Qu'est-ce que le RGPD ? Comment cela affecte-t-il votre équipe de vente ?

Ce n'est un secret pour personne que la sécurité des données est un sujet très en vogue.

Nos activités en ligne laissent une trace numérique qui peut être exploitée à l'ère numérique actuelle. Bien que les entreprises utilisent ces données pour la personnalisation, cela nous expose également à des risques de cybersécurité. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), introduit en 2018, répond à ces préoccupations en établissant des normes strictes de protection des données pour les organisations opérant au sein de l'Union Européenne.

Au-delà de la confidentialité des données, les logiciels environnementaux et de sécurité sont cruciaux pour protéger notre monde numérique. Ces outils aident les organisations à minimiser leur impact environnemental et à assurer des interactions en ligne sûres, créant ainsi un paysage numérique plus sécurisé et durable.

Il est important de noter que le RGPD affecte toute organisation qui traite les informations personnelles des citoyens de l'UE, y compris les entreprises en dehors de l'Europe. Au sein de votre propre entreprise, ces changements ont probablement eu un impact important sur votre quotidien, surtout si votre poste est celui qui traite fréquemment des données personnelles, comme les ventes.

Bien que votre entreprise ait probablement déjà apporté des modifications pour se conformer aux politiques du RGPD, il est important que les commerciaux comprennent les effets de ce règlement sur leurs activités quotidiennes. Ne pas le faire pourrait entraîner des conséquences importantes pour votre organisation.

Au lieu de passer en revue les 99 articles législatifs qui composent le règlement, nous résumerons tout ce que vous devez savoir sur la conformité au RGPD qui concerne directement les équipes de vente – avec un minimum de jargon juridique.

Conformité au RGPD et ventes

Comme mentionné précédemment, le RGPD affecte toute entreprise qui traite des données personnelles appartenant à des citoyens de l'Union Européenne. Cela signifie que votre entreprise n'a pas besoin d'être basée en Europe pour être soumise à ces réglementations. Certaines implications clés du RGPD pour les équipes de vente sont :

• Confidentialité des données dès la conception : Le RGPD exige que la confidentialité soit prise en compte dès le début de toute activité de traitement des données. Les équipes de vente doivent s'assurer que la confidentialité est intégrée dans leurs processus et systèmes.
• Gestion du consentement : Il est crucial d'obtenir le consentement explicite et éclairé des individus avant de collecter et de traiter leurs données personnelles. Les équipes de vente doivent avoir des mécanismes de consentement clairs en place.
• Minimisation des données : Ne collectez et ne conservez que les données nécessaires à un objectif spécifique. Les équipes de vente doivent éviter la collecte excessive de données.
• Portabilité des données : Les individus peuvent demander une copie de leurs données dans un format structuré et les transférer à une autre organisation. Les équipes de vente doivent être prêtes à répondre à ces demandes.
• Notification de violation de données : En cas de violation de données, les entreprises doivent notifier les personnes concernées sans retard injustifié. Les équipes de vente doivent avoir des plans de réponse aux incidents en place.
• Responsabilité : Les entreprises sont responsables de démontrer leur conformité au RGPD. Les équipes de vente doivent être conscientes de leurs obligations et s'assurer qu'elles sont respectées.

En comprenant ces implications clés, les équipes de vente peuvent s'assurer que leurs pratiques sont conformes aux exigences du RGPD et protègent la confidentialité de leurs clients et prospects.

En ce qui concerne les ventes, les données jouent un rôle important à chaque étape de l'entonnoir. Pour cette raison, le RGPD a eu un impact majeur sur la manière dont les représentants commerciaux gèrent les informations des clients et des prospects tout au long du processus de vente.

Comment le RGPD affecte-t-il les activités de prospection ?

La prospection est l'activité la plus affectée par le RGPD pour les représentants commerciaux. Cela inclut toute démarche commerciale sortante, où un commercial contacte des prospects qui n'ont pas volontairement donné leurs informations.

Le RGPD décrit six « bases légales » différentes dans lesquelles il est légal de traiter ou d'utiliser des données personnelles. En d'autres termes, le responsable du traitement des données (c'est-à-dire le représentant commercial) doit remplir au moins une des conditions suivantes pour stocker ou utiliser les informations des prospects.

En ce qui concerne les activités de vente, nous examinerons principalement deux de ces conditions : le consentement et l'intérêt légitime.

Consentement

Obtenir le consentement explicite du prospect est idéal mais pas toujours possible. Un exemple est si un acheteur potentiel remplit un formulaire pour demander une démonstration de produit. Avant le RGPD, il était sûr de supposer qu'une personne qui fournit ses coordonnées est prête à être contactée par un commercial. Après le RGPD, ce n'est pas si simple. Il n'est plus sûr de supposer qu'un acheteur donne son consentement simplement en fournissant ses coordonnées ; il doit cocher toutes les cases pour s'inscrire délibérément.

