Salle de données virtuelle : Ne vous inquiétez pas des données pendant les transactions

Les données sont primordiales pour les entreprises modernes.

Elles alimentent la prise de décision dans divers contextes d'entreprise et constituent un élément essentiel de processus tels que les fusions et acquisitions, les collectes de fonds, et presque toutes les transactions stratégiques d'affaires.

En raison de cet aspect critique, vous devez garder vos données en sécurité et les partager avec des parties autorisées pour éviter qu'elles ne deviennent une responsabilité. Une salle de données virtuelle peut être une solution de choix pour stocker et partager des données dans un environnement sécurisé et contrôlé.

Généralement, une salle de données virtuelle est utilisée dans les affaires financières, corporatives ou juridiques d'une entreprise. Les informations stockées dans une VDR sont critiques pour l'entreprise ou le propriétaire de la VDR. Elles peuvent aller des dossiers commerciaux traditionnels à des informations confidentielles de grande valeur, comme les transactions financières lors de levées de fonds ou les secrets commerciaux d'une entreprise. Elle facilite également le processus de diligence raisonnable lors d'une fusion ou acquisition (M&A), d'une transaction de capital-investissement ou de capital-risque, ou d'une syndication de prêt.

En résumé, une salle de données virtuelle offre un espace sécurisé aux organisations ayant besoin de stocker des données de grande valeur et d'y accéder en toute sécurité lors de transactions et d'accords. Les logiciels de salle de données virtuelle réduisent les limitations géographiques qui rendaient autrefois le processus de négociation et de communication à travers les frontières extrêmement laborieux.

Avec la mondialisation des entreprises, une VDR a maintenant remplacé la salle de données physique autrefois utilisée pour stocker et partager des données. Les entreprises modernes ont besoin de mesures de sécurité robustes et de contrôles d'accès pour protéger leurs informations critiques, et les salles de données virtuelles remplissent leur rôle tout en prévenant les violations de données.

Comprendre le besoin d'une salle de données virtuelle

Une salle de données virtuelle est une solution à la demande pour stocker, organiser et partager des données en toute sécurité, c'est-à-dire que vous pouvez l'utiliser pour ce que vous voulez et quand vous en avez besoin. Une VDR offre un stockage de données rentable et efficace et permet le partage d'informations entre les employés de la même entreprise ou entre différentes organisations.

Une VDR offre une solution logicielle de stockage et de partage de données moins coûteuse et très fiable que les prédécesseurs des salles de données traditionnelles. L'utilisation des VDR réduit le besoin de documents physiques, ce qui réduit à son tour les coûts associés à l'impression, au classement et au stockage des documents. Un coût important qui est réduit ou souvent complètement éliminé avec les VDR est le voyage dans le seul but de consulter des documents d'entreprise.

En raison de son rapport coût-efficacité, de son efficacité et de sa commodité, le logiciel de salle de données virtuelle est une solution privilégiée pour les entreprises qui souhaitent partager en toute sécurité des recherches de diligence raisonnable M&A, des transactions financières ou d'autres données.

Qui utilise une salle de données virtuelle ?

De nombreuses entreprises utilisent une solution de salle de données virtuelle dans différents secteurs qui considèrent le stockage et le partage sécurisé des données comme une fonctionnalité commerciale importante. Bien que son adoption soit réalisée dans de nombreux secteurs, quelques entreprises particulières utilisent efficacement les VDR.

Différentes entreprises exploitent les VDR pour le stockage et le partage sécurisé des données.

