Toute organisation avec un flux entrant et sortant de fonds (débits et crédits) — revenus, dons, amortissements ou dépenses — doit enregistrer et suivre ces transactions. L'objectif est de préparer les états financiers de l'entreprise et ainsi, obtenir un aperçu de la situation financière.

Un grand livre, plus communément appelé GL, est un système de tenue de registres qui suit ces données financières, un processus qui peut être considérablement simplifié avec l'utilisation du bon logiciel de comptabilité.

Comptes GL et pourquoi les entreprises en ont besoin

Voici quelques exemples courants de ces comptes :

• Actifs : espèces, comptes chèques ou d'épargne, biens immobiliers et toute structure qui y est attachée, inventaire, brevets, comptes clients
• Passifs : salaires ou traitements des employés à payer, prêts ou dettes, certains impôts, comptes fournisseurs
• Filiales : une entreprise indépendante détenue à plus de 50 % par une autre entreprise, généralement appelée sa société mère
• Dépenses : coût des marchandises vendues (COGS), commissions de vente, publicité, amortissement, fournitures, services publics
• Revenus : ventes, revenus d'intérêts, revenus de dividendes, revenus locatifs, contributions ou dons
• Capitaux propres : le plus souvent appelé capitaux propres des actionnaires, c'est la valeur d'une entreprise si tous ses actifs étaient liquidés et ses dettes remboursées (en termes plus simples, les capitaux propres égalent les actifs moins les passifs)

Au cours d'une période donnée, les comptables et autres membres du personnel financier enregistrent les débits et crédits des factures payées et des paiements reçus. Cela est effectué pour vérifier que toutes les transactions de la période sont enregistrées dans les bons comptes et que les montants corrects sont notés. Ils doivent également tracer une ligne ferme entre une période et la suivante afin qu'il y ait une coupure nette pour les activités de chaque période. Il est assez courant pour la plupart des organisations de faire l'équilibre des comptes mensuellement, trimestriellement et annuellement.

Chaque transaction enregistrée dans un GL est appelée une écriture de journal et est postée aux comptes du grand livre en fonction du plan comptable de l'entreprise. Un plan comptable est une répartition des types de comptes par plage numérique ou un type de système de classement pour catégoriser les transactions selon les comptes qu'elles affectent. Lorsqu'il est finalisé, un GL devrait être une source unique de vérité convenue pour la situation financière d'une entreprise, qui est à son tour utilisée pour créer des états financiers, effectuer une analyse financière et réaliser des audits.

Qu'est-ce qui rend un GL indispensable pour les entreprises ?

Un GL raconte l'histoire de la santé financière d'une entreprise. Par exemple, si les dépenses augmentent pour une période donnée, les données incluses dans différents comptes GL pourraient aider à expliquer comment cette augmentation des dépenses affecte les revenus ou les comptes fournisseurs. Cette capacité à approfondir des transactions spécifiques aide les entreprises à localiser la source du problème, permettant aux décideurs de réagir en conséquence. L'exactitude de toutes les données dans un GL est impérative pour que les rapports, analyses et états financiers affichent des informations crédibles.

L'un des résultats les plus importants d'un GL est la création d'états financiers. Cependant, les trois aspects les plus importants du GL sont le bilan, le compte de résultat et le flux de trésorerie.

Les équipes comptables ont besoin de ces rapports pour mieux comprendre quels sont leurs actifs et passifs actuels, ainsi que combien de trésorerie elles ont (ou n'ont pas) et d'où vient ou va cette trésorerie. Les investisseurs, analystes, gestionnaires et autres parties prenantes sont également intéressés par ces états financiers pour rester informés de la performance et de la situation financière d'une entreprise de manière continue.

G2, l'analyste financier senior, Felipe Torres, explique plus en détail pourquoi les GL sont si importants pour les entreprises :

« Dans le département finance et comptabilité, le GL est la racine de tout ce que nous faisons. Dans le GL, nous maintenons chaque détail des finances de notre entreprise, ainsi que les métadonnées sur le moment des transactions, les fournisseurs ou clients, les départements et les montants. À cette fin, le GL est l'épine dorsale non seulement de nos états financiers mais aussi de nos capacités FP&A (planification et analyse financières), nous permettant d'analyser les tendances et l'activité de l'entreprise, pour informer nos décisions concernant l'avenir. »

Le logiciel de comptabilité rend le GL facilement accessible

Avant Internet et les avancées de la technologie comptable, la comptabilité et les transactions comptables étaient enregistrées à la main et écrites sur papier dans divers journaux. Ces écritures de journal étaient ensuite organisées, résumées, totalisées et copiées dans le GL. Vous pouvez imaginer, non seulement à quel point cela était fastidieux, mais aussi à quel point des erreurs humaines pouvaient facilement être commises. À ce jour, l'idée des GL est similaire mais plus rationalisée, organisée et plus facile à suivre, grâce à certaines fonctionnalités de base des logiciels de comptabilité.

Les logiciels de comptabilité actuels, parmi leurs autres fonctionnalités, peuvent aider les équipes comptables à maintenir les écritures de journal en calculant automatiquement les débits et crédits et en s'assurant que toutes les écritures respectent des directives spécifiques. De plus, le logiciel de comptabilité héberge des informations financières cruciales dans une base de données unique, ce qui rend le processus de rapprochement plus rationalisé et efficace, car les données sont facilement accessibles, organisées et valides.

Un GL précis et facilement accessible permet aux entreprises de toute taille, avec n'importe quel budget (il existe plusieurs plateformes comptables gratuites disponibles) de mieux planifier l'inventaire, la tarification, s'assurer que les livres sont équilibrés, détecter les activités frauduleuses et avoir une piste de vérification légitime en cas d'audit. Et maintenir un GL n'est pas seulement important pour les organisations à but lucratif. Les organisations à but non lucratif doivent suivre leurs subventions, dons, cadeaux ou contributions des membres pour rester financièrement transparentes envers leurs donateurs, ainsi que pour se conformer aux réglementations sur les subventions et les impôts.

Parmi les centaines d'avis de logiciels de comptabilité que G2 a recueillis au cours des 12 derniers mois, l'importance d'un GL a été mentionnée plusieurs fois, et dans ces avis, les utilisateurs ont souligné à plusieurs reprises la fonctionnalité GL qui est importante pour eux ; la simplicité.

Un ingénieur logiciel dans une petite entreprise a récemment écrit à propos de AlignBooks, «La création de grand livre est simple et détaillée», tandis qu'un responsable comptable utilisant Sage50 Cloud Accounting a dit, « la création de grands livres est relativement simple et aussi très détaillée et on peut créer autant de plans comptables que possible. »

Les logiciels de comptabilité ont parcouru un long chemin depuis que les GL étaient suivis via stylo et papier et feuilles de calcul. Ainsi, trouver la bonne solution peut aider à simplifier l'enregistrement de toutes les transactions financières et à peindre un tableau plus large d'une entreprise.