Les nouvelles technologies comme le cloud ont démocratisé les logiciels de gestion de projet, les rendant accessibles à tous. Théoriquement, une grande variété d'options peut être bénéfique pour les acheteurs. De plus, un marché concurrentiel signifie que les fournisseurs essaient constamment de surpasser leurs concurrents en améliorant leurs produits. Cela signifie-t-il qu'il n'y a pas de problèmes sur le marché des logiciels de gestion de projet ? La seule façon de le savoir est d'analyser les retours de plus de 30 000 évaluateurs de solutions de gestion de projet.

Les acheteurs ont des sentiments mitigés à propos des logiciels de gestion de projet

Il existe des centaines de produits de logiciels de gestion de projet, la plupart offrant des versions gratuites ou très abordables, sans parler de nombreux autres outils qui se concentrent sur la gestion de projet "légère" (comme les logiciels de gestion des tâches)—mais cette tendance n'est pas entièrement positive.

Les logiciels moins chers sont généralement moins robustes et offrent des fonctionnalités de base que la plupart des utilisateurs dépassent rapidement. En conséquence, 42 % des évaluateurs de G2 ont mentionné qu'ils avaient récemment remplacé un logiciel de gestion de projet cloud, et 58 % ont remplacé des feuilles de calcul, des systèmes anciens ou internes, et toutes sortes de produits Google et Microsoft tels que les calendriers, les documents, voire les e-mails.

En dehors des versions réduites de la gestion de projet, de plus en plus de fournisseurs proposent des modules comme la gestion des ressources, en tant que produits séparés. Décomposer la gestion de projet en composants pouvant être utilisés indépendamment a du sens pour les petites entreprises ou les départements de grandes entreprises. Au lieu d'acheter et d'utiliser un système complet de gestion de projet, les petites équipes peuvent choisir uniquement les composants dont elles ont besoin.

Le défi de cette approche est que différents fournisseurs proposent des outils séparés qui doivent s'intégrer pour échanger des informations et améliorer la collaboration. Cela peut être particulièrement perturbant pour les entreprises de taille moyenne et grande. L'absence d'un référentiel de données unique entraîne des erreurs et un double travail, rendant difficile le suivi des projets à chaque étape de leur cycle de vie. De plus, l'allocation des ressources et la collaboration entre plusieurs équipes de différents lieux peuvent être difficiles à gérer.

Pour résoudre ces problèmes, certains fournisseurs ont développé des logiciels complexes tels que la gestion de projet et de portefeuille (PPM), l'automatisation des services professionnels (PSA), et l'ERP basé sur les projets. Les grandes entreprises utilisent encore ces types de logiciels, mais les entreprises de taille moyenne ne peuvent pas se les permettre et ont besoin d'alternatives.

Il existe également de nouvelles options pour la gestion de projet, qui visent à étendre la portée du logiciel à tous ou à la plupart des employés.

Une autre alternative aux logiciels de gestion de projet standard est les solutions spécifiques à l'industrie. La gestion de projet verticale existe depuis des décennies mais évolue pour inclure des fonctionnalités de collaboration et s'aligner sur le concept de gestion du travail décrit ci-dessus. La façon dont ce type de logiciel évolue varie selon l'industrie. De nombreuses solutions de gestion de projet pour les industries complexes, telles que l'architecture, l'ingénierie et la construction, sont encore principalement rigides, compliquées et coûteuses. En revanche, les logiciels de gestion d'agence pour les entreprises de marketing sont moins complexes et plus agiles pour s'adapter rapidement aux besoins des professionnels créatifs.

Il y a beaucoup de chevauchement fonctionnel entre toutes ces options, ce qui rend difficile pour les acheteurs de choisir la meilleure option pour leurs besoins spécifiques. De plus, les acheteurs doivent souvent choisir entre la gestion de projet best-of-breed, qui inclut toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin, et des outils séparés qui peuvent être utilisés ensemble.

Pour aider les acheteurs à mieux comprendre les avantages et les inconvénients des différentes options, nous avons analysé plus de 30 000 avis d'utilisateurs réels que les utilisateurs de logiciels de gestion de projet ont publiés sur G2. Les conclusions les plus importantes sont résumées ci-dessous.

