Gestion des fournisseurs : La clé de partenariats commerciaux solides

Les produits font une entreprise.

Construire un produit exceptionnel nécessite la collaboration de partenaires stratégiques internes et externes dans le marché saturé d'aujourd'hui. Ces partenaires externes, souvent appelés fournisseurs, fournissent aux entreprises des biens et services essentiels qui mettent les produits des acheteurs en avant.

Étant donné que les fournisseurs sont un atout si important, vous ne pouvez pas négliger la nécessité de raffiner et de simplifier leurs responsabilités. Le logiciel de gestion des fournisseurs est l'outil parfait pour construire des partenariats commerciaux réussis et stimuler une croissance intelligente.

Qu'est-ce qu'un fournisseur ?

Les fournisseurs sont des commerçants individuels ou de grandes entreprises qui fournissent des services, des biens ou une combinaison des deux à d'autres entreprises ou consommateurs. Selon le type d'industrie, ils apportent différentes choses à la table, comme la logistique, la distribution, les services de marketing, l'alimentation et les boissons, ou les services de personnel.

Types de fournisseurs

Les fournisseurs sont divisés en les catégories suivantes en fonction de leur rôle dans la chaîne d'approvisionnement et de la base de clients qu'ils servent.

• Fabricants sont des individus ou des entreprises qui fabriquent des produits finis à partir de matières premières et les vendent aux entreprises, grossistes, détaillants, distributeurs ou directement aux consommateurs. Des exemples incluent Michelin, HP Inc., Nestlé et Pepsi Co.

• Grossistes, contrairement aux fabricants, ne participent pas à la fabrication de quoi que ce soit. Ils achètent généralement les produits en gros et les vendent aux détaillants à un prix plus élevé. Pensez à Alibaba, Costco ou eBay.

• Détaillants traitent des biens en plus petites quantités et les commercialisent auprès des clients pour un usage personnel. Les fabricants ou les grossistes possèdent et vendent les produits ou services. L'essentiel ici est de vendre directement aux consommateurs. Walmart, Amazon, Target et 7-Eleven sont des détaillants.

• Fournisseurs de services et de maintenance offrent une assistance dans des domaines tels que la banque, le marketing, le support informatique, le transport ou le conseil. Quickbooks ou Amazon Web Services sont deux exemples. Consultez notre liste des meilleurs fournisseurs de services aux entreprises dans différents domaines.
  

Fournisseurs basés sur le client

• Business-to-Business (B2B) les fournisseurs desservent spécifiquement d'autres entreprises. Un exemple typique de ce commerce est lorsqu'une entreprise a besoin d'acheter des matières premières. Cela inclurait Salesforce, General Mills, Slack ou FedEx.
• Business-to-Consumer (B2C) les revendeurs vendent leurs produits directement aux consommateurs sans intermédiaire. Des entreprises comme H&M, Ikea, Google ou Netflix entrent dans cette catégorie.
• Business-to-Government (B2G) le commerce implique la vente de produits et services directement au gouvernement. Les fournisseurs, comme Lockheed Martin ou Boeing Business Jets, doivent obtenir une licence et une autorisation spéciale pour déposer des offres afin de sécuriser le travail.

Gestion des fournisseurs vs. approvisionnement vs. gestion des relations avec les fournisseurs

La gestion des fournisseurs assure que les relations avec les fournisseurs sont réussies grâce à une recherche affinée, une meilleure intégration et gestion des contrats, l'évaluation des performances des fournisseurs et la réduction des risques liés aux fournisseurs.

L'approvisionnement se concentre sur l'économie de fonds et la réduction des risques contractuels en planifiant les achats, en maintenant les normes, en sélectionnant le bon fournisseur, en négociant les prix et en supervisant l'inventaire. Une stratégie d'approvisionnement bien définie peut optimiser votre inventaire et réduire les déchets de production.

La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) se concentre sur la construction et la gestion d'une relation mutuellement bénéfique entre l'acheteur et le fournisseur en planifiant stratégiquement, en suivant les performances, en organisant des partenariats et en rationalisant les paiements.

