Comment rédiger une demande de proposition (DP) + modèle gratuit !

Je sais beaucoup de choses sur la demande de propositions - demandez à mon petit ami. Rédiger une demande de propositions (RFP) aide les entreprises à rechercher le bon fournisseur pour un projet. C'est un processus essentiel qui organise tous les détails en un seul endroit. Les fournisseurs lisent ces RFP et se présentent comme le meilleur choix pour le travail. Qu'est-ce qu'une RFP ? Une demande de propositions (RFP) est un document qui décrit toutes les exigences pour un projet ou un service. Une RFP réussie fournit les informations nécessaires pour attirer le fournisseur idéal. Créer une RFP de manière incorrecte peut entraîner un afflux de soumissions de la part de répondants non qualifiés. Certaines entreprises utilisent des logiciels de RFP pour automatiser la création et le suivi de leurs RFP. Les solutions de RFP offrent des modèles d'exemples, des devis générés, des bibliothèques de RFP organisées, des analyses de processus et des outils de comparaison de soumissions de propositions. Les rédacteurs de RFP peuvent utiliser ce logiciel pour déterminer quel fournisseur est le mieux adapté pour eux. Les fournisseurs utilisent ce logiciel pour répondre aux RFP, collaborer avec d'autres entreprises et suivre les communications. Éléments d'une RFP De nombreux éléments entrent dans la création d'une demande de propositions qui non seulement obtiendra une réponse, mais attirera le meilleur partenariat pour votre projet. Les entreprises peuvent créer des RFP qui ont des apparences différentes, mais tout modèle de RFP inclura au moins les sept éléments suivants. Contexte Une RFP ne signifie rien à moins que les bonnes informations ne soient présentées dès le début. Le contexte d'un projet établit le cadre pour que les collaborateurs potentiels du projet comprennent qui vous êtes et ce dont vous avez besoin. À ce stade initial, le rédacteur de la RFP inclut le nom complet de l'entreprise, le propriétaire, l'historique et les biens ou services qu'ils offrent. Ils expliqueront également un peu l'industrie, le nom du projet et pourquoi ils rédigent la RFP. La section de contexte comprend également la mission de l'entreprise et la vision globale du projet en cours. Objectifs Dans cette section de définition des objectifs, l'entreprise entre dans les détails du projet et de ce qu'elle espère accomplir avec celui-ci. Elle décrit également ce qu'elle envisage comme le fournisseur idéal. L'espoir de l'entreprise est que les fournisseurs liront cette section et détermineront s'ils sont le bon choix pour le projet en fonction de leur capacité à atteindre les objectifs décrits dans la RFP. Portée du travail Cette section décrit tous les livrables spécifiques et les attentes du fournisseur. Alors que la section des objectifs décrit ce que l'entreprise veut accomplir, la portée du travail décrit ce que le fournisseur doit accomplir. Parfois, cette section peut même inclure des plans ou des schémas avec des mesures de localisation spécifiques pour que le lecteur puisse comprendre la taille physique et la portée du projet. Calendrier Le calendrier d'un projet est essentiel à une RFP. Ajouter cet élément aide les fournisseurs potentiels à garder à l'esprit vos contraintes de temps lorsqu'ils lisent votre RFP. Le calendrier du projet doit suivre la portée du travail et comprendre des informations détaillées sur les délais stricts et souples et les domaines qui peuvent être plus flexibles. Les entreprises peuvent également décrire le délai de réponse et de sélection du bon fournisseur dans cette section. Indicateurs de succès Pour trouver le bon fournisseur, vous devez savoir à quoi ressemblera le succès pour le projet. Cela signifie que les indicateurs de succès doivent être décrits dans la RFP. Fournir ces indicateurs de succès et les indicateurs clés de performance (KPI) aide les fournisseurs potentiels à comprendre ce que vous espérez réaliser dans le meilleur des cas. Obstacles potentiels Dans cette partie de votre RFP, informez les fournisseurs si vous prévoyez des problèmes potentiels qu'ils pourraient rencontrer pendant le projet ou le service. Faites-leur savoir si vous pourriez avoir besoin de mettre le projet en attente si vous ne fournissez que des ressources limitées ou tout autre obstacle possible. Inclure ces informations aide les fournisseurs à savoir exactement dans quoi ils s'engagent. Plus vous donnez de détails et d'honnêteté de votre côté, meilleures seront les réponses que vous recevrez. Budget Trouver le fournisseur parfait a un prix. Fournir des détails sur le suivi du budget aide les lecteurs à déterminer s'ils sont le bon choix pour le projet. Cette transparence vous fait également gagner du temps en n'attirant que les fournisseurs qui peuvent fournir les services nécessaires au bon prix. Maintenant, c'est le moment de recevoir des