• Les entreprises de capital-investissement et de capital-risque utilisent une salle de données virtuelle pour stocker et partager des données entre plusieurs parties prenantes lors de rachats, d'investissements en capital, de communications avec des partenaires ou des investisseurs, de sorties ou de levées de fonds.
• Les autorités juridiques et réglementaires utilisent une salle de données virtuelle pour partager des informations confidentielles entre différentes parties lors de partenariats stratégiques, de litiges, de collectes de fonds, de fusions et d'acquisitions.
• Les entreprises technologiques ont besoin d'un moyen sécurisé pour stocker et partager des informations sensibles lors de levées de fonds, d'introductions en bourse, d'acquisitions, etc., pour lesquelles elles exploitent les capacités des salles de données virtuelles.
• Les entreprises de biotechnologie et pharmaceutiques (ou sciences de la vie) utilisent les VDR pour protéger leur propriété intellectuelle lors d'essais cliniques, de licences de propriété intellectuelle, de partenariats, de collectes de fonds, de fusions et d'acquisitions.
• Les banquiers d'investissement trouvent l'utilisation des VDR dans la rationalisation du cycle de vie des transactions en fournissant une diligence raisonnable efficace lors d'épisodes de fusions et d'acquisitions, d'introductions en bourse (IPO), de partenariats et de levées de fonds.

Comment une salle de données virtuelle protège les données et les informations

Une salle de données virtuelle est parfois appelée salle de données sécurisée en raison du niveau de sécurité qu'elle offre aux données et informations stockées. Elle dispose d'une large gamme de défenses de sécurité mises en place pour protéger les informations contre les accès non autorisés.

Voici quelques couches de sécurité par lesquelles une VDR garde les données et les informations en sécurité :

• Sécurité physique des données assure une sauvegarde continue des données et une disponibilité supérieure à 99,9%.
• Sécurité de l'infrastructure permet le cryptage AES 256 bits et protège les données stockées dans des centres de données distants.
• Sécurité des applications met en œuvre des protocoles de cryptage robustes, l'authentification multi-facteurs et facilite le cloisonnement des données dans des serveurs cloud privés .
• Audit et conformité aident à analyser les journaux d'activité fournis par la VDR et à prouver la conformité aux normes réglementaires pertinentes.

Une salle de données virtuelle est comme une salle physique pleine de classeurs gardée par un gardien. Le gardien sait qui peut accéder à différents types de documents stockés dans des dossiers et régule les contrôles d'accès en conséquence. Les gardiens sont bien conscients des fichiers qui peuvent être consultés et des fichiers qui doivent être gardés cachés des personnes jusqu'à ce que des autorisations d'accès privilégiées soient accordées.

Par conséquent, lors de la mise en œuvre d'une salle de données en ligne, la première étape consiste à identifier les rôles et responsabilités des utilisateurs et à établir des contrôles pour régir leurs autorisations d'accès.

Utilisations populaires d'une salle de données virtuelle

Une salle de données virtuelle répond à plusieurs besoins commerciaux en fournissant des options de partage et de stockage de données sécurisées, ce qui en fait une solution populaire dans toute la longueur et la largeur de différentes industries.

Bien que les cas d'utilisation des VDR ne soient pas limités, vous pouvez voir son adoption généralisée dans ces domaines :

• Fusions et acquisitions : Les entreprises utilisent une salle de données virtuelle pour effectuer une diligence raisonnable adéquate dans les transactions M&A où plusieurs documents sont étudiés pour prendre une décision. Dans de tels cas, des VDR spécialement conçus sont utilisés où l'accès est fourni jusqu'à ce que la décision soit prise, et après cela, l'accès est restreint.
• Introductions en bourse : Lorsque les entreprises deviennent publiques, elles doivent se conformer à plusieurs réglementations supplémentaires en fonction de l'emplacement, des types d'entreprise, etc. Dans ce flux de travail, la rétention et la gestion des documents deviennent primordiales pour que les entreprises survivent à une IPO, faisant de la salle de données virtuelle une solution de choix.
• Gestion de la propriété intellectuelle (PI) : Les startups ou les entreprises qui dépendent de leur propriété intellectuelle pour croître s'appuient sur une salle de données virtuelle. Les VDR fournissent une sécurité de l'information adéquate pour protéger leurs actifs liés à la PI et garantir des normes de sécurité maximales.
• Collecte de fonds : Lors des enquêtes de diligence raisonnable, la collecte de fonds implique une quantité massive de données et de partage de documents. Une salle de données virtuelle garantit que les données sensibles sont partagées en toute sécurité entre les équipes de direction et assure que des contrôles appropriés sont en place.
• Partenariats stratégiques : Les entreprises s'associent souvent à d'autres entreprises pour croître. Ce processus implique le partage de fichiers pour élaborer un accord équitable pour les deux parties. Les VDR rassurent les dirigeants d'entreprise en assurant que leurs données sont sécurisées et inaccessibles aux entités non autorisées.
• Communications à distance : La prise de décision commerciale implique l'approbation de nombreux intervenants dans le processus. Il est peu probable que tous les intervenants (équipes de direction, membres du conseil d'administration, etc.) soient présents au même endroit en même temps. Dans de tels cas, les équipes utilisent une salle de données virtuelle pour partager des informations confidentielles en toute sécurité et obtenir l'approbation des intervenants à distance.

