Votre guide des types de systèmes ERP les plus efficaces

Le développement de l'ERP a aspiré à un idéal presque utopique : la consolidation de tous les processus d'affaires sous un seul système logiciel.

Bien sûr, comme dans la vie et avec la technologie, aucun plan ne survit au premier contact avec l'ennemi. Avec chaque nouvelle innovation, les gens ont réussi à trouver de nouvelles façons d'interagir avec le monde et d'élargir la portée de leurs ambitions commerciales.

En raison de cette incertitude, le projet de créer une application logicielle unique pour une seule industrie—sans parler de l'ensemble de l'entreprise humaine—est devenu un exploit qui pourrait ne jamais être accompli de notre vivant.

Les systèmes ERP ont évolué pour couvrir un large éventail d'industries, de types d'entreprises et d'utilisateurs. Bien que la fonctionnalité de base de toutes ces itérations reste généralement la même, il existe une énorme variation entre les systèmes en ce qui concerne l'accessibilité et les modules spécifiques à l'industrie qui peuvent faire ou défaire votre expérience avec une solution logicielle donnée.

Types d'ERP par modèle de système

Lorsqu'il s'agit de sélectionner le meilleur logiciel pour votre entreprise, l'industrie dans laquelle vous travaillez aura probablement le plus grand impact sur le logiciel que vous achetez.

Cela est particulièrement vrai avec des systèmes expansifs comme l'ERP qui bénéficient généralement de modules et d'applications adaptés pour utiliser la spécialisation acquise en étant intégré dans un secteur particulier du paysage de travail moderne.

Cependant, cela ne signifie pas que vous devrez toujours trouver le système ERP le plus niche ou le plus expansif pour couvrir vos besoins. Certaines industries qui nécessitent des connaissances particulières, comme la comptabilité, peuvent très bien utiliser un système ERP de base ou à large spectre. Cette variation dans les modèles de systèmes est une façon clé dont l'ERP se différencie des solutions logicielles comme le CRM.

D'un autre côté, pour les industries qui ont des exigences matérielles spécifiques qui pourraient être négligées par quelqu'un qui n'est pas bien versé dans les particularités de l'entreprise, une option plus niche sera le seul moyen de répondre correctement à ces exigences.

Ci-dessous, quelques modèles qui peuvent être utilisés pour répondre aux différentes exigences du monde des affaires. Lisez la suite pour découvrir quelle option pourrait être la mieux adaptée à votre organisation.

Best-of-breed

Les systèmes ERP Best-of-breed ou "généralistes" sont une catégorie généralement composée des grands noms des fournisseurs. Ces systèmes offrent une énorme option de modules pour votre entreprise à utiliser et peuvent améliorer les opérations d'une grande variété de types d'industries. Cependant, toutes les pièces d'un seul produit doivent être achetées comme un système semi-complet.

Un système ERP best-of-breed pourrait être fait pour vous si :

• Vous recherchez un système de pointe, bien géré et de qualité pour gérer les grandes lignes de votre entreprise.
• Vous souhaitez acheter tous les modules d'un système ERP en un seul ensemble et vous assurer que tous les départements fonctionnent avec la même solution logicielle.
• Vous voulez accéder à une large gamme de fonctions de premier ordre qui peuvent être adaptées à chacun de vos départements spécifiques.
• Vous avez une grande entreprise qui a besoin d'une large gamme de fonctionnalités.

Avec l'ERP, comme avec beaucoup de choses dans la vie, vous obtenez ce pour quoi vous payez. Les systèmes best-of-breed sont généralement très bien réglés et offrent un niveau de qualité supérieur à d'autres types de systèmes.

Malgré ces avantages considérables, un ERP best-of-breed pourrait ne pas être la solution correcte pour vous si :

• Vous avez besoin de systèmes extrêmement spécialisés pour aider à gérer des éléments précaires de votre industrie et gérer les risques qui pourraient être négligés par un étranger à votre entreprise et organisation. Les systèmes best-of-breed sont des outils puissants, mais ils sont quelque peu rigides et inflexibles en matière de personnalisation.
• Vous avez besoin d'un système simple à utiliser et facile à intégrer. Ces types de systèmes ERP nécessitent souvent une grande coordination à tous les niveaux et départements d'une organisation donnée afin d'éviter les incohérences d'information.
• Vous avez besoin d'un système capable de changer avec votre entreprise à mesure que vous grandissez et évoluez. Bien que les systèmes ERP best-of-breed couvrent une telle étendue d'utilité qu'ils peuvent souvent s'adapter à la plupart des changements généraux, ils peuvent parfois être trouvés en manque si votre organisation prévoit de commencer à se spécialiser dans des éléments et pratiques d'industrie de niche particuliers.
• Votre entreprise est hyper-concentrée sur un domaine spécifique.