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

Avoir un système de gestion des fournisseurs, c'est comme avoir un abonnement premium à votre application préférée. Les acheteurs l'utilisent pour réduire leurs choix parmi une large gamme d'options tout en obtenant de meilleures offres sur ces achats. Le consommateur en bénéficie également car il obtient un service de qualité avec un délai d'exécution court.

De même, les services de gestion des fournisseurs permettent aux entreprises de choisir le bon fournisseur pour leurs besoins spécifiques et de signer des accords plus rentables. En gérant correctement les contrats de fournisseurs axés sur la construction d'une bonne relation, les entreprises contrôlent les coûts, négocient de meilleurs tarifs et s'assurent que les produits et services sont conformes aux normes et livrés à temps.

Processus de gestion des fournisseurs

Les besoins en fournisseurs et le processus de gestion des fournisseurs de chaque entreprise sont différents. Cependant, l'objectif final est de s'assurer que l'organisation obtient le meilleur rapport qualité-prix et que les fournisseurs fournissent des produits et services de haute qualité. Les étapes suivantes offrent un aperçu assez complet du processus typique de gestion des fournisseurs :

1. Sélection des fournisseurs

La première étape consiste à rechercher des fournisseurs appropriés et à demander des devis via des demandes de devis (RFQ) et des demandes de propositions (RFP). À partir de là, vous pouvez présélectionner des fournisseurs souhaitables. Assurez-vous de connaître suffisamment l'historique du fournisseur, sa réputation, la qualité de son travail, sa clientèle et sa proposition de prix pour prendre une bonne décision.

2. Négociation de contrat

Le contrat doit être équitable et bénéfique pour les deux parties afin d'assurer le début d'une relation saine. Les prix, les termes et conditions, les biens et services, le cycle de livraison et le calendrier de paiement sont quelques-uns des sujets que vous et le tiers devez discuter et documenter lors de la négociation d'un contrat.

3. Intégration des fournisseurs

Cette étape consiste à inscrire un fournisseur en tant que fournisseur approuvé et à collecter la documentation nécessaire pour s'assurer qu'il est payé pour ses services. Les détails recueillis à cette étape incluent les informations de contact, les licences de fournisseur et les détails d'assurance.

4. Gestion des performances

Mesurez la performance des fournisseurs par rapport à des indicateurs clés de performance (KPI) pour s'assurer que l'association est mutuellement bénéfique. Les options pour les KPI sont le taux de conformité, les prix, la capacité, la disponibilité, le délai de livraison, la compétitivité et le service client.

5. Gestion des risques

Les problèmes associés à l'intégration d'un tiers peuvent impliquer la perte de propriété intellectuelle (PI), des poursuites judiciaires et des violations de conformité. Tous ces facteurs mettent en péril les opérations d'une entreprise. Révisez l'évaluation des risques et gérez les risques liés aux fournisseurs aussi souvent que nécessaire.

6. Paiement

Assurez-vous de payer vos fournisseurs conformément à votre contrat. Il n'y a vraiment aucun moyen de maintenir une relation si vous ne les payez pas pour leur travail ou si vous êtes toujours en retard.

Applications de gestion des fournisseurs

Puisque vous avez appris les bases de la gestion des fournisseurs, discutons de la façon dont différents secteurs utilisent la gestion des fournisseurs en se concentrant sur l'approvisionnement, les ressources humaines et la santé.

Gestion des fournisseurs dans l'approvisionnement et la chaîne d'approvisionnement

Chaque département d'achat d'une entreprise doit signer des contrats rentables avec des fournisseurs fiables. La mauvaise gestion des fournisseurs perturbe la chaîne d'approvisionnement, endommage les relations avec les fournisseurs, augmente le risque de mauvais service et réduit les marges bénéficiaires.

Mais si les équipes d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement développent une gestion solide des fournisseurs, elles éviteront les pertes financières et concluront des accords révolutionnaires. L'utilisation intelligente de la gestion des fournisseurs pour le profit implique :

• Automatiser les suivis et la saisie de données.
• Prévenir les erreurs et la duplication des données.
• Réduire le temps passé à intégrer de nouveaux fournisseurs.
• Permettre aux fournisseurs de gérer leurs profils et leurs offres.
• Rendre les informations relatives aux fournisseurs facilement accessibles.

