Vol de temps : Comment savoir si vos employés volent du temps

C'est un tout nouveau jour de travail. Mais savez-vous où sont vos employés ?

S'ils ne sont pas à leur bureau, peut-être sont-ils à la fontaine à eau en train de discuter, en train de prendre un déjeuner prolongé, ou simplement en retard.

Le parfait employé n'existe pas, mais il y a une différence entre être en retard au travail quelques fois par an et profiter du système de pointage. Lorsque cela se produit, vous avez un cas de vol de temps dans votre organisation.

Selon votre secteur d'activité ou la taille de votre entreprise, il peut être difficile d'éviter le vol de temps sur le lieu de travail. Bien que la mise en œuvre de logiciels de gestion des absences pour suivre les absences et les congés maladie des employés puisse aider, vous devez également connaître les signes et les moyens de prévenir le vol de temps.

Comment les employés commettent-ils le vol de temps ?

Il existe de nombreuses façons pour vos employés de commettre le vol de temps sans que vous vous en rendiez compte. Soyez attentif aux types de vol de temps suivants de votre équipe.

Abuser d'un horaire flexible

Les équipes à distance et les travailleurs mobiles deviennent de plus en plus populaires dans divers secteurs. Bien qu'il y ait de nombreux avantages au travail à distance, cela peut rendre plus difficile le suivi de la productivité et de l'efficacité d'un employé par rapport à s'il était au bureau.

Parce qu'une équipe à distance a un horaire plus flexible, où elle n'a pas à se déplacer pour aller ou revenir du travail, elle peut choisir d'utiliser cette flexibilité pour des tâches non liées au travail. Votre entreprise doit suivre les heures enregistrées par les employés à distance afin que les heures facturées soient aussi précises que possible.

Bien que cela soit plus courant avec les travailleurs horaires, si vous avez un employé salarié enregistrant 40 heures par semaine, le travail reflète-t-il le temps passé ? Les outils de suivi du temps et une communication appropriée peuvent grandement contribuer à garantir que les employés à distance utilisent leur temps à bon escient.

Falsification des cartes de pointage

Si votre entreprise utilise un système de carte de pointage, un employé peut falsifier sa carte en fournissant des informations inexactes sur ses heures de travail. Cela peut se produire lorsqu'un employeur utilise un système de pointage manuel, comme demander à son équipe de remplir ses heures dans une feuille de calcul ou des feuilles de temps. Falsifier une carte de pointage peut être aussi simple que de faire passer le temps passé sur un projet de 22 minutes à 30 minutes.

Pointage par un collègue

Lorsqu'une organisation utilise des horloges traditionnelles ou des cartes de pointage, ses employés peuvent voler du temps par le biais du pointage par un collègue. Cela se produit lorsqu'un employé pointe pour un autre employé, même s'il n'est pas encore au travail. Par exemple, l'employé A est un peu en retard, mais l'employé B est déjà au travail. L'employé A peut demander à l'employé B de pointer pour lui afin d'être payé pour ce temps.

Utilisation de la technologie à des fins personnelles

La technologie est partout. Pour cette raison, il n'est pas rare que les employés consultent leurs réseaux sociaux pendant le travail, passent un appel téléphonique ou répondent à un e-mail personnel. Bien que cela soit acceptable de temps en temps, combien de cela déborde sur leurs heures de travail désignées ?

Assurez-vous que les systèmes ou logiciels que votre équipe utilise ne poussent pas vos employés à utiliser leurs smartphones. Par exemple, si le programme utilisé pour se connecter à un portail prend trop de temps à charger, ils peuvent penser qu'il est acceptable de consulter rapidement leur application de réseau social préférée pour tuer les 30 secondes nécessaires au chargement d'un écran. Ces 30 secondes pourraient se transformer en une session de défilement de 10 minutes.

Prendre des pauses plus longues

Tout le monde a besoin d'une pause ; en fait, une pause mentale et physique du travail est encouragée tant qu'elle ne dépasse pas le temps convenu.

