Qu'est-ce que l'EDI ? Types, applications et solutions logicielles

Combien de fois avez-vous commencé un appel professionnel par « avez-vous reçu mon e-mail » ?

Probablement plus de fois que vous ne pouvez compter. Peu importe les documents que vous envoyez à un partenaire commercial, attendre une confirmation peut sembler être un goulot d'étranglement inutile. Ce goulot d'étranglement peut être résolu en mettant en œuvre un logiciel d'échange de données électroniques (EDI).

Lorsque les entreprises utilisent un logiciel EDI, elles bénéficient d'un transfert de documents rapide puisqu'il remplace le besoin de préparation et de gestion du courrier qui accompagne la communication commerciale traditionnelle, comme les appels téléphoniques, les fax ou le papier, pour commander ou vendre des produits.

Étant donné que tout cela peut être fait à l'aide de l'EDI, les entreprises peuvent accomplir davantage en accélérant les délais logistiques et en éliminant les erreurs manuelles qui surviennent parfois lors des communications B2B.

Si cela semble être quelque chose dont votre entreprise pourrait bénéficier, il est dans votre intérêt de connaître tout ce que l'EDI pourrait apporter.

Comment fonctionne l'EDI ?

Vos données et informations commerciales sont stockées dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela pourrait comprendre des détails liés à l'expédition, à l'inventaire, aux achats, à la facturation, et plus encore. Le logiciel EDI s'intègre à ce système ERP et utilise les informations pour créer la documentation nécessaire pour faire des affaires avec d'autres entreprises.

L'EDI remplace les communications B2B manuelles, comme le courrier postal, l'e-mail et le fax, car les documents peuvent circuler directement de l'application informatique de l'expéditeur (comme un système logistique) à l'application informatique du destinataire (comme un système de gestion des commandes).

Des exemples courants de documents pouvant être envoyés à l'aide de l'EDI sont :

• Commandes d'achat
• Gestion des factures
• Statuts d'expédition
• Informations douanières
• Documents d'inventaire
• Confirmations de paiement

Pour mieux comprendre comment fonctionne l'EDI, comparons comment un échange de documents traditionnel se déroulerait par rapport à l'utilisation d'un échange de données électroniques pour échanger des documents.

Utilisation d'un échange de documents traditionnel

Tout d'abord, l'acheteur prendrait une décision d'achat, créerait la commande d'achat et l'imprimerait. L'acheteur enverrait ensuite la commande d'achat au fournisseur par courrier. Une fois que le fournisseur reçoit la commande d'achat, il enregistre les informations dans son système de saisie de commandes.

Enfin, soit l'acheteur appellerait le fournisseur pour s'assurer qu'il a bien reçu la commande d'achat, soit le fournisseur enverrait à l'acheteur un accusé de réception de sa commande.

Ce processus entier pourrait prendre entre cinq et sept jours.

Utilisation de l'EDI pour l'échange de documents électroniques

De manière similaire à l'échange de documents traditionnel, l'acheteur prendrait une décision d'achat et ferait la commande d'achat mais n'imprimerait rien. Au lieu de cela, il utiliserait un logiciel EDI pour créer une version électronique de la commande d'achat, qui serait envoyée automatiquement au fournisseur.

Le système se mettra automatiquement à jour une fois que le système de saisie de commandes du fournisseur recevra la commande. Enfin, leur système transmettrait un accusé de réception de confirmation à l'acheteur.

Ce processus entier pourrait prendre moins d'une heure.

Qui utilise l'EDI ?

L'EDI se fait une place dans chaque industrie, mais certaines l'utilisent plus couramment que d'autres.

Par exemple, ceux de l'industrie aéronautique utiliseront l'EDI pour les échanges d'informations de vol, les dossiers de noms de passagers et la conformité internationale. Les travailleurs de la santé utiliseront l'EDI pour échanger des informations sur la santé des patients, traiter les réclamations d'assurance maladie et échanger des informations sur les prescriptions.

Les comptables et ceux des équipes comptables utilisent l'EDI pour générer des factures et fournir des pistes d'audit. Il y a également un grand besoin d'EDI dans les secteurs de la vente au détail, de la fabrication et de la chaîne d'approvisionnement automobile. Les membres de ces industries utiliseront l'EDI pour acheter, exécuter des commandes, maintenir des commandes internationales, confirmer des expéditions et commander des pièces.