Une salle de données virtuelle résout des problèmes commerciaux pressants en partageant et en stockant des données en toute sécurité. Elle aide les équipes d'audit à obtenir la documentation dont elles ont besoin sans risque de compromission. De plus, non seulement les équipes d'audit bénéficient des VDR, mais chaque équipe qui dépend du partage sécurisé de fichiers tire parti de l'avantage d'avoir une salle de données virtuelle.

Top 5 des logiciels de salle de données virtuelle

Les logiciels de salle de données virtuelle permettent aux entreprises de stocker leurs données confidentielles ou informations propriétaires et de les partager à distance. Ils utilisent plusieurs mécanismes de sécurité comme l'authentification à deux facteurs (2FA), le cryptage, la connexion unique, et plus encore, permettant l'hébergement d'informations confidentielles sous des autorisations d'accès robustes.

Une salle de données virtuelle limite la capacité d'un spectateur à copier, imprimer ou transférer des documents et assure que l'information est accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Lors du processus de diligence raisonnable pour les fusions et acquisitions et les transactions de capital-investissement et de capital-risque, la gestion des droits numériques devient un aspect critique, et la VDR le sert sans faille.

Pour être inclus dans la liste des logiciels de salle de données virtuelle, un produit doit :

• Stocker et distribuer du contenu, des données ou des documents de manière contrôlée et sécurisée
• Équiper des mesures de sécurité telles que 2FA, cryptage et contrôles de connexion unique.
• Fournir des structures d'autorisations personnalisables
• Mettre en œuvre la gestion des droits numériques et contrôler les fichiers à distance
• Vérifier, suivre et appliquer les autorisations d'accès des documents
• Garantir l'absence de chevauchements d'interaction entre les projets individuels grâce à la compartimentation des données

*Ci-dessous les cinq principaux logiciels de salle de données virtuelle du rapport Grid® de printemps 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. iDeals Virtual Data Room

iDeals Virtual Data Room offre une salle de données virtuelle sophistiquée et fiable qui ne nécessite aucune formation préalable et offre une facilité d'utilisation remarquable. Vous pouvez rapidement déployer le logiciel et l'utiliser sur n'importe quel ordinateur, navigateur ou appareil mobile sans installer de plugins supplémentaires.

Il prend en charge plusieurs formats de documents afin que les documents puissent être stockés et partagés en toute sécurité sans préparation de documents. iDeals est équipé de capacités de gestion de documents intuitives qui facilitent la configuration des fichiers et de leurs autorisations de visualisation, d'impression ou de téléchargement.

