Tableau de bord des ventes : exemples et conseils pour vous aider à en créer un

Rencontrer une image dans une mer de données est un soulagement écrasant. Les humains ne peuvent absorber qu'un certain nombre de mots, de chiffres et d'équations avant d'oublier tout ce que nous avons tenté de digérer. S'il y a un domaine qui déborde de montagnes de données, c'est bien la vente. Presque tout dans le domaine des ventes doit être à la fois quantifiable et facile à interpréter, ce qui explique l'utilisation généralisée des tableaux de bord de vente et des logiciels d'analyse des ventes. Qu'est-ce qu'un tableau de bord de vente ? Un tableau de bord de vente est une représentation visuelle de vos données de vente en temps réel. Le but d'un tableau de bord de vente est de fournir un aperçu facilement compréhensible de vos indicateurs clés de performance, permettant aux représentants et aux gestionnaires de vérifier les progrès réalisés vers les objectifs et les cibles de vente. Les tableaux de bord de vente sont utiles pour évaluer les performances et prendre des décisions commerciales. Les gestionnaires consultent les tableaux de bord pour se tenir informés des indicateurs de performance de l'équipe de vente lorsqu'ils créent des stratégies de vente, élaborent des plans de rémunération, attribuent des primes et identifient les domaines nécessitant des améliorations. Comment créer un tableau de bord de vente En fonction des objectifs principaux de votre entreprise, votre tableau de bord de vente pourrait être complètement différent de celui de vos concurrents, ce qui est tout à fait normal. Tant que vous savez où se situent vos priorités et que vous suivez les étapes ci-dessous, votre tableau de bord de vente apportera de la valeur à votre équipe. 1. Déterminer les indicateurs La première étape pour créer un tableau de bord de vente est de choisir les indicateurs qui y seront inclus. La meilleure façon de procéder est de regarder vos objectifs actuels. Le but d'avoir un tableau de bord de vente est de pouvoir vérifier les progrès réalisés sur vos objectifs hautement prioritaires, il est donc logique que ce soient les indicateurs que vous afficheriez. Pour commencer, choisissez un objectif, puis sélectionnez quelques indicateurs clés qui témoignent le plus de sa réalisation ou de son échec. Par exemple, si l'un de vos objectifs principaux pour le trimestre est d'améliorer votre processus de qualification des prospects, vous pourriez créer un tableau de bord de vente avec vos taux de conversion et vos indicateurs d'activité. Ces deux éléments sont des facteurs primaires dans la qualification des prospects, ils devraient donc être prioritaires sur le tableau de bord. Faites cela pour chaque objectif que vous viserez au cours du mois, du trimestre ou de l'année à venir. Les indicateurs sur certains tableaux de bord pourraient couvrir plus d'un objectif. Assurez-vous simplement qu'ils ne deviennent pas trop encombrés. 2. Choisir la vue du tableau de bord L'étape suivante consiste à identifier comment le tableau de bord sera utilisé et par qui. Le but du tableau de bord est-il de tenir les représentants informés de leurs objectifs individuels, ou d'aider les gestionnaires à identifier facilement les meilleurs performeurs ? Considérez les différents publics qui consulteront le tableau de bord et choisissez ce qu'ils pourraient vouloir voir le plus. Même si le sujet en question est le même (conversions, performances, durée du cycle de vente, etc.), les personnes occupant des postes différents s'intéressent à des indicateurs différents. Par exemple, disons que vous créez un tableau de bord de conversion des ventes qu'un représentant, un gestionnaire et un cadre de la direction utiliseront tous. Pour les représentants : Comme le représentant est responsable de convertir autant de prospects en clients que possible, il voudra savoir combien de prospects entrent dans le pipeline. Pour les gestionnaires : Comme les gestionnaires doivent pouvoir identifier les domaines du processus de vente qui nécessitent des améliorations, ils seront plus préoccupés par le taux de conversion entre chaque étape du cycle de vente. Pour les cadres de la direction : Les cadres recherchent des chiffres globaux qui encapsulent la performance globale d'une entreprise afin de pouvoir transmettre ces informations aux investisseurs. Leur principale préoccupation réside dans le ratio de conversion des prospects. La vue du tableau de bord peut également se référer à l'endroit où le tableau de bord est le plus consulté, alors assurez-vous qu'il est accessible sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les appareils mobiles. 