Assurer le succès du projet : Comment obtenir votre prochaine victoire

Le succès est l'une des qualités les plus subjectives de la vie, que nous essayons tous désespérément de mesurer.

Est-ce l'argent qui nous rend réussis ? Un nombre important de followers sur nos réseaux sociaux ? Ou la fierté d'élever des enfants qui savent distinguer le bien du mal ? Prenons une pause ici avant que la panique de l'existence ne s'installe.

En tant que chefs de projet, notre travail dépend entièrement de la réussite de nos projets. Et lorsqu'il s'agit de mesurer les résultats de nos projets, cette idée de succès devient plus concrète.

Nous avons tous des critères de succès et des logiciels de gestion de projet dans notre arsenal, mais nous devons connaître nos objectifs avant de marcher vers eux.

À chaque étape de la pré-planification du projet, les chefs de projet sont responsables de l'identification des objectifs, des buts et des livrables. Cela aide plus tard à déterminer le succès d'un projet, car nous pouvons regarder en arrière et dire : « Ai-je atteint ces objectifs de manière significative ? »

Si vous êtes encore confus et vous demandez si votre dernière entreprise était ou non un échec complet, utilisez cet article comme guide pour mesurer le succès de votre projet.

Éléments d'un projet réussi

Avant de cartographier nos attentes, nous devons d'abord connaître nos critères. Quels sont les domaines dans lesquels nous ne pouvons pas nous passer de réussir ?

• Comprendre les besoins de vos utilisateurs finaux. Que veulent vos clients ? Non, vraiment. Faire des suppositions ne nous mènera nulle part. Avez-vous des recherches pour étayer ce que vous pensez qu'ils veulent ?
• Faites l'inventaire ou faites le plein. Déterminez les ressources, le budget et le calendrier nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
• Élaborez une méthodologie de gestion de projet : Résumez vos calendriers en fonction de la capacité, du talent et des ressources de chaque contributeur pour arriver à un résultat désigné.
• Planifiez les crêtes et les creux. Rome ne s'est pas construite en un jour, et votre projet non plus. Fixez une base pour que votre équipe puisse travailler. Avoir une norme aide toujours à fixer des attentes.
• Définissez et surveillez les indicateurs. Identifiez les indicateurs que vous souhaitez utiliser pour mesurer le succès d'un projet. Vérifiez-les aussi souvent que vous le souhaitez.
• Parlez le langage. Communiquez avec les parties prenantes et votre équipe -- tout le monde que vous devez tenir informé. Connaître leurs attentes et ce qui va bien et ce qui ne va pas vous aidera énormément.
• Faites ce que vous dites. Faire un saut de foi est beaucoup plus facile lorsque le saut n'est que de quelques centimètres au lieu d'un étage. Donc, faire simplement ce que vous avez prévu de faire est une excellente mesure du succès du projet.

Une fois que nous avons fixé des repères, il devient beaucoup plus facile d'atteindre les objectifs.

Comment mesurer le succès d'un projet ?

Quels sont certains des indicateurs clés de performance (KPI) que vous devriez vérifier ?

Productivité

Considérez cette métrique comme une mesure des capacités globales d'une entreprise. Nous pouvons alors vérifier la relation entre nos intrants et nos extrants. Cela peut sembler évident, mais nous avons besoin de plus de production que d'intrants.

Marge brute

Notre objectif final est toujours de bénéficier à l'entreprise, surtout financièrement. Vous pouvez en dire beaucoup sur le succès d'un projet en fonction de la façon dont il affecte cette métrique.

En bonus, avoir une marge bénéficiaire élevée nous aide à obtenir les ressources et le budget dont nous avons besoin pour nos projets, ainsi que la satisfaction des parties prenantes.

Retour sur investissement (ROI)

Le ROI d'un projet est les dollars gagnés pour le montant investi. Cela examine spécifiquement les bénéfices réalisés à partir du projet au lieu d'un montant global.

Coût réel

C'est un chiffre assez simple. Pas besoin de calculs rapides pour déterminer combien vous avez dépensé pour un projet par rapport au coût estimé.

Vérifier ces KPI est un excellent moyen de savoir où en est votre projet par rapport au reste de l'organisation.

Nos KPI peuvent être simplifiés en fonction des attentes que nous avons fixées pour eux. Avoir ces repères rend plus facile d'atteindre les objectifs.

