La transformation numérique est la manière dont les entreprises trouvent des moyens de résoudre les problèmes traditionnels plus rapidement et plus efficacement grâce à l'utilisation de la technologie.

Oui, la transformation numérique (DX) est parmi nous, et l'une des façons les plus courantes pour les dirigeants d'entreprise d'adopter la DX est l'utilisation de l'automatisation.

Être capable d'automatiser même les tâches les plus simples et chronophages est ce qui distinguera les entreprises avec des stratégies DX réussies de celles qui prendront du retard.

L'une des manières les plus efficaces et tendance d'automatiser les processus d'affaires répétitifs est à travers ce qu'on appelle le logiciel d'automatisation des processus robotiques, également connu sous le nom de RPA.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques (RPA) ?

Imaginez former un employé à distance sur les tenants et aboutissants du logiciel RH et de paie de votre entreprise. Cela peut poser quelques problèmes.

1. Les processus qu'ils connaissent ne sont pas exactement alignés avec les processus utilisés dans votre entreprise. Cela nécessite un changement mental pour l'employé à distance.
2. La courbe d'apprentissage abrupte pour retenir les informations liées au logiciel.
3. L'employé à distance est sujet à l'erreur humaine.

Maintenant, imaginez pouvoir partager votre écran avec un assistant virtuel – dans ce cas, un robot codé par ordinateur. Vous passez par les mêmes tenants et aboutissants, seulement maintenant, le bot enregistre chaque processus et retient l'information instantanément. C'est la base du RPA.

Le RPA n'est pas nécessairement un concept nouveau. Au début des années 2000, des technologies émergentes comme l'intelligence artificielle, l'automatisation des flux de travail et le screen scraping ont été explorées pour réduire le temps passé sur des tâches simples.

La combinaison de ces technologies a donné naissance au RPA – une manière plus efficace d'automatisation.

Comment fonctionne le RPA ?

Certains des logiciels RPA d'aujourd'hui peuvent tirer parti de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique pour gérer des tâches plus complexes et de plus grand volume. Mais même si le RPA se compose d'un certain nombre de technologies, il reste très convivial même pour les utilisateurs de technologie les plus novices.

Voici quelques façons dont les robots peuvent imiter les tâches :

• Flux de travail par glisser-déposer – Presque toutes les solutions RPA aujourd'hui permettent aux utilisateurs d'entreprise de programmer des bots avec des éditeurs visuels. Ces éditeurs contiennent des fonctionnalités de glisser-déposer pour créer des flux de travail personnalisés. Ces fonctionnalités sont si intuitives que pratiquement tout utilisateur peut programmer des bots avec le glisser-déposer.
• Modèles préconstruits – Pour un déploiement RPA encore plus facile, certaines solutions offrent des modèles de flux de travail par glisser-déposer préconstruits.
• Enregistrement de flux de travail – Certains utilisateurs sont plus à l'aise pour accomplir eux-mêmes des tâches lorsqu'il s'agit de former d'autres personnes. Dans ce cas, le logiciel RPA contient un enregistrement de flux de travail pour que le bot observe l'utilisateur humain en temps réel.
• Planification de bots – Les robots, comme les nanobots peuvent être programmés pour accomplir des tâches à l'avance, ou un humain peut déclencher le bot à tout moment pour démarrer le processus d'automatisation.
• Vision par ordinateur – Avec le traitement du langage naturel et la reconnaissance optique de caractères (OCR), les robots peuvent lire du texte et des icônes pendant les sessions de flux de travail. La vision par ordinateur renforce la capacité d'un robot à accomplir des tâches avec précision.

Une note importante – le logiciel RPA n'est pas un substitut à l'infrastructure informatique d'une entreprise. Au lieu de cela, le RPA se superpose et agit comme un complément aux systèmes existants.

De plus, la plupart des logiciels RPA aujourd'hui offrent leurs propres analyses, qui montrent à quel point le robot est efficace dans sa tâche et les erreurs qu'il a rencontrées.

Que peut faire le RPA ?

Nous savons maintenant que les robots sont capables d'imiter les utilisateurs humains et de répéter des tâches avec une précision extrême, mais exactement quelles tâches évoquons-nous ?

Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes des logiciels RPA :  

• Extraction et migration de données – Quiconque a travaillé dans la saisie de données comprend à quel point cela peut être monotone. Avec le RPA, les données structurées peuvent être extraites automatiquement des e-mails, des applications internes et d'autres sources. À partir de là, ces données peuvent être migrées vers les zones nécessaires. Par exemple, remplir automatiquement des formulaires de demande de contact pour les clients.
• Scraping web – Les données sur le web comme les résumés de statistiques, les options de tarification, les informations boursières, et d'autres peuvent être très précieuses. Cependant, acquérir ces données manuellement est incroyablement chronophage, c'est pourquoi le scraping web est l'une des tâches les plus importantes qu'un bot automatisera.
• Gestion des données – Consolider les données à travers plusieurs sources, s'assurer qu'elles sont standardisées et non dupliquées est tout simplement abrutissant. Les robots peuvent être déployés pour gérer les données avec une hyper-précision. Cela est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de données clients dans un logiciel CRM. 