ERP modulaire

Les systèmes ERP modulaires sont, à bien des égards, une extension de la façon dont les systèmes ERP ont fonctionné dans le passé : ils ont commencé avec une seule fonction comme la comptabilité et ont progressivement ajouté plus de fonctionnalités à mesure que le besoin s'en faisait sentir.

Cet approche permet à l'utilisateur final de réduire les coûts de mise en œuvre d'un système ERP en n'achetant que les parties dont il a besoin sans aucun des excès qui peuvent être trouvés dans les systèmes ERP plus grands et emballés.

Ces systèmes sont généralement synonymes de ce qui est connu sous le nom d'ERP "vertical" ou "spécifique à l'industrie" étant donné leurs applications agréables.

Vous pourriez envisager de mettre en œuvre un système ERP modulaire si :

• Vous travaillez dans une industrie spécialisée qui présente un niveau élevé de risque ou de perte potentielle associé à vos biens ou services. Un exemple de cela pourrait être les entreprises de production ou de distribution alimentaire.
• Votre entreprise gère des informations hautement sensibles qui nécessitent des fonctionnalités spécialisées pour garantir une gestion appropriée des risques.
• Vous êtes intéressé par l'étalement des coûts de mise en œuvre de l'ERP. Un système best-of-breed complet peut être prohibitif en termes de coût, et avec une solution modulaire, vous pouvez mettre en œuvre différentes fonctions une à la fois afin de réduire vos dépenses globales en logiciels.

Certains inconvénients potentiels des systèmes ERP modulaires incluent :

• Un manque de coordination entre les différents modules peut entraîner une intégration inégale et difficile pour votre entreprise en raison d'informations redondantes ou manquantes.
• L'ERP modulaire et les nouvelles tendances du SaaS et du Cloud en tant que méthodes de déploiement de l'ERP ne s'accordent pas bien. L'absence d'un système global unique rend difficile pour un seul fournisseur de fournir le logiciel nécessaire pour construire un système véritablement "modulaire". Si vous avez besoin des faibles coûts initiaux fournis par l'ERP cloud, un système modulaire n'est probablement pas pour vous.
• Gérer de grandes entreprises peut s'avérer difficile sur un système véritablement "modulaire". Cela nécessite tant d'applications différentes que vous feriez mieux d'envisager un système hybride à la place si vous avez encore besoin de gérer des applications et des processus d'affaires de niche.

Suites ERP

Une "suite ERP" complète est identifiable par la fusion de plusieurs autres modules plus petits en un système complet qui peut assumer le rôle d'un véritable logiciel ERP.

Souvent, il peut s'agir de morceaux de logiciels qui ne sont même pas affiliés à l'industrie ERP ou aux développeurs ou fournisseurs traditionnels. Malgré cela, ils ont suffisamment de la même fonctionnalité pour compter aux côtés des véritables fournisseurs ERP.

Comme son nom l'indique, les suites ERP sont composées d'une variété de petites applications qui sont fusionnées pour créer un système ERP unique. Cela peut être n'importe quoi, d'un logiciel de comptabilité indépendant à des outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement spécialisés adaptés à une industrie spécifique.

Généralement, bien que pas toujours, cela fonctionne en ayant certains fournisseurs de logiciels agissant comme "partenaires" pour produire une solution unique pour une clientèle très spécifique. Fait intéressant, cela peut inclure des partenariats entre des fournisseurs best-of-breed et des développeurs plus niche pour créer des systèmes pour des industries spécifiques, amenant une entreprise à être à la fois partenaire et concurrent de certaines suites ERP.

Vous pourriez envisager des suites ERP si :

• Vous avez besoin à la fois de la fonctionnalité et de l'utilité générales d'un système ERP complet ainsi que de modules spécialisés.
• Votre entreprise a des opérations de grande envergure qui s'étendent soit verticalement à travers la chaîne d'approvisionnement, soit horizontalement à travers les industries.
• Vous avez une grande entreprise qui travaille dans un domaine spécialisé.

Une suite ERP pourrait ne pas être la meilleure idée pour votre organisation si :

• Vous n'avez besoin que de modules spécialisés ou d'un système ERP général. Les suites ERP peuvent être coûteuses à acquérir et difficiles à maintenir, alors assurez-vous que les avantages qu'elles apportent à votre entreprise l'emportent sur ces inconvénients.
• Vous avez une petite entreprise. Quel que soit le secteur, les systèmes hybrides peuvent être quelque peu difficiles à mettre en œuvre et à maintenir pour les petites opérations.

