Un intranet est-il adapté à votre entreprise ? Découvrez-le

Les affaires et la technologie croissent à des rythmes similaires.

Cela est principalement dû à la façon dont elles se complètent bien. À mesure que de nouvelles technologies se développent, les entreprises les intègrent dans leur pile technologique. De même, à mesure que les entreprises progressent, elles créent leur propre technologie pour répondre à leurs besoins uniques.

Avec tant d'options d'outils et de logiciels à utiliser, on pourrait penser que l'utilisation de la technologie d'entreprise serait simple. Malheureusement, ce n'est pas le cas.

Au fil du temps, l'inventaire des ressources des entreprises devient incontrôlable, rendant l'accès à l'information cauchemardesque. Tout au long de la journée de travail, vous vous retrouvez probablement à poser des questions sur les informations dont vous avez besoin. Où puis-je trouver cette information ? À qui dois-je la demander ? Où dois-je partager ce que j'ai trouvé ?

Ne serait-il pas agréable qu'il y ait un endroit unique qui permette la communication et stocke les ressources dont vous avez besoin pour faire votre travail avec succès ? Cet endroit magique existe, et il s'appelle un intranet.

Vous n'avez pas besoin d'être une grande entreprise pour bénéficier d'un logiciel d'intranet pour employés. Ces plateformes peuvent servir n'importe quelle équipe, dans n'importe quelle entreprise, dans n'importe quel secteur.

Comment fonctionne un intranet ?

Tout d'abord, un intranet a besoin d'un serveur web sécurisé et fiable pour gérer les demandes de données hébergées sur le serveur. Le serveur web travaille à trouver les fichiers demandés et les livre à l'utilisateur qui en a besoin. Il est également essentiel d'avoir un système de gestion de contenu mis en place pour contrôler la gestion du contenu sur l'intranet.

Lorsqu'un employé souhaite accéder à l'intranet de son entreprise, il doit être connecté au réseau local (LAN) de l'entreprise et avoir un mot de passe réseau spécifique. Si l'entreprise a des employés à distance, ces personnes accèdent à l'intranet via un réseau privé virtuel (VPN). Un VPN permet à ceux qui ne sont pas connectés au LAN de se connecter à l'intranet et d'accéder aux mêmes informations et ressources.

Un pare-feu est également utilisé pour sécuriser l'intranet d'une organisation. Il fonctionne en se tenant entre l'internet extérieur et l'intranet privé pour suivre toutes les données entrantes et sortantes, confirmant qu'elles ne contiennent aucune demande non autorisée. Les pare-feu protègent également un intranet en s'assurant que les logiciels malveillants ou autres menaces malveillantes ne piratent pas le réseau.

Enfin, un intranet ressemble essentiellement à une version privée d'internet grâce à l'élément de tunneling, qui permet aux entreprises d'envoyer des messages privés via le réseau. Pour ce faire, les intranets utilisent le cryptage et le décryptage pour protéger une partie de l'intranet d'une autre.

Quel est le but d'un intranet ?

Vous vous demandez probablement ce qu'un intranet peut faire pour votre entreprise. Mais la meilleure question est : que ne peut pas faire un intranet pour votre entreprise ?

Un intranet agit comme la colonne vertébrale de la communication interne. Le monde des affaires évolue rapidement, et établir un intranet comme source unique d'information, de communication et de collaboration de votre entreprise stimule la productivité. Une fois que votre équipe maîtrise la productivité, le succès suivra.

Différence entre internet, intranet et extranet

Il est courant de confondre un intranet avec simplement l'internet ou un extranet. Les intranets sont devenus populaires dans les années 1990, en même temps que l'internet, il est donc compréhensible que les gens puissent se sentir confus - surtout quand on considère qu'il faut l'internet pour qu'un intranet fonctionne.

Ces trois outils sont similaires, il est donc important de distinguer comment ils diffèrent les uns des autres.

L'internet est ouvert à tous ceux qui possèdent un appareil pouvant y accéder, comme un ordinateur ou un appareil mobile avec une connexion Wi-Fi. L'internet est un libre-service, pour ainsi dire, puisqu'il s'agit d'un réseau public et mondialement connecté.

Un intranet est une source d'information en ligne utilisée par les entreprises. Les intranets sont verrouillés et accessibles uniquement aux personnes au sein d'une organisation spécifique. C'est un réseau privé, local ou restreint et non disponible pour quiconque essaie de se connecter en ligne.

Un extranet est similaire à un intranet, mais certaines personnes extérieures à l'organisation peuvent également y accéder. C'est essentiellement une branche de l'intranet d'une entreprise, donnée à des tiers comme des fournisseurs, des partenaires, des fournisseurs ou des clients.

Caractéristiques et avantages de l'intranet

Si vous envisagez d'intégrer un intranet dans le plan de communication interne de votre entreprise, vous êtes sur la voie de la productivité. Avant de le mettre en œuvre, il y a certaines fonctionnalités que vous voudrez peut-être vous assurer d'inclure pour que vous et votre entreprise puissiez tirer parti de tous les avantages possibles de l'intranet.

Gestion des documents

La gestion et le partage de documents sont l'une des fonctionnalités les plus importantes d'un intranet. S'assurer que tous les membres de l'équipe disposent de la base de connaissances dont ils ont besoin pour apporter de la valeur à l'entreprise devrait être une priorité.

Parce que les affaires ne sont jamais stagnantes, les bases de connaissances changent constamment. Les politiques, procédures, objectifs et personnel de l'entreprise nécessitent des mises à jour régulières, et les communiquer à l'ensemble de l'entreprise peut se faire via un intranet.