nouvelles et du divertissement SaaS-y avec notre newsletter de 5 minutes, G2 Tea, mettant en vedette des leaders inspirants, des opinions audacieuses et des prédictions audacieuses. Abonnez-vous ci-dessous ! Comment rédiger une RFP en 10 étapes Une fois que vous comprenez tout ce qui entre dans une RFP, vous êtes prêt à commencer votre premier brouillon ! Les étapes ci-dessous décrivent comment construire une RFP de A à Z. 1. Identifier les besoins Un processus de RFP réussi commence bien avant que le brouillon de la RFP ne soit rédigé. Les entreprises doivent préparer beaucoup d'informations à l'avance pour recueillir les détails nécessaires pour une RFP. Cette préparation comprend la discussion des objectifs du projet, du budget, du calendrier et de toute autre contrainte ou préférence. Tous les décideurs et parties prenantes doivent être impliqués dans ces discussions afin que toutes les informations ajoutées à la RFP soient exactes. 2. Fournir des informations de base Il est essentiel de donner aux fournisseurs potentiels des informations de base pour qu'ils soient au courant de l'historique de l'entreprise. Les informations de base peuvent inclure des projets passés pertinents. Vous voudrez également écrire pourquoi votre entreprise est passionnée par le projet actuel, quels indicateurs de succès vous espérez atteindre et tout autre point qu'un fournisseur devrait connaître. Ne pas fournir les bonnes informations de base peut induire en erreur les fournisseurs concernant les objectifs de l'entreprise, entraînant des malentendus par la suite. 3. Créer un aperçu du projet La partie la plus importante d'une RFP est la description du projet. C'est la première impression qui attirera l'intérêt d'un fournisseur capable de réaliser l'objectif principal ou dissuadera un fournisseur qui sait qu'il n'est pas le bon choix. L'aperçu du projet doit décrire la vue d'ensemble. Quels sont les points de douleur ? Quels jalons essayez-vous d'atteindre ? À quoi ressemble le calendrier ? Cela donne aux fournisseurs une idée générale de ce que vous recherchez et pourquoi. 4. Décrire les objectifs du projet Une fois que vous avez créé une description générale, vous pouvez entrer dans plus de détails sur la portée du projet et quels services exacts peuvent être nécessaires tout au long. En ce qui concerne cette partie de la RFP, moins c'est moins, et plus ce n'est pas assez. Soyez aussi précis que possible avec les objectifs et les besoins du projet. Cela aidera les fournisseurs à déterminer à quel point ils sont adaptés au service. Par exemple, supposons que vous mentionnez dans l'aperçu que le projet doit être terminé en 3 mois. Dans cette zone détaillée, vous voudrez peut-être entrer dans les détails de ce que vous espérez voir réalisé chaque semaine du processus. 5. Fournir un budget clair Fournir des informations budgétaires étendues et honnêtes continue d'attirer les bons fournisseurs pour le projet. Si le budget est inconnu ou encore en discussion, faites-le savoir au fournisseur. Vous pouvez même mentionner si vous êtes ouvert à des opinions sur le coût du projet. 6. Exprimer les préoccupations potentielles Aussi important qu'il soit de décrire ce que vous espérez réaliser, il est également crucial de mentionner les problèmes potentiels que vous pouvez prévoir. Bien sûr, des choses se produisent et tout ne peut pas être prédit. Mais s'il y a des obstacles en attente que vous connaissez, assurez-vous de fournir les détails pour que les fournisseurs sachent à quoi s'attendre. Ne pas le faire peut causer des obstacles plus importants pendant le projet et de la frustration de la part du fournisseur. 7. Déterminer les informations dont le fournisseur a besoin Si vous avez des livrables spécifiques pour les répondants, assurez-vous de les ajouter ! Certaines de ces informations peuvent inclure des portefeuilles de travail, des études de cas et des références de clients précédents. Vous pouvez même demander un plan de travail approximatif des plans du fournisseur pour aborder le projet. Il est également impératif que vous expliquiez précisément comment vous souhaitez recevoir les réponses à la RFP. Cela inclut où vous souhaitez qu'elles soient envoyées et quel format les fournisseurs doivent utiliser. Une date limite est cruciale pour que les fournisseurs sachent quand vous avez besoin de la réponse. 8. Inclure les informations de contact Un document de RFP ne sera pas bénéfique si les fournisseurs ne répondent pas. Assurez-vous d'inclure toutes les informations de contact comme les e-mails et les numéros de téléphone pour que les fournisseurs potentiels puissent vous contacter s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant la RFP. Les informations de contact doivent être pour un chef de projet ou la personne qui supervise le projet. 