Analyser la performance de votre équipe de vente peut vous entraîner dans un trou noir de mesure de données qui devient de plus en plus spécifique à mesure que vous allez plus loin.
Cela ne veut pas dire qu'être détaillé nuira à votre approche dans le calcul des indicateurs de vente. Il y a beaucoup à dire sur l'examen des domaines précis de votre stratégie de vente pour identifier les processus ou tactiques qui aboutissent à un succès ou à un échec.
Cependant, à un moment donné, vous devez être capable de résumer les résultats et de les présenter aux représentants commerciaux et aux personnes en haut de l'échelle. Sans oublier que tout cela doit être facilement compréhensible et inclure toutes les informations pertinentes pour cette période particulière.
Pour ce faire, votre entreprise peut s'appuyer sur des rapports de vente qui communiquent la performance actuelle de votre équipe de vente.
Qu'est-ce qu'un rapport de vente ?
Un rapport de vente est un document qui fournit un aperçu de l'état actuel du département des ventes d'une entreprise. Ces rapports peuvent montrer des tendances au fil du temps, analyser des stratégies et des processus, et révéler la performance globale de l'équipe.
Une grande partie de la génération de résultats consiste à suivre les ventes pour garder le doigt sur le pouls des progrès que vous réalisez. Les rapports de vente permettent aux entreprises, aux équipes de vente et aux représentants individuels de faire exactement cela : voir exactement comment ils se débrouillent par rapport aux objectifs personnels et de l'entreprise. De cette façon, les domaines nécessitant des améliorations peuvent être identifiés et travaillés, tandis que les processus déjà réussis peuvent être optimisés davantage.
Les informations contenues dans les rapports de vente sont également utilisées dans le processus de prise de décision des entreprises. Avant de prendre des actions commerciales sérieuses, les dirigeants analyseront si l'état actuel des ventes fournira le soutien financier dont ils ont besoin pour aller de l'avant.
Chaque type de rapport de vente inclura probablement les mêmes indicateurs et indicateurs clés de performance (KPI) de vente. Cela signifie que pour mettre à jour les rapports pour une nouvelle semaine, un mois ou un trimestre, tout ce que vous avez à faire est d'entrer les données actuelles pour correspondre à la période pour laquelle vous rapportez.
Pourquoi les rapports de vente sont-ils importants ?
Votre équipe de vente est votre principal générateur de revenus, et bien qu'il y ait beaucoup d'autres départements qui contribuent à leur capacité à vendre, les indicateurs et les KPI de l'équipe de vente se traduisent étroitement par le succès de l'entreprise dans son ensemble. Les rapports de vente montrent si ce succès est atteignable.
Les données incluses dans des rapports de vente efficaces sont organisées de manière à communiquer des informations importantes à ses spectateurs. Selon qui est ce spectateur et ce qu'il veut tirer du rapport, ces collections de données peuvent être conçues à cet effet spécifique.
Par exemple, il est possible qu'un représentant commercial individuel veuille voir sa performance mensuelle. Peut-être qu'un responsable des ventes veut vérifier les progrès de ses subordonnés directs. Ou peut-être qu'un cadre veut collecter des informations à présenter au conseil d'administration. La beauté des rapports de vente est qu'ils peuvent être conçus pour servir tous ces objectifs.
Conseil : Pour produire facilement des rapports pour plusieurs publics, assurez-vous d'utiliser un système de gestion de la relation client (CRM) pour le faire rapidement et avec précision.
Les données de vente présentées dans les rapports sont utilisées pour informer les stratégies concernant la croissance des ventes, l'identification et l'acquisition de clients idéaux, et l'optimisation du processus de vente. Après la mise en œuvre de nouvelles approches, les rapports de vente peuvent ensuite être utilisés pour mesurer la croissance entre deux ou plusieurs périodes de vente.
Dans l'ensemble, les rapports de vente sont importants car ils maintiennent l'entreprise informée des progrès, aident à identifier les problèmes potentiels dans les stratégies de vente, et alimentent finalement une meilleure prise de décision.
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Types de rapports de vente
Il existe plusieurs types de rapports de vente, et chacun reflète une certaine période pendant laquelle une entreprise mesurera des activités et des résultats de vente particuliers. Un rapport de vente est essentiellement une réitération de métriques, et ces valeurs sont déterminées par la période sur laquelle on rapporte.