Un logiciel d'intranet approprié organise les documents de l'entreprise et les rend facilement accessibles aux membres de l'entreprise. Des fils de discussion par e-mail aux documents dans Google Drive, avoir un intranet d'entreprise permet aux employés de stocker et d'accéder facilement à tous leurs fichiers.

Les connaissances internes sont des informations précieuses et sensibles. Les intranets peuvent non seulement agir comme un référentiel central pour les données de l'entreprise, mais ils peuvent également les sécuriser contre les audiences externes.

Outils de collaboration et de communication

Le travail d'équipe est essentiel sur le lieu de travail. Même si vous travaillez seul sur un projet, il y aura des moments où vous aurez besoin d'informations, de conseils ou d'approbation d'autres personnes avant de continuer.

L'utilisation de divers canaux de communication interne au sein d'une même entreprise peut créer du désordre, amenant les employés à manquer des informations importantes. Un intranet d'entreprise élimine ces problèmes.

Les intranets incluent des fonctionnalités permettant aux membres de l'équipe de collaborer facilement tout au long de la durée d'un projet. Ces fonctionnalités de collaboration facilitent le partage d'informations sur l'intranet et sont toujours disponibles pour ceux qui pourraient en avoir besoin.

De plus, de nombreux intranets offrent des profils d'utilisateur similaires à LinkedIn afin que les employés puissent télécharger leur propre profil et inclure leur titre de poste, description, et plus encore. Cela permet également de découvrir de nouveaux collègues et de leur envoyer un message via l'intranet, permettant une collaboration accrue et aidant à établir un réseau sur le lieu de travail.

Capacité à créer des groupes

De nombreux départements existent au sein d'une entreprise : ressources humaines, comptabilité, marketing, et plus encore. Ils sont tous importants pour le succès d'une organisation, mais ils nécessitent des informations différentes pour y contribuer.

Un intranet permet de créer des groupes pour organiser davantage les informations en fonction de la fonction et des responsabilités de l'équipe. Empiler toutes les informations de chaque équipe en un seul endroit peut décourager les gens d'utiliser l'intranet de votre entreprise, mais l'organiser est un excellent moyen d'éviter cela. Mais bien sûr, il y aura des espaces avec des informations pertinentes pour tous les membres de l'entreprise, quel que soit leur département.

Créer des groupes sur votre intranet d'entreprise est indispensable pour la gestion de projet. Un espace partagé où ceux qui travaillent sur le même projet peuvent communiquer, collaborer sur des tâches et rester informés des progrès aide à simplifier le processus.

Moteur de recherche et interface utilisateur simple

Les intranets stockent toutes les informations d'une entreprise en un seul endroit. Bien que cela soit extrêmement pratique, c'est aussi beaucoup d'informations.

Heureusement, les intranets offrent des outils de recherche. Les employés peuvent entrer un mot-clé général et parcourir les résultats pour trouver les informations dont ils ont besoin ou même rechercher le nom exact du fichier qu'ils recherchent.

Une interface utilisateur (UI) simplifiée rendra votre intranet beaucoup plus facile à utiliser. Une interface claire et organisée avec des éléments de menu déroulant pertinents et des boutons d'action rendent un intranet plus fonctionnel et convivial pour vos employés.

Capacité à personnaliser

Chaque entreprise est différente, ce qui signifie que votre intranet doit être unique à votre entreprise. Le logiciel d'intranet que vous choisissez doit être flexible pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cela peut signifier mettre en avant des outils spécifiques pour rendre le site plus convivial ou simplement ajouter la marque employeur pour le personnaliser.

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes et excitantes des logiciels d'intranet est que s'il manque une fonctionnalité dont vous avez besoin, il peut intégrer d'autres logiciels couramment utilisés pour être accessibles via votre intranet d'entreprise. Certains intranets modernes peuvent s'intégrer à des outils externes comme Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta, et Zendesk.

Inconvénients d'un intranet

Il y a clairement de nombreux avantages pour les organisations qui se tournent vers l'utilisation d'un intranet. Cependant, les entreprises doivent également être conscientes des défis potentiels.

• Difficile pour les travailleurs sans bureau : Les intranets peuvent être extrêmement utiles pour les entreprises avec un bureau traditionnel. Cependant, les travailleurs sans bureau peuvent ne pas avoir la possibilité d'accéder à un intranet, comme les travailleurs de la vente au détail, le personnel d'entrepôt, les chauffeurs de camion, les infirmières, et même les travailleurs à distance.
• Le mobile n'est pas toujours pris en charge : De nombreux intranets ne prennent pas en charge les appareils mobiles dès le départ. Parfois, il est courant que les intranets offrent le mobile comme une mise à jour ou un forfait amélioré à acheter par les entreprises. Lorsque vous recherchez le meilleur intranet pour votre organisation, assurez-vous d'en chercher un avec une application intranet mobile.
• Les mises à jour peuvent être chronophages : La technologie de communication s'améliore, change et évolue constamment. Pour cette raison, nous sommes habitués à des mises à jour régulières et à de nouvelles versions. Cependant, il peut falloir des années pour qu'une version mise à jour d'un intranet soit publiée pour les clients.

Le package complet

L'utilisation d'un intranet d'entreprise aide à soulager les stress de la communication interne. Le bon peut fournir un foyer pour toutes les informations, ressources et outils de collaboration dont les employés ont besoin pour être productifs et contribuer aux objectifs de l'entreprise. Même si votre entreprise fonctionne déjà comme une machine bien huilée, un solide intranet d'entreprise ne peut qu'ajouter plus d'huile.

À mesure que les entreprises grandissent, elles intègrent de plus en plus de logiciels dans leur pile technologique. Ces outils peuvent s'accumuler rapidement, et la gestion des logiciels peut devenir un véritable casse-tête. Découvrez comment G2 track peut gérer et optimiser efficacement votre dépenses SaaS.