9. Fournir des critères d'évaluation De nombreuses entreprises peuvent ne pas envisager d'inclure des critères d'évaluation dans leur RFP. C'est probablement parce que c'est sans doute la partie la plus difficile pour une équipe de se mettre d'accord. Cherchez-vous des fournisseurs qui détiennent des certifications spécifiques ? Espérez-vous trouver des prestataires de services capables de gérer plusieurs projets complexes ? Dire aux fournisseurs exactement comment vous prévoyez de choisir le bon choix leur donne plus d'informations sur leur capacité à répondre à ces critères. Cela affinera probablement les soumissions que vous recevez. Exemples de critères d'évaluation : - Tarification - Expérience - Références et réputation - Qualifications - Approche du projet L'outil d'achat d'équipe de G2 vous aide à peaufiner les détails des critères d'évaluation et à identifier quel logiciel répond aux besoins de votre entreprise. 10. Poser des questions Il peut être bénéfique d'inclure toutes les questions que vous avez concernant le projet dans la RFP. Vous vous demandez combien les fournisseurs pensent que le projet coûtera réellement ? Vous voulez savoir si tout peut être fait en 4 mois au lieu de 6 ? Posez ces questions dès le départ dans la RFP. Vous pourriez trouver le fournisseur parfait qui a toutes les réponses dont vous avez besoin. Devriez-vous créer une RFP ? Après tout cela, vous vous demandez peut-être si créer une RFP est la bonne chose pour vous et votre entreprise. Tous les projets ne nécessitent pas une RFP, mais certains projets peuvent nécessiter l'envoi de demandes pour réussir. Ce sont des projets complexes qui nécessitent un ensemble de compétences spécifiques pour être réalisés. Le processus aide à réduire et à comparer les fournisseurs de manière objective. Une RFP donne aux entreprises l'opportunité pour le bon fournisseur de créer une proposition solide. Comme toute autre chose, il y a des avantages et des inconvénients à passer par le processus de RFP. Les entreprises doivent garder ces avantages et inconvénients à l'esprit lorsqu'elles décident de créer une RFP pour leur projet. Avantages de la RFP Il y a tellement d'avantages à planifier méthodiquement le processus de RFP. Une RFP réussie vous aide non seulement à trouver le fournisseur parfait, mais améliore la façon dont l'ensemble du projet est réalisé. - Élargissez vos options. L'objectif principal du processus de RFP est de donner aux fournisseurs potentiels les bonnes informations pour répondre. Créer une RFP solide attirera plus de répondants qualifiés que vous ne le saviez ! - Créez une saine concurrence. Lorsqu'ils répondent à une RFP, les fournisseurs peuvent être plus enclins à améliorer l'offre pour battre la concurrence. Cela peut entraîner de meilleurs devis ou des délais de réalisation proposés plus rapides. - Gardez la documentation organisée. Une RFP oblige les entreprises à organiser les détails de leur projet et à garder toute la documentation fluide en un seul endroit. Envoyer des RFP et recevoir des réponses détaillées peut aider à accélérer le processus et à réduire les risques d'erreur humaine. - Gagnez du temps. Les entreprises passent beaucoup de temps à chercher le bon fournisseur. Le processus de RFP permet au bon fournisseur de venir à vous. Si la RFP est bien faite, vous serez laissé avec un pool de répondants qualifiés qui savent déjà qu'ils peuvent faire le travail. - Obtenez des informations dès le départ. Une RFP pose les questions difficiles dès le début. Fournir ces informations dès le départ permet aux répondants d'aller droit au but sans avoir besoin de communiquer en va-et-vient. Défis de la RFP Bien qu'il y ait de nombreux avantages à une RFP réussie, il y a des défis qu'une entreprise pourrait rencontrer en travaillant à travers le processus. - Une erreur utilisateur pourrait disqualifier de bons candidats. Tous les fournisseurs ne comprendront pas comment répondre à une RFP. Si le processus de réponse est particulièrement technique, cela peut décourager les fournisseurs qui ne se sentent pas à l'aise avec la technologie. Expliquer mal le processus de réponse pourrait également amener les fournisseurs à envoyer des soumissions incorrectement. - Trop de réponses peuvent devenir accablantes. Les RFP attirent beaucoup d'attention sur votre projet, ce qui est formidable mais peut être difficile à organiser. Plus il y a de réponses, plus il peut devenir fastidieux de choisir le meilleur fournisseur. - La communication est limitée. Parce que les réponses sont limitées à ce qui est inclus dans la RFP, certaines entreprises peuvent trouver que le processus limite la communication ouverte. Meilleures pratiques pour les RFP Les entreprises doivent garder à l'esprit quelques éléments lorsqu'elles créent et distribuent leur RFP. Ces meilleures pratiques les aideront à prioriser les bons éléments et à commencer leur parcours de RFP du bon pied. Il n'y a pas de "trop d'informations". En ce qui