Qu'est-ce que l'eDiscovery ? Le guide de référence sur les informations électroniques légales

Pensez à tous vos fichiers importants, photographies et applications stockés sur votre appareil électronique.

Les appareils électroniques stockent et transfèrent couramment des informations via diverses plateformes telles que les e-mails, les réseaux sociaux et les applications web. Toutes ces données transférées via des appareils électroniques peuvent servir de preuve ou de documentation dans un procès ou une enquête.

La découverte électronique (eDiscovery) est une méthode d'identification, de collecte et de production d'informations stockées électroniquement (ESI) à présenter devant un tribunal. Le logiciel eDiscovery permet la révision des documents électroniques pendant les litiges.

L'eDiscovery peut être extrêmement complexe, car il existe une multitude de types de fichiers qui peuvent être utilisés (comme les e-mails, les messages vocaux, les vidéos, les sites web, les publications sur les réseaux sociaux et les bases de données) et de nombreuses règles régissant les utilisations légales.

Tout comme il existe des règles concernant la collecte, la préservation et la présentation des preuves physiques, il existe des règles comparables pour les documents électroniques. Le logiciel eDiscovery est utilisé tout au long du processus.

Les fichiers électroniques doivent être préservés d'une manière spécifique pour être admissibles à des fins légales. Les métadonnées (informations telles que ce qui se trouve dans un fichier, quand il a été créé, qui l'a créé, qui l'a reçu, et d'autres informations horodatées pertinentes à la création du document lui-même) doivent être préservées pour vérifier que le document est original et non modifié. Pouvoir confirmer la véracité d'un document en tant que contenu non modifié est essentiel pour l'inclusion du document dans une affaire.

Processus d'eDiscovery

Le logiciel eDiscovery était à l'origine utilisé dans une petite partie du processus. Mais à mesure que la technologie devenait de plus en plus importante dans la vie et les affaires, les solutions ont commencé à s'étendre pour englober l'ensemble du processus d'eDiscovery.

L'augmentation du nombre de solutions complètes et l'acceptation par le système juridique des fichiers électroniques comme preuves ont conduit à un marché massif. Le marché des logiciels eDiscovery devrait valoir plus de 17 milliards de dollars d'ici 2023.

• Gouvernance de l'information (IG) : Utilisée pour décrire les procédures, politiques et contrôles pour la collecte de données, l'IG est gérée par le modèle de référence de la gouvernance de l'information (IGRM), qui fournit un cadre que les agences peuvent suivre.
• Identification : Préserver les preuves est vital pour assurer un procès réussi. Les équipes travaillent sur la phase d'identification en interviewant les parties prenantes clés, en examinant les faits de l'affaire et en analysant les preuves numériques pour comprendre quelles données préserver. Une fois qu'un fichier est identifié comme pertinent pour une affaire, une "retenue légale" est placée sur le fichier. La retenue légale indique que les fichiers ne peuvent pas être supprimés, détruits ou modifiés de quelque manière que ce soit. Une fois la retenue légale placée sur les fichiers, ceux potentiellement pertinents sont identifiés par le logiciel eDiscovery, retirés et placés dans une base de données.
• Préservation : Après avoir identifié les données pertinentes, les propriétaires préservent ces données en toute sécurité. Le logiciel scanne les fichiers et identifie et sépare les fichiers pertinents des non-pertinents. Les fichiers pertinents sont placés dans un espace numérique sécurisé.
• Collecte : La collecte de données se fait sur diverses technologies en fonction des exigences ; cependant, l'application choisie doit suivre un processus légal. Les preuves numériques et les données - telles que les métadonnées, la taille des fichiers, les dates et les journaux d'audit - ne doivent pas être compromises ou modifiées.
• Traitement : Une fois les données collectées, elles peuvent être désorganisées et ne peuvent pas être présentées aux avocats au tribunal telles quelles. Le traitement des données, leur organisation et l'utilisation de logiciels eDiscovery automatisés peuvent aider à extraire des informations significatives et à garantir la pertinence. Certains documents sont convertis dans un autre format de fichier, souvent un PDF, pour permettre les rédactions d'informations privilégiées. Les rédactions peuvent également bloquer les informations non pertinentes d'être vues dans un fichier par ailleurs pertinent.
• Révision : La révision et la documentation des données avant de les présenter est essentielle. Le processus de révision est effectué manuellement ou avec l'aide de l'intelligence artificielle. Les documents qui relèvent du privilège avocat-client sont identifiés à cette étape. Les parajuristes et les avocats passent en revue les documents.
• Analyse : Les actifs numériques et les documents sont organisés et prêts pour la présentation et l'analyse. Les dossiers numériques qui servent de preuves pendant le processus de litige sont analysés.
• Production : Une fois les preuves clés analysées, l'avocat peut transformer l'actif numérique en documentation physique. Cela aide à la présentation facile pendant le procès au tribunal. Ils passent par le processus de production de documents, qui se réfère à la préparation des fichiers à être présentés au tribunal. Ils sont régis par un ensemble distinct de directives concernant la production d'informations électroniques. Une fois produits, les fichiers peuvent alors être présentés devant un tribunal.
• Présentation : Les preuves finales présentées aux juges, au jury, aux avocats, aux participants aux dépositions et aux médiateurs sont organisées dans un format facile à lire.

