Problèmes de communication, frustrations mutuelles, manque de livrabilité.

Ceux qui ont déjà travaillé en première ligne ou coordonné un projet ont très probablement connu le phénomène de l'extension de périmètre. Bien que vous ne soyez peut-être pas familier avec ce terme particulier de gestion de projet, il serait difficile de trouver un projet qui ne se soit pas considérablement déraillé à un moment ou à un autre.

Pour les projets qui s'étendent sur des cycles de vie plus longs, l'extension de périmètre est un phénomène courant pour les entreprises. Il est crucial de définir vos objectifs de projet, budget, ressources et exigences à l'avance avec un logiciel de gestion de projet pour éliminer les futures instances d'extension de périmètre et s'assurer que tout reste sur la bonne voie.

Cependant, généralement, l'extension de périmètre est un élément redouté et inutile de tout projet.

Mais revenons un peu en arrière.

Qu'est-ce exactement que l'extension de périmètre, et pourquoi est-elle inévitable ? Comment les chefs de projet peuvent-ils la combattre et la réduire, sinon la prévenir complètement, pour qu'elle ne devienne pas un obstacle écrasant ?

L'extension de périmètre se produit lorsque le périmètre du projet est indéfini ou mal défini au début d'un projet et que le plan n'est pas correctement élaboré pour les parties prenantes internes et externes. La nature superficielle des superviseurs de projet conduit les clients à demander plus de changements et à ajouter à leurs exigences à des stades ultérieurs, ce qui fait souffrir les membres du projet.

Pourquoi l'extension de périmètre se produit-elle ?

L'extension de périmètre se produit lorsque de nouveaux objectifs et paramètres sont définis à un stade ultérieur du projet, ce qui ajoute plus de travail à l'équipe. Cela ajoute plus de livrables aux parties prenantes du projet en raison d'un pivot urgent vers un nouvel objectif ou de l'incapacité à se permettre de nouvelles ressources de projet. Les parties prenantes externes et internes jouent un rôle égal dans l'extension de l'extension de périmètre en redéfinissant les éléments d'action et en ajoutant de nouveaux jalons à des stades ultérieurs du cycle du projet.

Le terme « extension de périmètre » décrit un projet qui a commencé à s'étendre, ou à s'infiltrer, au-delà de ses paramètres initialement convenus. C'est l'acte d'ajouter des livrables et des demandes à un projet. Un membre de l'équipe de projet peut acquiescer à une demande informelle, sans réaliser la main-d'œuvre ou les étapes supplémentaires qu'elle nécessite réellement.

Une partie prenante peut prioriser la satisfaction du client sans tenir compte de la capacité et des résultats finaux réalistes. Un chef d'équipe peut avoir mal compris le calendrier ou le coût du projet. Les membres de l'équipe peuvent vouloir dépasser les attentes.

Quelle que soit l'intention, l'extension de périmètre impacte directement la productivité, la rentabilité du projet et l'efficacité.

L'extension de périmètre n'est pas à 100 % mauvaise — après tout, c'est un sous-produit de l'échec rapide, du pivot rapide et de la réaction aux retours. Cependant, une mauvaise gestion de l'extension de périmètre peut endommager les relations avec les clients et les membres de l'équipe, nuire au moral de l'équipe ou plonger un projet dans une perte douloureuse.

Une gestion efficace de l'extension de périmètre nécessite que les chefs de projet effectuent un exercice de jonglage sans effort.

Conséquences négatives d'une extension de périmètre

Bien que l'extension de périmètre ne soit pas entièrement destructrice, elle a des conséquences négatives certaines qui peuvent entraver la motivation et la productivité de l'équipe à long terme.