Ce que pensent les acheteurs des logiciels de gestion de projet

À première vue, tout va bien sur le marché des logiciels de gestion de projet : des niveaux élevés de satisfaction et d'adoption, des centaines d'alternatives parmi lesquelles choisir, et de nombreux nouveaux produits livrés dans le cloud, les rendant plus abordables et flexibles.

Une fois que nous avons analysé les données par taille d'entreprise et par industrie, certains défis importants sont apparus, tels que la robustesse du logiciel et les coûts supplémentaires nécessaires pour des fonctionnalités avancées. Certains des avantages peuvent également être des défis :

• Trop de flexibilité peut être déroutante pour les utilisateurs inexpérimentés
• Le grand nombre de produits disponibles rend difficile pour les acheteurs de comparer et de sélectionner la meilleure option

Les logiciels de gestion de projet répondent-ils aux exigences des utilisateurs ?

Les utilisateurs de gestion de projet sont satisfaits et très satisfaits de leur logiciel. 80 % des répondants ont donné des scores de satisfaction élevés et maximaux lors de l'évaluation des logiciels de gestion de projet. G2 suit la satisfaction des utilisateurs en demandant aux évaluateurs de noter le critère Répond aux exigences sur une échelle de 1 à 7, où 7 est le score maximum. En analysant les données par taille d'entreprise, nous avons remarqué que la satisfaction varie selon le segment, comme indiqué ci-dessous.

Les utilisateurs de petites entreprises ont donné plus de scores maximum pour Répond aux exigences et les notes d'étoiles les plus élevées (5 sur 5) que les autres segments. Cela n'est pas surprenant puisque la plupart des outils de gestion de projet, en particulier les nouveaux, offrent des fonctionnalités standard qui sont les plus bénéfiques pour les petites entreprises. Il est beaucoup plus efficace de lancer un produit qui offre des fonctionnalités de base et de le développer davantage en fonction des exigences des clients. Le défi de cette stratégie est qu'elle crée un marché gonflé pour les petites entreprises, tandis que les acheteurs de taille moyenne doivent investir dans un développement supplémentaire.

Enfin, la satisfaction des utilisateurs dépend du stade de développement de chaque produit. De nombreux nouveaux produits sont encore limités en termes de fonctionnalités, tandis que les anciens produits ne se sont pas complètement adaptés aux nouvelles technologies telles que le cloud ou le mobile. Étant donné que les anciens produits ont tendance à être rigides, l'ajout de fonctionnalités de collaboration est difficile. Les nouveaux produits facilitent la collaboration mais n'incluent pas toujours des fonctionnalités robustes pour la gestion des ressources, les dépendances des tâches ou l'analyse.

Le besoin de fonctionnalités et de services supplémentaires a un impact direct sur le coût des logiciels de gestion de projet.

Combien coûte la gestion de projet ?

En ce qui concerne les prix, la plupart des évaluateurs de G2 considèrent que les logiciels de gestion de projet sont raisonnablement tarifés mais pas toujours abordables. La plupart des répondants ont donné des scores de 4 et 5 pour les prix, sur une échelle de 1 à 7 où 1 est le moins cher et 7 le plus cher.

Il peut sembler surprenant que les utilisateurs d'entreprise aient donné principalement des scores de 3 et 4, considérant que la gestion de projet traditionnelle pour les grandes entreprises était autrefois assez coûteuse. Cela peut s'expliquer par le fait que le modèle de livraison cloud a eu un impact positif sur les prix dans tous les segments d'entreprise, pas seulement pour les petites entreprises.

La véritable surprise était qu'un répondant sur trois du marché intermédiaire considère que leur logiciel est cher ou très cher en donnant des scores entre 5 et 7. 40 % des utilisateurs de petites entreprises expriment la même préoccupation. Cela est surprenant car le modèle de livraison cloud a été initialement développé pour les petites et moyennes entreprises qui ne pouvaient pas se permettre d'investir dans l'infrastructure informatique et le personnel qualifié.

Le coût et le niveau de support pour les fonctionnalités de gestion de projet sont quelques-uns des facteurs qui influencent l'adoption de ce type de logiciel. Nous les avons analysés, ainsi que d'autres, ci-dessous.

Qu'est-ce qui impacte l'adoption des logiciels de gestion de projet ?

Les niveaux d'adoption de la gestion de projet sont répartis de manière égale : près de 30 % des évaluateurs ont mentionné des niveaux d'adoption inférieurs à 50 %, 40 % ont adopté entre 50 % et 90 %, et 32 % travaillent pour des entreprises qui ont entièrement adopté leur logiciel de gestion de projet.

