Qu'est-ce qu'un webinaire ? Comment créer des événements en ligne engageants

Imaginez que vous puissiez éduquer un public mondial, capturer des prospects de haute qualité et former votre équipe à distance – tout cela depuis le confort de votre bureau. Les webinaires, un mélange de "web" et "séminaire", sont de puissants ateliers ou conférences en ligne qui peuvent réaliser tout cela et bien plus encore.

Les plateformes de webinaire facilitent le développement de présentations qui s'alignent sur les directives de votre marque et augmentent l'engagement du public. Contrairement aux séminaires physiques, les webinaires éliminent les limitations géographiques, permettant à l'hôte de se connecter avec des participants du monde entier. 

Bien qu'il ne soit pas nécessaire de louer un lieu et d'engager une entreprise de restauration, organiser un webinaire en ligne nécessite une certaine planification.

Comment fonctionne un webinaire ?

Les webinaires offrent un moyen simplifié d'apprentissage et de communication efficace entre l'hôte et ses publics. Voici les étapes impliquées dans l'organisation d'un webinaire :

Choisir une plateforme

L'organisateur sélectionnera une plateforme de webinaire pour héberger l'événement en ligne. Ces plateformes de webinaire offrent des fonctionnalités utiles pour l'inscription, la gestion des participants, la capture de prospects et la présentation de contenu.

Planifier le webinaire

L'organisateur doit établir l'objectif du webinaire, qu'il s'agisse de générer des prospects ou d'éduquer les participants. La planification implique également d'identifier le public cible et le contenu. Enfin, une date et une heure qui conviennent au public cible et aux intervenants sont choisies.

Promouvoir le webinaire

Après la planification, il est temps de promouvoir le webinaire par divers canaux, tels que le marketing par e-mail, les réseaux sociaux ou la publicité payante. Cela implique généralement de créer une page de destination où les participants peuvent s'inscrire à l'événement.

Préparer la présentation

À ce stade, les intervenants du webinaire développeront le contenu de la présentation, y compris des diapositives, des démonstrations ou tout autre visuel qu'ils prévoient d'utiliser.

Effectuer une répétition technique 

Avant l'événement en direct, l'organisateur effectue une répétition avec les intervenants pour s'assurer que tout fonctionne sans problème. Cela inclut le test de l'audio, de la vidéo, du partage d'écran et du logiciel de présentation.

Types de webinaire

Les webinaires peuvent prendre différentes formes pour répondre à différents besoins commerciaux. Découvrez ci-dessous certains des types de webinaires les plus courants :

• Webinaires en direct sont les plus interactifs, se déroulant en temps réel. Les participants peuvent interagir via le chat, les sondages et les questions-réponses en direct. Les webinaires en direct sont idéaux pour les présentations, les ateliers et les discussions où l'engagement immédiat est crucial.
• Webinaires préenregistrés/sur demande sont des présentations préenregistrées auxquelles les participants peuvent accéder à leur convenance. Ils offrent de la flexibilité mais limitent l'interaction. Les webinaires sur demande conviennent aux contenus pérennes, aux démonstrations de produits ou aux conférences où des informations cohérentes sont essentielles.
• Webinaires automatisés combinent du contenu préenregistré avec des éléments automatisés tels que des déclencheurs d'e-mails et des messages marketing. Ils sont utiles pour la génération de prospects, la maturation ou la diffusion de contenu introductif sans présentateur en direct.
• Webinaires hybrides combinent des éléments en direct et virtuels. Ils peuvent impliquer un intervenant en direct à un emplacement physique présentant à un public à distance ou une discussion de groupe avec certains participants assistant virtuellement. Cela est idéal pour les grands événements ou les situations où le voyage est peu pratique.

Fonctionnalités des webinaires 

Le but d'un webinaire dépend de l'hôte, mais les options disponibles sont vastes. Cela signifie que les outils que vous utilisez pour lancer votre webinaire doivent être suffisamment flexibles pour offrir des fonctionnalités qui maintiendront votre public engagé, quel que soit le sujet. 

Ci-dessous, certaines des fonctionnalités que la plupart des outils de webinaire fournissent. Découvrez comment vous pouvez en tirer parti lors de l'organisation de votre propre webinaire. 