• Retards de projet : L'approbation de nouvelles exigences et tâches pour une équipe de projet peut arrêter ou retarder d'autres projets importants. Les coéquipiers peuvent être impatients de prendre de nouvelles responsabilités et de suivre les ordres des parties prenantes du projet tout en laissant leur ensemble actuel de tâches incomplètes. Cela peut causer un déséquilibre entre différents projets et conduire à une extension de périmètre.
• Dépassements de budget : En raison de l'ajout de plus d'objectifs, les équipes exigent que leurs employés travaillent en heures supplémentaires et en équipes de nuit, ce qui peut favoriser les démissions d'employés. Cela entraînerait une série de changements compensatoires et d'augmentations pour les membres de l'équipe afin qu'ils puissent être retenus dans l'équipe. Des coûts supplémentaires comme ceux-ci peuvent entraîner des dépassements de budget massifs.
• Qualité réduite : Recevoir de nouvelles demandes et modifications plus tard peut causer de la confusion, un manque de productivité et de la frustration parmi les membres du projet. Les membres peuvent commencer à se précipiter à travers les objectifs pour éviter l'extension de périmètre. Ne pas prêter attention aux sous-tâches et aux indicateurs clés de performance (KPI) individuels peut réduire la qualité du travail et terminer le projet de manière médiocre.
• Extensions de calendrier : Lorsqu'un projet s'écarte de sa route originale, les employés ont besoin de temps pour répondre aux nouvelles exigences et satisfaire la demande. Ils peuvent nécessiter plus d'extensions de calendrier qui prolongeraient le délai d'exécution normal et ralentiraient la vitesse de progression du projet.
• Pression sur les ressources : Avec de nouvelles demandes des parties prenantes, les membres peuvent avoir besoin de plus de livrables, d'actifs et de ressources pour accomplir leurs tâches assignées. Cela épuiserait votre stock actuel de ressources et entraînerait un investissement initial plus important dans le projet. Les ressources sont essentielles au succès du projet mais peuvent limiter votre capacité à rester dans le budget du projet.
• Compromis de qualité : Lorsque plusieurs équipes s'écartent de leur objectif initial et font des demandes externes une priorité, il y a une baisse considérable de la qualité et de la précision du projet.

Causes courantes de l'extension de périmètre

L'extension de périmètre peut naître de nombreuses causes. C'est un phénomène courant qui se produit lorsqu'une entreprise expérimente de nouveaux projets pilotes et n'est pas sûre des résultats traçables exacts d'un projet. Le phénomène est courant pour les premiers adoptants qui doivent faire face à une clientèle régressive qui pousse leurs limites en demandant plus de services avec moins de budget.

Les causes courantes de l'extension de périmètre incluent les suivantes :

• Charte de projet vaguement définie : La charte de projet décrit clairement tous les objectifs et engagements d'un projet particulier. Si la charte de projet ne décrit pas clairement l'allocation des ressources, la capacité, les résultats du projet et le budget du projet, cela peut empiéter sur le processus principal du projet à un stade ultérieur et causer une pression sur la santé du projet et, finalement, une extension de périmètre.
• Manque de clarté concernant le périmètre initial/les objectifs du projet : Un manque d'induction de projet et de séminaires de projet au début peut entraîner une confusion immaculée et une interjection de tâches et de consommation d'actifs plus tard. Cela peut empêcher les équipes de se concentrer sur leur travail et détourner toute leur attention vers les nouvelles interférences et tâches qui apparaissent pendant le cycle du projet.
• Communication médiocre ou insuffisante : L'incapacité à garder vos membres d'équipe sur la même longueur d'onde et à les éduquer sur l'importance des nouveaux projets peut entraver leur productivité et les faire procrastiner. Cela peut également causer des conflits entre les membres du projet qui rivalisent entre eux pour voir qui devient le contributeur clé à un projet.
• Clients ou clients qui essaient de profiter : Les clients stricts et directs qui désignent une entreprise pour un service particulier peuvent mettre plus de pression sur les équipes de projet pour soumettre les livrables bien avant l'heure. Cela peut créer une atmosphère de chaos et de fiasco au sein d'une organisation et les faire travailler tard pour soumettre une proposition pour les clients. Bien que le travail soit fait, de nombreux aspects ou directives seront évités. Cela se traduit par un livrable médiocre en raison de l'extension de périmètre.
• Processus de contrôle des changements inflexible : Un manque de flux de travail d'approbation peut encore aggraver l'extension de périmètre. Ne pas mettre en œuvre le contrôle des changements et ne pas avoir de comité d'approbation pour examiner, regrouper, retravailler et approuver les changements effectués en raison de l'extension de périmètre peut encore prolonger le travail et mettre le projet en pause.
• Leadership faible : Si les équipes de direction senior (SLT) n'ont pas d'expérience dans la rencontre de défis basés sur des projets, l'extension de périmètre peut se produire à plusieurs reprises. Ne pas établir d'objectifs clairs pour les membres du projet et leur permettre de travailler pour des parties prenantes innombrables peut réduire la productivité des employés. Ils peuvent demander des extensions et sous-utiliser les ressources, ce qui conduit à une extension de périmètre.
• Manque de soutien du sponsor du projet : Sans un soutien fort du chef de projet ou du sponsor du projet, les équipes de projet seraient incertaines du bon chemin vers le succès du projet. Cette ambiguïté peut entraîner des changements fréquents et des tâches non accomplies qui causeraient un obstacle majeur aux objectifs commerciaux globaux.
• Commentaires de dernière minute, non pertinents : Les réviseurs de projet incompétents peuvent marquer incorrectement le document du projet, ce qui rend le projet encore plus inflexible. Cela oblige les superviseurs à surveiller tous les détails minutieux encore et encore. Ce retard et cette surveillance persistante peuvent causer une extension de périmètre et affecter la capacité de service du projet.