Types d'EDI

Choisir le type d'EDI à utiliser dépendra de ce dont vous avez besoin et de la manière dont vous l'utiliserez.

EDI direct

L'EDI direct, parfois appelé point à point, établit une connexion unique entre deux partenaires commerciaux. Cette méthode est la plus courante entre les grands clients et les fournisseurs qui travaillent avec de nombreuses transactions quotidiennes et un volume élevé de documents, tels que les détaillants, les fabricants d'équipements ou les hôpitaux.

VAN

Les réseaux à valeur ajoutée (VAN) sont des réseaux privés tiers où les documents électroniques sont échangés entre partenaires commerciaux. Le fournisseur de VAN gère le réseau et agit en tant qu'intermédiaire entre les deux partenaires. Ils sont responsables du stockage, de l'acheminement et de la livraison des documents EDI.

AS2

L'une des méthodes les plus populaires est la déclaration d'applicabilité 2 (AS2), un protocole de communication Internet qui permet de transmettre des données de manière sécurisée sur Internet. Il implique essentiellement deux ordinateurs — un client et un serveur — se connectant point à point via le web. AS2 créera ensuite une « enveloppe » pour les données EDI, permettant de les envoyer en toute sécurité à l'aide de certificats numériques et de cryptage sur Internet.

EDI Web

L'EDI Web est réalisé via un navigateur Internet, reproduisant les documents papier au format web. Le formulaire fournit aux utilisateurs certains champs où les informations doivent être saisies. Une fois que tous les détails pertinents ont été inclus, le formulaire se convertit automatiquement en un message EDI.

Les petites et moyennes entreprises optent souvent pour cette voie car le logiciel EDI n'est pas nécessaire, mais elles peuvent toujours créer, recevoir et gérer des documents électroniques via un navigateur.

EDI mobile

La forme la plus récente d'échange de données électroniques est l'EDI mobile. Grâce à des applications spécifiques conçues pour prendre en charge l'EDI, les appareils mobiles peuvent potentiellement changer la façon dont de nombreuses organisations peuvent accélérer leurs chaînes d'approvisionnement.

Avoir des applications EDI sur un appareil mobile peut faciliter pour un vendeur de voir le statut de livraison à un fournisseur lors de ses déplacements ou pour un gestionnaire d'entreprise de voir la performance du fournisseur lors d'une réunion.

Externalisation de l'EDI

Comme son nom l'indique, il existe également la méthode d'externalisation d'un programme EDI à un fournisseur tiers. Si votre organisation est plus petite ou si vous n'avez tout simplement pas les ressources pour lancer une initiative EDI, cela pourrait être une alternative bienvenue.

Une autre raison pour laquelle une entreprise peut choisir d'externaliser est la réduction du coût d'investissement dans sa propre infrastructure. Cependant, elle doit également s'assurer qu'elle a accès aux compétences nécessaires pour fournir le service requis que l'EDI a à offrir.

Mise en œuvre de l'EDI

La mise en œuvre de l'EDI peut être un processus complexe impliquant plusieurs étapes. Elle nécessite des solutions techniques, une réingénierie des processus commerciaux et une gestion du changement organisationnel. 

De plus, rester à jour avec les réglementations gouvernementales changeantes et gérer les complexités des opérations commerciales mondiales, où chaque partenaire commercial peut avoir des exigences uniques, ajoute au défi.

Étapes pour la mise en œuvre de l'EDI :

