La phrase « le temps, c'est de l'argent » n'a jamais été aussi vraie qu'aujourd'hui.

Les entreprises cherchent constamment à améliorer leur efficacité en réduisant les coûts, en économisant de l'argent et en automatisant autant de processus que possible, ce qui peut être accompli grâce à un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs (AP). L'AP, une partie vitale de toute organisation, offre également un aperçu d'autres indicateurs cruciaux, y compris la gestion des flux de trésorerie, la reconnaissance des fraudes et les relations avec les fournisseurs.

La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation AP permet aux entreprises de toutes tailles d'automatiser et de rationaliser leurs processus de comptes fournisseurs, ce qui aide à éliminer les tâches manuelles fastidieuses tout en offrant un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les données financières et fournisseurs importantes.

Qu'est-ce que le logiciel d'automatisation AP ?

Le logiciel d'automatisation AP aide les entreprises à gérer les factures, leur permettant de gérer de grands volumes de factures et de transactions financières entre elles et leurs fournisseurs. De plus, ces solutions permettent aux organisations de capturer et de traiter les factures fournisseurs avec une interaction humaine limitée ou inexistante en fournissant un processus numérique auparavant géré par une équipe de comptabilité.

Ce logiciel peut être utilisé par les comptables et les membres du département comptable responsables des comptes fournisseurs. Il peut également être utilisé par les gestionnaires et les cadres pour surveiller les activités de traitement AP. Les solutions d'automatisation AP peuvent être proposées en tant que produits autonomes ou dans le cadre de suites comptables qui incluent également des fonctionnalités de logiciel d'automatisation des comptes clients (AR), de logiciel de facturation, de gestion des factures et de traitement des paiements. Ce type de logiciel est intégré à un logiciel de comptabilité ou à des modules comptables de systèmes ERP.

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La première étape de l'automatisation AP consiste à capturer les données au format numérique, généralement par le biais d'une méthode de numérisation ou de capture, telle que la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le logiciel AP dirige la facture à travers un flux de travail prédéterminé qui suit une série d'étapes logiques créées par l'organisation. La facture et ses données pertinentes sont envoyées au système ERP de l'entreprise, qui organise et stocke toutes les informations pertinentes, permettant un accès facile à l'avenir. Enfin, le système ERP paie la facture, généralement en transférant électroniquement les fonds au fournisseur. Un bon logiciel d'automatisation AP permet de générer des rapports et d'autres indicateurs perspicaces à partir de n'importe quelle étape du processus.

Pourquoi de plus en plus d'entreprises se tournent-elles vers le logiciel d'automatisation AP ?

Bien que la plupart des solutions comptables incluent des fonctionnalités AP, beaucoup ne fournissent pas la fonctionnalité nécessaire pour gérer des processus AP complexes.

Ce logiciel simplifie les activités AP complexes et aide les comptables à gérer de grands volumes de factures fournisseurs. Il améliore l'efficacité et la précision du département AP et aide à d'autres activités comptables telles que la facilitation de l'utilisation de logiciels de clôture financière.

Une autre raison pour laquelle de plus en plus d'entreprises adoptent le logiciel d'automatisation AP est d'éliminer l'intervention manuelle inutile qui peut ralentir les processus et l'efficacité d'une équipe AP. Lors de l'utilisation de flux de travail et de procédures AP manuels, de la réception de la facture au paiement, il y a trop d'étapes nécessitant une intervention humaine. Chacune de ces étapes manuelles augmente le temps nécessaire pour le traitement des factures, obtenir l'approbation correcte et, finalement, effectuer le paiement final. De plus, chaque médiation manuelle permet des erreurs comptables, qui peuvent coûter à une entreprise un temps précieux et de l'argent lors de la clôture de fin de mois pendant qu'ils corrigent les erreurs. Le logiciel d'automatisation AP peut aider à éliminer la plupart de ces étapes pratiques, permettant aux équipes de comptes fournisseurs de faire plus que simplement suivre et payer les factures.

Caractéristiques communes de l'automatisation AP

Les produits d'automatisation AP les mieux notés sur G2 partagent tous des attributs automatisés similaires qui aident les organisations à rationaliser les processus pour leurs professionnels de la comptabilité et de l'AP.

Certains de ces éléments incluent :

• Approbations/matching des factures
• Intégration avec un logiciel de comptabilité ou ERP
• Capture de données
• Paiement

Créer des flux de travail automatisés pour l'approbation des factures et le matching des bons de commande élimine le besoin de contact humain à ce stade du processus. Avec le logiciel d'automatisation AP, les factures sont automatiquement envoyées à l'approbateur approprié et peuvent fournir des rappels automatiques des échéances à venir. Certains logiciels ont également la fonctionnalité de comparer les bons de commande à leurs factures correspondantes et de signaler toute incohérence pour un suivi.

Les logiciels de comptabilité et ERP doivent recevoir les informations financières d'une entreprise, il est donc crucial que le logiciel d'automatisation AP s'intègre parfaitement à ces systèmes. Les organisations doivent s'assurer que leur nouveau logiciel AP est bien adapté aux systèmes qu'elles possèdent déjà. Par exemple, les deux devraient avoir des niveaux similaires de sécurité et devraient pouvoir communiquer entre eux. Le système AP doit être capable de recevoir des informations sur les fournisseurs et les bons de commande de l'ERP ou du logiciel de comptabilité.

Saisir manuellement les données des factures dans un système comptable est fastidieux et vulnérable aux erreurs humaines. Les humains peuvent manquer certaines de ces erreurs et créer des coûts évitables. Les entreprises utilisent le logiciel d'automatisation AP pour éviter ce processus de saisie de données, en permettant au logiciel de capturer automatiquement les données des factures, puis de lier ces informations à leur système comptable.

La dernière étape de l'automatisation AP est le paiement. Une fois qu'un paiement est approuvé par la partie appropriée, le paiement peut être programmé et envoyé automatiquement à une date spécifiée. Ce processus permet aux entreprises d'éviter qu'une personne ne doive suivre la facture, les dates d'échéance de paiement et les délais de remise éligibles d'une facture particulière. L'automatisation AP facilite le traitement des paiements et offre également plusieurs options de paiement, facilitant le paiement électronique. Cela élimine la possibilité de fraude ou les coûts excessifs de l'émission physique d'un chèque.

Adoption lente du logiciel d'automatisation AP

Bien que le logiciel d'automatisation AP puisse réduire les coûts, les erreurs et l'interférence humaine, 59 % des entreprises n'ont pas mis en œuvre de forme d'automatisation AP. Cela signifie qu'environ 40 % seulement des entreprises ont tiré parti des avantages de ce logiciel, laissant une énorme opportunité de croissance pour cette catégorie.

Avec toutes les fonctionnalités possibles d'économies de temps et d'argent de ce logiciel, pourquoi plus d'organisations n'adoptent-elles pas l'automatisation AP ? Plusieurs raisons peuvent influencer une adoption lente, notamment : pas assez d'argent, pas d'intérêt, réticence au changement ou à la nouvelle technologie, ou leur département de services comptables n'est tout simplement pas assez grand. Même avec ces contraintes et préoccupations, il serait important pour toute entreprise qui n'a pas automatisé son processus de comptes fournisseurs d'évaluer ce qu'elle a par rapport à ce dont elle a besoin. En fonction de leurs conclusions, elles devraient s'informer sur le logiciel d'automatisation AP et déterminer s'il s'agit du bon logiciel pour elles.