Types d'ERP par déploiement

Lorsqu'il s'agit d'utiliser réellement un logiciel, la façon dont il est déployé (livré par les programmeurs et fabricants aux fournisseurs et entre les mains de l'utilisateur final) est devenue un facteur de plus en plus pertinent lors de la sélection du bon logiciel.

Il fut un temps où tous les logiciels d'entreprise nécessitaient une infrastructure physique lourde hébergée sur place dans les bureaux d'une entreprise pour fonctionner. De nos jours, il existe plusieurs options de déploiement qui peuvent être adaptées pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

ERP sur site

Les systèmes sur site se réfèrent au style "traditionnel" de déploiement de logiciels, où le programme est installé manuellement sur les ordinateurs et serveurs locaux possédés et exploités par l'entreprise elle-même.

Ce type de déploiement ERP nécessite une dépense en capital (un coût initial élevé) pour acheter une licence pour le programme qui donne ensuite à l'acheteur final un contrôle total sur le système.

Cependant, le contrôle total implique également une responsabilité totale, ce qui signifie qu'il incombe à l'utilisateur final de fournir la sécurité et la maintenance de ses systèmes matériels et de fournir la sécurité et le dépannage aux utilisateurs individuels. Cela peut généralement prendre la forme d'une grande équipe informatique interne mais peut également être externalisé à des fournisseurs de confiance.

Vous pourriez envisager un système ERP sur site si :

• Vous souhaitez éviter des dépenses logicielles inutiles sur une longue période et cherchez à acheter une solution directement.
• La flexibilité logicielle est une préoccupation pour vous et vous ne voulez pas que les modules spécifiques de votre système soient déterminés par le fournisseur qui produit un système ERP donné.
• Votre organisation dispose déjà d'une équipe informatique bien formée et développée qui peut aider à la maintenance d'un système ERP.
• Le contrôle des données est une préoccupation pour vous et votre entreprise. Bien que les intermédiaires fassent des affaires en étant dignes de confiance avec les informations de leurs clients, il est parfois payant d'avoir un contrôle total sur la diffusion de vos informations commerciales.
• Vous travaillez dans l'industrie de la fabrication, de la santé, de la construction et avez besoin d'un système pour vous aider à gérer vos dossiers spécifiques et garantir la sécurité des données.

Certains inconvénients des systèmes ERP sur site incluent :

• Un coût initial extrêmement élevé qui peut limiter son accessibilité à toutes les organisations sauf les plus grandes.
• Une durée de vie plus courte que celle des systèmes ERP cloud. Bien que ce que vous achetez puisse être à la pointe de la technologie au moment de l'achat, l'avancement de la technologie est aussi sûr que le lever du soleil. Une fois que vous obtenez un système ERP sur site, il vous appartiendra de le maintenir à jour sur les dernières fonctionnalités et la sécurité à moins que vous ne souhaitiez dépenser beaucoup d'argent pour que le fournisseur le fasse pour vous.
• Une mise en œuvre difficile en raison de l'exigence de fournir le matériel approprié, de former votre équipe à son utilisation, ainsi que de permettre à votre département informatique d'apprendre comment sécuriser au mieux les données qui circulent à travers le logiciel.

ERP Cloud

L'ERP Cloud est la vedette actuelle dans l'espace ERP.

Avec le développement croissant de l'Internet des objets (IoT), la capacité de transférer des solutions logicielles de plus en plus complexes sur le web n'a jamais été aussi grande. Pour cette raison, l'idée de logiciel en tant que service (SaaS) a explosé en popularité avec une nouvelle approche révolutionnaire à la fois en matière de tarification et d'accessibilité.

Contrairement aux systèmes ERP sur site, l'ERP cloud est beaucoup moins cher à l'avance. Le faible coût initial permet à des systèmes ERP cloud spécialisés comme OpenGov de créer un ERP cloud sécurisé pour les employés du gouvernement et des municipalités.

Cependant, ces solutions logicielles sont généralement livrées dans le cadre d'un service d'abonnement mensuel continu. Ces frais paient pour l'accès continu au logiciel tout en finançant le développement continu du fournisseur de logiciels dans le domaine de la sécurité et des nouvelles fonctionnalités.