Importance de l'eDiscovery

Les neuf étapes du processus d'eDiscovery peuvent sembler simples mais prennent parfois des mois ou des années à compléter. L'eDiscovery est un processus fastidieux mais extrêmement important dans les salles d'audience d'aujourd'hui.

La falsification de preuves numériques pendant n'importe quel processus peut entraîner la perte du procès. Comprendre l'importance du processus et assurer la sécurité numérique, et couper l'accès non pertinent peut garantir que les informations importantes ne sont pas compromises.

Des décisions entières peuvent dépendre du contenu des e-mails envoyés par un cadre d'entreprise. Plus d'informations que jamais sont stockées électroniquement, et leur admissibilité au tribunal peut faire ou défaire une affaire pour l'accusation ou la défense. Le but entier du processus d'eDiscovery est de compiler une base de documents légalement admissibles et pertinents sur laquelle l'accusation et la défense peuvent construire leur affaire.

Les avocats sont tenus dans de nombreux États d'être compétents technologiquement, ce qui signifie qu'ils doivent avoir une compréhension approfondie et une connaissance pratique de l'eDiscovery. À mesure que la quantité d'ESI augmente et que de plus en plus de résultats dépendent de l'inclusion ou de l'exclusion de fichiers électroniques, l'eDiscovery devient également de plus en plus important.

Bénéfices de l'eDiscovery

Les solutions d'eDiscovery offrent aux cabinets d'avocats et aux départements juridiques une multitude d'avantages. Elles améliorent le processus d'eDiscovery, le rendant plus efficace, moins coûteux et plus précis lors de l'identification des documents pertinents. Certains des avantages courants de l'eDiscovery sont les suivants :

• Réduire les coûts liés à la découverte
• Améliorer l'efficacité de la découverte
• Augmenter la précision de l'identification des documents pertinents
• Exploiter les outils de documents pour la collaboration
• Augmenter l'accessibilité
• Opportunités de collaboration efficaces
• Meilleure organisation des données et documents numériques

Intelligence artificielle (IA) et eDiscovery

Ces dernières années, l'intelligence artificielle est devenue une partie fondamentale de l'eDiscovery. Les applications basées sur le codage prédictif parsèment des ensembles de données massifs armés de connaissances sur la pertinence des documents et appliquent ces connaissances pour dénicher les documents pertinents pour l'affaire en cours.

En résumé, c'est ainsi que l'IA et l'eDiscovery sont entrelacés. Il existe une multitude de termes utilisés pour désigner l'IA dans le contexte de l'eDiscovery. Codage prédictif, révision assistée par la technologie, IA, et apprentissage automatique se réfèrent tous à la même chose : l'eDiscovery pilotée par l'IA.

Les équipes juridiques ont du travail à faire pour s'assurer que l'IA extrait les documents pertinents. Cela se fait d'abord en entrant un "ensemble de semences", qui se réfère à un échantillon de documents de l'ensemble entier à analyser. L'équipe étiquette les documents pertinents et non pertinents dans l'ensemble de semences et transmet ces informations à l'application.

Sur la base de ces documents de semences, le logiciel produit un algorithme pour analyser ce groupe de fichiers. L'algorithme recherche ensuite des documents supplémentaires, et l'équipe examine les résultats et ajuste l'algorithme au besoin pour produire le résultat souhaité (c'est-à-dire l'identification de tous les documents pertinents dans l'ensemble de données).

Une fois cela terminé, l'équipe fait scanner le reste des documents par le logiciel pour identifier ceux qui sont pertinents et non pertinents.

Avenir de l'eDiscovery

L'adoption à grande échelle d'outils de collaboration numérique tels que la visioconférence, des plateformes comme Zoom ou Microsoft Teams, et les réunions virtuelles en raison d'une augmentation du travail à distance a conduit à une augmentation de l'ESI, et à l'adoption de l'eDiscovery dans une plus grande mesure. Le codage prédictif et d'autres tendances d'apprentissage supervisé aident à trouver la réactivité et la pertinence de l'ESI.

L'eDiscovery est généralement accepté comme une pratique valide, et le marché de l'eDiscovery devrait continuer sa croissance rapide. Lorsque le codage prédictif (révision assistée par l'IA) est devenu répandu, il y avait un grand intérêt quant à la façon dont les tribunaux traiteraient la nouvelle technologie.

Un jugement en 2012, da Silva Moore v. Publicis Groupe, a établi le précédent selon lequel le codage prédictif ou la découverte et la révision de documents assistées par l'IA étaient une manière valide de réviser les documents. Des jugements ultérieurs ont confirmé da Silva Moore, établissant le codage prédictif comme la norme pour la révision des documents.

L'eDiscovery, en particulier le logiciel eDiscovery assisté par l'IA, continuera d'augmenter en prévalence dans un avenir prévisible.

Le jugement est en faveur du logiciel eDiscovery !

Le logiciel eDiscovery est le présent et l'avenir de tout ce qui est légal. Il aide à rationaliser le processus, à rassembler et compartimenter les fichiers, et à analyser les actifs numériques pertinents. L'eDiscovery peut être rentable et faire gagner du temps aux cabinets d'avocats et à divers départements juridiques.

Il y a un besoin de transparence et d'efficacité au sein des équipes juridiques internes. En savoir plus sur la gestion juridique d'entreprise et pourquoi cela compte.