concerne les RFP, plus d'informations sont fournies à l'avance, mieux c'est. En fournissant plus d'informations, les fournisseurs qui ne pensent pas pouvoir fournir le service dont vous avez besoin seront dissuadés, tandis que les fournisseurs potentiels adaptés au travail seront encore plus intéressés car ils savent qu'ils peuvent faire ce que vous recherchez. Construisez l'équipe parfaite Pour établir la bonne liste d'exigences du projet, assurez-vous d'avoir les bonnes personnes à la barre. Quiconque prend des décisions clés concernant le projet en cours devrait avoir son mot à dire sur ce qui est inclus dans la RFP. Priorisez vos exigences Aucun outil ne peut tout faire. En ce qui concerne une RFP, assurez-vous que les choses les plus importantes sont abordées. Créer cette priorisation facilite également l'évaluation des fournisseurs une fois les réponses reçues. Bien qu'il soit important de rester flexible, les entreprises doivent également s'assurer qu'elles sont honnêtes sur les besoins et exigences qui sont fixes. Là où vous pouvez céder, dites que vous pouvez céder. Là où vous ne pouvez pas, assurez-vous que les fournisseurs savent que vous ne pouvez pas. Cette transparence rendra encore plus certain que les fournisseurs soumettant des réponses se sentent à la hauteur du travail. N'ayez pas peur de poser des questions Lorsque vous cherchez le bon fournisseur, la communication est essentielle. Soyez honnête sur tous les aspects des projets qui soulèvent des questions et des préoccupations pour vous. Le bon fournisseur sera capable non seulement de réaliser le service avec succès, mais de vous guider tout au long du processus. Envisagez d'inviter certains fournisseurs Lors de la création d'une RFP, vous avez la possibilité de l'envoyer à un groupe spécifique de fournisseurs. Après avoir mené des recherches approfondies, vous pouvez tomber sur certains fournisseurs que vous pensez être un bon choix. Envisagez d'envoyer votre RFP directement à ces fournisseurs. L'outil d'achat d'équipe de G2 facilite l'identification de ces fournisseurs spécifiques qui sont les mieux adaptés pour le travail. Collaborez avec votre équipe d'achat pour rassembler les exigences, prioriser les besoins, créer une liste restreinte de fournisseurs et évaluer les produits des fournisseurs - tout en un seul endroit, et tout cela gratuitement ! Préparez-vous au processus d'appel d'offres Une fois que votre RFP est là, les soumissions affluent. Pendant le processus de sélection, gardez à l'esprit tous les critères d'évaluation que vous avez définis. Faites attention aux réponses et à ce que les fournisseurs peuvent apporter à la table. Si vous êtes bloqué sur certains fournisseurs, contactez-les avec toutes les questions que vous pourriez avoir pour clarifier lequel est le meilleur choix. Créez un plan d'évaluation Si vous créez un plan d'évaluation complet avant de recevoir les soumissions, cela peut rendre le processus de décision beaucoup plus fluide. Une fois les réponses des fournisseurs reçues, utilisez votre équipe de projet et leurs opinions professionnelles pour déterminer quel répondant répond à toutes les exigences. Si plus d'informations sont nécessaires, envisagez de contacter les fournisseurs pour demander une démonstration ou poser des questions supplémentaires. En cas de doute, utilisez des forums publics pour recueillir des commentaires de pairs concernant un fournisseur et leurs expériences. Utilisez un modèle de RFP En cas de doute, envisagez d'utiliser un modèle de demande de propositions pour vous aider en cours de route. Un modèle d'exemple de RFP peut aider à s'assurer que toutes les informations correctes sont fournies sans passer trop de temps et d'argent à le rendre parfait. Certaines entreprises proposent même des modèles de réponse à la RFP pour les fournisseurs, de sorte que toutes les réponses reçues contiennent les mêmes données nécessaires. Téléchargez le modèle complet de RFP ici ! Admettons-le, un modèle ne peut pas tout faire. C'est la beauté de l'outil d'achat d'équipe de G2. Créer une RFP dynamique aide à démarquer votre projet. Cet outil automatise le processus et le rend plus facile pour vous et le fournisseur. Prêt pour la fête (RFP) ? D'accord, peut-être que rédiger une RFP n'est pas une fête, mais c'est certainement facile, non ? Apprendre les éléments et suivre un guide étape par étape rend le processus beaucoup plus simple. Télécharger un modèle de RFP gratuit et simple en fait un jeu d'enfant ! Le modèle parfait vous envoie dans la bonne direction. L'outil d'achat d'équipe de G2 vous aide à collaborer et à organiser les ressources efficacement, afin que vous passiez moins de temps à rédiger et plus de temps à trouver le fournisseur idéal pour réaliser votre projet à votre manière. À la réception d'une demande de propositions ? Découvrez comment rédiger la réponse à une RFP la plus efficace.