Si votre entreprise n'exige pas que ses employés pointent avant les pauses, un déjeuner de 30 minutes pourrait s'étendre à 45 minutes ou une heure. Si le chef d'un département ou un professionnel des ressources humaines remarque qu'un employé profite de ne pas avoir à pointer avant et après les pauses, assurez-vous de régler la situation avant qu'elle ne s'aggrave.

Il en va de même si un employé prend de longues et fréquentes pauses cigarette en dehors des pauses déjeuner. C'est à la discrétion du manager de demander à cet employé de rattraper le temps passé à fumer à la fin de la journée.

Socialiser trop

Vous voulez que votre bureau soit un environnement de travail amical, car c'est toujours agréable de voir les employés nouer des amitiés et se sentir suffisamment à l'aise pour être eux-mêmes au travail.

Les propriétaires d'entreprise devraient encourager la socialisation avec les membres de l'équipe à l'intérieur et à l'extérieur de leur département, mais pas au point que leurs employés gaspillent une grande partie de leur journée dans des conversations non liées au travail.

Si vous remarquez cela chez quelques membres de votre équipe, assurez-vous d'aborder l'employé en privé, car il n'est jamais bon de faire une scène devant les autres. Si cela devient un problème généralisé avec une grande majorité d'employés, peut-être devez-vous examiner la gestion du stress de votre équipe et si elle utilise la socialisation pour éviter l'épuisement professionnel.

Activités personnelles pendant le temps de l'entreprise

Qu'il s'agisse de travailler sur leur activité secondaire, de faire des courses, voire de faire une sieste, il existe de nombreuses façons pour un employé de commettre un vol de temps en faisant quelque chose de personnel. Bien que cela puisse être acceptable une ou deux fois, les managers et les professionnels des ressources humaines doivent communiquer avec leur équipe que les activités personnelles doivent être effectuées en dehors des heures de travail - surtout lorsque l'équipe est à distance.

Si quelque chose de personnel survient et qu'il est inévitable, assurez-vous que l'employé sait qu'il doit rattraper le temps perdu.

Abuser de la carte de pointage

Si votre organisation utilise une carte de pointage physique pour suivre les heures, vous pouvez constater que les employés abusent de leurs cartes pour voler du temps.

Bien qu'oublier sa carte à la maison puisse arriver occasionnellement, si vos employés prennent l'habitude d'utiliser ces excuses, votre équipe profite de cette méthode de suivi du temps.

Cache-cache

Selon le type d'industrie dans laquelle votre entreprise opère, vous pouvez avoir des employés qui sont constamment en mouvement, comme des chauffeurs, des aides à domicile ou des paysagistes. Dans ce cas, il peut être difficile de savoir où ils se trouvent par rapport à l'endroit où ils sont censés être.

Peut-être ont-ils fait un arrêt rapide pour prendre un café, sont rentrés chez eux pour sortir leur chien, ou peut-être ne se sont-ils pas présentés du tout. Cette forme de vol de temps s'appelle cache-cache. Si vous n'avez pas le système approprié en place, un employé peut facilement tomber hors du radar, et vous ne le saurez peut-être pas à moins d'avoir une plainte de client.

Comment prévenir le vol de temps des employés

Si vous soupçonnez qu'un employé n'a pas enregistré son temps avec précision, il existe des moyens de savoir avec certitude que cela se produit et de travailler à le prévenir.

Utiliser le bon logiciel

Dans le paysage numérique d'aujourd'hui, la bonne technologie au sein de la pile technologique d'une entreprise peut grandement contribuer à prévenir le vol de temps des employés une fois pour toutes en promouvant l'équité et la transparence au sein de votre entreprise.