• Segmentation des clients – Les robots peuvent être programmés pour surveiller les activités des clients, identifier les opportunités de vente incitative, et assigner les clients à des campagnes marketing spécifiques. Cela permet une segmentation plus approfondie des clients.

Les tâches ci-dessus ne sont que quelques-unes des plus courantes et englobent même des tâches plus petites que nous listerons ci-dessous en utilisant quelques exemples d'industries.

5 exemples d'industries utilisant le RPA

Chaque industrie peut bénéficier d'une manière ou d'une autre des logiciels RPA et de la mise en œuvre d'une stratégie d'automatisation. Voici cinq exemples d'industries où les avantages du RPA se font déjà sentir.

1. Administration des affaires

L'un des processus les plus fastidieux dans l'administration des affaires est le processus d'approvisionnement, ou le processus de planification, de suivi et d'achat d'un bien ou d'un service.

En utilisant un logiciel RPA, les entreprises peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives associées à l'approvisionnement. Par exemple, des robots peuvent être déployés pour surveiller les niveaux de stock et déclencher une réponse lorsque le stock est bas.

Vous passez trop de temps sur le traitement des factures ? En utilisant le RPA avec des capacités OCR, les robots peuvent scanner et extraire les données des factures avec précision et les publier dans le système comptable.

2. Santé

Les gardes à l'hôpital peuvent être mentalement et physiquement épuisantes, et la dernière chose dont un technicien médical a besoin est de rester éveillé sur des tâches répétitives et de faible priorité.

Le logiciel RPA peut facilement tenir à jour les dossiers médicaux, automatiser la saisie des commandes, le support décisionnel et le traitement des réclamations. Cela pourrait libérer du temps pour les techniciens médicaux, leur permettant d'accomplir plus de choses au cours de la journée.

3. Services financiers

Le scoring de crédit précis et la détection de la fraude sont quelques-unes des tâches les plus fastidieuses mais nécessaires dans l'industrie des services financiers. Heureusement, de nombreux bots peuvent être déployés en même temps pour passer au peigne fin les comptes et les données de transaction afin de détecter les comportements frauduleux.

Dans le secteur bancaire, le logiciel RPA réduit avec succès le besoin d'analystes humains coûteux grâce à l'automatisation des fermetures de comptes, des annulations de prélèvements automatiques, des rapports d'audit, et bien plus encore.

4. Ressources humaines

Il existe une variété d'avantages que le RPA peut offrir aux ressources humaines (RH) aujourd'hui. Quelques-uns de ces avantages sont l'automatisation des systèmes de suivi des candidats, la mise à jour des dossiers à travers les bases de données, et la création de nouveaux documents dans les systèmes de paie.

En ce qui concerne l'intégration, il y a aussi des avantages. Par exemple, des documents de formation des employés plus personnalisés distribués au bon moment. Cela peut être programmé ou déclenché par les responsables du recrutement.

5. Comptabilité

Le RPA peut être facilement intégré au logiciel de comptabilité d'une entreprise. L'un des avantages de cette intégration est un traitement plus rapide des factures. 

Tout d'abord, les bots seront déployés en utilisant l'OCR pour scanner et extraire les données structurées des factures. Ensuite, ils assembleront les données dans un modèle et les feront passer par un système ERP pour valider les factures. Les factures non validées seront archivées pour qu'un opérateur humain les renvoie au client.

Il existe de nombreux autres exemples d'industries utilisant le RPA, pouvez-vous en penser à d'autres qui sont pertinentes pour le quotidien de votre entreprise ?

Le RPA est-il adapté à mon entreprise ?

Le but du logiciel RPA est de minimiser les erreurs humaines, de réduire les coûts opérationnels, et de libérer du temps précieux pour les employés. Si l'automatisation des tâches répétitives et chronophages est une priorité pour votre entreprise, alors il est peut-être temps de considérer le RPA.

Les robots sont généralement peu coûteux à déployer, et comme nous l'avons appris plus tôt, il est assez simple de programmer des tâches car aucune connaissance approfondie des logiciels n'est requise.

Cependant, comme pour tout logiciel, il est toujours conseillé d'avoir un opérateur humain à disposition pour intervenir et résoudre les problèmes si nécessaire. Il en va de même pour le logiciel RPA, surtout lorsqu'il s'agit de mass-automatisation.

Un autre point à aborder est que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle ne sont pas encore largement intégrés aux logiciels RPA. Cependant, la plupart des solutions aujourd'hui priorisent les investissements dans les capacités AI/ML pour s'assurer que les bots accomplissent leurs tâches de manière plus "intelligente" et sont capables de s'adapter à plus de circonstances.

Le RPA est un pilier important de la transformation numérique, cependant, il y a beaucoup d'autres tendances à considérer si vous cherchez à mettre en œuvre une stratégie DX réussie. Voici les 14 principales tendances de la transformation numérique à surveiller en 2019.