La plupart des propriétaires d'entreprise savent que la comptabilité est l'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise.

Sans finances organisées et états financiers précis, il est impossible de dire si l'entreprise réalise un bénéfice ou une perte.

Des rapports financiers de base tels que les comptes de résultat, les bilans, les plans comptables, et d'autres aident les propriétaires d'entreprise, les actionnaires, les investisseurs et les créanciers à voir clairement les gains ou pertes financiers. Ces rapports aident également les PDG et les directeurs financiers à déterminer où réduire les dépenses et quels budgets augmenter.

C'est assez évident. Si un aspect d'une entreprise nécessite des logiciels et de l'automatisation, c'est bien le service comptabilité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?

Avant de plonger dans les fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité, définissons les avantages de base que ces logiciels offrent.

Parce qu'il existe de nombreuses options de logiciels de comptabilité disponibles, trouver celui qui convient à votre entreprise est impératif.

Par exemple, certains logiciels sont excellents pour les petites entreprises dans des secteurs de niche, tandis que d'autres sont optimisés pour les organisations de niveau entreprise.

Tous les logiciels de comptabilité, cependant, devraient avoir les fonctionnalités clés listées ci-dessous :

1. Fonctionnalité comptable de base

Tous les logiciels de comptabilité devraient inclure des fonctionnalités comptables de base, telles que les grands livres, les plans comptables, la facturation, le rapprochement des comptes, les comptes fournisseurs et les rapports financiers. Ils aident également à suivre les lois liées aux finances, comme les réglementations d'État en matière de taxe de vente sur Internet.

2. Paie et suivi du temps

Si l'entreprise a ses propres employés – par opposition aux employés sous contrat ou ceux employés par une agence – alors la paie est indispensable.

Presque tous les logiciels de paie incluent le suivi du temps, ce qui est utile pour les employés horaires ou les entreprises qui suivent les coûts individuels des travaux. Certains logiciels de paie incluent également l'intégration fiscale.

3. Suivi des dépenses

Si les employés de l'entreprise soumettent régulièrement des rapports de dépenses pour remboursement, certains logiciels de comptabilité offrent des options pour suivre les dépenses des employés.

Fonctionnalités spécialisées des logiciels de comptabilité

Au-delà des fonctionnalités comptables clés listées ci-dessus, il existe également des fonctions plus complexes et spécialisées que les logiciels de comptabilité peuvent effectuer.

1. Intégration

Les entreprises de niveau intermédiaire ou plus grandes peuvent s'appuyer sur plusieurs types de logiciels pour les opérations quotidiennes, tels que les systèmes CRM ou ERP. Pour ces entreprises, il est important de s'assurer que leur logiciel de comptabilité s'intègre facilement avec d'autres systèmes déjà en place.

2. Normes comptables complexes ou codes fiscaux

Bien que la plupart des entreprises bénéficient de logiciels de comptabilité standard, certaines industries ont des normes comptables plus complexes ou des transactions affectées par les codes fiscaux.

De plus, il peut y avoir des réglementations locales ou d'État ou des codes fiscaux qui doivent être inclus dans les rapports financiers ou les déclarations fiscales de routine.

3. Facilité d'utilisation

Pour une nouvelle entreprise, tout logiciel de comptabilité devrait être assez facile à utiliser une fois que le comptable a été formé. Cependant, de nombreuses entreprises ou départements comptables ont déjà leurs propres stratégies et processus en place.

Si possible, il est préférable de trouver un logiciel qui fonctionne bien avec ces techniques afin que la transition soit aussi fluide que possible.

4. Utilisation internationale

Si une entreprise opère en dehors des États-Unis ou travaille régulièrement avec des clients d'autres pays, un logiciel de comptabilité internationalisé peut être nécessaire. Tous les logiciels n'incluent pas le support des devises étrangères, donc ces entreprises peuvent avoir des options logicielles limitées.

Toute entreprise a besoin d'un logiciel de comptabilité

La tenue de livres n'est plus faite sur papier et stockée dans de grands classeurs à anneaux.

Si votre entreprise prévoit de se développer à un moment donné dans le futur, vous devez numériser vos livres avec un logiciel de comptabilité. En fait, investir dans un logiciel de comptabilité devrait probablement être l'un des premiers achats qu'une nouvelle entreprise effectue.

Grâce au grand nombre d'options logicielles, les entreprises peuvent trouver le logiciel parfait pour leurs besoins.

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