L'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise est de suivre les finances de l'entreprise.

Bien que les entreprises croient souvent qu'elles ont les ressources et les liquidités nécessaires pour maintenir un flux de trésorerie positif, elles peuvent ne pas avoir la connaissance ou la compréhension de la facilité avec laquelle il est possible de prendre du retard sur vos paiements. Cela contribue à expliquer pourquoi 82 pour cent de toutes les entreprises échouent en raison d'une mauvaise gestion ou d'une gestion négative des flux de trésorerie.

Avec de nombreuses entreprises qui ne voient pas les pièges financiers qui se trouvent devant elles, il est évident que la plupart des entreprises ne comprennent pas comment déterminer avec précision la santé de leurs finances. Chaque entreprise devrait prendre le temps de s'assurer qu'elle enregistre et analyse chaque état financier. C'est là que la comptabilité entre en jeu.

Qu'est-ce que la comptabilité ?

À sa base, la comptabilité consiste à suivre les finances de votre entreprise.

Lorsque les entreprises se réfèrent à de bonnes pratiques comptables, elles parlent de la capacité d'une entreprise à suivre toutes les transactions financières qui se produisent.

Suivre toutes les finances de votre entreprise offre une variété d'avantages : cela aide à identifier les problèmes financiers le plus tôt possible, cela montre aux investisseurs que votre entreprise est en bonne santé financière, et cela aide à gérer les flux de trésorerie.

En fin de compte, ce sont vos pratiques comptables qui vous permettront également de soumettre des rapports fiscaux précis et d'éviter que votre entreprise ne soit auditée.

Que ce soit par l'utilisation de logiciels de comptabilité ou en utilisant des services de comptabilité, maintenir un système de comptabilité cohérent et précis est essentiel pour comprendre l'état des finances de votre entreprise.

Les bases de la comptabilité

Avant de plonger dans les différentes manières dont vous pouvez effectuer la comptabilité, il est important de comprendre quelques principes de base de la comptabilité.

Il existe essentiellement deux systèmes principaux qui sont utilisés de manière cohérente : la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double.

1. Comptabilité en partie simple

exige que votre entreprise enregistre une transaction financière une seule fois. Cela signifie que chaque fois que votre entreprise effectue ou reçoit un paiement, vous saisissez cette dépense dans la colonne crédit (recevoir de l'argent) ou débit (payer de l'argent). Si vous recevez un paiement, vous entrez cet argent dans la colonne crédit, et si vous effectuez un paiement, vous le mettez dans la colonne débit. Le système de comptabilité en partie simple est souvent utilisé par les petites et nouvelles entreprises. Cela est dû au fait que ces entreprises ont un faible niveau de transactions et n'ont pas besoin d'autant de concentration.

2. Comptabilité en partie double

exige que vous saisissiez une transaction financière deux fois. Cela signifie que chaque fois que votre entreprise effectue ou reçoit un paiement, vous saisissez cette dépense dans les deux colonnes crédit et débit. Les professionnels de la comptabilité utilisent ce système pour qu'aucune entrée financière ne soit jamais omise. Cela garantit que chaque fois que vous effectuez un paiement, vous soustrayez cet argent à la fois de votre compte débit et crédit. Si un système de comptabilité en partie double est correctement effectué, le total de vos écritures comptables devrait être égal à zéro. Cela signifie que le total des débits est égal au total des crédits. Cela signifierait que vous avez comptabilisé avec précision chaque paiement que vous avez reçu et chaque paiement que vous avez effectué. Bien que ce système soit plus fastidieux et nécessite souvent le temps d'un comptable dédié, il garantit un niveau de précision plus élevé pour maintenir les finances de votre entreprise.

Il est bénéfique de mieux comprendre ces principes de base car cela vous familiarisera avec la comptabilité manuelle et vous permettra de comprendre ce que fait un comptable.

Comment faire de la comptabilité

En tant que propriétaire d'entreprise, vous avez plusieurs options pour mettre en place un système de comptabilité. Si vous êtes une petite entreprise avec peu de personnes, il peut s'avérer plus facile et plus rentable de faire la comptabilité vous-même. Cela peut être fait manuellement à la main ou avec un logiciel de comptabilité. Si vous êtes une grande entreprise qui doit gérer un ensemble de finances plus important, il sera utile d'utiliser des services de comptabilité ou même un logiciel ERP. Que vous soyez une grande entreprise ou une jeune startup, nous allons exposer vos options et trouver la manière la plus efficace pour vous de gérer les finances de votre entreprise.

Logiciel de comptabilité

Les logiciels de comptabilité et de gestion comptable deviennent une option de plus en plus populaire pour les petites entreprises. Les recherches montrent que seulement 14 pour cent des petites entreprises externalisent leurs services de comptabilité, ce qui signifie que la plupart des petites entreprises choisissent de réaliser leur comptabilité en interne.

Le logiciel de comptabilité est une excellente solution pour les petites entreprises car la plupart ne sont pas disposées à débourser de l'argent pour payer du personnel comptable. Le logiciel de comptabilité permet aux entreprises de gérer toutes leurs finances numériquement et de saisir toutes leurs transactions quotidiennes. Il permet également aux entreprises d'enregistrer les profits/pertes, les dépenses et de visualiser leur revenu global.