Comme indiqué ci-dessus, les niveaux d'adoption varient selon la taille de l'entreprise, comme suit :

• Les petites entreprises sont plus susceptibles d'utiliser pleinement les logiciels de gestion de projet (39,46 %), et très peu d'utilisateurs ont mentionné de faibles niveaux d'adoption (moins de 10 % ont indiqué une adoption de 0 à 10 %).
• Les entreprises d'entreprise avaient le pourcentage le plus bas d'adoption complète (17 %), par rapport aux autres segments d'entreprise, et le taux le plus élevé (13,92 %) du niveau d'adoption le plus bas (0-10 %).
• Les évaluateurs du marché intermédiaire ont donné des évaluations mitigées pour les niveaux d'adoption. Seuls 21,43 % ont atteint une adoption complète, et près de 13 % ont atteint un niveau d'adoption inférieur à 10 %.
• L'adoption varie également selon l'industrie ; tandis que 42 % des évaluateurs de l'industrie du marketing et de la publicité ont mentionné une adoption maximale, une adoption à 100 % n'a été atteinte que par 20 % des acheteurs de la construction et de la santé et 22 % de la fabrication.

Les acheteurs ont mentionné une multitude de raisons qui ont impacté l'adoption, les plus importantes étant :

• Le logiciel est trop compliqué ou trop simple : Les anciens logiciels sont généralement complexes et peu conviviaux. De nombreux nouveaux outils ont tendance à être trop basiques pour les besoins de certains utilisateurs. Bien que la simplicité permette aux utilisateurs de créer n'importe quoi, comme des flux de travail personnalisés, les chefs de projet doivent le faire à partir de zéro, ce qui peut être très chronophage.
• Trop ou pas assez d'informations sur le projet, telles que les notifications et les analyses : Certains évaluateurs ont mentionné qu'ils reçoivent une quantité écrasante d'informations telles que des notifications par e-mail, tandis que d'autres ont dû personnaliser leur logiciel pour obtenir les détails dont ils avaient besoin.
• Les nouvelles fonctionnalités ou les fonctionnalités différentes peuvent aider les utilisateurs mais aussi les confondre : Plusieurs évaluateurs ont mentionné que les cartes créent plus de problèmes qu'elles n'en résolvent. Bien que l'utilisation de cartes puisse aider à visualiser les projets, l'utilisation de nombreuses cartes qui ne sont pas toujours liées peut être contre-productive.
• La formation, la documentation et le support peuvent être limités ou insuffisants : Cela rend la courbe d'apprentissage assez raide, et certains utilisateurs peuvent préférer utiliser d'autres outils qui sont plus conviviaux ou simplement plus familiers pour eux.
• Les modèles de licence ne sont pas toujours simples : Avec des prix différents selon le type d'utilisateur (administrateur, interne ou externe) et des coûts supplémentaires pour les utilisateurs et les fonctionnalités supplémentaires, cela peut rendre difficile pour les entreprises de mettre en œuvre le logiciel dans toute l'entreprise.

Tendances de la gestion de projet

Le marché des logiciels de gestion de projet a fondamentalement changé récemment, principalement en raison de l'avènement de nouvelles technologies comme le cloud et le mobile. Ces technologies flexibles et abordables ont permis à de nombreuses petites entreprises d'entrer sur le marché et ont aidé les fournisseurs traditionnels à moderniser leurs solutions. Avec plus de 1000 produits répertoriés dans les catégories G2, la gestion de projet est l'un des marchés de logiciels les plus encombrés, avec le CRM et la comptabilité. Bien qu'un grand nombre d'options soit théoriquement bénéfique pour les acheteurs, cela peut également créer de la confusion et rendre difficile le choix du bon produit.

Cette confusion nuit également aux fournisseurs car beaucoup d'entre eux ont du mal à différencier leur offre de celle de leurs concurrents. Pour relever ce défi, nous nous attendons à ce que les fournisseurs adoptent quelques approches différentes :

• Spécialisation horizontale grâce à des fonctionnalités avancées pour la gestion des ressources et des portefeuilles, ainsi que la planification stratégique
• Focus vertical en combinant la gestion de projet avec des fonctionnalités spécifiques à l'industrie telles que la validation et la gestion de contenu pour les équipes marketing et les agences
• Approche générique avec des fonctionnalités standard pour les petites entreprises ou les petites équipes d'entreprises moyennes à grandes

D'autres grandes tendances de la gestion de projet sont décrites ci-dessous.