Chat textuel

Engager un public, grand ou petit, peut se faire de plusieurs manières différentes, mais l'une des méthodes les plus simples est d'activer le chat textuel. Cela permet à votre public de poser des questions connexes ou de répondre aux questions que vous posez. Sans être dans la même pièce, il est difficile d'attirer l'attention d'un présentateur avec une question ou une réponse, mais le chat textuel dans les outils de webinaire le rend possible.

Diaporamas 

Créer un webinaire engageant peut être difficile. Si votre webinaire est éducatif d'une manière ou d'une autre, envisagez d'avoir un diaporama à portée de main à présenter à votre public pendant que vous en parlez. Avoir un diaporama vous permet également de fournir un ordre du jour clair à vos spectateurs, d'encourager l'engagement et de donner au public quelque chose à emporter.  

Enregistrement

Traditionnellement, les webinaires se déroulent en direct afin que le public puisse poser des questions au présentateur et obtenir des réponses en temps réel. Bien que regarder un webinaire préenregistré devienne moins engageant, les informations présentées ou discutées peuvent être consultées par ceux qui ont manqué la version en direct, peuvent être référées plus tard par votre public, ou enregistrées avec un invité qui ne peut pas être présent à l'heure prévue. 

Partage d'écran

Si votre sujet nécessite une démonstration, les solutions de partage d'écran dans les webinaires seront utiles. Les spectateurs pourront voir exactement quelles actions vous effectuez sur votre écran et suivre sur le leur si nécessaire.

Le partage d'écran peut être utile au-delà des démonstrations. Si vous partagez une vidéo ou une présentation de manière non traditionnelle, le partage d'écran est un moyen de montrer à votre public ce que vous voyez. De plus, si vous démontrez plus d'un processus ou utilisez plus d'un outil ou fichier, le partage d'écran est souvent plus efficace que les captures d'écran pour les spectateurs.

Tableau blanc

Si vous expliquez un sujet complexe et souhaitez le faire en direct, utiliser un tableau blanc collaboratif vous permet, ainsi qu'à d'autres hôtes, de prendre des notes, d'illustrer des idées avec des dessins ou de tracer des flèches pour démontrer un processus. La fonctionnalité de tableau blanc que certains logiciels de webinaire fournissent permet à votre public de se sentir comme s'il était là avec vous et lui donne une idée plus claire de votre sujet.  

Sondages et enquêtes

Fournir des sondages pendant votre webinaire vous permet de donner à votre public un ensemble d'options à choisir, gardant vos résultats organisés en un seul endroit. Les sondages et enquêtes offrent à votre public un moyen facile de s'engager avec votre présentation et de répondre rapidement et de manière ordonnée à vos questions.

Avantages d'organiser des webinaires

De la formation interne à la capture de prospects, les marketeurs de toutes les industries utilisent et définissent les webinaires à diverses fins. Peu importe l'industrie dans laquelle vous vous trouvez, voici quelques-unes des nombreuses façons dont vous pouvez utiliser un webinaire.

Présentez votre nouveau produit

Il n'est pas très logique de s'attendre à ce que tous vos clients réservent un vol pour votre conférence chaque fois que vous lancez un nouveau produit. Cependant, leur demander une heure de leur temps en ligne pour présenter votre dernière création est beaucoup plus gérable. 

Les webinaires de produits sont une occasion pour vous de rassembler tout le monde, de vos prospects à vos évangélistes de marque, en un seul endroit. Vous n'êtes pas seulement là pour éduquer les inscrits sur les dernières mises à jour, mais aussi pour répondre aux questions.

Prendre le temps de discuter des questions de vos spectateurs et d'y répondre peut rassurer les clients actuels qu'ils sont entre de bonnes mains tout en poussant les prospects vers l'achat. 

Positionnez-vous en tant qu'expert

Organiser un webinaire sur un sujet – qu'il s'agisse de comment coder un site web ou de santé mentale – place le présentateur sur un piédestal virtuel. Bien que certains inscrits choisissent d'assister pour le soutien, beaucoup de vos participants se connectent pour entendre ce que vous avez à dire en tant que leader d'opinion. 

