Comment donner vie à votre présentation virtuelle

Peu importe le nombre de présentations que vous avez dirigées, il est normal d'avoir le trac.

Surtout si vous animez une présentation virtuelle pour la toute première fois.

Une présentation virtuelle est lorsque l'hôte et le public assistent à la présentation à distance, que ce soit depuis chez eux ou depuis un immeuble de bureaux à travers le pays.

Il est compréhensible d'être incertain sur la façon d'aborder une présentation entièrement virtuelle. Vous devez non seulement prendre en compte la conception des diapositives, mais aussi comment maintenir l'engagement d'un public à distance.

À mesure que la technologie et les logiciels de présentation évoluent et que la demande de passer aux présentations virtuelles continue d'augmenter, il est dans votre intérêt de maîtriser les compétences nécessaires pour diriger une présentation virtuelle efficace.

Comment créer une présentation virtuelle

Avant de pouvoir vous asseoir et allumer votre webcam, vous devez d'abord planifier à quoi ressemblera votre présentation virtuelle du début à la fin.

Choisissez le bon logiciel de présentation

La première étape pour créer une présentation virtuelle réussie est de choisir quel logiciel de présentation vous utiliserez. Bien que la création de diapositives bien conçues puisse être très utile, les bons outils de présentation peuvent faciliter la tâche, même si vous n'êtes pas particulièrement à l'aise avec la technologie.

Certains avantages de l'utilisation de logiciels de présentation incluent :

• La possibilité de communiquer de manière organisée et compréhensible
• Engager visuellement et oralement les auditeurs de votre présentation
• Fournir le diaporama comme ressource après la présentation
• Convertir les auditeurs en prospects grâce à l'intérêt et à l'engagement

Quel que soit votre secteur d'activité ou la raison pour laquelle vous vous tournez vers un logiciel de présentation, vous vous sentirez habilité à créer un visuel accrocheur qui, espérons-le, captivera votre public longtemps après la fin de la présentation.

Gardez-le simple

Lorsque vous créez et planifiez votre présentation, n'oubliez pas que votre public ne peut se souvenir et retenir qu'une quantité limitée d'informations à la fois. C'est ce qu'on appelle la théorie de la charge cognitive, et il est important de respecter votre public et la quantité qu'il peut gérer.

Avec la théorie de la charge cognitive à l'esprit, gardez votre présentation aussi simple que possible, et n'ayez pas peur de trouver des moyens d'étendre votre contenu pour aider à décomposer les informations en morceaux plus digestes.

Mettez-vous à la place de votre public. Il est probable que lorsqu'il voit une diapositive avec une longue liste de points ou plusieurs paragraphes de texte, ses yeux commencent à se voiler et il perd rapidement intérêt. Si vous vous retrouvez à créer une diapositive comme celle-ci, envisagez de la diviser en trois diapositives distinctes.

Utilisez les couleurs efficacement

Lorsque vous construisez vos diapositives, n'oubliez pas la couleur. Bien que dans certains cas, vous puissiez être limité aux couleurs spécifiques de la marque ou aux directives de la marque de l'entreprise, parfois vous pourrez être plus créatif avec le type de diapositives à inclure.

Dans ce cas, faites attention au schéma de couleurs spécifique que vous souhaitez utiliser. Évitez tout ce qui est difficile à lire ou trop flashy. Si quelque chose, les couleurs que vous choisissez doivent compléter le but de la présentation et les points que vous allez aborder.

Par exemple, vous pouvez envisager d'opter pour un schéma de couleurs complémentaires si vous expliquez deux éléments distincts et comment ils diffèrent l'un de l'autre.

Créez des titres significatifs

Dans le même ordre d'idées, considérez les titres de vos diapositives et assurez-vous qu'ils sont significatifs. Le titre de chaque diapositive joue un rôle important dans votre présentation virtuelle, car ils informent les spectateurs du contexte de ce qui est discuté.

Ils aident également les spectateurs à suivre plus facilement la présentation, en particulier ceux qui peuvent visionner les diapositives après la présentation.

Choisissez une police sûre

Lorsque vous choisissez un type de police, assurez-vous qu'il est facile à lire sur vos diapositives.

Il est dans votre intérêt d'éviter les polices de caractères script qui ont une ambiance plus formelle et décorative, car elles peuvent être difficiles à lire et souvent ne correspondent pas au ton de votre présentation.

Choisissez quelque chose de traditionnel que les gens connaissent, et gardez-le cohérent sur toutes vos diapositives. Vous devriez également considérer comment les polices apparaîtront sur différents appareils en tenant compte des écrans plus petits et plus grands où la police peut être déformée.