• Établir l'infrastructure et mettre en place le matériel et le logiciel pour gérer les processus EDI, comme la transmission, la traduction et le mappage des documents EDI. Lors de la gestion de l'EDI en interne, assurez-vous d'avoir l'équipement réseau, le stockage et les serveurs.
• Établir des connexions avec les partenaires commerciaux après que la fondation technologique soit établie. Mettez en œuvre des normes EDI pour assurer un échange de documents sécurisé et efficace. Configurez également votre système EDI pour qu'il s'aligne avec les normes utilisées par vos partenaires commerciaux. 
• Assurez-vous que votre système EDI répond aux normes et est conforme aux réglementations spécifiques à l'industrie en matière de protection des données. Restez informé de tout changement dans les normes utilisées par vos partenaires commerciaux ou autres, et mettez à jour votre système en conséquence. 
• Intégrer l'EDI avec votre logiciel commercial actuel ou vos systèmes ERP pour simplifier les opérations, réduire les erreurs et gagner du temps. 
• Cartographie des données et essai seront les prochaines étapes de ce processus. La cartographie des données est importante pour convertir les documents commerciaux traditionnels en formats EDI compatibles. Effectuez des essais pour identifier et résoudre tout problème dès le début.
• Élargir votre réseau et travaillez en étroite collaboration avec vos partenaires commerciaux pour mettre en œuvre l'EDI. 

Avantages de l'EDI

Peu importe la taille de votre entreprise ou le secteur dans lequel elle opère, l'intégration d'un logiciel EDI dans votre pile technologique peut avoir de nombreux avantages.

• Économise du temps : Utiliser l'EDI signifie que la transmission des données passe de plusieurs jours à quelques heures ou même minutes. Cela permet aux entreprises des deux côtés de la transmission d'en faire plus rapidement. De plus, les équipes passeront moins de temps à créer des commandes puisque cela se fait automatiquement et sans intervention de l'utilisateur.
• Économique : Le traitement des commandes peut être coûteux, surtout lors de l'envoi de documents physiques. Puisque l'EDI rend ce processus numérique, les entreprises peuvent réduire les dépenses liées à la génération et à la distribution de données.
• Augmente l'efficacité : Une solution EDI améliore la fiabilité des informations échangées entre les entreprises. En éliminant la saisie manuelle et les doublons de données, les entreprises verront une diminution des erreurs. Cette efficacité améliorera également les relations avec les partenaires commerciaux tout en réduisant les livraisons tardives et les prix de produits incorrects.
• Sécurité et simplicité accrues : Grâce à la standardisation des données au sein de vos systèmes, les employés et les membres de l'équipe informatique savent toujours où les trouver, ce qui réduira la probabilité de violations de données. Étant donné que les commandes de vente, les factures et les enregistrements d'expédition sont générés automatiquement, la journée de travail est plus simple pour le personnel de vente et d'entrepôt.
• Améliore les rapports : L'EDI permet aux documents électroniques d'être intégrés à divers systèmes informatiques pour soutenir la collecte de données, l'analyse et la visibilité pour des rapports affinés.
• Meilleur pour l'environnement : Puisque l'EDI est entièrement sans papier, il favorise la durabilité et réduit les émissions de CO2 en remplaçant les processus basés sur le papier par un système entièrement électronique.

Défis de la mise en œuvre de l'EDI

En plus des nombreux avantages de l'EDI, vous pouvez rencontrer certains inconvénients.

• Temps de configuration long : Selon la méthode EDI que vous choisissez, l'EDI peut nécessiter une formation approfondie du personnel pour fonctionner, rendant la configuration chronophage. Le département informatique de votre entreprise devra probablement équilibrer la configuration de l'outil EDI avec d'autres projets sur leur liste de tâches.
• Technologie complexe : Lors de la mise en œuvre de la technologie EDI, votre entreprise doit également investir dans un réseau supplémentaire pour recevoir et transmettre des informations. Cela pourrait être un obstacle si vous avez une petite ou moyenne entreprise.
• Coût : La mise en place et la formation de l'EDI peuvent parfois entraîner des coûts initiaux élevés, alors assurez-vous que cela est dans le budget de votre entreprise au préalable.
• Limite la facturation papier : Tous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez n'auront pas de logiciel EDI dans leur système. À cause de cela, certaines équipes peuvent rencontrer des goulots d'étranglement lorsqu'elles traitent des factures papier et EDI.