Par exemple, si vous vouliez comprendre la durée moyenne du cycle de vente de votre entreprise, il serait préférable de regarder un rapport annuel plutôt qu'un rapport hebdomadaire.
Voici quelques exemples de rapports de vente que votre entreprise devrait commencer à générer, ainsi que quelques métriques pertinentes.
Rapports de vente quotidiens
Les rapports de vente quotidiens recueillent et présentent des données concernant le travail d'une journée. Ceux-ci peuvent être générés pour refléter les progrès d'un professionnel de la vente individuel ou du département dans son ensemble.
Bien qu'il y ait beaucoup de travail qui peut être fait en une journée, les chances de voir beaucoup d'affaires conclues en une journée donnée sont minces – ces choses prennent du temps et sont souvent réparties tout au long de l'année. Les rapports de vente quotidiens reposent sur des métriques de processus, qui diffèrent des métriques de résultat.
Une métrique de processus est une mesure qui peut être directement contrôlée par le représentant commercial, comme le nombre d'appels qu'il passe en une journée. Une métrique de résultat est plus axée sur la vue d'ensemble, comme la taille moyenne des affaires, qui peut être affectée par un représentant, mais n'est pas directement sous son contrôle.
Les rapports de vente qui collectent des données pour une journée ne sont pas la fin de tout, de la performance d'une équipe. Ce n'est qu'une journée, et tout le monde a des jours de repos ici et là. Cependant, si vous avez vu un problème dans votre rapport annuel et que vous l'avez retracé à des niveaux d'activité constamment bas jour après jour, ces rapports peuvent être utiles.
Au quotidien, vous pourriez vouloir rapporter les métriques de vente suivantes :
- Temps de réponse aux prospects : Le temps qu'il faut à un représentant commercial pour faire un suivi avec un prospect qui a contacté votre entreprise. Le temps de réponse moyen est de 42 heures pour les entreprises B2B, mais il est important d'établir votre propre référence après avoir collecté des données de vente cohérentes.
- Conversations avec les clients : Le nombre d'appels téléphoniques, de discussions vidéo ou de réunions en personne que les représentants ont avec des prospects, des clients potentiels et des clients. Cela révélera les niveaux d'engagement des clients jusqu'à ce point dans le processus d'achat.
- Nouveaux prospects générés : Le nombre de prospects générés à partir de conversations avec des prospects. Cette métrique sera prise en compte avec les taux de conversion pour prévoir les ventes futures.
- Opportunités générées : Le nombre de prospects convertis en opportunités, ce qui révélera l'impact des stratégies et tactiques de génération de prospects mises en œuvre pour les faire avancer dans l'entonnoir de vente.
- Réunions organisées : Le nombre de réunions organisées à partir des efforts de sensibilisation. Suivre le nombre d'e-mails envoyés ou d'appels téléphoniques passés est toujours pertinent, mais le nombre de réunions organisées à partir de ces conversations est un meilleur indicateur de l'efficacité de ces efforts.
- Nombre total de points de contact : Le nombre de fois qu'un représentant a interagi avec un client un jour donné.
- Vélocité des ventes : Le montant des revenus de vente générés en une seule journée. Cette métrique est utilisée pour mesurer la rapidité avec laquelle les vendeurs font avancer les clients dans le pipeline de vente.
Rapports de vente hebdomadaires ou mensuels
Les rapports de vente hebdomadaires compilent toutes les données de chaque jour de la semaine pour obtenir un aperçu de la façon dont tout s'est passé au cours de ces jours ouvrables. Les rapports mensuels feront de même mais pour les semaines d'un mois.
Ces rapports sont une étape supplémentaire pour obtenir une vue d'ensemble de la productivité globale des ventes. Cela signifie également que certaines des métriques de vente mesurées dans les rapports de vente hebdomadaires et mensuels pencheront davantage vers les métriques de résultat.
Les rapports de vente hebdomadaires et mensuels sont le plus souvent utilisés pour analyser la performance d'un représentant commercial individuel. Le faire sur une base trimestrielle ou annuelle laisse trop de place pour que plus d'erreurs soient commises, et le faire sur une base quotidienne ne laisse pas assez de temps pour obtenir une représentation précise de la performance. Lorsqu'ils sont analysés de manière hebdomadaire et mensuelle, les gestionnaires peuvent identifier les points faibles et les corriger avant qu'ils ne se poursuivent.