Même si votre webinaire est gratuit, ils vous donnent toujours leurs coordonnées et du temps de leur journée pour entendre ce que vous avez à dire. Les inscrits font confiance au fait que vous délivrez des informations précieuses, uniques et intéressantes. 

Engagez votre public

Contrairement au marketing sur les réseaux sociaux ou aux bannières publicitaires, les webinaires ont un pouvoir différent sur votre public : le pouvoir de la rareté. Les publications sur les réseaux sociaux sont là pour rester, et les publicités sont difficiles à éviter. Mais les webinaires en direct promettent une valeur au-dessus des tactiques de marketing traditionnelles, et cette valeur est beaucoup plus unique. 

Arriver en retard, partir tôt ou oublier d'assister à votre webinaire en direct signifie que votre spectateur – prospect, lead ou client – manque quelque chose. Les autres participants savent maintenant quelque chose qu'ils ne savent pas, et la personne qui a manqué est va ressentir cela. 

Même si vous choisissez d'enregistrer votre webinaire et de le publier plus tard, c'est comme si votre spectateur choisissait de regarder une série virale sur Netflix des mois après sa diffusion. Ils seront dans le coup, mais seulement après tout le monde. De plus, ils n'auront pas la chance de poser des questions ou de répondre à celles des autres, les laissant dans l'ombre en ce qui concerne l'interaction. 

Générez de nouveaux prospects

Sans prospects, il n'y a pas d'entreprise. Les marketeurs peuvent générer des prospects de nombreuses manières, mais ils peuvent avoir du mal à attirer des prospects de haute qualité. Les webinaires sur des sujets pertinents pour votre entreprise sont un excellent moyen de générer des prospects de haute qualité que les marketeurs recherchent. Pourquoi ?

Les personnes qui voient que vous promouvez votre webinaire se rendront probablement sur votre page de destination et interagiront avec votre formulaire en s'inscrivant à l'événement. Ce sont les personnes qui vous disent qu'elles sont intéressées par ce que vous avez à dire. 

Certaines personnes peuvent cliquer accidentellement sur un lien ou télécharger un actif et être regroupées dans votre liste de prospects, mais ceux qui s'inscrivent et assistent à votre webinaire sont aussi de haute qualité que possible. 

Défis d'un webinaire

Les avantages d'organiser un webinaire sont nombreux, mais ils ne viennent pas sans leurs propres défis non plus.

De l'attraction des personnes à votre événement à leur maintien engagé, voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels les hôtes de webinaires sont confrontés et comment les résoudre avant même qu'ils ne se posent. 

Problèmes techniques

Les webinaires ont un ensemble unique de défis, mais les problèmes techniques sont universels à travers les industries, les activités et les personnes du monde entier.

Si vous organisez un webinaire, le plus grand défi auquel vous devrez vous préparer est les difficultés techniques. De la connexion Internet à un système d'exploitation, le nombre de problèmes différents auxquels vous serez confronté est infini. 

Promotion

Si un arbre tombe dans une forêt et que personne n'est là pour l'entendre, fait-il du bruit ? Si un webinaire est diffusé et que personne n'y assiste, avez-vous même un webinaire ? La réponse à cette deuxième question est définitivement "non".

Préparer un webinaire ne signifie rien si personne ne voit ou n'entend ce que vous avez à dire. Les promotions constitueront la majorité du succès de votre webinaire, tout comme le succès de tout événement. Promouvoir au mauvais moment sur les mauvais canaux ne générera pas de prospects de haute qualité, et cela pourrait même ne pas attirer un public. 

Maintenir votre public engagé

Nos capacités d'attention sont plus courtes que jamais, ce qui signifie que s'il y a un moyen pour nous de perdre notre concentration, nous le ferons. Maintenir l'attention de quelqu'un dans une réunion ou une présentation traditionnelle est une chose, mais le faire virtuellement est un autre obstacle à surmonter. 

Le format de votre webinaire déterminera la difficulté de cette première étape, mais l'une des choses qui maintient les gens engagés est de les inclure dans votre conversation.