Meilleures pratiques pour un projet réussi

En dehors des KPI et des attentes, le succès d'un projet dépend de ce que vous faites chaque jour. Il est indéniable que cela peut devenir accablant - une liste de contrôle quotidienne pour un objectif mensuel, pour une revue trimestrielle, ou pour une performance annuelle. Mais avoir cela en tête rend la vie beaucoup plus facile.

Calendrier et jalons

Votre projet est plus qu'une simple métaphore de marathon -- c'est aussi la somme de vos sprints quotidiens. Il est essentiel d'analyser régulièrement votre rythme. Si vous êtes à trois semaines dans un projet et que vous n'êtes pas là où vous voulez être, il est temps de réajuster, d'embaucher plus d'employés ou de développer une nouvelle stratégie.

Vous avez réussi votre calendrier si vous avez pu respecter les délais comme prévu. Vos estimations initiales de l'achèvement du projet étaient-elles correctes ? Si oui, alors vous pouvez considérer cette zone comme un succès.

Si vous ne l'avez pas encore fait, demandez-vous pourquoi vous avez manqué ces délais et apprenez-en pour les projets futurs.

Budget du projet

Rester dans le budget d'un projet est crucial. Beaucoup de gens ne peuvent pas se permettre de dépasser le budget et doivent annuler le tout s'ils le font. Le succès d'un projet dépend presque entièrement de la capacité de ceux qui l'exécutent à rester dans les contraintes qu'ils ont établies au départ.

Il est important d'examiner régulièrement ce que vous avez dépensé. Cela vous aide à corriger votre trajectoire si vous vous dirigez vers un chemin de dépenses excessives.

Après avoir terminé un projet, utilisez l'analyse finale du budget pour mesurer son succès. Si vous avez pu accomplir les objectifs et les livrables avec les ressources que vous aviez initialement prévues, considérez cela comme une victoire. Sinon, vous devrez analyser où est passé tout cet argent – comme moi, après la vente surprise de Kate Spade.

Qualité du travail et portée

Cet élément est également subjectif, mais en tant que professionnel en charge du projet, vous devriez être en mesure de déterminer si le travail accompli est à la hauteur des attentes que vous avez fixées. Le site web répond-il à tous les besoins d'un client, et le fait-il de manière graphiquement attrayante ? Est-il fonctionnel, et l'expérience utilisateur est-elle au-dessus de la satisfaction ?

La clôture construite autour d'une maison au sud du Texas résistera-t-elle aux vents d'ouragan ? La chaussure de course que votre équipe a conçue peut-elle aider les athlètes à traverser une saison complète d'entraînement et de course ?

Il est essentiel de mesurer la qualité d'un produit ou d'un service par rapport aux besoins ou aux attentes de l'utilisateur. Si ce que vous avez créé est beau mais ne peut pas résister aux éléments auxquels il est soumis - vous pouvez considérer ce projet comme un échec.

Satisfaction des dirigeants

Tous les projets ont des dirigeants à la barre pour aider à prendre des décisions, qu'il s'agisse d'allouer ou de retirer des ressources. Il est vital de rester en contact avec vos parties prenantes tout au long du projet et à sa clôture. Pour une part, ils pourront vous aider si vous vous trouvez dans l'eau chaude six mois après le début du projet.

De plus, leur satisfaction aura un impact significatif sur la question de savoir si le projet peut globalement être considéré comme un succès.

Comparaison avec les documents originaux

Avant que la plupart des projets ne commencent, il devrait y avoir une documentation créée promettant aux clients ou à votre entreprise un ensemble spécifique de résultats. Vérifiez fréquemment cette documentation, comme votre business case et votre étude de faisabilité, pour vous assurer que vous êtes en bonne voie pour tenir ces promesses.

De plus, assurez-vous d'inclure le business case dans votre revue finale. Avez-vous ou non été à la hauteur de vos attentes ? Un business case est un document complet et devrait faire autant partie de votre revue qu'il l'était dans la préparation du projet.

C'est fini

La gestion de projet est tout au sujet de la réflexion. Nous essayons, nous échouons, nous réussissons, nous apprenons, puis nous recommençons la prochaine fois. La seule façon pour un chef de projet d'échouer vraiment est de ne pas vouloir apprendre des nombreuses leçons que leurs projets ont en réserve.

Vous voulez en savoir plus sur la gestion de projet ? Lisez comment les pratiques traditionnelles de gestion de projet peuvent rester classiques.

Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.