Selon le niveau de détail que vous souhaitez obtenir du rapport, vous pouvez toujours inclure les métriques du rapport quotidien dans vos rapports hebdomadaires et mensuels.
Voici quelques autres mesures qui peuvent être précieuses à analyser sur une base hebdomadaire et mensuelle :
- Volume des ventes par canal : Total des ventes et des revenus générés à partir de chaque canal de sensibilisation initial utilisé pour contacter un client potentiel qui s'est converti en client. Cette métrique est utilisée pour identifier les canaux de communication qui connaissent plus de succès et ceux qui nécessitent une nouvelle stratégie.
- Ventes par région : Total des ventes et des revenus générés à partir de chaque région ou territoire. Encore une fois, cela révélera où les représentants devraient prioriser leur temps en fonction de plus d'opportunités, ainsi que les territoires qui nécessitent des approches optimisées.
- Score d'opportunité de vente : Score d'opportunité individuel qui reflète la probabilité de la vente. Les scores d'opportunité aident les représentants à prioriser leur temps en fonction de la promesse d'une conversion.
- Revenu clôturé par représentant : Le montant des revenus générés par chaque représentant commercial. Mesurer cela sur une base hebdomadaire et mensuelle offrira des enseignements concernant les représentants qui sont en voie d'atteindre les quotas de vente et ceux qui ont du mal à le faire.
- Taux de vente incitative et croisée : Le nombre d'opportunités de vente incitative et croisée aux clients existants qui ont été exploitées.
- Valeur à vie du client (CLV) : La valeur potentielle d'une relation à long terme avec un client. Le CLV joue un rôle dans la détermination du montant approprié à dépenser lors de l'acquisition et du maintien des relations avec les clients.
- Valeur moyenne des affaires : Le montant moyen d'argent généré dans une seule affaire de vente. La valeur moyenne des affaires informera vos prévisions de vente.
- Ratios de l'entonnoir de vente : Les taux de conversion entre chaque étape de votre entonnoir de vente. Lors de la mesure de cela, assurez-vous de regarder le grand ratio de prospects à clôture, mais aussi les étapes entre cela pour identifier les problèmes dans votre stratégie de vente globale et les méthodes utilisées pour faire avancer les clients dans l'entonnoir.
Rapports de vente trimestriels ou annuels
Lors de la clôture d'un trimestre ou d'une année en affaires, vous voudrez conclure avec un rapport pour refléter le travail qui a été fait.
Vos rapports de vente trimestriels et annuels pourraient se ressembler relativement, car les deux incluront des indicateurs clés de performance de vente de haut niveau qui encapsulent la performance globale. Ces enregistrements des activités de vente seront fortement impliqués dans l'information de la planification à grande échelle pour l'avenir de l'entreprise, qui se répercutera sur les activités de vente quotidiennes.
Pour résumer le travail d'un trimestre ou d'une année dans un seul rapport ne parviendrait pas à peindre le tableau complet de ce que votre équipe de vente a fait au cours de cette période. Pour cette raison, les rapports de vente trimestriels et annuels consisteront souvent en des sous-rapports en leur sein.
Voici quelques-uns qui pourraient être inclus :
- Rapport KPI de vente : Un rapport KPI de vente, également connu sous le nom de rapport de performance de vente, se concentre sur la vue d'ensemble et sur les métriques qui parlent de la rentabilité et du succès de l'entreprise. Les métriques incluent les revenus, les marges bénéficiaires, la croissance et le score net de promoteur.
- Rapport de conversion des ventes : Suit toutes les métriques associées à l'entonnoir de vente, au pipeline de vente et aux activités associées à la conversion des clients. Les métriques incluent le ratio de prospects à conversion, le ratio de prospects à opportunité, et le ratio d'opportunité à clôture.
- Rapport de durée du cycle de vente : Inclut des données concernant le temps qu'il faut pour convertir un prospect en client, généralement présenté en moyenne. Les métriques refléteront généralement le nombre de clients potentiels à chaque étape de l'entonnoir et combien de temps ils y restent.
- Tableau de bord des activités de vente : Garde une trace des actions des représentants commerciaux, soit au niveau de l'équipe ou individuel. Ces métriques sont prises en compte lors de l'évaluation des problèmes dans les taux de conversion, car une faible activité de vente peut être un obstacle. Les activités incluent les appels téléphoniques passés, les e-mails envoyés, et le nombre moyen d'interactions nécessaires pour conclure une affaire.