"Un excellent moyen de briser la tension est d'avoir quelques blagues prêtes pour l'introduction. Avoir quelques commentaires légers prêts à être utilisés lors de l'introduction des invités, en abordant les questions d'organisation ou en accueillant les gens peut vous mettre dans une ambiance détendue et vous aider à naviguer dans toute gêne."

AJ Alonzo
Directeur du marketing, Demand Drive

Mesurer le succès 

Il est peu probable que vous réalisiez des ventes directes pendant votre webinaire, et la plupart des entreprises diffusent des webinaires gratuits. Si vous ne gagnez pas d'argent pendant ou immédiatement après votre webinaire, à quoi ressemble le succès ?

La façon dont vous déterminez le succès doit être décidée bien avant le lancement de votre webinaire.

Conseils pour créer un webinaire efficace

Les avantages des webinaires peuvent être saisis, et les défis qui se posent peuvent être résolus, mais peu importe à quel point vous vous préparez, votre succès n'est jamais garanti.

Si vous diffusez un webinaire pour la première fois ou n'avez pas vu les résultats que vous souhaitez lors de webinaires précédents, assurez-vous d'utiliser ces conseils. 

Avant le webinaire

• Connaissez votre public : Adaptez votre contenu et votre style de présentation aux besoins et aux intérêts de votre public cible.
• Choisissez un sujet captivant : Choisissez un sujet pertinent, opportun et offrant de la valeur. Considérez les points de douleur du public et ce qu'il aimerait apprendre.
  
• Structurez votre contenu : Créez un flux clair pour votre webinaire. Incluez une introduction, un corps solide avec des points clés et une section de questions-réponses dédiée à la fin.
  
• Créez des diapositives engageantes : Utilisez des visuels clairs, un texte concis et des images de haute qualité pour stimuler l'engagement du public.
  
• Promouvez efficacement : Utilisez plusieurs canaux pour diffuser l'information et augmenter les inscriptions au webinaire.
• Pratiquez : Répétez votre présentation à l'avance pour assurer une livraison fluide et un bon timing et résoudre tout problème technique.

Pendant le webinaire

• Commencez fort : Attirez votre public dès le début avec une introduction accrocheuse et un aperçu clair de ce qu'il va apprendre.
• Soyez engageant : Parlez clairement et avec confiance, variez votre rythme et votre ton, et utilisez les visuels efficacement.
• Encouragez l'interaction : Les sondages, les quiz et les sessions de questions-réponses sont d'excellents moyens d'interagir avec le public et de s'assurer qu'il reste impliqué.
• Gérez le temps efficacement : Respectez votre emploi du temps et allouez suffisamment de temps pour les présentations, les démonstrations et les questions du public.
• Adoptez la technologie : Utilisez les fonctionnalités de votre plateforme de webinaire pour partager des écrans, réaliser des sondages et gérer la fonction de chat.

Après le webinaire

• Faites un suivi : Envoyez un e-mail de remerciement aux participants avec un enregistrement du webinaire et des ressources supplémentaires.
• Recueillez des retours : Utilisez des enquêtes ou des sondages pour obtenir des retours des participants.
• Promouvez après l'événement : Rendez votre enregistrement de webinaire disponible à la demande pour atteindre un public plus large.

Meilleurs logiciels de webinaire en 2024

Les logiciels de webinaire diffèrent des outils de web conférence et de conférence audio en ce qu'ils sont créés pour se concentrer sur une autorité et de nombreux spectateurs.

Comme tous les logiciels, il n'existe pas d'outil de webinaire universel qui fonctionne pour toutes les entreprises. Selon l'état financier de votre entreprise, ses objectifs, ses priorités et sa taille, certains logiciels peuvent être plus adaptés que d'autres.

Pour être inclus dans la catégorie des webinaires, un produit doit :

• Être destiné à plusieurs présentateurs avec jusqu'à des centaines voire des milliers de participants lors de sessions de webinaires en direct
• Inclure des capacités de capture de prospects et d'inscription
• Permettre la création de présentations et de vidéos engageantes pour une large diffusion
• Inclure le suivi des performances et l'analyse du public

* Ci-dessous, les cinq principaux logiciels de webinaire du rapport Grid® de G2 pour le printemps 2024. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté. 