Atténuation de l'extension de périmètre avec les chefs de projet G2

Nos membres de l'équipe G2 ont partagé leurs réflexions sur l'occurrence inébranlable mais inévitable de l'extension de périmètre et les moyens par lesquels elle peut être réduite ou atténuée pour qu'elle n'impacte pas négativement les efforts et le travail acharné de l'équipe.

« L'extension de périmètre a été un problème sur un certain nombre de projets que j'ai coordonnés », dit Turenne. « Dans certains cas, cela vient d'une mauvaise communication sur la définition de "terminé", mais d'autres fois, cela vient de changements internes ou de la direction. Les deux cas sont incroyablement frustrants, mais c'est une partie inévitable de la coordination de projet, donc j'ai quelques techniques pour la combattre. »

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Pour l'extension de périmètre interne, Turenne recommande d'avoir des conversations en face à face avec toutes les personnes impliquées.

« Il est important de différencier entre les livrables indispensables et ceux qui sont agréables à avoir ou de changer les livrables qui auront un impact sur le calendrier, le budget ou d'autres projets », dit-elle. « Si le nouveau livrable est indispensable et plus important que le calendrier ou le budget existant, il est intégré. Sinon, il peut être transformé en un nouveau projet ou mis de côté pour une considération ultérieure. »

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Kevin Long, directeur principal des opérations de recherche chez G2 Crowd, fait écho au point de Turenne sur l'élimination du jeu du téléphone arabe.

« La collaboration est la clé du succès de tout projet ou initiative », dit Long. « À mesure que de plus en plus de collaborateurs sont intégrés, il est essentiel de communiquer le moteur original et les exigences tôt et souvent pour s'assurer que vous gardez l'équipe concentrée et empêchez toute exigence agréable à avoir ou inutile de dérailler l'impact prévu. »

Kevin Long
Senior Director, Product R&D Ops, G2

Comment prévenir l'extension de périmètre

Bien qu'il n'y ait pas de garantie à 100 % qu'un chemin de projet sera exempt d'extension de périmètre, certaines mesures correctives peuvent atténuer le tranchant destructeur de l'extension de périmètre et créer un plan de gestion des risques pour assurer le succès du projet.

Certains des méthodes incluent :

• Un bon processus de contrôle des changements avec documentation des demandes de changement, y compris la cause et le périmètre
• Les résultats et objectifs du projet doivent être clairement définis au début d'un cycle de projet, et les équipes doivent être habilitées à travailler strictement selon le plan.
• Un logiciel de gestion de projet qui facilite la création de calendriers et surveille de près la progression du projet
• Mises à jour régulières de la déclaration de périmètre après approbation des demandes de changement afin que toutes les parties concernées (y compris les parties prenantes) soient informées
• Traitement, documentation et communication appropriés de tous les changements de périmètre et de calendrier
• Scrums et standups cohérents pour enregistrer les mises à jour des cadres de projet et avoir une idée claire de la progression du projet et des délais du projet.
• Collaboration avec les clients, les sponsors et les utilisateurs finaux, en plus de tous les membres de l'équipe et parties prenantes concernés

Ne soyez pas un "creep de projet"

Rester conscient des objectifs de l'entreprise et établir des pratiques d'équipe claires peut définir votre chemin de projet du début à la fin et vous éloigner de l'extension de périmètre. Être clair sur votre alignement de projet et vos ressources avec les membres du projet peut augmenter la motivation, l'efficacité et la productivité, ce qui réduirait les chances d'échec.

En savoir plus sur les méthodologies de gestion de projet efficaces pour organiser vos tâches commerciales et vous aligner sur les objectifs de projet existants et nouveaux au sein de vos équipes.