Il est important de noter que tant que vous communiquez des données précieuses de manière facile à comprendre, il n'y a pas de mauvaise façon de construire un rapport de vente. Les métriques suggérées pour les périodes ci-dessus ont simplement été utilisées pour illustrer l'idée que, à mesure que les périodes s'allongent, les métriques reflètent cela en donnant une vue d'ensemble de la performance de l'équipe de vente. Tous les rapports de vente peuvent être utilisés pour trouver des domaines d'amélioration pour une entreprise.
Comment rédiger un rapport de vente
Maintenant que vous avez quelques exemples de métriques à inclure dans chaque type de rapport de vente, il est temps de les construire. Voici les étapes du processus de rapport de vente qui garantiront qu'il communique des informations de vente précieuses aux personnes pour lesquelles il est destiné.
Définir le public et l'objectif
Votre première étape est de définir votre public. Il y a beaucoup de personnes au sein de votre organisation qui peuvent bénéficier d'un rapport de vente.
Au sein de l'équipe de vente elle-même, les représentants et les gestionnaires recherchent des mises à jour hebdomadaires pour obtenir des informations exploitables sur l'amélioration des processus et de la performance. Les cadres utiliseront des rapports trimestriels et annuels pour comprendre à quel point leur entreprise est réellement rentable, et peut-être présenter ces résultats au conseil d'administration. Les équipes de marketing et d'opérations de vente auront besoin de données pour pouvoir déterminer comment elles peuvent mieux soutenir les ventes.
Mettez-vous à la place du lecteur et demandez-vous ce qu'il voudrait savoir. Cela vous aidera à révéler un objectif plus spécifique du rapport plutôt que de simplement transmettre des informations générales sur les ventes. Considérez les antécédents des lecteurs et utilisez un langage qui serait le plus bénéfique pour la conversation.
Établir une période de temps
Les rapports de vente constructifs reflètent des données d'une période particulière, donc la prochaine étape est d'établir celle sur laquelle vous voulez rapporter. Cela sera déterminé par le public et l'objectif du rapport. Si vous voulez montrer aux cadres la croissance d'une année sur l'autre par rapport aux périodes précédentes, ce sera un rapport annuel. Si vous voulez voir le changement que les représentants commerciaux nouvellement embauchés du mois dernier ont apporté, ce sera un rapport mensuel.
Rappelez-vous que plus la période est longue, plus les données seront générales. Ce n'est pas une mauvaise chose, juste un fait à garder à l'esprit.
Rassembler les données
Avec votre période en tête, il est temps de recueillir les informations. Parce qu'un rapport de vente est une collection de données, pensez en termes de métriques et de ce qu'elles disent sur les progrès de l'équipe de vente.
Les logiciels d'analyse des ventes peuvent vous aider non seulement à créer divers types de rapports, mais ils iront même plus loin en pointant les domaines sous-performants ou surperformants de l'équipe de vente et en prévoyant les ventes futures.
Communiquer vos résultats
Maintenant que vous avez les données appropriées à portée de main, vous devez communiquer vos résultats de manière compréhensible et précieuse pour le public. Souvent, cela prendra la forme de visualisation des données, qui est le processus de traduction des données en graphiques, tableaux ou diagrammes pour mieux communiquer l'information.
Offrir du contexte
L'idée principale de créer un rapport de vente est de révéler des données, mais vous allez devoir offrir un peu plus pour atteindre votre public. Ne vous contentez pas de coller quelques chiffres sur une feuille de papier et de l'envoyer. Fournissez le contexte dont le lecteur a besoin pour tirer le maximum du rapport de vente. Expliquez les facteurs internes et externes qui expliquent le succès ou l'échec d'une certaine période.
Les chiffres ne mentent pas
Les rapports de vente offrent l'aperçu le plus précis de la performance des représentants et des équipes de gestion des ventes. Bien que cela puisse parfois être une vérité effrayante à présenter, ils peuvent également offrir une motivation pour réparer ce qui est cassé et trouver de nouvelles façons de conclure des affaires.
Bien que les rapports de vente se produisent à la fin d'une période, voir les progrès en temps réel chaque jour avec des tableaux de bord de vente peut également être un excellent motivateur d'équipe.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