3. Choisir un fournisseur Ensuite, vous devrez choisir un logiciel qui vous aidera à créer votre tableau de bord de vente. En plus du logiciel d'analyse des ventes, il existe d'autres options que vous pouvez envisager. Si votre entreprise utilise un CRM, il est probable qu'il dispose d'une fonctionnalité de reporting qui vous permet de créer des tableaux de bord pour votre équipe. Les outils de visualisation des données peuvent traduire les indicateurs de performance clés et les métriques de votre entreprise dans un graphique, un tableau ou un diagramme en temps réel, rendant la performance et les progrès vers les objectifs faciles à interpréter. Lors du choix d'un fournisseur, assurez-vous que le logiciel inclut toutes les fonctionnalités nécessaires pour le tableau de bord de vente de votre entreprise. Certains outils ont plus de capacités que d'autres, et trouver le bon ajustement pour votre entreprise est important avant de faire un investissement. Des éléments tels que les mises à jour en temps réel, les instantanés historiques et la personnalisation sont tous des facteurs importants. 4. Extraire les données Avec le fournisseur que vous avez choisi, il est temps d'importer toutes ces précieuses données ! Si vous allez intégrer votre tableau de bord de vente à votre CRM, vous devriez pouvoir synchroniser facilement vos données entre les deux logiciels. Des outils comme le logiciel d'analyse des ventes peuvent extraire des données de votre CRM pour créer les graphiques requis. Si votre entreprise a suivi manuellement les données de vente, vous devrez créer le rapport à partir de zéro en important toutes les informations nécessaires dans l'outil de visualisation des données. 5. Construire des rapports Après avoir téléchargé vos données, il est temps de construire le rapport de vente. Assurez-vous d'avoir toutes les données actuelles que vous souhaitez consulter téléchargées dans l'outil - le logiciel ne peut pas lire dans vos pensées. Il existe plus d'une façon de visualiser les données, et en fonction des informations et de l'analyse que vous effectuez, certaines vues pourraient être plus applicables. Comparaison Souvent, les entreprises cherchent à voir leur croissance et leurs progrès sur un tableau de bord en comparant la même métrique de deux périodes différentes. Par exemple, le chiffre d'affaires du T1 de 2024 par rapport au chiffre d'affaires du T1 de 2023. Lors de la comparaison des données, votre meilleure et plus simple option pour la visualisation des données est soit un graphique à barres, soit un graphique linéaire. Composition Les entreprises cherchent également à comprendre les parties qui composent le tout. Par exemple, si la métrique en question est le chiffre d'affaires, elles voudront voir le chiffre d'affaires par représentant, par produit et par territoire. De cette façon, elles peuvent voir combien un certain représentant, produit ou territoire contribue au résultat net et lesquels ont du mal à tirer leur propre poids. Lors de l'examen de la composition d'un ensemble de données, vos meilleures options pour la visualisation sont soit un graphique à barres empilées, soit un graphique circulaire. Assurez-vous de choisir le bon type de visualisation des données lors de la création de rapports afin que l'information soit aussi facile à déchiffrer que possible. 6. Partager avec l'équipe Enfin, rendez les tableaux de bord de vente accessibles à votre équipe. Les représentants commerciaux, les gestionnaires et les cadres de la direction devraient pouvoir personnaliser la vue afin de voir les indicateurs qui leur importent le plus. Recueillez les commentaires de toutes les parties et modifiez le tableau de bord si nécessaire. Exemples de tableaux de bord de vente Comme indiqué ci-dessus, chaque entreprise va valoriser certains objectifs et indicateurs par rapport à d'autres. Cependant, il existe certains indicateurs clés de performance qui sont considérés comme cruciaux lors du suivi des progrès. Voici quelques exemples courants de tableaux de bord de vente. Tableau de bord de performance des ventes Un tableau de bord de performance des ventes se concentre sur la vue d'ensemble - les indicateurs clés de performance des ventes. Tout ce qui est considéré comme une métrique globale qui peut témoigner de