Gestion des fournisseurs dans les RH

La gestion des fournisseurs dans les ressources humaines (RH) traite des agences de recrutement qui fournissent des services de solutions pour les employés et aident à embaucher une main-d'œuvre temporaire.

Le sourcing et la gestion du personnel temporaire sont simplifiés et améliorés avec une gestion efficace des fournisseurs. Les professionnels des RH utilisent la gestion des fournisseurs pour :

• Communiquer efficacement avec les candidats et gérer les candidatures.
• Publier des besoins temporaires pour les organisations de recrutement.
• Obtenir des indicateurs de recrutement perspicaces.
• Effectuer et automatiser les transactions.
  

Gestion des fournisseurs dans la santé

Les départements de santé peuvent employer des fournisseurs pour plusieurs services, comme les fournitures médicales, le transport, les déchets médicaux ou l'informatique. Une gestion efficace des fournisseurs dans la santé aide de la manière suivante :

• Réduire les coûts pour l'organisation tout en conservant la qualité.
• Gérer les crises de personnel en employant des infirmières itinérantes.
• S'assurer que les meilleurs produits et équipements possibles sont utilisés.
• Surveiller et suivre les données critiques.

Avantages de la gestion des fournisseurs

Les fournisseurs sont une partie importante de l'organisation. Parmi d'autres aspects positifs, en sélectionnant et en gérant soigneusement les fournisseurs, les entreprises reçoivent des produits et services de haute qualité à un tarif compétitif. Continuez à lire pour plus d'avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion des fournisseurs.

• Économies de temps et de coûts. Le temps, c'est de l'argent, et une gestion efficace des fournisseurs économise les deux. Elle permet aux entreprises de négocier de meilleurs tarifs et conditions et de réduire les ressources qui ne sont plus nécessaires, ce qui entraîne des économies de coûts. Elle peut également aider les organisations à éviter des erreurs coûteuses comme commander des produits incorrects ou en trop grande quantité.
• Efficacité accrue. La gestion des tâches et des contrats réduit le fardeau administratif et simplifie l'ensemble du processus. Avoir des accords clairs aide à maintenir un flux d'opérations fluide et évite les retards et les perturbations dans la chaîne d'approvisionnement.
• Amélioration de la conformité et de la gestion des risques. Les organisations peuvent se protéger contre les violations de sécurité et l'instabilité financière en établissant des politiques claires et en identifiant les risques potentiels. Cela aide également les entreprises à s'assurer que leurs fournisseurs respectent les réglementations et normes de l'industrie, réduisant ainsi le risque de problèmes juridiques et réglementaires.
• Amélioration des relations et de la collaboration avec les fournisseurs. Le système de gestion des fournisseurs favorise de meilleurs partenariats à long terme avec les fournisseurs en fournissant des canaux de communication et de collaboration. En utilisant ces canaux, les deux parties peuvent coopérer efficacement pour atteindre des objectifs, résoudre des problèmes et surmonter des défis.
• Recevoir la meilleure qualité et service. En travaillant en étroite collaboration avec les fournisseurs, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles obtiennent les biens de la plus haute qualité et le meilleur service possible. Cela élève la qualité des produits vendus aux clients et aide la marque à maintenir sa réputation et à éviter les controverses dues à des produits ou services de qualité inférieure.
• Meilleure gestion des fournisseurs. Un processus de gestion complet permet aux entreprises de parcourir les options de fournisseurs et de sélectionner le bon fournisseur en identifiant les besoins de l'entreprise. Il permet également aux organisations d'analyser les performances des fournisseurs en suivant les accords de niveau de service (SLA) et en définissant des KPI. De nouveaux fournisseurs peuvent également être rapidement intégrés en suivant un chemin établi.

Défis de la gestion des fournisseurs

Travailler avec plusieurs fournisseurs à un niveau élevé est délicat. Les fournisseurs agissant comme une extension de l'organisation créent un risque important de non-conformité, ce qui interfère avec les opérations.

