissent de faire gérer l'automatisation des flux de travail par leurs équipes d'opérations car elles travaillent déjà en étroite collaboration avec les processus et les données de l'entreprise. C'est ce mélange d'expertise qui fait des équipes d'opérations le choix parfait pour gérer votre processus d'automatisation des flux de travail.

Donner le contrôle total des processus à une seule équipe permet également à ces employés de devenir des experts en la matière. À mesure qu'ils se familiarisent avec le produit, ils peuvent aider d'autres départements à créer des flux de travail plus rapides. Cela aidera à augmenter la productivité et à économiser de l'argent à mesure que votre équipe se familiarise avec l'utilisation du processus d'automatisation des flux de travail.

Le pouvoir de l'automatisation peut être le vôtre

L'étape la plus difficile de la construction d'une stratégie d'automatisation des flux de travail fonctionnelle est de choisir le bon logiciel pour vos besoins.

Réfléchissez attentivement à ce que vous souhaitez automatiser et à quelles équipes utiliseront ce processus pour vous guider dans la bonne direction. Posez beaucoup de questions. Et comme toujours, faites un peu de recherche par vous-même avant de vous engager dans une solution logicielle.

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