Quand j'étais jeune, m'attaquant pour la première fois aux complexités de la rédaction d'essais, j'ai reçu des conseils sur la meilleure façon de décomposer toute structure d'essai.

« Pensez-y comme à un parapluie », m'a dit mon professeur d'anglais. « Commencez grand et général, puis concentrez-vous de plus en plus dans chaque paragraphe suivant. »

Maintenant, bien que cette règle ne soit pas absolue, elle est extrêmement utile pour les étudiants lorsqu'ils mettent en place la structure d'un essai et évitent les digressions inutiles.

Mais pourquoi parlons-nous de conseils de rédaction d'essais de sixième année ? Parce que cette idée de parapluie peut être appliquée à toute une série de scénarios, y compris là où la gestion de projet (et les logiciels de gestion de projet) est impliquée. Plus précisément, l'idée de parapluie s'aligne parfaitement avec une stratégie appelée « structure de découpage du travail ».

Imaginez une structure de découpage du travail, également connue sous le nom de WBS, comme un arbre généalogique. L'arbre généalogique commence par le projet global, puis se divise en branches distinctes, qui sont des tâches et des livrables identifiés. Ces branches se divisent en feuillets plus spécifiques, attribuant de manière appropriée ces livrables au membre d'équipe approprié.

Qu'est-ce que la structure de découpage du travail

Allons encore plus dans le détail.

Une structure de découpage du travail est une méthode délibérée de décomposition des exigences du projet en éléments tangibles et gérables. Une WBS bien huilée est essentielle au succès d'un projet. Avec la WBS, le chef de projet ou le chef d'équipe peut stimuler l'efficacité, la responsabilité et la productivité. Au lieu de se perdre dans les détails ou d'entreprendre un projet sans supervision adéquate, une structure de découpage du travail divise et conquiert.

Malheureusement, il n'existe pas d'histoire d'origine discernable pour une structure de découpage du travail. Le concept formalisé existe depuis la fin des années 1970, salué par des leaders de pensée en gestion de projet reconnaissables comme Dr. Harold Kerzner. Kerzer a tiré parti de son expérience d'ingénieur pour systématiser l'approche globale de la gestion stratégique de projet. Une structure de découpage du travail efficace est, après tout, rationnelle et nécessite une analyse approfondie.

L'aspect le plus important pour les chefs de projet et les membres de l'équipe à réaliser concernant la WBS est qu'elle ne décompose pas le travail, elle décompose les livrables. Dans le même ordre d'idées, une WBS n'a pas besoin ou ne nécessite pas de calendrier.

Une WBS n'est pas facile à créer, mais elle est essentielle pour lancer un projet et s'assurer que le projet arrive à son terme. Les structures de découpage du travail sont difficiles à créer car elles ne sont pas tout à fait des portées de projet ; ni des propositions de projet. Elles nécessitent également beaucoup de planification de la part de tous ceux qui seront impliqués dans le projet. Le format d'une WBS est également étrangement inhabituel ; la plupart des « listes de choses à faire » ou des solutions de gestion des tâches comportent des éléments d'action tels que « n'oubliez pas d'acheter du lait » ou « la tâche X dépend de la tâche Y ». Nous en discuterons plus en détail plus tard, mais une WBS ne peut, ne peut, être composée de verbes ou d'éléments d'action.

Le jargon de la gestion de projet pour « Travail » diffère de la perception commune du mot.

Termes clés de la structure de découpage du travail

Comme la plupart des autres choses, les éléments gérés d'une WBS font référence à un jargon spécifique qui est reconnu dans l'industrie, mais peut-être pas par les chefs de projet débutants ou ceux qui n'ont jamais rédigé de WBS auparavant.

Comment les chefs de projet créent-ils des structures de découpage du travail ?

La méthode générale de création de structures de découpage du travail est :

1. Identifier et lister chaque livrable requis.

2. Identifier tout le travail nécessaire pour s'assurer que chaque livrable est complété.

3. Rédiger des paquets de travail pour le travail requis mentionné dans la deuxième étape. Les paquets de travail seront composés de tâches individuelles et/ou de produits qui seront éventuellement attribués à des membres d'équipe spécifiques.

Les règles pour rédiger une WBS efficace peuvent varier, mais tant que vous suivez ces quatre, vous êtes sur la bonne voie.

Règles pour créer une structure de découpage du travail

Il existe quelques « règles » lors de la création de structures de découpage du travail efficaces. Selon la ressource à laquelle un chef de projet se réfère pour rechercher comment mieux rédiger une WBS, les détails individuels de ces règles peuvent varier.

Mais, essentiellement, il y a quatre règles de base : Assurez-vous que tous les résultats représentent 100 % du travail, assurez-vous que tous les éléments sont mutuellement exclusifs, concentrez-vous sur les résultats et non sur les actions, et respectez la mentalité 8/80.

La règle des 100 %

La WBS doit représenter 100 %. Cela signifie que tout le travail nécessaire représenté dans la WBS ne peut pas dépasser 100 %, ou, ce qui équivaut à 100 % des heures et des ressources nécessaires pour compléter un projet. Encore une fois, pour être clair, ces tâches ne peuvent être que des livrables et des produits absolument nécessaires. Tout travail ou livrable qui est superflu ou non lié ne compte pas pour les 100 %. De plus, toute tâche « parent » doit également suivre la règle des 100 % : Chaque tâche « enfant » regroupée sous la tâche parent doit représenter 100 %.