Parce que chaque organisation a des besoins et des exigences uniques, les lignes directrices de la gestion des fournisseurs ne sont pas gravées dans la pierre. Par exemple, disons que le principal défi pour une banque est d'obtenir des informations sur les fournisseurs et leurs documents appropriés. D'autre part, une organisation de santé est préoccupée par le stockage des données manuelles.

Voici quelques autres défis courants auxquels les institutions sont confrontées :

• Fournisseurs douteux. Lorsqu'on travaille avec plusieurs fournisseurs, un seul retard peut affecter l'ensemble de l'entreprise, rendant les vérifications des antécédents nécessaires.
• Obtention de documents et d'informations appropriés. La collecte des documents requis, tels que les informations fiscales ou les documents de conformité, prend beaucoup de temps. La majorité du temps est passée à courir après les fournisseurs.
• Risque de paiement. Tous les fournisseurs n'ont pas les mêmes conditions et besoins de paiement. Pour y faire face, le logiciel de gestion des fournisseurs maintient les calendriers de paiement même si les conditions ou méthodes des fournisseurs diffèrent.
• Informations obsolètes. Mettre à jour les informations de plusieurs fournisseurs est difficile. L'automatisation simplifie ce processus.
• Absence de dépôt centralisé de données. La gestion des fournisseurs est un processus collaboratif. Elle nécessite la participation de départements tels que l'approvisionnement, la finance et la direction dans la prise de décision. Avoir un dépôt centralisé de données auquel tous les utilisateurs peuvent accéder de n'importe où rend le processus de gestion efficace.
• Manque d'automatisation. S'appuyer sur des processus manuels pour la gestion des fournisseurs gaspille du temps, des ressources et de l'argent.

Meilleures pratiques pour la gestion des fournisseurs

Travailler avec un tiers présente toujours des risques, mais suivre les meilleures pratiques de gestion des fournisseurs réduit les problèmes et améliore les relations avec les fournisseurs. Vous tirez également une plus grande valeur des partenariats existants et nouveaux fournisseurs .

Les organisations peuvent utiliser des stratégies de gestion des fournisseurs pour renforcer les relations, quel que soit le secteur ou la taille.

1. Établir une politique claire de gestion des fournisseurs

Une politique formellement documentée pour la gestion des fournisseurs au sein de l'organisation doit exister avant l'intégration des fournisseurs. La politique informe les dirigeants et les parties prenantes des activités de gestion des fournisseurs.

Elle doit contenir des informations sur l'unité d'achat, le comité d'achat, les objectifs commerciaux, les critères de sélection des fournisseurs et la diversité des fournisseurs. Établir une politique permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde concernant les opérations des fournisseurs et facilite l'intégration de nouveaux fournisseurs.

2. Fixer les bonnes attentes et établir des contrats de fournisseurs

Lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs, exprimez clairement vos attentes et objectifs commerciaux. Cela aide à établir des repères, à évaluer les performances des fournisseurs, à construire de solides relations avec les fournisseurs et à réduire les risques. Vous avez également besoin d'un contrat légal de fournisseur qui mentionne les responsabilités et les attentes, y compris des détails comme le champ d'application, les conditions de paiement et les délais.

3. Utiliser des KPI pour mesurer les performances des fournisseurs

Les KPI qui déterminent les performances et la capacité des fournisseurs aident l'équipe d'achat à gérer la chaîne d'approvisionnement et à prendre de meilleures décisions concernant les fournisseurs. Lors de la définition des KPI, assurez-vous que les fournisseurs les comprennent et les acceptent. Les métriques d'évaluation des performances doivent être périodiquement révisées et actualisées.

4. Construire de solides relations et favoriser la collaboration

Une relation solide est créée en collaborant avec les fournisseurs en tant que partenaires et en leur demandant de partager leurs points de vue sur la réalisation des objectifs et des attentes. Peut-être n'est-il pas nécessaire de le dire, mais les payer équitablement et à temps renforce votre relation. Une fois qu'un lien solide, rentable et respectueux a été établi, il est plus facile de négocier sur la quantité, la qualité et les prix.