la performance de l'ensemble de l'entreprise est conservé sur ce tableau de bord. Ces indicateurs sont souvent les premiers à être examinés lors de la visualisation des progrès vers les objectifs et du partage d'informations avec des parties prenantes importantes. À la fin d'un mois, d'un trimestre ou d'une année, les indicateurs du tableau de bord de performance des ventes sont utilisés pour prévoir les objectifs pour la période suivante, créer des rapports de vente et identifier les domaines où votre équipe a des difficultés. Les indicateurs considérés comme des indicateurs clés de performance peuvent varier d'une entreprise à l'autre, alors adaptez votre tableau de bord de performance des ventes en fonction de ce qui représente un véritable succès pour votre équipe. Faites attention à ne pas inclure trop d'indicateurs car il existe d'autres tableaux de bord pour suivre des valeurs plus spécifiques. Voici un exemple de quelques indicateurs clés de performance des ventes courants. Les indicateurs suivis incluent les suivants : Revenu total : le revenu qu'une entreprise génère à partir d'activités commerciales normales, un indicateur clé de rentabilité Marge bénéficiaire : le montant d'argent restant après la vente une fois le coût des biens vendus pris en compte, une représentation encore meilleure de la rentabilité d'une entreprise Croissance des ventes : l'augmentation ou la diminution du chiffre d'affaires de deux périodes différentes, montrant si une entreprise croît dans la bonne direction Ratio de clôture : le nombre de propositions envoyées par rapport au nombre de transactions conclues, indiquant l'efficacité de l'équipe de vente Durée du cycle de vente : le temps qu'il faut pour convertir un prospect en client, ce qui montre à quelle vitesse et efficacité votre équipe de vente fait avancer les clients dans le pipeline Score net de promoteur (NPS) : un indice, basé sur les commentaires des clients, qui montre à quel point un acheteur est satisfait de votre entreprise Tableau de bord de conversion des ventes Le tableau de bord de conversion des ventes suit tous les indicateurs associés au processus de vente et au parcours de l'acheteur. Dans un monde parfait, chaque prospect se transformerait en opportunité et chaque opportunité se transformerait en vente. Cependant, puisque notre monde est loin d'être parfait, il est important pour les équipes de vente de mesurer le nombre de clients qui descendent tout le long du pipeline de vente. Lorsque vous essayez d'améliorer vos conversions globales, vous devez d'abord aborder chaque partie individuelle. Observer le taux de conversion entre chaque étape du cycle de vente aidera les représentants et les gestionnaires à identifier les domaines de succès - et plus important encore - les domaines qui ont des difficultés. Par exemple, votre entreprise pourrait avoir un excellent ratio opportunité-clôture, ce qui signifie que vos représentants donnent des démonstrations de valeur impressionnantes, mais ne pas avoir suffisamment de prospects pour soutenir vos objectifs. Cette précieuse information pourrait changer la façon dont vous trouvez et qualifiez les prospects. Le tableau de bord de conversion des ventes est essentiellement une version tableau de bord de votre pipeline de vente - vous voyez où chaque client se trouve actuellement dans le processus d'achat. Voici un exemple qui couvre chaque aspect d'un tableau de bord de conversion des ventes. En plus du nombre de clients à chaque étape, les indicateurs suivis incluent les suivants : Ratio prospect-conversion : le nombre de prospects par rapport au nombre de transactions conclues, donc essentiellement le nombre de prospects nécessaires pour obtenir une conversion Prospects convertis : le nombre de prospects convertis dans un délai spécifique Ratio prospect-opportunité : le nombre de prospects qui se transforment en opportunités Ratio opportunité-gain : le nombre d'opportunités qui se transforment en transactions conclues Tableau de bord du pipeline de vente Le temps moyen qu'il faut pour convertir un prospect en client payant peut parler directement à votre taux de conversion. Si la durée de votre cycle de vente est trop longue, les clients pourraient se désintéresser en raison de l'ennui et du rythme lent. D'un autre côté, si vous faites avancer les clients trop rapidement, ils pourraient se sentir pressés d'acheter, et donc, sous-évalués. Pour optimiser la durée de votre cycle de vente à un juste