Les avantages et les défis de la gestion de projet à distance

La gestion de projet sur site rendait difficile pour les utilisateurs de travailler à distance. Le cloud permet aux chefs de projet de travailler depuis n'importe quel endroit avec une connexion Internet, et souvent hors ligne. En théorie, cela signifie que tout produit de gestion de projet cloud permet aux employés de travailler à distance. En réalité, tous les produits ne sont pas créés égaux, et divers facteurs peuvent rendre le travail à distance plus ou moins efficace.

Tout d'abord, la fonctionnalité du logiciel a un impact significatif sur la productivité de ses utilisateurs, peu importe où ils travaillent.

D'autres facteurs importants qui impactent la gestion de projet à distance sont le modèle de licence du système et le niveau d'intégration avec d'autres logiciels. À mesure que les entreprises travaillent avec plus de sous-traitants et de freelances, elles doivent leur donner accès à leur logiciel tout en protégeant leur propriété intellectuelle et leurs données sensibles. Bien que la plupart des fournisseurs de gestion de projet offrent différents niveaux d'accès, leurs prix ne sont pas toujours transparents et peuvent avoir un impact significatif sur le coût total du logiciel.

L'intégration est également cruciale pour le travail à distance car la plupart des chefs de projet utilisent d'autres systèmes tels que le CRM ou les logiciels de comptabilité. La synchronisation des données sur plusieurs plateformes est plus facile dans le cloud mais peut encore être difficile.

La gestion du travail vise à redéfinir notre façon de travailler

Combien de produits logiciels utilisez-vous au travail ? Sans parler de toutes sortes d'outils pour le suivi du temps, la gestion des flux de travail ou la gestion des ressources. Selon une recherche de Blissfully, une entreprise de 35 employés utilise 102 applications et a remplacé 63 % de ses applications en seulement deux ans.

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Ne serait-il pas agréable d'en utiliser un seul ? Peut-être quelques-uns ? Les fournisseurs ont déjà essayé cela avec l'ERP tout-en-un, et cela n'a pas bien fonctionné. L'idéal serait d'avoir une solution flexible, pas très chère, que tout le monde puisse utiliser, peu importe ce qu'ils font et où ils travaillent. De plus, de plus en plus d'entreprises (68 % selon PMI) utilisent des sous-traitants et des chefs de projet externalisés, qui doivent être capables d'utiliser le logiciel fourni par l'entreprise avec laquelle ils travaillent.

C'est précisément ce qu'un nouveau type de logiciel appelé gestion du travail vise à offrir. Certains fournisseurs l'appellent système d'exploitation de travail car il est censé être un système d'exploitation pour l'entreprise. Cela peut être réalisé en fournissant un référentiel de données unique et un système intégré suffisamment flexible pour des configurations rapides et faciles. Les flux de travail et les processus prédéfinis devraient également être faciles à modifier pour s'adapter à tout changement dans la façon dont une entreprise gère le travail. Enfin, la gestion du travail devrait inclure des fonctionnalités complémentaires à la gestion de projet, telles que la gestion des clients, la facturation, la gestion des dépenses, la gestion des documents et la collaboration.

Contrairement à des systèmes plus complexes comme le PPM, le PSA ou l'ERP basé sur les projets, la gestion du travail ne fournit pas de modules comptables complets, de fonctionnalités pour la gestion de portefeuille de projets, ou de RH et de paie. Par conséquent, ce type de logiciel doit encore être intégré à d'autres solutions telles que les logiciels de comptabilité, le CRM et les suites RH.

La collaboration est à la mode mais est-ce toujours utile ?

La gestion de projet est collaborative par nature. Si vous pouvez tout faire par vous-même, vous n'avez pas besoin de gestion de projet. Cela dit, les fonctionnalités traditionnelles de gestion de projet pour la collaboration ont été rigides et difficiles à utiliser. Pendant des décennies, la collaboration était synonyme d'attribution de tâches et de suivi de leur statut. Donner et recevoir des commentaires ou partager des documents nécessitait souvent un logiciel autre que la gestion de projet. Les pires options utilisées à ces fins étaient les outils de transfert de fichiers FTP, les e-mails et les feuilles de calcul. Dans le meilleur des cas, les entreprises utilisaient des logiciels de gestion de documents, des outils de chat ou des outils de collaboration d'équipe. Quoi qu'il en soit, les chefs de projet doivent utiliser plusieurs outils pour gérer et collaborer sur des projets.