Meilleur logiciel de gestion des fournisseurs

Bien que vous puissiez compter sur des feuilles de calcul et des e-mails pour gérer les données des fournisseurs, il est difficile de bien le faire et facile de faire des erreurs. Toute divergence dans les données entraîne une perturbation des affaires.

Les entreprises de toutes sortes utilisent des logiciels de gestion des fournisseurs pour assurer le bon fonctionnement des opérations entre acheteur et vendeur. Un système de gestion des fournisseurs permet aux organisations d'avoir une plus grande visibilité sur leurs collaborations avec des tiers pour tirer le maximum de bénéfices de ces partenariats.

Le logiciel de gestion des fournisseurs rationalise tous les processus, de la recherche à l'intégration en passant par la livraison et le paiement sur une seule plateforme. Cela profite aux parties prenantes internes et externes en fournissant un point de référence central et en améliorant l'efficacité en accélérant le processus, en économisant des coûts et en réduisant le risque de confusion dans la chaîne d'approvisionnement.

Pour être inclus dans notre catégorie de gestion des fournisseurs, une plateforme doit :

• Fournir un support de gestion des fournisseurs
• Avoir des fonctionnalités de gestion des contrats
• Avoir une bibliothèque pour les informations sur les fournisseurs et les contrats
• Aider à l'importation de données
• Offrir un support par e-mail

*Ci-dessous se trouvent les 5 principaux logiciels de gestion des fournisseurs du rapport Grid® de l'hiver 2023 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Vanta

Vanta est une plateforme de surveillance de la sécurité qui automatise et simplifie les audits de sécurité. Elle permet aux entreprises de sécuriser les données et la confidentialité des utilisateurs en établissant les meilleures pratiques nécessaires pour atténuer les risques. L'application facilite également l'acquisition et le maintien de normes de sécurité de l'information bien connues comme SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI ou GDPR.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“Devenir conforme à des certifications comme SOC II est intimidant, surtout pour une startup. Vanta rend tout cela très facile. Il est facile de tout assembler en un seul endroit et de savoir exactement ce qui est nécessaire. De plus, les auditeurs peuvent accéder directement à Vanta, ce qui simplifie également tout le processus. Il semble également qu'ils s'intègrent à peu près à tout ce dont vous pourriez avoir besoin.”

- Avis sur Vanta, Cameron W., 23 août 2022

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Toutes les principales intégrations fonctionnent bien, mais le reste des intégrations concerne principalement des entreprises basées aux États-Unis. De plus, leur liste d'intégrations pourrait être un peu plus longue ; cela aurait été utile. Ils n'ont pas d'intégration avec Microsoft Teams mais en ont avec Slack.”

- Avis sur Vanta, Vikrant B., 30 septembre 2022

2. Airbase

Airbase est une plateforme de gestion des dépenses qui permet aux utilisateurs de gérer toutes les dépenses non liées à la paie. C'est une excellente solution pour les entreprises de toutes tailles cherchant à automatiser la comptabilité et à suivre les rapports de dépenses en temps réel. La plateforme donne aux utilisateurs le contrôle des cartes d'entreprise, des paiements de factures et des remboursements des employés, le tout dans un seul système.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“La visibilité et la source de vérité pour toutes nos dépenses. Des fonctionnalités supplémentaires comme les paiements de factures internationaux sont également extrêmement pratiques et minimisent les erreurs. Maintenant, ils ont même une fonctionnalité multi-filiales pour que vous puissiez ajouter toutes les entreprises de votre groupe.”

- Avis sur Airbase, Arianna C., 16 juillet 2021

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“L'expérience globale était très bonne, mais je pense que les messages d'erreur sur les transactions refusées peuvent être améliorés. Par exemple, j'ai essayé de faire une transaction dans une devise étrangère. Cependant, l'application la refusait, et je n'ai compris que la devise n'était pas prise en charge qu'après avoir contacté l'équipe de support.”