milieu qui satisfait à la fois vous et vos clients, vous devez d'abord comprendre son état actuel. Le tableau de bord du pipeline de vente divise chaque partie du processus de vente en étapes distinctes qui sont les plus pertinentes pour le client : opportunité, proposition, négociation et clôture. Le but de mettre toutes ces informations dans un tableau de bord est de comprendre la durée moyenne du cycle de vente pour votre entreprise. Avec ces informations, vous pouvez évaluer la productivité des ventes, identifier ce qui ne fonctionne pas et trouver des moyens de le rendre aussi efficace que possible. En plus du nombre de jours que le client moyen passe dans une certaine étape du cycle de vente, l'indicateur clé ici est la durée moyenne de l'ensemble du cycle de vente. Cela se mesure en totalisant le nombre de jours qu'il faut pour conclure une transaction et en le divisant par le nombre de transactions conclues. Tableau de bord du classement des ventes Le tableau de bord du classement des ventes met en évidence le représentant commercial le plus performant à ce moment précis. Les représentants commerciaux sont compétitifs, et voir les chiffres impressionnants de quelqu'un d'autre motivera les autres représentants à se surpasser, individuellement et en équipe. Certaines entreprises créeront des classements de vente pour chaque rôle. Par exemple, vous pourriez avoir un classement des ventes qui montre le représentant de développement commercial le plus performant, et un autre qui montre le responsable de compte principal. Les classements de vente affichent les indicateurs que votre entreprise valorise le plus, tant qu'ils peuvent être appliqués à un représentant individuel. Les indicateurs de classement des ventes courants incluent le chiffre d'affaires, le nombre de transactions qu'ils ont conclues et la taille moyenne de ces transactions. Tableau de bord de la performance des produits Il est toujours bon de diversifier vos indicateurs, surtout en fonction de vos différents produits. Suivre la performance de chaque solution que vous proposez à vos clients offre un aperçu des produits qui se vendent bien, et de ceux qui ne tirent pas leur propre poids. Ces informations alimentent ensuite des discussions importantes. Ciblons-nous le bon public ? Nous concentrons-nous trop sur un territoire qui n'achète pas ? Y a-t-il un problème commun que les clients rencontrent lors de l'utilisation de cette solution ? Devons-nous augmenter nos efforts de marketing pour un produit en particulier ? Tout indicateur impliquant les ventes d'une solution devrait être inclus sur votre tableau de bord de performance des produits. Voici quelques exemples : COGS par produit : le montant d'argent qu'il faut pour vendre chaque solution Revenu par produit : le revenu que chaque solution génère Ventes par campagne : la méthode utilisée pour attirer les clients à acheter votre solution Tableau de bord des activités de vente Les tableaux de bord des activités de vente suivent les actions des représentants commerciaux, un autre tableau de bord qui entre dans les détails. Ce tableau de bord offre un aperçu de ce que font les représentants au quotidien. Les tableaux de bord des activités peuvent même être décomposés par représentant pour voir qui porte l'équipe et qui doit se surpasser. Bien qu'important, le tableau de bord des activités de vente n'est pas la première ligne d'indicateurs à être consultée pour mesurer la performance. Les gestionnaires de vente consulteront souvent le tableau de bord des activités si d'autres indicateurs ont des difficultés. Par exemple, s'il n'y a pas assez de prospects qualifiés versés dans l'entonnoir de vente pour soutenir les objectifs de chiffre d'affaires et de transactions conclues de la période à venir, il pourrait y avoir un problème avec le nombre d'appels de qualification de prospects qui sont (ou ne sont pas) effectués. Les indicateurs suivis sur le tableau de bord des activités de vente sont des activités quotidiennes de base, comme les appels passés, les e-mails envoyés et le mix de transactions mensuel, qui est une répartition des étapes où se trouvent actuellement les transactions. Un autre indicateur important est le nombre moyen d'activités par transaction gagnée, qui se réfère au nombre de fois où l'entreprise a interagi avec le client avant qu'une vente ne soit réalisée. Conseils pour les tableaux de bord de vente Lorsque vous construisez votre tableau de bord de vente, assurez-vous