Limitez la quantité de données que vous présentez

Certains éléments amélioreront votre présentation virtuelle et d'autres seront simplement distrayants.

Bien que les graphiques et les diagrammes puissent aider à présenter les données de manière plus convaincante, présenter trop de données peut submerger votre public. Au lieu d'expliquer et de rendre les données plus claires, cela ne fera que les confondre davantage.

Cela revient à ce que nous avons discuté précédemment à propos de la surcharge cognitive. Il est préférable d'utiliser des graphiques et des diagrammes uniquement lorsque cela est nécessaire, comme lorsque les informations présentées doivent être simplifiées.

Il en va de même pour les transitions et les animations. Parce que votre présentation virtuelle sera diffusée sur Internet, il y a toujours une chance que vous rencontriez un certain décalage ou que certains éléments audio soient désynchronisés avec la présentation, selon la qualité de la connexion de chaque spectateur.

Pour cette raison, limitez les animations et les transitions de diapositives au minimum. Elles ne seront qu'une distraction pour votre public si elles sont surutilisées.

Tirez le meilleur parti de l'espace blanc

Si vous connaissez un designer, il vous dira à quel point l'espace blanc peut être important. Bien que vous ne puissiez pas identifier quand il est utilisé correctement, vous saurez quand il ne l'est pas.

Dans votre présentation virtuelle, l'espace blanc est tout espace clair et vide autour des éléments de vos diapositives, comme les images, les titres et les zones de texte. Lorsque vous avez suffisamment d'espace blanc intégré, chaque diapositive sera facile à lire et semblera moins chargée. Cela vous facilitera également la transmission du message souhaité de la présentation.

6 conseils pour donner une présentation virtuelle réussie

Une fois que vous avez créé vos diapositives, avec des titres significatifs, un espace blanc efficace, une police facile à lire et des diagrammes simples, il est temps de réellement présenter votre présentation virtuelle.

Avant d'allumer votre webcam, il y a quelques conseils à suivre pour assurer le succès.

1. Planifiez à l'avance

Vous pourriez penser que planifier à l'avance signifie simplement créer vos diapositives avant la dernière minute... mais il y a plus que cela.

Utilisez un arrière-plan professionnel

Il y a certains éléments que vous devrez prendre en compte avant de commencer. Pour commencer, votre arrière-plan virtuel.

Bien que vous puissiez penser que votre réfrigérateur et votre tapisserie vintage sont superbes, ils ne sont pas des arrière-plans idéaux pour votre présentation virtuelle. Prenez le temps de vous assurer que tout ce qui est derrière vous est visuellement attrayant, n'est pas distrayant et ne montre pas le coin encombré de votre salon.

Certains logiciels de visioconférence offrent des arrière-plans virtuels qui éliminent les incertitudes quant à savoir si votre appartement est prêt pour la caméra ou non.

Investissez dans un éclairage de base

Vous voulez vraiment briller ? Alors vous avez besoin d'un éclairage décent qui n'est pas seulement une lampe de table.

Bien que l'éclairage naturel soit bon, il peut être incroyablement imprévisible. Peut-être qu'un nuage errant passera devant le soleil et votre visage sera soudainement dans l'ombre.

Vous n'avez pas besoin d'acheter quelque chose de trop sophistiqué ou coûteux, mais si les présentations virtuelles sont quelque chose que vous prévoyez de faire plus d'une fois, cela vaut l'investissement. Même quelque chose d'aussi simple qu'une lampe annulaire peut faire une grande différence.

Habillez-vous

Nous avons tous entendu les blagues sur le fait de ne s'habiller qu'à moitié pour les réunions virtuelles, c'est-à-dire porter une chemise professionnelle associée à un pantalon de survêtement ou un short de sport.

Lors de la présentation, vous devez prendre le temps de vous habiller professionnellement de la tête aux pieds. Après tout, vous ne savez jamais quand vous pourriez devoir vous lever de manière inattendue et révéler votre secret.

Lors de la planification d'une tenue, optez pour quelque chose de simple. Ne choisissez pas une chemise avec un motif fou ou une qui est vert fluo. Votre tenue doit pouvoir se traduire à la caméra, et tout ce qui est trop chargé peut être distrayant.

Établissez un emploi du temps

Que vous le fassiez pour éliminer le stress ou pour rester organisé, vous devriez toujours créer un emploi du temps détaillé de la façon dont votre présentation virtuelle se déroulera.

Par exemple, en tant qu'hôte de la présentation virtuelle, il est impératif que vous commenciez à l'heure. Il n'y a pas de mode "retard à la mode" lorsque vous êtes l'hôte.