1. Webex Webinars 

Webex Webinars vous permet de vous connecter avec des publics de toutes tailles et de fournir des expériences virtuelles exceptionnelles. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, Webex Webinars offre les fonctionnalités et l'évolutivité dont vous avez besoin pour atteindre un public mondial, fournir des présentations professionnelles et obtenir des informations précieuses.

Ce que les utilisateurs aiment le plus : 

"Webex a un bon nombre de fonctionnalités, comme la visioconférence, les webinaires, etc. Nous pouvions facilement assister aux sessions de formation en ligne organisées par notre organisation à distance. Il ne plante généralement pas comme ses concurrents. Non seulement la formation en ligne, mais il est également très utile pour la visioconférence avec un nombre n de personnes en déplacement en utilisant notre mobile ou notre ordinateur portable. Il est assez facile à installer et à rejoindre des réunions sur n'importe quel appareil."

– Avis sur Webex Webinars, Anand K.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas : 

"Ils doivent travailler sur le support mobile. L'application ne fonctionne pas comme je le voudrais ; parfois, elle génère des erreurs vidéo ou audio ; ils devraient travailler sur la personnalisation du programme pour le système d'exploitation Linux. Je ne recommande pas de travailler avec le navigateur Firefox. La qualité audio et vidéo diminue considérablement."

– Avis sur Webex Webinars, Zain K. 

2. Livestorm 

Livestorm est la plateforme conviviale parfaite qui simplifie chaque étape de vos besoins en visioconférence. Elle vous permet d'organiser des webinaires de haute qualité, des démonstrations de produits, des sessions de formation en ligne et des réunions virtuelles – le tout à partir d'une interface intuitive unique.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

"Livestorm est abordable et possède toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin. Nous pouvons facilement ajouter des formulaires d'inscription à notre site Web ; tous les webinaires sont automatiquement enregistrés – et en assez bonne qualité, aussi, par rapport à beaucoup d'autres outils de webinaire que j'ai utilisés. Mais surtout, vous pouvez intégrer Livestorm avec Hubspot afin que tous les inscrits soient automatiquement ajoutés à votre liste de contacts, ce qui est vraiment important pour nous."

– Avis sur Livestorm, Elisabet N.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas : 

"Livestorm n'est pas la plateforme la plus intuitive. L'expérience de la salle d'événement interne peut être déconcertante pour les membres de l'équipe qui ne l'ont pas utilisée auparavant, car il n'est pas clair que vous n'êtes pas visible pour les participants extérieurs lorsque vous rejoignez la scène jusqu'à ce que vous commenciez l'événement réel. Nous avons rencontré un certain nombre de problèmes avec la configuration des sessions d'événement, causés récemment par une migration non communiquée vers un nouveau plan qui nous a empêchés de configurer des hôtes sur une session de webinaire existante. Je souhaite également que Livestorm offre plus de contrôle sur l'affichage des membres de l'équipe pendant la présentation, y compris l'option de montrer uniquement le membre de l'équipe qui parle actuellement."

– Avis sur Livestorm, Emily M. 

3. Zoho Meeting

Zoho Meeting est une plateforme de web conférence sécurisée conçue pour renforcer votre collaboration à distance. Elle va au-delà des simples appels vidéo, offrant une expérience riche en fonctionnalités pour les réunions en ligne, les webinaires et même les réunions hybrides dans des salles de conférence physiques. L'outil permet des réunions vidéo en haute définition avec partage d'écran, tableau blanc collaboratif et chat en temps réel pour une communication efficace.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“Nous avons évalué Zoho Webinar pour notre organisation sociale à but non lucratif pendant un mois. Nous avons organisé un véritable webinaire avec plusieurs hôtes et environ 100+ participants. Nous avons l'intention de continuer avec Zoho après avoir comparé d'autres outils pour nos besoins. L'outil est facile à utiliser par des personnes qui ne sont pas nécessairement techniques. Dans le monde des services sociaux, nous rencontrons de nombreuses personnes qui ne sont pas à l'aise avec la technologie. Dans un événement virtuel, la facilité d'utilisation de l'outil est essentielle pour impliquer ces parties prenantes.