En plus d'utiliser des logiciels de gestion des absences pour suivre quand les employés ne sont pas au travail, il existe également des logiciels de gestion du temps et des présences, qui peuvent simplifier la façon dont votre équipe gère le suivi du temps. Lorsque ces outils sont utilisés, le calcul des heures travaillées, ainsi que l'utilisation de fonctionnalités qui gèrent le pointage d'entrée et de sortie, sont plus faciles que jamais. Cela élimine également les moyens par lesquels un employé peut commettre un vol de temps, rendant des actions comme le pointage par un collègue impossibles.

Créer des politiques claires de temps et de présence

Si le vol de temps est tout simplement hors de contrôle dans votre organisation, il est temps de s'assurer que vos employés sont conscients de vos politiques de temps et de présence. Ou, peut-être doivent-elles être complètement refaites pour garantir que le vol de temps est éliminé. Assurez-vous que votre équipe sait pourquoi vous mettez en œuvre ces politiques et ce qui est attendu d'eux.

Cela permet aux employés de comprendre pleinement leurs responsabilités au travail et ce qu'ils doivent faire s'il y a du temps libre pendant la journée. N'oubliez pas d'ajouter ces changements dans votre manuel de l'employé et de faire savoir aux employés actuels ces changements.

Éduquer les managers sur les signes

Si un manager ne connaît pas les signes de vol de temps, comment peut-il jamais aider à le prévenir ?

Il est crucial de bien éduquer et former les managers sur la façon dont un employé peut commettre un vol de temps, afin qu'ils sachent ce qu'il faut surveiller lorsqu'ils évaluent leurs subordonnés directs. Toutes les méthodes ne s'appliqueront pas à toutes les entreprises, alors concentrez-vous sur celles que vous croyez les plus susceptibles de se produire dans votre bureau et aidez les managers à comprendre comment ils peuvent aider à éliminer le vol de temps.

Les managers ne devraient pas se sentir obligés de surveiller chaque mouvement d'un employé ou de penser qu'ils ne peuvent pas faire leur travail parce qu'ils surveillent constamment leur équipe. Cela ne fera que causer de la méfiance, alors assurez-vous que la formation est subtile et non invasive.

Appliquer les mesures disciplinaires

Il n'est pas amusant de punir les employés. Non seulement c'est épuisant émotionnellement, mais cela peut aussi être coûteux. Cependant, votre organisation doit avoir des mesures préventives en place si vous collectez des preuves qu'un employé commet un vol de temps.

Une fois que vous avez décrit les détails du temps et de la présence dans le manuel de l'employé, spécifiez également les mesures disciplinaires. Cela pourrait inclure un avertissement verbal, suivi d'un avertissement écrit, ou même mettre l'employé sur un plan d'amélioration des performances (PIP). Si le problème n'est pas résolu, vous pouvez envisager d'escalader les actions à une suspension ou à un licenciement de l'employé.

Améliorer le moral des employés pour dissuader le vol de temps

Si votre personnel est composé d'employés désengagés, d'une équipe épuisée ou de personnes remettant en question la confiance de leurs managers ou patrons, ils peuvent avoir plus de chances de commettre un vol de temps. Considérez si votre organisation souffre d'un problème d'engagement des employés et prenez le temps d'améliorer le moral des employés et d'améliorer la culture d'entreprise.

Lorsque les employés se sentent appréciés et que leur travail acharné et leur dévouement sont reconnus, leur loyauté et leur productivité peuvent augmenter. Assurez-vous de mettre en place un système de récompenses pour les employés, de reconnaissance, ou même de déployer plus de flexibilité sur le lieu de travail pour réduire le vol de temps.

Top 5 des logiciels de gestion du temps et des présences

Les professionnels des ressources humaines utilisent des logiciels de gestion du temps et des présences pour simplifier le suivi du temps et réduire le vol de temps. Ces outils gèrent les données de temps et de présence de l'entreprise en calculant de manière transparente toutes les heures travaillées et lorsque les employés prennent des congés, des jours de maladie, des heures supplémentaires, du temps personnel et des jours fériés. De plus, ils offrent également des fonctionnalités pour suivre quand les employés pointent avec des portails en libre-service pour accéder aux détails de la carte de pointage.