Mutuellement exclusif

Tous les éléments d'une structure de découpage du travail sont mutuellement exclusifs. La règle de l'exclusivité mutuelle découle de la règle des 100 %. Alors que le chef de projet rédige sa WBS, il doit être au courant de toutes les sous-tâches, livrables ou tâches afin de ne pas les répéter. Si un livrable est listé deux fois sur une WBS, alors la WBS violerait la règle des 100 %, et ces livrables pourraient malheureusement se chevaucher, être inutilement dupliqués ou souffrir de malentendus. Cette règle de l'exclusivité mutuelle entraîne une responsabilité au sein de l'équipe.

Concentrez-vous sur les résultats

Les résultats et les livrables sont les éléments qui composent une WBS. La WBS ne doit pas et ne devrait pas inclure de mots d'action. Cocher les produits et les livrables qui ont été créés est plus important que de garder un œil sur les pièces mobiles qui ont permis à ces tâches d'être complétées. En résumé : La structure de découpage du travail ne doit contenir aucun verbe, uniquement des noms.

La règle 8/80

Les paquets de travail dans une WBS prennent généralement un minimum de huit heures d'effort et ne doivent pas dépasser 80 heures d'effort. C'est la règle 8/80. (Pour le dire encore plus simplement : Un paquet de travail devrait prendre entre un et dix jours de travail à temps plein pour être complété.) La règle 8/80 est cruciale pour déterminer les niveaux de détail appropriés qui composeront à la fois votre portée de projet et votre WBS. La plupart des structures de découpage du travail incluent trois niveaux de détail. Les projets plus complexes nécessiteront une WBS plus granulaire, mais ils sont l'exception. Règle générale : Si un paquet de travail proposé nécessitera, par exemple, deux semaines d'effort, alors ce paquet de travail doit être divisé.

Avantages significatifs des structures de découpage du travail

• Optimisation de la planification et de la gestion de projet — Bien que les structures de découpage du travail ne définissent pas de calendriers et de jalons dans leur documentation, elles facilitent leur création et leur gestion. Une fois la WBS établie, les chefs de projet peuvent avancer avec leur calendrier et budget de projet proposés. L'avantage d'une telle supervision est que les gestionnaires peuvent obtenir une vue d'ensemble plus réaliste sur la gestion des attentes et des délais pour le travail qui existe en dehors du projet.
• Exécution efficace du projet — Les structures de découpage du travail ne sont pas nécessairement gravées dans le marbre, mais elles impressionnent à la fois les chefs de projet et les membres de l'équipe par le « comptage méticuleux » de tous les détails. Après tout, les chefs de projet ne devraient soumettre une WBS qu'après avoir pris en compte chaque détail, besoin et probabilité qui peuvent survenir lors de l'exécution d'un projet. Une structure de découpage du travail se prête à une gestion efficace des risques de projet, donnant aux chefs de projet la possibilité d'anticiper les obstacles potentiels et de les prendre en compte avant que le projet ne soit lancé.
• Gestion de la vision du projet — Les portées de projet et les structures de découpage du travail présentent des paramètres et un cadre pour les projets. Chaque personne impliquée dans un projet peut se référer à la déclaration de travail, ou à d'autres documents de projet, pour s'assurer qu'elle reste sur la bonne voie et atteint l'objectif.
• Amélioration de la communication et de la collaboration — Avec une WBS, les membres de l'équipe peuvent maintenir la communication et réduire les ambiguïtés entre eux tout au long de chaque étape du processus. Lors de la création d'une WBS, les chefs de projet ne doivent pas et ne devraient pas planifier dans un vide ; le dialogue est un élément clé de la planification et de la mise en œuvre des structures de découpage du travail.
• Responsabilité — L'attribution des tâches et des attentes dans une WBS se fait après que les livrables ont été identifiés et déterminés. Les chefs de projet et les membres de l'équipe obtiennent une vue d'ensemble des responsabilités des différents membres de l'équipe. Cela favorise la responsabilité et la propriété de l'achèvement et de la présentation de ces livrables.

Bien qu'une WBS complétée ne ressemble pas à une vue d'ensemble de projet parsemée de jalons, elle offre néanmoins de nombreux avantages à toute l'équipe.

Obstacles potentiels à une gestion de projet efficace

Pour ne pas mettre un frein à vos objectifs de gestion de projet, mais simplement créer une WBS ne réalisera pas tous vos souhaits. Comme toute stratégie ou autre logiciel, une WBS n'est aussi bonne que la personne qui l'a créée et qui continue de la maintenir. Si un chef de projet se perd dans les détails de la planification d'une WBS, alors le projet réel n'en bénéficiera pas.

Comment avez-vous abordé la création de structures de découpage du travail ?

Il existe des logiciels spécifiques pour la WBS (regardez par exemple WBS Schedule Pro), mais vous n'avez pas besoin de limiter votre attention à des outils aussi ciblés si vous souhaitez que ce logiciel couvre plus de fonctionnalités de gestion de projet.

Des solutions comme Planhammer et OpenProject offrent aux utilisateurs la possibilité de créer leurs propres structures de découpage du travail. Les utilisateurs peuvent utiliser des outils de cartographie mentale comme XMind et MindGenius pour faire glisser et déposer les leurs. (En fait, le logiciel de cartographie mentale MindMeister est conçu pour se synchroniser avec la solution de gestion de projet complète MeisterTask à des fins de création de WBS.)

Prochaines étapes pour la mise en œuvre d'une WBS

Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet spécifique qui offre une fonctionnalité WBS intégrée ? Ou utilisez-vous des fiches et délibérez manuellement sur un tableau blanc physique ? Si c'est le premier cas, laissez un avis sur votre solution de gestion de projet de choix ; si c'est le second, jetez un œil aux plus de 450 logiciels de gestion de projet qui sont présentés sur G2 Crowd pour vous aider à passer du papier au numérique.

Pour en savoir plus sur les termes et concepts de gestion de projet, assurez-vous de lire comment une déclaration de portée de projet peut aider vos projets à réussir.