Avec iDeals Virtual Data Room, vous pouvez protéger les documents avec un filigrane, une vérification en deux étapes, et restreindre l'accès des utilisateurs en fonction de la limite de temps et de l'adresse IP.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Très convivial - J'ai créé plusieurs salles de données maintenant. Il est facile de créer différents groupes avec différents niveaux d'accès. Il est également facile de télécharger en masse, de voir quels fichiers ont été téléchargés qui sont nouveaux, et de créer une structure de dossiers dans la salle de données. »

- IDeals Virtual Data Room Review, Rachael W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Un domaine d'amélioration pourrait être un examen plus détaillé de l'utilisation pour les utilisateurs individuels. Ce n'est pas le plus gros problème, car il y a des rapports, mais vous devez parfois faire un peu de travail manuel. »

- IDeals Virtual Data Room Review, Tommy M.

2. DocSend

DocSend offre une salle de données virtuelle moderne et facile à utiliser qui simplifie le partage sécurisé de documents pour stimuler les résultats commerciaux. Il permet aux utilisateurs de partager plusieurs documents dans un seul lien, permettant aux spectateurs d'avoir toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit.

La salle de données virtuelle de DocSend permet aux utilisateurs de gérer l'accès individuel aux documents et d'utiliser la protection par mot de passe pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité et de contrôle. Les utilisateurs peuvent définir des préférences de sécurité pour chaque partie prenante, recevoir des notifications lorsque quelqu'un consulte des fichiers, et analyser la performance du contenu sur une base page par page en utilisant les systèmes robustes basés sur des liens de DocSend. Il fournit un espace sécurisé pour stocker et partager des documents numériques et offre une expérience de visualisation personnalisée avec un logo et une image de bannière personnalisables.

Ce que les utilisateurs aiment :

« La meilleure chose à propos de DocSend est la simplicité et la capacité de suivre les investisseurs potentiels. En tant qu'assistante exécutive, il ne faut que quelques secondes pour informer notre équipe de qui a ouvert le document et du temps qu'ils ont passé.

Il aide également à décider quels rendez-vous planifier en fonction de l'intérêt. En fait, la capacité de déterminer quelles réunions planifier a permis à notre PDG, analyste financier et dirigeants de gagner du temps, évitant ainsi de gaspiller des ressources. À la fin de la journée, DocSend non seulement a répondu à nos besoins, mais est la raison pour laquelle nous continuons à l'utiliser affaire après affaire. »

- DocSend Review, Mariana B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Certaines fonctionnalités sont difficiles à mettre en œuvre et à gérer, cela pourrait être plus facile, surtout sur la partie signature. La gestion de la personnalisation de la marque n'est pas non plus facile et pourrait être mieux adaptée à l'apparence et à la sensation de chaque entreprise.

Les contrôles et le suivi pourraient également être plus précis. Certains des e-mails reçus n'étaient pas assez précis pour mesurer combien de temps on passe sur la présentation, quelles diapositives étaient finalement inutiles, et lesquelles sont les plus consultées. Certaines de ces informations pourraient être facilement partagées par e-mail dans un résumé quotidien ou hebdomadaire de la plateforme. À part cela, je pense que la plateforme est pratique et je la recommanderais certainement. »

- DocSend Review, Daniel I.

3. Sync.com

Sync.com facilite le stockage, le partage et l'accès à vos informations de n'importe où et protège votre vie privée avec un cryptage de bout en bout. Il protège vos documents confidentiels contre les accès non autorisés et vous permet de partager rapidement des fichiers avec des parties même lorsqu'elles n'ont pas de compte Sync.

Il fournit des fonctionnalités telles que les demandes de fichiers, la protection par mot de passe, les notifications, les dates d'expiration et l'autorisation pour assurer aux propriétaires de VDR qu'ils ont le contrôle des informations stockées.

Ce que les utilisateurs aiment :

« La première chose qui vient à l'esprit est le mot "facilité", et c'est que tout est assez facile à faire avec ce programme, de l'installation et de la configuration à la gestion du stockage de documents, ce sont des tâches assez simples à réaliser. Il est à peine nécessaire pour nous d'être présents car tout est fait automatiquement.