de garder à l'esprit les conseils suivants. Ils pourraient faire la différence entre un tableau de bord efficace ou un tableau de bord qui embrouille votre équipe. Concentrez-vous sur la mise en page Le but de la visualisation des données est de les organiser et de les présenter de manière claire. Si votre tableau de bord de vente est encombré et désorganisé, vous vous retrouverez à la case départ. Ne surchargez pas votre tableau de bord de vente avec trop de couleurs et de détails, sinon vous risquez de distraire le spectateur de la raison pour laquelle le tableau de bord a été créé en premier lieu : les données. Une grande partie de la conservation d'une mise en page propre est d'embrasser le minimalisme. Ne surchargez pas votre tableau de bord de vente avec trop d'indicateurs. Soyez sélectif et concentrez-vous sur les valeurs qui parlent le plus de succès dans ce domaine. En règle générale, ne dépassez pas plus de 10 points de données sur un seul tableau de bord. Si vous vous retrouvez à vouloir en inclure plus, divisez un tableau de bord en deux tableaux plus spécifiques avec des indicateurs plus étroits. Rendez-le facilement accessible Le but principal d'un tableau de bord de vente va différer selon qui le regarde. Cependant, peu importe la position de quelqu'un dans votre entreprise, tout le monde devrait avoir accès au tableau de bord de vente. Les ventes pourraient être la seule équipe générant directement des revenus, mais chaque autre département peut être affecté par le succès ou non de ces efforts. Comprendre les progrès globaux de l'entreprise est important pour chaque membre de l'équipe, alors rendez le tableau de bord disponible pour toute personne intéressée à le consulter. Offrez l'accès aux équations Lorsque les représentants regardent leur tableau de bord de vente, ils pourraient vouloir creuser un peu plus dans ce qui entre dans la réalisation d'un revenu moyen par compte solide, d'une marge bénéficiaire, etc. Assurez-vous d'inclure l'accès aux équations qui donnent le résultat final. Il est important que les représentants sachent sur quels indicateurs ils doivent se concentrer pour avoir un impact positif sur la vue d'ensemble. Gardez-le cohérent Vous devriez rester cohérent lors de la création de tableaux de bord. Si un représentant est habitué à consulter un certain tableau de bord pour une donnée dont il a besoin d'être constamment mis à jour, vous ne voulez pas le déplacer, rendant impossible pour lui de le trouver. Le but d'utiliser des tableaux de bord de vente est d'avoir des données prêtes à l'emploi, non dispersées sur plusieurs plateformes. Maintenez un niveau de cohérence avec les structures de nommage, les icônes et les visuels, les plages de dates (mesurant en fonction des mois, trimestres, etc.), et même les schémas de couleurs. Visuellement, rien ne devrait sembler hors de l'ordinaire pour les spectateurs des tableaux de bord de vente. Utilisez-le pour motiver l'équipe Lors de l'examen des indicateurs de vente, il est facile d'analyser les données et de tirer des conclusions sur ce qui doit être amélioré. Mais qu'en est-il de ce qui est bien fait ? En plus d'agir comme un outil pour mettre à jour les représentants, les gestionnaires et les cadres, les tableaux de bord de vente peuvent également servir de moyen de motiver les représentants et de célébrer les victoires. Inclure un classement des ventes est un excellent moyen d'inciter les représentants avec un petit concours ou une compétition. Offrez un prix au leader des ventes pour ce mois, ce trimestre ou cette année. Les représentants apprécieront la reconnaissance, et d'autres seront motivés à gagner en vendant plus. Montrez-leur avec quoi vous travaillez Les équipes de vente fonctionnent sur les données. Comprendre les progrès vers les objectifs peut affecter les activités et la motivation d'un représentant, la prise de décision d'un gestionnaire, et la vue d'ensemble de la rentabilité de l'entreprise par un cadre. Commencez à utiliser des tableaux de bord de vente pour visualiser vos données importantes et montrez aux gens ce que votre équipe peut faire. Littéralement. Si vous souhaitez aller plus loin dans la visualisation des données, utilisez une plateforme d'intelligence d'affaires pour transformer ces résultats en informations exploitables qui peuvent améliorer la prise de décision et la stratégie commerciale. Cet article a été publié à l'origine en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.