Normes EDI

Il existe des normes EDI spécifiques et des règles pour créer des documents commerciaux communs. Ces normes aident les entreprises à éviter de passer du temps, de l'énergie et des ressources à définir la mise en page de ces documents. Il existe des agences certifiées clés qui régissent ces normes, qui incluent :

• Institut national américain des normes (ANSI) : Certifie les normes utilisées aux États-Unis et en Amérique du Nord.
• Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les affaires électroniques (UN/CEFACT) : Certifie les normes internationales.
• Échange de données électroniques pour l'administration, le commerce et le transport (EDIFACT) est une norme internationale développée par les Nations Unies qui fournit des messages pour les échanges de documents multi-pays et multi-industries.
• Loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) : Unifie toutes les exigences spécifiques aux soins de santé pour établir des échanges sécurisés et confidentiels de données liées aux soins de santé.
• GS1 : Certifie les normes EDI internationales spécifiques à l'industrie.
• Drummond : Certifie les logiciels EDI par le biais de tests pour s'assurer que différents outils EDI peuvent communiquer avec succès entre eux.

Top 5 des logiciels EDI

Le logiciel d'échange de données électroniques fonctionne en créant un échange de données sécurisé entre deux ou plusieurs ordinateurs. Ce type de logiciel est généralement utilisé pour le transfert rapide de documents commerciaux au sein des entreprises et entre partenaires commerciaux comme les fournisseurs ou les clients.

Il est courant pour les entreprises de mettre en œuvre un logiciel EDI pour remplacer le besoin d'e-mail, de fax et de courrier postal.

*Ci-dessous se trouvent les cinq principales solutions logicielles d'échange de données électroniques du rapport Grid® de l'été 2024 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. TrueCommerce EDI

TrueCommerce EDI est un fournisseur mondial de connectivité de partenaires commerciaux et de solutions EDI intégrées. Ce logiciel révolutionne la connectivité des partenaires commerciaux en reliant les fournisseurs, les hubs de vente au détail et les consommateurs finaux dans un réseau de commerce mondial. Il offre une solution de service flexible, intégrée et entièrement gérée afin que les clients de toute taille puissent facilement se connecter avec n'importe quel partenaire commercial.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'aime vraiment que TrueCommerce EDI ait incorporé un centre d'apprentissage auto-guidé pour les nouveaux utilisateurs. J'ai dirigé tout le nouveau personnel pour qu'il suive ces modules de formation pour se familiariser avec le système. Cela m'aide à former mon personnel EDI plus efficacement. »

- Avis sur TrueCommerce EDI, Sheila L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Pas assez de disponibilité du personnel de configuration ou du support technique, ce qui entraîne des retards dans l'intégration de nouveaux partenaires commerciaux ou la résolution de problèmes. De plus, certains frais de données en double. Ils n'ont pas leur propre VAN. Et ils facturent à la carte pour chaque type de transaction au-delà des bases. »

- Avis sur TrueCommerce EDI, Dovid G.

2. SPS Commerce Fulfillment EDI

SPS Commerce Fulfillment est une solution EDI complète qui offre une technologie éprouvée et des centaines d'experts en EDI. Chaque jour, ces experts travaillent dur pour surveiller et s'assurer que l'EDI fonctionne pour des dizaines de milliers de clients à travers le monde. Ils surveilleront l'EDI des utilisateurs afin qu'ils puissent se concentrer sur d'autres tâches sur leur liste.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Le tableau de bord de fulfillment vous permet de surveiller facilement les nouvelles commandes entrantes, les changements ou les erreurs. Vous pouvez également voir toutes les transactions dans le portail et approfondir pour examiner les détails et les erreurs. Il est relativement facile de suivre le statut d'une commande du début à la fin. »

- Avis sur SPS Commerce Fulfillment EDI, Mark O.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le processus de mise en œuvre lent et lourd diminue considérablement l'expérience utilisateur globale. Les retards dans l'intégration et la configuration entraînent de la frustration et entravent le bon fonctionnement des entreprises, impactant la capacité à mener des transactions B2B fluides. »

- Avis sur SPS Commerce Fulfillment EDI, Andrew T.