Pour que le consentement soit valide selon les normes du RGPD, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le consentement doit être donné librement
• Le consentement doit être spécifique
• Le consentement doit être éclairé ; la personne doit savoir à quoi elle consent
• Le consentement doit être sans ambiguïté
• Le consentement doit être donné par une action ou une déclaration claire et affirmative

Pour la plupart, les détails liés au consentement affecteront principalement les marketeurs lorsqu'ils génèrent des leads et créent des formulaires de capture de leads. Cependant, les commerciaux doivent être familiers avec tous les aspects de l'entonnoir de vente dans lesquels le RGPD joue un rôle.

Intérêt légitime

Si l'acheteur potentiel n'a pas explicitement consenti, le responsable du traitement des données doit démontrer un intérêt légitime à traiter légalement ses données personnelles. En d'autres termes, un commercial doit expliquer pourquoi il contacte et, surtout, pourquoi cela est pertinent ou bénéfique pour la personne à l'autre bout. Traiter les données personnelles de quelqu'un sous cette condition implique que vous le faites de manière raisonnable.

La base légale de l'intérêt légitime soulève une zone grise car elle est subjective et peut être argumentée pour ou contre. Pour être sûr, considérez toujours si ce que vous contactez est de valeur pour la personne à l'autre bout ou si vos actions portent atteinte aux droits ou libertés de quelqu'un. Si vous choisissez de vous appuyer sur cette base, assurez-vous de documenter vos activités de prospection et de pouvoir y répondre. Nous en parlerons plus tard.

Quelles sont les conséquences de ne pas respecter les normes du RGPD ?

Il est important de noter que le but de ce règlement est de protéger la confidentialité des données des citoyens de l'UE, et non de distribuer des pénalités imprudentes aux entreprises qui font réellement de leur mieux pour se conformer à ces politiques.

Cela dit, les pires contrevenants pourraient faire face à des amendes lourdes. Les entreprises peuvent être condamnées à une amende allant jusqu'à quatre pour cent de leur chiffre d'affaires mondial annuel ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé. Aïe.

Mais il est important de se rappeler que toutes les erreurs de conformité ne conduiront pas à des amendes sévères. L'ampleur de l'infraction déterminera la gravité de la conséquence. Les violations moins graves peuvent entraîner des amendes administratives telles que des avertissements ou des réprimandes. Quoi qu'il en soit, il suffit de savoir que l'UE ne plaisante pas en matière de conformité – il pourrait être temps d'embaucher un directeur de la conformité.

Meilleures pratiques pour une prospection conforme au RGPD

En fin de compte, vous préférez être prudent que désolé lorsqu'il s'agit de vous assurer que vos activités de prospection sont conformes au RGPD. Que vous envoyiez un e-mail à froid ou que vous passiez un appel à froid, il y a plusieurs bonnes pratiques à garder à l'esprit.

Gardez une trace de vos activités de prospection

La plupart des équipes de vente modernes utilisent un logiciel CRM comme leur base de données principale. Il est important d'enregistrer vos activités de prospection en ce qui concerne les contacts européens et de suivre comment les données de contact ont atterri dans votre CRM au départ.

Offrez une option de désinscription

Votre démarche doit toujours offrir au destinataire la possibilité de se désinscrire d'être contacté. Dans les e-mails, incluez un lien vers la politique de confidentialité de votre entreprise et un bouton évident qui permet à la personne à l'autre bout de se désabonner de vos e-mails. Pour les appels téléphoniques, marquez « Ne pas appeler » dans votre base de données si la personne en ligne demande à ne pas être contactée.

Soyez clair et honnête

Lorsque vous contactez un prospect, soyez toujours clair sur vos intentions de le contacter. S'ils demandent comment vous avez obtenu leurs données, soyez honnête. S'ils vous demandent de supprimer leurs informations de votre base de données, honorez leur demande. De plus, soyez toujours prêt à répondre aux questions liées au RGPD dans votre démarche. Vous voulez que la personne à l'autre bout sache que vous et votre entreprise valorisez leur confidentialité et leur sécurité.

En résumé

La confidentialité sur Internet est importante, et les risques de sécurité accrus obligent les gouvernements à prendre des mesures plus drastiques pour protéger leurs citoyens. Nous avons couvert les bases du RGPD pour les ventes, mais vous devriez contacter les ressources internes de votre organisation si vous souhaitez obtenir des informations juridiques plus spécifiques.

Pour la plupart des commerciaux, tant que vous avez une compréhension générale de la conformité au RGPD et que vous abordez la prospection commerciale en gardant cela à l'esprit, vous devriez être clair. Bonne chasse (conforme) ! 

En savoir plus sur la protection des données et comment vous pouvez protéger les données des utilisateurs !

Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.