Les avantages de faire la comptabilité vous-même incluent l'économie sur les coûts de main-d'œuvre et la prise en charge des finances de votre entreprise. D'un autre côté, la comptabilité peut s'avérer fastidieuse et peut prendre du temps à apprendre. À mesure que votre entreprise se développe, il sera important d'évaluer à quel moment il serait judicieux de transférer les responsabilités comptables à un comptable à plein temps.

Services de comptabilité

Bien que cela vous coûtera plus cher que la méthode du faire-soi-même, les avantages de l'externalisation de votre comptabilité incluent la libération de temps et une plus grande chance d'enregistrement financier précis.

Ci-dessous se trouvent une gamme de services de comptabilité dont une entreprise peut profiter.

Comptabilité virtuelle

La comptabilité virtuelle est lorsque un comptable fournit des services de comptabilité à une entreprise ou un client depuis un endroit éloigné. L'externalisation des emplois comptables est devenue de plus en plus populaire ces dernières années car la tendance s'avère plus rentable et flexible pour les employeurs et les travailleurs. Cela peut être une option attrayante pour les petites entreprises car elles n'ont pas à fournir au comptable une assurance, des avantages ou des fournitures de bureau.

Services de comptabilité mensuels

Les services de comptabilité mensuels sont vos services de comptabilité standard. Un service de comptabilité mensuel est un service collectif qui inclut la surveillance des comptes bancaires, des alertes pour les transactions suspectes, la gestion des budgets de l'entreprise et bien plus encore. Le prix moyen de l'externalisation de votre comptabilité varie de 500 à 2 500 dollars par mois selon le nombre de transactions et la complexité des services requis. Ci-dessous se trouve un exemple de la façon dont une entreprise peut choisir de facturer les entreprises en fonction de ce qu'elles ont besoin d'accomplir.

Embaucher un comptable interne

40 pour cent des propriétaires de petites entreprises disent que la comptabilité et les impôts sont la pire partie de la possession d'une entreprise. Comment éviter cela ? Embaucher un comptable interne, ce qui peut être extrêmement avantageux pour une entreprise. Avoir une réunion quotidienne avec un comptable vous permet de visualiser l'état des finances de votre entreprise et peut influencer les décisions que vous prenez au jour le jour. Cela peut aider à fixer des objectifs de vente, à analyser combien de clients vous avez et à identifier les tendances financières. Bien que cela puisse s'avérer coûteux, de nombreux propriétaires d'entreprises paient le coût car ils comprennent combien de valeur un comptable peut apporter à une entreprise.

Comptabilité vs. gestion comptable

Avec la comptabilité et la gestion comptable étant étroitement liées, de nombreux propriétaires d'entreprises se demandent souvent quelle est la différence entre les deux.

Alors que la gestion comptable s'occupe d'interpréter, de classer et d'analyser les données financières, la comptabilité est plus concernée par l'enregistrement de toutes les transactions financières.

En ce sens, il est crucial de comprendre qu'un comptable peut également agir en tant que conseiller qui comprend comment analyser les données financières et prendre des décisions éclairées basées sur ces données. Un comptable a un haut niveau d'expertise et est généralement très bien versé dans l'interprétation de données financières complexes.

Les comptables, en revanche, sont plus limités dans leur expertise. Les comptables maintiennent généralement l'image financière des entreprises et ne sont généralement pas chargés de fournir une analyse approfondie des finances de l'entreprise.

Bien que certaines entreprises choisissent d'avoir à la fois un comptable et un comptable, la réalité est qu'un comptable possède généralement les compétences pour faire les deux. De plus, comme les logiciels de comptabilité peuvent automatiser la plupart des responsabilités d'un comptable, les entreprises avec un budget plus serré choisissent souvent d'embaucher uniquement un comptable.

D'un autre côté, les entreprises qui peuvent se permettre d'avoir à la fois un comptable et un comptable peuvent avoir un avantage concurrentiel. Avoir un comptable qui peut maintenir les opérations quotidiennes des finances d'une entreprise laisse plus de temps à un comptable pour analyser les coûts opérationnels. Si vous souhaitez avoir à la fois un comptable et un comptable, vous pouvez vous référer aux options de comptabilité qui ont été détaillées dans la section sur les services de comptabilité.

Alors que vous évaluez les besoins de votre propre entreprise, il est important de comprendre qu'à mesure que votre entreprise se développe, plus de comptabilité devra être effectuée.

Chaque entreprise devrait avoir un système de comptabilité

La comptabilité est la boussole qui guide le flux de trésorerie de votre entreprise. Sans elle, les entreprises sont perdues et ne comprennent pas la santé financière de leur entreprise.

Les entreprises qui ne suivent pas leurs finances à mesure que leur entreprise se développe sont les mêmes entreprises qui échouent en raison d'une mauvaise gestion des flux de trésorerie. Les entreprises les plus prospères utilisent leur comptabilité comme un outil pour stimuler les ventes, le marketing et fixer des repères financiers.

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