Un système ERP cloud pourrait être le bon choix pour vous si :

• Vous n'avez pas un montant élevé de capital flexible à investir dans un système sur site et l'infrastructure de soutien environnante.
• Il n'y a pas d'équipe informatique dédiée sur place pour votre organisation qui peut aider à déployer des mises à jour et à sécuriser vos données.
• Vous avez besoin d'accéder aux données de votre système ERP en déplacement.
• Vous avez une petite entreprise.
• Vous souhaitez rester à la pointe des solutions logicielles pour votre industrie.

Certains inconvénients de l'ERP cloud incluent :

• Un manque de contrôle sur les applications auxquelles vous avez accès. Une fois que vous choisissez un fournisseur, vous êtes coincé avec sa spécialité, alors assurez-vous d'en choisir un qui est bien respecté pour votre industrie et votre type d'organisation.
• Sur une période suffisamment longue, vous finirez probablement par dépenser plus pour votre système ERP cloud que vous n'auriez pu le faire si vous aviez acheté un système sur site directement.
• Bien que les fournisseurs d'ERP cloud restent compétitifs en offrant une sécurité solide pour les données de leurs clients, ils pourraient ne pas être tout à fait à la hauteur de vos normes, surtout si vous travaillez avec des informations hautement sensibles.

ERP Hybride

Certaines entreprises ont besoin de systèmes extrêmement spécialisés et doivent mélanger et assortir les divers avantages offerts par les solutions sur site et cloud. Heureusement, des options hybrides sont facilement disponibles auprès de nombreux fournisseurs et peuvent aider les organisations à combler les lacunes de leur infrastructure logicielle.

La façon générale dont cela fonctionne est d'avoir des entreprises qui exploitent des modules et des fonctionnalités critiques pour l'entreprise avec des applications techniques spécifiques sur site tout en bénéficiant de solutions de pointe de fournisseurs basés sur le cloud.

Ces solutions offrent ce qu'on appelle une approche "à deux niveaux" où l'épine dorsale du système (finances et comptabilité) est hébergée sur place et d'autres modules sont livrés à distance en fonction des besoins départementaux. De cette façon, tout le monde a accès à la même base de données globale, mais il y a moins besoin pour chaque département d'avoir accès à l'ensemble des capacités de vos systèmes.

Cette approche mélange les capacités des options susmentionnées et offre un coût et un délai de mise en œuvre qui se situent entre les deux options principales.

Vous pourriez envisager un système ERP hybride si :

• Votre organisation utilise déjà un système interne hérité ou vous utilisez déjà un ERP sur site.
• Votre entreprise nécessite une intégration avec des services basés sur le web.
• Vous avez besoin de flexibilité et de contrôle sur les processus de base mais souhaitez des modules spécifiques à l'industrie à jour.
• Vous souhaitez les avantages d'un système ERP sur site sans avoir à construire toute l'infrastructure informatique qui l'accompagne.

Certains inconvénients des systèmes ERP hybrides incluent :

• La complexité des systèmes hybrides peut les rendre difficiles à gérer. Bien que vous n'ayez pas besoin d'une infrastructure informatique complète comme vous pourriez le faire pour un système sur site, vous devez toujours avoir un noyau dédié de personnes capables de gérer et d'exploiter les aspects du logiciel que vous hébergez.
• Un manque de spécialisation technique rend les systèmes ERP hybrides moins efficaces que leurs homologues plus ciblés. Il n'offre jamais autant de contrôle et de flexibilité qu'un système sur site, tout en manquant de la véritable flexibilité et de la facilité d'utilisation qui accompagnent l'ERP cloud.
• Ironiquement, l'un des problèmes que les ERP hybrides peuvent causer est le problème initial que les systèmes ERP étaient conçus pour résoudre en premier lieu : le cloisonnement des données. Bien que cela puisse être évité avec le temps et la gestion appropriés, il est possible que les différents modules utilisés par des départements séparés conduisent à un goulot d'étranglement d'informations ou de données qui devraient être facilement accessibles à l'ensemble de l'organisation.

Tous les systèmes en marche

Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, il y a de fortes chances qu'il existe un type de système ERP qui conviendra le mieux à vos opérations et flux de travail.

Comprendre les différents composants de chacun ira loin pour s'assurer que vous ne gaspillez pas votre argent sur des systèmes plus grands que nécessaire ou du temps à essayer de mettre en œuvre les mauvais modules dans vos départements.

Choisir le bon logiciel ERP peut être une tâche ardue. Si ces systèmes vous semblent trop spécialisés pour vos besoins, consultez notre catégorie complète sur les logiciels de comptabilité pour une grande partie de la fonctionnalité de base de ces systèmes.