Cependant, vous pouvez constater que certains participants sont un peu en retard pour rejoindre. Pour cette raison, envisagez d'avoir deux ouvertures. Une qui est "douce" et conçue pour engager votre public sans plonger trop profondément dans le contenu, et une autre qui sera votre ouverture "dure". Cette seconde sera réservée pour lorsque tout le monde, ou presque tout le monde, est présent.

De plus, soyez respectueux du temps de votre public et terminez également à l'heure. Ils peuvent avoir d'autres réunions à assister ou un enfant à récupérer à l'entraînement de football. Au tout début de votre présentation, précisez combien de temps elle est censée durer et s'il y aura du temps pour des questions à la fin.

Assurez-vous de fournir votre emploi du temps de présentation à l'avance afin que votre public sache exactement à quoi s'attendre.

Pratiquez à l'avance

Quand il s'agit de donner votre présentation virtuelle, il est dans votre intérêt de ne pas "improviser"... c'est-à-dire assurez-vous de pratiquer à l'avance !

Cela inclut non seulement de passer en revue vos diapositives et ce que vous voulez dire plusieurs fois, mais aussi de pratiquer comment utiliser le logiciel et de configurer votre arrière-plan.

Une fois que vous l'avez fait quelques fois, écoutez comment vous sonnez. C'est là que vous pourrez tester l'audio pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes de lecture. Vous pourrez également écouter pour vous assurer que votre rythme n'est pas trop précipité.

2. Connaissez votre public

Comprendre votre public est un impératif absolu lors de la présentation virtuelle. Découvrez qui ils sont, pourquoi ils ont décidé de rejoindre, et quels points de douleur votre présentation peut espérer résoudre.

Découvrez également où ils se trouvent afin que tous les principaux objectifs que vous prévoyez d'aborder se traduisent à travers différentes cultures si nécessaire.

3. Variez le contenu

Lors de la présentation en personne, que ce soit au travail ou lors d'une conférence, vous pouvez garder l'attention de votre public en établissant un contact visuel et par un langage corporel spécifique. Lors de la présentation virtuelle, votre contenu devra faire le gros du travail.

Pour cette raison, vous voudrez varier le type de média avec lequel ils peuvent interagir.

N'oubliez pas que vous n'essayez pas d'en faire trop ou de submerger votre public, mais plutôt de faire un effort pour combattre l'ennui qui vient de voir diapositive après diapositive de points à puces et de paragraphes.

4. Utilisez des diapositives engageantes

Ajoutez des éléments engageants à vos diapositives pour éviter l'hypnose des diapositives. Pour que votre public se sente impliqué dans votre présentation, envisagez d'incorporer des enquêtes, des sondages ou une session de questions-réponses à la fin de la présentation.

Cependant, faites en sorte que tout engagement soit utile et non une partie superflue de la présentation. Lorsque vous posez une question au public, assurez-vous qu'elle est significative et qu'elle a de la valeur.

De plus, lors de la planification du temps de présentation, n'oubliez pas de prendre en compte le temps d'interaction afin qu'il ne soit pas négligé ou que vous ne vous sentiez pas pressé de le faire.

5. Éliminez les distractions

Si vous présentez depuis votre bureau à domicile, mettez votre smartphone hors de portée, et n'oubliez pas de le mettre en mode silencieux.

Activez "Ne pas déranger" pour toutes les notifications qui pourraient sonner depuis l'appareil avec lequel vous effectuez la présentation, comme les e-mails ou les messages texte. Non seulement cela vous distraira en tant que présentateur, mais votre public entendra ces notifications de son côté.

De plus, fermez la porte de votre bureau à domicile ou de l'endroit où vous présentez afin de ne pas être distrait par un animal de compagnie qui pourrait s'approcher. Cela aidera également à étouffer tout bruit provenant d'autres membres de votre foyer que votre public pourrait entendre.

6. Continuez la conversation

Lorsque votre présentation virtuelle touche à sa fin, assurez-vous de terminer sur une note qui suscite la réflexion. Que ce soit en posant une question ou même en donnant à votre public des devoirs à faire de son côté, cela aidera à engager votre public longtemps après la fin.

De plus, n'oubliez pas de demander des retours de votre public ou de les encourager à interagir avec vous sur les réseaux sociaux pour discuter de certains points plus en détail.

Bonne chance !

Vous êtes maintenant prêt à diriger une présentation virtuelle engageante et bien pensée. Suivez ces étapes et conseils chaque fois que vous avez une présentation à créer.

N'oubliez pas de vous amuser en cours de route, de rire avec votre public et de vous adapter aux imprévus.

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