Qu'est-ce que la gestion des risques de projet ? 5 étapes pour des projets à l'épreuve de l'échec

Tout ce qui vaut la peine d'être fait comporte un risque. Les projets de travail ne font pas exception. Il y aura toujours des risques associés à toute nouvelle entreprise, qu'il s'agisse de développer un nouveau produit, d'améliorer les opérations, de lancer une nouvelle campagne marketing ou d'étendre l'entreprise à de nouveaux marchés. Les entreprises investissent souvent dans des logiciels de gestion de projet pour assurer la réussite des projets tout en réduisant efficacement la probabilité que les risques interfèrent avec les objectifs fixés. Qu'est-ce que la gestion des risques de projet ? La gestion des risques de projet est le processus d'identification, de planification et de contrôle de tout risque pouvant survenir au cours du cycle de vie d'un projet. Sans une gestion appropriée des risques de projet, les projets sont vulnérables à plusieurs problèmes inattendus qui peuvent causer des pertes à l'entreprise. Par conséquent, il est impératif que nous discutions de la gestion des risques de projet et vous aidions à trouver des solutions pour ce qui n'est pas encore arrivé. Risque vs problème dans la gestion de projet Les risques et les problèmes dans la gestion de projet représentent des problèmes possibles qui modifient les résultats du projet. Bien que les deux concepts semblent similaires, ils se différencient par leur nature et les approches nécessaires pour les aborder. Le risque, en général, est tout ce qui dévie du plan initial. Un risque de projet pourrait avoir un impact négatif sur votre progression ou vos livrables. Ces événements ne se sont pas encore produits mais pourraient être un problème potentiel à l'avenir. Le risque dans la gestion de projet inclut le manque de ressources, les contraintes budgétaires et la récession économique. L'atténuation des risques nécessite une planification de projet approfondie à l'avance, une gestion appropriée de la portée et la prise en compte des exigences du projet et de l'environnement externe. Un problème est une crise en cours qui impacte négativement le projet. Des exemples de problèmes dans la gestion de projet incluent les dépassements de budget, les délais manqués et la mauvaise qualité. Contrairement aux risques, les problèmes n'ont pas de plan d'atténuation et nécessitent une action immédiate pour être résolus. Un chef de projet doit anticiper les risques et savoir comment résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Être proactif face aux risques est la meilleure façon de naviguer dans les difficultés du projet et de corriger facilement le cap. Types de risques dans la gestion de projet Malgré le plus grand soin, votre projet est susceptible de rencontrer certains risques. Une gestion de projet efficace empêche le projet de dérailler. Voici les trois risques courants associés à un projet. Risque de coût : c'est lorsque qu'un projet peut potentiellement dépasser le budget accordé ou être laissé inachevé en raison de fonds insuffisants. Une mauvaise planification financière, une estimation incorrecte des coûts, des dépenses imprévues et un glissement de portée peuvent déclencher un risque de coût. Comme stratégie d'atténuation, essayez de respecter le budget alloué, créez un modèle de plan de projet et suivez régulièrement les coûts lorsque le projet est en cours. Risques d'échéancier : ils surviennent en raison d'une mauvaise planification, de retards inattendus, de ressources limitées et de glissement de portée. Cela met le projet en danger de ne pas être terminé à temps. Cela affecte également négativement le coût global, les avantages du projet et l'avantage concurrentiel. Les chefs de projet doivent identifier tout retard à l'avance, avoir un plan de contingence bien conçu et surveiller de près les progrès en temps réel. Risque de performance : il affecte le résultat d'un projet. Il indique qu'un projet peut ne pas produire les résultats attendus et présente des problèmes de qualité ou de fonctionnalité. Même si un projet respecte ses délais et ses attentes budgétaires, une faible performance met l'entreprise dans une situation de désavantage considérable. Bien que la cause profonde de la faible performance ne puisse pas être identifiée, certaines pratiques, telles que la définition d'objectifs clairs au début du projet et la promotion d'une communication claire, peuvent réduire les risques pouvant causer une faible performance. Plusieurs autres risques, tels que le risque technologique, le risque opérationnel, le risque de communication, les dangers externes, le risque juridique et le risque de gouvernance, convergent finalement vers les trois principaux risques d'un projet. Importance de la gestion des risques de projet La gestion des risques de projet est cruciale pour changer le résultat d'un projet en abordant toute incertitude qui pourrait constituer un obstacle. L'évaluation des risques ou l'identification des risques aide à identifier les forces, les faiblesses et les opportunités d'un projet dès le début. À partir de là, les chefs de projet peuvent développer des stratégies pour livrer le projet avec succès dans le respect du budget, du calendrier et de la portée. Cela ne permet pas seulement d'atténuer les risques mentionnés précédemment, mais prépare également l'équipe à prioriser les tâches importantes et à relever les défis au fur et à mesure qu'ils surviennent. En ayant un plan de contingence en place, les équipes peuvent prendre une décision éclairée et réduire considérablement tout impact négatif sur le projet. La gestion des risques est particulièrement utile lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans un projet. Elle permet à l'équipe de s'adapter aux demandes inattendues et de livrer un projet répondant aux attentes des parties prenantes. À long terme, une gestion efficace des risques de projet permet d'économiser du temps, de l'argent et des ressources et donne un avantage concurrentiel à l'entreprise. « L'essence de la gestion des risques réside dans la maximisation des domaines où nous avons un certain contrôle sur le résultat tout en minimisant les domaines où nous n'avons absolument aucun contrôle sur le résultat. » Peter L. Bernstein Historien et économiste américain Étapes pour exécuter la gestion des risques de projet Comme je l'ai dit précédemment, la gestion des risques de projet est le processus d'identification proactive de ce qui pourrait mal tourner tout au long de la durée d'un projet et de planification de solutions possibles. Les chefs de projet planifieront différemment pour les risques en fonction de la taille et de la portée de leur projet ainsi que des types de risques possibles. Les projets plus grands et plus coûteux peuvent signifier des niveaux accrus de planification de la gestion des risques. Vous pourriez même vouloir investir dans une solution de gestion des risques, telle qu'un logiciel de gestion des risques informatiques. Les projets plus petits et moins chronophages peuvent ne pas nécessiter autant de préparation et/ou d'atténuation. Parlons de la façon dont vous pouvez être préparé aux risques et réduire la probabilité qu'ils aient un impact négatif sur votre projet. 1. Développez votre charte de projet Qu'est-ce qu'une charte de projet ? Une charte de projet expose les éléments essentiels d'un projet. Cette documentation identifie la portée ou l'échelle d'un projet, définit les objectifs et les livrables, et décrit les acteurs clés. Plus précisément, une charte de projet nommera les parties prenantes du projet et indiquera l'autorité que le chef de projet a concernant cette entreprise. Avoir une charte de projet détaillée vous aidera à identifier les risques en exposant des détails importants concernant le projet dans son ensemble. Ne négligez pas cette documentation dans vos tentatives d'éviter et d'atténuer les risques de projet. 2. Utilisez votre équipe de projet Votre équipe de projet est composée des acteurs clés en qui vous avez confiance pour faire leur propre travail mieux que vous ne pourriez le faire. Alors pourquoi ne pas utiliser leur expertise pour aider à déterminer quels risques ils prévoient dans un projet ? C'est exact, une partie de la gestion des risques de projet consiste à demander à votre équipe son avis. En tant que chef de projet, vous devez être prêt à accepter les retours, surtout lorsqu'il s'agit de quelque chose d'aussi potentiellement préjudiciable que les risques de projet. Demandez à vos membres d'équipe quels risques ils prévoient non seulement dans leurs propres tâches et responsabilités, mais dans le projet dans son ensemble. Plus vous avez d'esprits travaillant sur la gestion des risques, plus vous êtes susceptible de détecter des problèmes avant qu'ils ne deviennent un problème. 3. Suivez les risques C'est une chose de connaître vos risques, mais c'en est une autre de les suivre. Suivre les risques potentiels vous aide à les surveiller tout au long du cycle de vie du projet. Lorsque vous suivez les risques, vous pouvez également indiquer leur niveau de priorité. Par exemple, vous pourriez considérer un budget plus important qu'une échéance spécifique. Il est plus facile de suivre les risques si vous n'êtes pas le seul à les surveiller. Encouragez les membres de votre équipe de projet à s'exprimer lorsqu'ils pensent que quelque chose va poser problème. Cela vous aidera à détecter quelque chose que vous pourriez autrement ne pas avoir aperçu. 4. Créez un plan Un plan de gestion des risques est le plan d'action que vous prendrez si des problèmes potentiels deviennent une réalité. Cela peut signifier s'asseoir et créer une solution pour chaque problème singulier qui pourrait survenir. Cela pourrait également signifier créer des plans d'action plus généraux si les choses tournent mal. Un plan de gestion des risques approprié indiquera la différence entre les risques négatifs et positifs. Oui, certains risques peuvent être positifs, comme un changement de politique qui profite au projet ou une subvention demandée qui pourrait être accordée. Le risque positif ou le risque d'opportunité est tout ce qui sort du plan mais affecte votre succès positivement. Ceux-ci aident le projet et doivent être pris en compte lorsque vous suivez et surveillez les risques. 5. Surveillez et répondez aux risques Une fois que vous avez déterminé tous les risques potentiels et exécuté le projet, il est temps de garder un œil sur les stratégies de suivi que vous avez mises en place et de répondre aux risques si nécessaire. En d'autres termes, la dernière étape consiste simplement à mettre votre plan en action. Bien que cela puisse sembler effrayant, vous vous êtes préparé à cela. Rien ne devrait être une surprise, et vous devriez vous sentir prêt à affronter tout ce qui se présente à vous. Calculez avant de créer Comme je l'ai dit précédemment, il y a un risque inhérent à tout. Même essayer une nouvelle recette peut être risqué. Mais si vous avez un plan bien pensé qui détecte le risque avant qu'il ne devienne un problème, vous ne devriez pas avoir peur de l'échec. Le risque vaut la récompense. Êtes-vous intéressé à découvrir si un projet est adapté à votre équipe en ce moment ? Apprenez comment mener une étude de faisabilité. Cet article a été initialement publié en 2019. Le contenu a été mis à jour avec de nouvelles informations.