Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, un processus de paie simplifié est crucial pour garder vos employés heureux et vos finances en ordre.

De l'utilisation de logiciels de paie à l'externalisation, votre entreprise peut déterminer quelle option de paie correspond le mieux à vos besoins commerciaux.

Qu'est-ce que la paie ?

Alors, qu'est-ce que la paie, exactement ?

La paie fait partie de la stratégie plus large de rémunération et avantages que la plupart des entreprises ont. Les départements RH se réfèrent également à « exécuter la paie » comme le processus de calcul des paiements que vous devez à chaque employé. Les entreprises exécutent souvent la paie sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle.

Comment faire la paie

Le traitement de la paie peut être effectué de trois manières différentes :

1. Faites la paie vous-même

2. Utilisez un logiciel de gestion de la paie

3. Utilisez un service de paie

Comprendre les étapes de chaque option ainsi que les avantages et les inconvénients aidera votre entreprise à décider quelle option de paie correspond le mieux à vos besoins commerciaux.

Comment faire la paie vous-même

Le traitement manuel permet aux entreprises de faire la paie elles-mêmes. Cette option est intelligente pour les petites entreprises qui débutent et peuvent avoir des fonds limités. Si vous essayez de comprendre comment traiter la paie vous-même, il sera utile de suivre les étapes ci-dessous :

1. Obtenez un numéro d'identification d'employeur

Avant de commencer à exécuter la paie pour votre entreprise, vous devez obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN). Un EIN permet à votre entreprise de s'identifier en tant qu'entreprise afin que vous puissiez payer vos employés. Vous pouvez demander un numéro d'identification d'employeur sur le site IRS.

2. Faites remplir un formulaire W-4 par les employés

Les formulaires W-4 permettent aux employeurs de savoir combien d'argent retenir de chaque chèque de paie à des fins fiscales. C'est un formulaire unique que les nouveaux employés doivent remplir avant de commencer à travailler dans votre entreprise. Les nouveaux employés doivent remplir un W-4 avant de recevoir leur premier chèque de paie. (Voici un formulaire W-4 officiel pour 2019.)

3. Établissez un calendrier de paie

Les entreprises peuvent choisir de payer leurs travailleurs chaque semaine, bimensuellement ou mensuellement. Établir des dates de paiement est important pour pouvoir ensuite planifier les paiements d'impôts et les délais de dépôt fiscal.

4. Calculez les impôts sur le revenu

Pour éviter les audits gouvernementaux, vous devez calculer avec précision les impôts sur le revenu fédéraux et d'État à soustraire des chèques de paie de vos employés. Trouvez les impôts de votre état ici.

5. Déposez les formulaires W-2 annuels

Faire remplir des formulaires W-2 par les employés aide l'IRS à déterminer combien d'argent a été retenu à chaque employé afin qu'ils puissent percevoir des remboursements d'impôts. Vous devez soumettre ce fichier une fois par an à l'IRS.

Logiciel de paie

Si vous souhaitez exécuter la paie en interne sans le travail manuel, utiliser un logiciel de paie pourrait être la meilleure solution pour votre entreprise. Certaines étapes du processus de paie par vous-même doivent également être complétées avant d'utiliser un logiciel de paie. Voici les étapes pour compléter la paie en utilisant un logiciel de paie :

1) Choisissez un logiciel de paie

Pour choisir le logiciel de paie qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise, il sera utile de choisir un logiciel qui correspond à la taille de votre entreprise. Ensuite, selon que vous êtes une petite, moyenne ou grande entreprise, vous pouvez choisir un logiciel de paie pour petites entreprises, moyennes entreprises ou grandes entreprises. Lors de la recherche de logiciels, il est également bénéfique de considérer les fonctionnalités spécifiques dont votre entreprise pourrait avoir besoin.

2) Entrez les informations de l'entreprise

Une fois que vous avez choisi un logiciel de paie qui répond aux besoins de votre entreprise, vous entrerez les informations de votre entreprise et de vos employés. Cela inclut votre numéro d'identification d'employeur et les formulaires W-4 de l'entreprise.

3) Faites suivre le temps de travail par les employés

Avant que vos employés ne soient payés, ils doivent entrer les heures qu'ils ont travaillées. Ils peuvent le faire en utilisant un logiciel de gestion du temps et des présences ou un logiciel de gestion de la main-d'œuvre.

4) Exécutez la paie de l'entreprise

Une fois que les employés ont entré leurs heures de travail, les administrateurs ou les gestionnaires de la paie doivent vérifier que les heures de travail sont exactes, puis approuver leur paiement. Cela automatisera la paie pour qu'elle soit exécutée à la date prévue.

5) Calculez les impôts des employés

La dernière étape consiste à déposer les impôts de votre entreprise. Si vous choisissez d'utiliser un logiciel de paie complet, il calculera automatiquement les impôts de votre entreprise.

Image courtoisie de Patriot Software

Services de paie

Si votre entreprise ne souhaite pas exécuter la paie en interne, vous pouvez externaliser à un service de paie. Il existe deux types de services de paie :

1. Services de paie assistés

2. Services de paie en libre-service

Services de paie assistés

Les services de paie assistés complètent la plupart ou la totalité de la paie de votre entreprise pour vous. Ces services peuvent calculer la paie des employés, effectuer des paiements et générer des formulaires fiscaux tels que les W-2.

Les services de paie gèrent tous les impôts des employés, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps de dépôt. Si votre entreprise a des employés dans plusieurs états, suivre plusieurs taxes locales et d'état est difficile. Les services de paie assistés peuvent aider avec des tâches comme celles-ci.

Une fois que vous optez pour un service assisté, il ne reste plus beaucoup d'étapes pour vous. Vous serez assigné à un spécialiste de la paie qui gérera votre paie.

L'avantage majeur d'un service de paie assisté est que la paie est toujours complétée à temps. Les services de paie assistés garantissent que votre entreprise ne manque jamais un paiement ou n'oublie de déposer des impôts, ce qui peut entraîner des pénalités majeures.

Services de paie en libre-service

Contrairement aux services de paie assistés, la paie en libre-service met la responsabilité de la paie entre les mains de l'entreprise.

Les étapes pour compléter la paie en libre-service sont similaires à celles des étapes du logiciel de paie.

Les services de paie en libre-service permettent à votre entreprise d'exécuter la paie 24/7. Ils permettent également aux employés de modifier leurs détails personnels, de changer leur retenue fiscale, d'entrer les heures travaillées, de voir les options d'avantages importants et d'accéder à leur historique de paie.

Les services de paie en libre-service facturent généralement les entreprises en fonction du nombre d'employés qu'elles ont. Cela peut aider si vous êtes une petite entreprise avec seulement quelques employés.

L'avantage majeur de choisir une option de paie en libre-service est qu'elle donne beaucoup d'autonomie aux employés. Ils peuvent entrer leurs propres heures, voir leurs retenues et s'inscrire aux avantages de l'entreprise.

L'inconvénient est que chaque employé doit apprendre à utiliser le système. Cela signifie former chaque nouvel employé, ce qui peut prendre beaucoup de temps.

Conclusions

Il existe de nombreuses options de paie différentes parmi lesquelles choisir. Certaines options mettent plus de responsabilité sur vos employés mais sont moins chères, tandis que d'autres externalisent entièrement le processus à des services mais coûtent plus cher. L'objectif est de trouver l'option qui convient le mieux à votre entreprise.

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