- Avis sur Airbase, Sorin L., 29 septembre 2022

3. Quickbooks Online

Quickbooks Online est une solution de comptabilité cloud par abonnement qui permet aux utilisateurs de gérer efficacement leurs finances en ligne. La plateforme permet aux utilisateurs de tenir des registres complets, de suivre les dépenses et la rentabilité, de créer des factures, de collaborer avec l'équipe comptable, de gérer l'inventaire et de s'intégrer à plusieurs applications tierces. Elle propose également une application mobile disponible pour iOS et Android.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“QuickBooks Online permet à notre organisation de s'intégrer à plusieurs plateformes logicielles, nous faisant gagner du temps et de l'argent à long terme. J'adore pouvoir accéder à nos dossiers n'importe où, n'importe quand. C'est quelque chose que le logiciel téléchargé traditionnel ne pouvait jamais offrir, donc je recommande toujours aux gens de passer à la version en ligne dès que possible.”

- Avis sur Quickbooks Online, Andrea M. S., 28 septembre 2022

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Je n'aime pas que QuickBooks nécessite autant de formation pour bien l'utiliser et à son plein potentiel. Il est utile que vous puissiez utiliser l'option Comptable, donc ils font la majeure partie du travail lourd ; cela enlève beaucoup de mon assiette, ce qui est agréable.”

- Avis sur Quickbooks Online, Cambria T., 01 septembre 2022

4. SAP Fieldglass

SAP Fieldglass est un système de gestion des fournisseurs basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer facilement la main-d'œuvre temporaire. La plateforme permet aux utilisateurs de comparer les coûts de main-d'œuvre, d'intégrer de nouveaux travailleurs et de les gérer une fois qu'ils sont embauchés. Elle peut également être intégrée à d'autres applications cloud SAP pour la gestion des achats et des RH.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“Il y a beaucoup de bonnes choses que nous pouvons voir ici, mais mes préférées sont le tableau de bord superbe avec beaucoup d'informations et le processus de gestion et de soumission des candidats.”

- Avis sur SAP Fieldglass, Naresh C., 30 septembre 2022

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Rien de particulier, seulement les fonctionnalités peuvent être plus conviviales et une meilleure interface utilisateur. Le reste est parfait et peut être facilement utilisé par quiconque ayant une connaissance de base de l'outil.”

- Avis sur SAP Fieldglass, Anshul U., 20 mai 2022

5. Venminder

Venminder est un logiciel de gestion des risques tiers. La plateforme fournit aux utilisateurs un emplacement centralisé pour exécuter des programmes de gestion des risques tiers et mieux gérer les fournisseurs et les risques. C'est une solution de bout en bout qui permet aux utilisateurs d'intégrer des fournisseurs, de suivre les contrats, de gérer les accords de niveau de service, de garder le risque fournisseur sous contrôle, et plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

“Venminder est un programme de gestion des fournisseurs très robuste. Nous utilisons Venminder depuis quelques années, et chaque fois que nous avons un problème, leur support client est de premier ordre - très réactif et extrêmement utile !”

- Avis sur Venminder, Kori L., 09 mars 2022

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“La plateforme Venminder est très configurable, ce qui est à la fois bon et mauvais. C'est bon pour ceux qui ont déjà de l'expérience dans la mise en place d'un programme TPRM. Mais cela peut être un peu intimidant et difficile à configurer si vous êtes nouveau dans le TPRM. Heureusement, ils ont des options de conseil pour obtenir plus d'aide dans la création d'une politique TPRM qui aide à définir les critères nécessaires pour configurer la plateforme Venminder.”

- Avis sur Venminder, Phil F., 09 mars 2022

Tirez le meilleur parti de vos relations avec les fournisseurs

Si construire des relations durables et augmenter ces marges bénéficiaires est votre objectif, la gestion des fournisseurs est la voie à suivre. Prenez des décisions éclairées avec toutes les données relatives aux fournisseurs à portée de main et tirez une réelle valeur de ces partenariats.

N'oubliez pas de consulter la gestion des risques des fournisseurs tiers et des fournisseurs pour éviter les violations de données et les facteurs de risque de non-conformité.