La vitesse de chargement des documents est assez bonne, donc je ne perds pas autant de temps à attendre que des fichiers légers se chargent dans le système. Le fait que l'information soit dans le cloud me permet d'accéder à partir de n'importe quel appareil pour consulter ou télécharger les informations qui se trouvent dans mon compte. »

- Sync.com Review, Martin W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Sync.com est un excellent programme pour gérer l'information basée sur le web et a de très bonnes fonctionnalités. Ce qui peut être considéré comme négatif de ce programme est lorsque nous le comparons à des services similaires, cela peut être son prix, d'autres services offrent un stockage illimité pour des coûts inférieurs. »

- Sync.com Review, Andreina Del valle S.

4. SecureDocs Virtual Data Room

SecureDocs fournit une salle de données virtuelle sécurisée avec une interface intuitive et conviviale. Il permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager facilement des documents d'entreprise.

SecureDocs Virtual Data Room présente des informations précieuses sur l'activité dans votre salle de données, avec des fonctionnalités telles que le reporting de piste d'audit, les alertes d'activité, les tableaux de bord, et vous accorde la visibilité dont vous avez besoin pour évaluer l'intérêt des acheteurs ou des investisseurs. SecureDocs VDR est livré avec des fonctionnalités de sécurité spécialement conçues qui incluent 2FA, le cryptage, des rôles d'utilisateur basés sur les autorisations, des accords de non-divulgation personnalisables, et plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment :

« SecureDocs est une salle de stockage de données facile à utiliser et pratique que nous avons jamais utilisée. Les onglets sont explicites, et il est facile de créer et de télécharger des dossiers. La gestion des utilisateurs, la création et l'attribution de rôles, l'octroi de permissions, etc., sont compréhensibles pour tout le monde. Surtout, le prix est abordable. »

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Mohammed S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Pas grand-chose à ne pas aimer à propos de ce produit. En fonction de la façon dont je configure de nombreux profils d'utilisateur, j'aimerais un moyen supplémentaire de faire des mises à jour en masse des profils d'utilisateur. »

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Patrick T.

5. ShareVault

ShareVault fournit des salles de données virtuelles avec une sécurité robuste même sur les appareils qui sont en dehors du contrôle de votre département informatique. ShareVault facilite le partage d'informations confidentielles avec des parties externes et offre des fonctionnalités granulaires qui vous donnent le contrôle sur les informations stockées tout en assurant une protection et une surveillance exceptionnelles des documents.

La VDR de ShareVault offre des analyses de partage de documents qui vous donnent des informations en temps réel sur l'engagement des utilisateurs jusqu'au niveau de la page. Les analyses de partage facilitent la connaissance de qui accède à vos documents et quand. Elle est livrée avec de nombreuses fonctionnalités telles que des pistes d'audit avec des rapports interactifs, le suivi des adresses IP, des cartes thermiques, et plus encore, vous permettant d'être plus stratégique dans vos transactions.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'adore la flexibilité avec la création d'utilisateurs et de groupes et la possibilité de spécifier les rôles pour chacun. Nous avons de nombreux cas où certains utilisateurs sont configurés pour être des contributeurs tandis que d'autres sont uniquement configurés pour être des réviseurs. C'est important car tous les niveaux de personnel ne devraient pas avoir le même accès au système. De plus, notre entreprise et surtout nos clients apprécient grandement la sécurité renforcée que ShareVault offre. La cybersécurité est d'une importance capitale dans notre secteur, il est donc essentiel que nos données et celles de nos clients restent sûres et puissent être partagées en toute sécurité. »

- ShareVault Review, Adam W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Pas grand-chose. C'est un excellent produit et très convivial. Cela a été l'un de nos meilleurs petits investissements dans cette phase de démarrage. »

- ShareVault Review, Damian M.

Stockez et partagez, mais soyez conscient

Utilisez une salle de données virtuelle pour stocker et partager vos documents confidentiels ou sensibles lors de transactions commerciales, et soyez assuré qu'ils sont accessibles uniquement aux parties autorisées.

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