3. Cleo Integration Cloud

Cleo Integration Cloud (CIC) est une plateforme d'intégration basée sur le cloud qui conçoit, construit, exploite et optimise les processus d'intégration d'écosystème critiques. La plateforme CIC offre une visibilité d'intégration de bout en bout à travers les intégrations EDI, non-EDI et API, donnant aux utilisateurs techniques et commerciaux la confiance nécessaire pour intégrer rapidement des partenaires commerciaux, permettre l'intégration entre applications et accélérer les processus commerciaux générateurs de revenus.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'aime comment Cleo Integration Cloud fournit un moyen hautement sécurisé de partager des fichiers en ligne. De la gestion des données et de la synchronisation en temps réel au contrôle d'accès et au cryptage, il fournit tous les outils pour une collaboration efficace entre équipes ou organisations. Les fonctionnalités de glisser-déposer, de surveillance des flux de travail et de filtrage de recherche sont utiles pour organiser les projets. J'apprécie également l'application mobile pratique, qui rend le service encore plus accessible à un prix attractif. »

- Avis sur Cleo Integration Cloud, Shikha G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le support n'est pas le meilleur. En général, je finis par résoudre le problème moi-même. »

- Avis sur Cleo Integration Cloud, Tabatha B.

4. MuleSoft Anypoint Platform

La plateforme Anypoint de MuleSoft est une solution pour la connectivité dirigée par API qui crée un réseau d'applications, de données et d'appareils, à la fois sur site et dans le cloud. Les utilisateurs peuvent concevoir et construire des API et des intégrations, profiter de la visibilité en temps réel depuis une interface unique et bénéficier d'une connexion sécurisée pour protéger les données sensibles.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« La plateforme Anypoint de MuleSoft est une plateforme d'intégration facile à apprendre où vous pouvez gérer tout le cycle de vie des API depuis une seule plateforme. Vous pouvez concevoir vos API en utilisant RAML, qui est très facile à comprendre. Vous pouvez également développer des API en utilisant Anypoint Studio et effectuer des tests. Appliquer des politiques à plusieurs API est également très facile à apprendre. »

- Avis sur la plateforme Anypoint de MuleSoft, Yash G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Si je devais critiquer la plateforme Anypoint de MuleSoft, je dirais que l'un des inconvénients est sa courbe d'apprentissage abrupte, surtout pour ceux qui sont nouveaux dans le domaine de l'intégration. L'interface peut être un peu déroutante, avec divers composants et fonctionnalités qui pourraient dérouter les nouveaux utilisateurs. De plus, la plateforme peut être coûteuse pour les petites et moyennes entreprises, la rendant moins accessible pour celles ayant des ressources limitées. »

- Avis sur la plateforme Anypoint de MuleSoft, Abhinav M.

5. OpenText Business Network Cloud EDI

OpenText Business Network Cloud EDI est une solution d'intégration B2B complète conçue pour rationaliser les processus EDI pour les entreprises de toutes tailles. En tirant parti du cloud, il assure un échange de données sécurisé et en temps réel entre partenaires commerciaux, améliorant l'efficacité opérationnelle et réduisant les coûts. Les utilisateurs ont loué sa fiabilité et sa scalabilité, en faisant un outil essentiel pour les organisations cherchant à optimiser leur gestion de la chaîne d'approvisionnement. 

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« OpenText EDI est devenu mon arme secrète ! Plus de blues EDI manuels - les connecteurs préconstruits et l'automatisation m'ont permis d'économiser d'innombrables heures et de me connecter avec des partenaires sans problème. Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg ! Cette plateforme a transformé notre visibilité, nous donnant une boule de cristal en temps réel sur tout notre flux commercial. Statuts de commande, factures, paiements - tout est là, nous permettant de résoudre les problèmes et d'optimiser comme jamais auparavant. »

- Avis sur OpenText Business Network Cloud EDI, Ujwal S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je pense que le helpdesk est un peu problématique. Il faut trop de temps à l'équipe pour résoudre le problème. De plus, le processus de résolution d'un problème est très long, donc vous devez rester calme. »

- Avis sur OpenText Business Network Cloud EDI, Mahima S.

Livraison reçue

Lorsque votre entreprise utilise l'échange de données électroniques, vous pouvez être sûr que tous vos documents importants sont envoyés rapidement à vos partenaires commerciaux et avec une connexion sécurisée. Il n'y a plus d'attente pour la livraison et de questionnement sur la réception des commandes.

Tout est affiché dans le logiciel EDI, ce qui signifie que vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes que de vérifier le statut de livraison d'un formulaire de commande papier.

Si vous cherchez d'autres moyens de transférer des données sans en changer le sens inhérent, consultez l'échange de données. 

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.