Pour être inclus dans cette catégorie, une solution logicielle doit :

• Stocker toutes les données de temps et de présence dans un emplacement central
• Proposer des outils pour traiter tous les aspects du temps et de la présence des employés, y compris les jours fériés, les heures supplémentaires, les heures travaillées, les jours de maladie et les congés payés
• Éliminer la probabilité d'erreurs de paie liées à la présence
• Inspecter les métriques de la main-d'œuvre

*Ci-dessous figurent les cinq principaux fournisseurs de gestion du temps et des présences du rapport Grid® de l'été 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Paycom

Les professionnels des ressources humaines adorent Paycom parce que c'est une suite RH complète dans un tableau de bord facile à utiliser. Il gère tout. De l'embauche de nouveaux employés à la conformité avec les réglementations, Paycom vous couvre.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Je travaille personnellement avec Paycom depuis plus de 4 ans maintenant et j'adore absolument le système ! Récemment, j'ai commencé au musée d'art d'Akron, et lorsqu'il y avait un intérêt à changer de fournisseur de paie, je savais que Paycom serait le choix parfait. En raison de sa nature conviviale et de son service client exceptionnel, c'est la troisième fois que je mets en œuvre Paycom.

Le processus de mise en œuvre est très fluide. Ils l'ont réduit à une science. En service client, je dirais que 95 % du temps, vous obtenez une résolution au premier appel. Et vous n'avez pas à attendre des heures en attente ; le téléphone est répondu immédiatement. Les retours que nous avons reçus de nos employés sont très bons. Tout le monde donne à Paycom deux pouces en l'air ! »

- Avis sur Paycom, Mary S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Bien que très utile, j'aimerais que la vue du service en libre-service des employés soit plus fonctionnelle. C'est une fonctionnalité qui vous permet d'accéder à ce qu'un employé voit. Mais elle fonctionne plus comme une démo, donc si vous cliquez sur quelque chose, cela peut ou non fonctionner. C'est limitant car je ne peux pas guider un employé exactement sur ce qu'il doit faire si je ne peux voir que si peu. »

- Avis sur Paycom, Carlos S.

2. Rippling

Pour une équipe qui doit gérer la paie, les avantages sociaux, les RH et l'informatique, Rippling est la bonne solution logicielle. Il rend l'intégration d'une nouvelle recrue complètement transparente tout en s'intégrant à vos applications tierces préférées pour être complètement en ligne et sans papier.

Ce que les utilisateurs aiment :

« L'expérience utilisateur backend est incroyablement simple là où d'autres outils peuvent être trop complexes. Le système continue également de croître. J'ai travaillé avec beaucoup d'outils RH dans le passé, et finalement les entreprises s'en éloignent parce qu'elles refusent d'innover et de consolider les logiciels. Rippling est littéralement un guichet unique pour les services RH, ERP et informatiques, donc vous ne pouvez pas battre ça. Sans oublier que l'entreprise adopte clairement une approche importante de son design global. Beaucoup d'outils RH là-bas ont l'air très vieillots, et l'UX n'est pas bien pensée, mais Rippling remet cela en question, et je pense personnellement que c'est ce qui en fait un leader fort dans l'espace. »

- Avis sur Rippling, Jacob C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La vue admin est trop compliquée. Souvent, les managers de notre entreprise dépendent d'un admin de niveau supérieur pour effectuer des tâches de base. Notre ATS ne transfère pas toujours les candidats dans rippling, donc je dois entrer les candidats manuellement. Une fois que vous entrez les candidats manuellement, rippling les trouve, donc en gros, c'est un double travail pour commencer l'intégration. Bug extrêmement ennuyeux. De plus, l'équipe de support répond lentement ou ne répond pas. »

- Avis sur Rippling, Michael T.

3. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP a été créé avec les petites entreprises à l'esprit comme un moyen de naviguer à travers toutes sortes d'obstacles RH. En tant que solution de paie et de RH, il aide les entreprises à économiser de l'argent, à rester conformes et à mieux gérer leur équipe.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Traiter la paie est fastidieux, mais ADP le rend facile. Le site Web est très bien organisé et très convivial. Le service client est également très amical et prêt à aider à résoudre mes problèmes. »

- Avis sur RUN Powered by ADP, Emellie A.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il y a tellement d'options que c'est un peu accablant ! De plus, accéder aux formulaires est assez difficile. Je clique sur les formulaires, et cela ne me mène pas à une page de destination différente. Cela pourrait être une fenêtre contextuelle, mais cela devrait être précisé si c'est le cas ! »

- Avis sur RUN Powered by ADP, Holly S.

4. Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce est un outil de gestion du capital humain en une seule solution qui aide les professionnels des RH et les dirigeants d'entreprise à résoudre les processus RH complexes auxquels ils peuvent être confrontés en simplifiant et en rationalisant tous les processus.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'aime le fait que WFM s'intègre directement dans la paie. Vous n'entrez pas les choses plusieurs fois comme avec ADP, et le système a tellement à offrir. Le fait qu'il s'agisse vraiment d'un seul système est un changeur de jeu. Ceridian met également un grand accent sur la formation et le support client, et l'engagement. Leur conférence annuelle est d'une grande aide, et le réseautage avec d'autres clients est très bénéfique. »

- Avis sur Ceridian Dayforce, Stacy L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Si je devais nommer quelque chose que je n'aime pas, ce serait la complexité de l'application. Cependant, je comprends qu'elle doit être complexe avec beaucoup de ce qui se passe en arrière-plan, et avec l'expérience et le temps, on comprend progressivement comment les choses sont 'connectées'. »

- Avis sur Ceridian Dayforce, Michelle P.

5. UKG Workforce Central

Lorsque vous avez besoin d'une solution de gestion de la main-d'œuvre tout-en-un pour le temps et la présence, la planification, la gestion des absences, et plus encore, UKG Workforce Central est pour vous. Il se vante d'une suite d'outils créés pour gérer la main-d'œuvre d'une entreprise sur une plateforme cloud mobile, évolutive et sécurisée.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Facile à comprendre ! De nombreuses façons d'arriver à un endroit ! J'adore que même si vous êtes un nouvel utilisateur, vous pouvez probablement vous déplacer facilement sans faire beaucoup d'erreurs. Je suis le 'Professeur Kronos' dans mon organisation. J'ai tellement de plaisir à enseigner aux utilisateurs finaux les tenants et aboutissants de Kronos et à leur apprendre à naviguer facilement sur la plateforme. »

- Avis sur UKG Workforce Central, Jaimie B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« WFC oblige mon équipe à se connecter à un Internet Explorer, ce qui est un gros problème pour Google étant donné que nous n'avons pas le droit d'avoir Internet Explorer sur nos machines. Cela nécessite un effort important de la part de notre équipe pour effectuer toute administration dans l'outil. De plus, nous avons été obligés de maintenir une 'peau' externe pour recouvrir WFC car l'interface utilisateur était si peu conviviale. Cela a causé des problèmes majeurs de notre côté si nous voulions apporter des modifications à l'outil et nécessitait un niveau supplémentaire de configuration. »

- Avis sur UKG Workforce Central, Matt K.

Le temps, c'est de l'argent !

À la fin de la journée, il est acceptable qu'un employé prenne un déjeuner plus long avec un client qui renouvelle son contrat, ou s'il a des problèmes de voiture qui le retardent. C'est lorsque cela devient une occurrence quotidienne que cela devient un problème. Une fois que vous avez une meilleure compréhension des signes avant-coureurs du vol de temps, comment le prévenir, et le logiciel dont vous avez besoin dans votre pile technologique, vous pouvez être sûr que le temps n'est pas gaspillé.

Vous cherchez à améliorer encore plus la productivité de votre organisation ? Assurez-vous que votre stratégie de gestion de la main-d'œuvre couvre toutes les bases nécessaires.