Les personnes du service client de Zoho et de l'équipe de gestion de compte sont très réactives et fournissent vraiment des conseils dans notre meilleur intérêt."

– Avis sur Zoho Meeting, Ashutosh K.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas : 

"Ce que je n'aime pas chez Zoho Meeting, c'est que l'audio lors des réunions peut parfois se dégrader. Lorsque j'ai informé Zoho de cela, cela a été examiné immédiatement, et quelques ajustements ont été faits, ce qui semble avoir résolu le problème. Une autre gêne est la qualité de la fonctionnalité de fond. Si vous n'êtes pas dans un bon endroit, cela vous fera disparaître en partie pour révéler toute activité qui pourrait se produire en arrière-plan."

– Avis sur Zoho Meeting, Dwayne S.

4. Zoom Events and Webinars 

Zoom Events and Webinars est une plateforme tout-en-un conçue pour vous permettre d'organiser des événements virtuels et hybrides percutants de toute taille. Basée sur la technologie de visioconférence sécurisée et fiable de Zoom, elle offre une expérience fluide pour vous et vos participants.

Ce que les utilisateurs aiment le plus : 

"Il est très convivial et dispose de nombreuses fonctionnalités utiles pour aider à donner un excellent cours de webinaire ; il a des outils d'IA, et si pour une raison quelconque vous rencontrez des problèmes, ils ont toujours un support client prêt à aider à répondre à toutes les questions. Il a une intégration facile à comprendre, et c'est la seule application que j'utilise pour organiser mes cours en ligne."

– Avis sur Zoom Events and Webinars, Alberto S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas : 

"Il y a un temps de refroidissement pour les utilisateurs gratuits s'ils utilisent la plupart de leurs 10 dernières minutes du temps d'appel vidéo gratuit de 40 minutes. Cela a été mon problème depuis toujours. Je ne peux pas dépasser 35 minutes, sinon je ne pourrai pas me connecter pendant 10 bonnes minutes lors de la session suivante."

– Avis sur Zoom Events and Webinars, Eunice R.

5. BigMarker

BigMarker offre une solution complète pour créer des webinaires professionnels, interactifs, des événements virtuels et des expériences hybrides. C'est la plateforme parfaite pour les entreprises, les établissements éducatifs et toute personne souhaitant créer des événements en ligne percutants et se connecter avec leur public de manière significative.

Ce que les utilisateurs aiment le plus : 

“Les fonctionnalités que nous aimons le plus que BigMarker offre incluent les mises à jour instantanées depuis l'interface d'administration directement vers l'application, les widgets de l'écran d'accueil, l'image de fond, le programme "Mes Favoris", le processus d'enregistrement sur place avec question personnalisée, le scan du code QR des participants pour le réseautage/prospects, le matchmaking IA basé sur les catégories de produits de l'industrie et la région, les notifications push préprogrammées, et les analyses post-conférence."

– Avis sur BigMarker, Cassie S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas : 

“La courbe d'apprentissage initiale pour certaines des fonctionnalités plus avancées. Bien que la plateforme soit généralement conviviale, plonger dans certaines des fonctionnalités plus complexes a nécessité un peu d'exploration et d'expérimentation. Cependant, la documentation d'aide étendue et l'équipe de support client réactive étaient toujours là pour aider chaque fois que je rencontrais des défis."

– Avis sur BigMarker, Robert Attila F.

Prêt à vous connecter ? 

Le potentiel que votre webinaire peut atteindre va au-delà de votre propre imagination. Mais il est impossible pour un webinaire de dépasser les attentes sans une préparation appropriée.

Tout comme tout autre effort de marketing, il est crucial que vos objectifs soient clairement définis, que la façon dont vous mesurerez le succès de votre webinaire soit déterminée à l'avance, que la promotion soit présente sur les bons canaux, et que vous et les autres présentateurs soyez bien préparés avant le moment de la diffusion. 

Intéressé par découvrir à quoi ressemblent et sonnent d'autres webinaires ? Consultez des exemples de webinaires de G2.

Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.