Pour relever ce défi, certains fournisseurs ont essayé de combiner les fonctionnalités traditionnelles de gestion de projet et les fonctionnalités de collaboration. Ces produits sont connus sous le nom de logiciels de collaboration de projet et peuvent varier considérablement en termes de portée et de fonctionnalités. Ils ont tous en commun le fait qu'ils se concentrent davantage sur la collaboration que sur la gestion de projet. Bien que cela soit bénéfique pour les chefs de projet occasionnels tels que les équipes créatives, ils ne couvrent pas les besoins des utilisateurs avancés dans les grandes entreprises ou les industries basées sur des projets telles que l'architecture, l'ingénierie et la construction.

Trop de flexibilité n'est pas toujours génial

Nous voulons tous un logiciel flexible, mais trop de configuration peut rendre une solution plus difficile à utiliser, pas plus facile. Si vous êtes assez vieux pour vous souvenir des jours où les administrateurs ERP personnalisaient lourdement les logiciels, vous comprendrez ce que je veux dire. Bien que les logiciels de gestion de projet ne soient pas aussi compliqués que l'ERP, l'un de ses principaux avantages est qu'il offre un moyen structuré de définir et de suivre le travail. Lorsque les utilisateurs peuvent créer une structure entièrement nouvelle, certains peuvent être très créatifs tandis que d'autres peuvent être submergés par un logiciel "page blanche".

La plupart des utilisateurs peuvent ne pas se soucier beaucoup de PMI et des normes de gestion de projet, mais les administrateurs et les chefs de projet devraient. Ceux qui veulent seulement définir et suivre des tâches et n'aiment pas les feuilles de calcul peuvent utiliser des logiciels de gestion des tâches. Les utilisateurs réguliers n'ont pas non plus besoin de s'inquiéter des règles, des flux de travail ou de l'allocation des ressources. Les administrateurs doivent définir et mettre en œuvre une logique commerciale qui est cohérente avec la stratégie de l'entreprise. Les logiciels de gestion de projet robustes offrent des modèles de projet et des flux de travail avec des règles prédéfinies qui peuvent être personnalisées en fonction des besoins de l'entreprise.

Un évaluateur de G2, Ryan R, fondateur, marketing et publicité, a mentionné ce défi en disant qu'ils n'aiment pas "la facilité de rendre le projet trop complexe" (Utilisateur dans la gestion d'organisation à but non lucratif) ou que "vous pouvez faire à peu près n'importe quoi - mais c'est presque un problème. Ce n'est pas vraiment configuré - prêt à l'emploi - pour n'importe quelle fonction."

Principaux fournisseurs sur le marché de la gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet a énormément évolué au cours des dernières décennies. La plupart des fournisseurs n'existaient même pas avant 2000. Par exemple, Asana a été fondée en 2008 et monday.com en 2012. Parmi les principaux acteurs du marché mondial des logiciels d'entreprise comme IBM, Infor, Intuit, Sage ou SAP, seuls Microsoft et Oracle ont des produits dans le top 5 des produits de gestion de projet basés sur les avis des utilisateurs de G2.

De plus, il y a une différenciation claire entre les produits se concentrant sur les fonctionnalités standard pour les projets (gestion des tâches, gestion des ressources, collaboration de projet) et les fonctionnalités avancées (gestion de portefeuille et automatisation des services professionnels). Comme indiqué ci-dessous, les 5 meilleurs produits sont complètement différents pour la gestion de projet standard (à gauche) et les projets avancés (à droite).

Nous ne nous attendons pas à voir de grands changements sur ces marchés à court terme, sauf peut-être pour quelques acquisitions majeures. Les transactions récentes incluent l'acquisition de Targetprocess par Apptio (en février 2021) et Workfront par Adobe (en novembre 2020). De plus, les principaux fournisseurs de logiciels de gestion de projet standard développeront de nouvelles fonctionnalités avancées et rivaliseront avec les fournisseurs de PPM et de PSA.